نظام حسابات القبض
يقصد بحسابات القبض العوائد التي حققتها المنظمة من خلال العمليات المختلفة (مبيعات) ولم يتم تحصيلها بعد، كما يسمى نظام حسابات المبيعات ويعتبر من الأنظمة الأساسية لمعالجة العمليات في المنظمات التجارية أو الصناعية أو الخدمية. مهمة هذا النظام معالجة البيانات المحاسبية المتعلقة بالمبيعات التي تتم على الحساب أو بالتقسيط وكذلك البيانات المتعلقة بالدفعات الناتجة عن هذه العمليات. الملفان الأكثر أهمية في هذا النظام هما الملف الرئيسي لحسابات القبض وملف العمليات. يتم تحديث الملف الرئيسي فورياً أو بشكل دوري (أسبوعياً أو شهرياً).
مخرجات نظام حسابات القبض
1 ـ تقرير بحالة الحسابات يسرد تفاصيل العمليات التي جرت خلال الفترة الحالية والرصيد الحالي لهذه الحسابات وعمرها.
2 ـ سجل حسابات القبض هو عبارة عن قائمة تسرد أسماء وأرصدة جميع الزبائن الذين أرصدتهم لا تساوي الصفر.
3 ـ تقرير ملخص لنشاط تحصيل الدفعات ويحتوي هذا التقرير على حسابات الزبائن الذين تحركت أرصدتهم من خلال عمليات البيع أو إرسال الدفعات أو إجراء أي تعديلات فيها.
4 ـ قائمة بأسماء وأرقام حسابات الزبائن الذين تجاوزت مديونيتهم حداً معيناً .
5 ـ تقرير يتضمن معلومات عن العمر الزمني لجميع الحسابات التي تزيد أرصدتها عن حد معين.
6 – قائمة العمليات الشهرية : وتتضمن تفاصيل عن جميع عمليات البيع والدفعيات والتعديلات التي تم إدخالها في النظام خلال الشهر.
7 ـ قائمة بالدفعيات المتوقعة خلال الشهر القادم أو خلال أي فترة زمنية قادمة.
أهم الوظائف التي يقوم بها نظام محاسبة القبض هي :
1 ـ إنشاء الملف الرئيسي وصيانته. وهذا يتضمن إضافة الزبائن الجدد إلى الملف أو تغيير معلومات الزبائن الحاليين.
2 ـ إدخال البيانات المتعلقة بالعمليات بأنواعها إلى ملف العمليات والتحقق من صحة هذه البيانات وتصحيح الأخطاء التي يتم اكتشافها.
3 ـ توصيل الحركات وتحديث الأرصدة.
4 ـ استرجاع المعلومات المتعلقة بحساب معين واظهارها على الشاشة أو طباعتها.
5 ـ إعداد التقارير المشار إلى بعضها أعلاه.
6 – يجب أن يتضمن هذا النظام ذخيرة من الأنظمة الحاسوبية والوسائل الكفيلة بحماية البيانات وعدم السماح بالوصول إليها إلا للأشخاص المخولين بذلك .