نـظام حسابات الدفـع
يسمى نظام حسابات الموردين أو المشتريات، يتعامل مع الحسابات المتعلقة بالمبالغ المطلوب أن تدفعها المنظمة للموردين الذين سبق أن حصلت منهم على منتجات أو خدمات معينة. الملف الرئيسي هو لحسابات الموردين ، أما ملف الحركات فيتضمن بيانات الفواتير والموافقة على دفعها. العمليات على هذه الملفات تتضمن :
1 – انشاء الملف الرئيسي لحسابات الدفع وصيانته.
2 – ادخال الحركات وتدقيقها ثم ترحليها وتحديث الملف الرئيسي. وأخيراً استرجاع المعلومات وطباعة التقارير.
أهم الوظائف التي يقوم بها نظام حسابات الدفع
1 ـ تسجيل بيانات الفواتير التي يتم استلامها من الموردين وصيانتها والمحافظة عليها وهي تحتوي على :
أ) المبالغ المطلوب دفعها إلى المُورّد.
(ب) تاريخ الاستحقاق.
(ج) عروض خصم الدفع المبكر.
(د) أي معلومات أخرى.
2- مراقبة مستويات الديون المقررة ومتابعة تنفيذ الدفعات للموردين في التواريخ المحددة من خلال تقارير حول المبالغ المطلوب تأمينها لتسديد الدفعيات خلال الفترة القادمة.
3- الأحتفاظ بسجلات دقيقة للعمليات المتعلقة بحسابات الدفع والتحكم في السيولة.
المخرجات (التقارير)
1 ـ تقرير المتطلبات النقدية : يتضمن حجم السيولة النقدية اللازمة لدفع المبالغ المطلوبة خلال فترة زمنية قادمة (أسبوع- شهر ).
2 ـ تسجل بالشيكات التي يصدرها النظام .
3 ـ طباعة الشيكات للموردين .
4 ـ تقرير ملخص للدفعات التي تم تنفيذها خلال الفترة الماضية .
5 ـ تقرير الدفعات المطلوبة مع معلومات عن العمر الزمني لها .
6 ـ استرجاع المعلومات المتعلقة بحساب موجود معين وإظهاره على الشاشة أو طباعته .