معلومات عن نظام متابعة الأداء الفعلي والتقرير عن نتيجة المقابلة والمسببات والمسئوليات

نظام متابعة الأداء الفعلي والتقرير عن نتيجة المقابلة والمسببات والمسئوليات :
إن مقابلة الأداء الفعلي بالمعايير أولاً بأول يقصد به تتبع الأداء الفعلي والتحقق من أنه يساير المعايير المحددة مسبقاً.
وبالتالي فإن المتابعة كأحد مراحل الرقابة، تهدف إلى نقل واقع الأداء الفعلي مقارناً بالمعايير وإبراز الاختلافات أو الانحرافات بينهما ، سواء كانت في صالح أو في غير صالح المنشأة . مع التأكيد على أن هذه المتابعة يجب أن تتم عند منبع حدوث التكلفة. ويجب أن تكون هذه المتابعة في إطار نظام يسمح بالتقرير أولاً بأول عن واقع الأداء الفعلي وبحيث يأخذ التقرير مساراً يصل به للإدارة المختصة في الوقت المناسب حتى تتمكن من اتخاذ القرار المحسن للأداء في الوقت المناسب وذلك للتخلص من الإسراف وتشجيع الوفر.
إن تقرير المتابعة لا يجب أن يتم إعداده واستيفاء بياناته بشكل مكتبي ولكن يجب على المحاسب أن ينزل إلى أرض الواقع محل المتابعة ويستوفى بيانات التقرير كما
هي في الواقع حتى يكون للتقرير مصداقيته ودقته في نقل صورة واضحة عن الأداء أمام متخذ القرار .
ومن ناحية أخرى يجب أن يشتمل تقرير المتابعة على توضيح للانحرافات بين الأداء الفعلي والمعايير كما يشتمل على بيان مسبب أو مسببات كل انحراف والمسئولية عنه حتى تتمكن الإدارة من وضع يدها على نقاط الضعف والقوة أو الإيجابيات والسلبيات في الأداء الفعلي وليكون قرارها ذا أثر فعال سواء لتحسين الأداء من خلال التحكم الإيجابي في المسببات بتوجيهها لصالح المنشأة أو عند محاسبة المسئولين حتى لا يقع ثواب أو عقاب في غير محله.
وهذه الأركان الثلاثة السابقة لنظام التكاليف المعيارية تتفق بصفة عامة في مضمونها مع اقتراح أستاذنا د . بلبع للضبط المخطط (من خلال نظام التكاليف المعيارية) الذي يرى أنه يتكون من أربعة أركان رئيسية وهي :
أولاً : نظام تكاليف قائم على الأصول العلمية للتكاليف والأداء وموائم لظروف الحال السائدة والإمكانيات المتاحة.
ثانياً : معايرة واقعية قائمة على العلم والتجربة تقدم المعايير التي تعتبر أهدافاً مطلوب تحقيقها وأداة للرقابة على التنفيذ الفعلي.
ثالثاً : برامج عمل توضح خطوط سير العمليات واحتياجاتها، كما توضح لكل مركز تلك الأعمال المكلف بها مع جدولة زمنية تحقق إنجازها بالجودة المخططة والمواعيد المقررة.
رابعاً: كفاءة تحليلية: قائمة على الأساليب المحاسبية والرياضية، وتوفر حصيلة غنية من بيانات عن التكاليف والأداء وتوضيح أسباب الانحرافات وتقترح إجراءات علاجها وتبين نتيجة واثر هذه الإجراءات.