إن التخطيط بشكل عام سواء كان للحياة أم لإدارة مشروع ما نريد الاقدام عليه بحاجة منا لعدد من الأسئلة تسمى اسئلة المخطط ، وقد حصر البعض من المختصين بمجال التخطيط عدد سته اسئلة سميت باصدقاء المخطط الستة ، إلا اني من خلال البحث والتجارب في الحياة والانشغال بمجال التدريب وجدت انها عشرة اسئلة هامة اطلقت عليها مفاتيح المعرفة .
وفي ما يلي يطيب لي أن اتشارك معك الخبرة حول هذه المفاتيح وارجو ان يساعد نقاشنا في هذه المجموعة في تطوير هذه المفاتيح العشرة ، حيث أن كل إضافة منك ستسهم في فتح آفاق جديدة لنا حول هذه المفاتيح .
عندما تريد التخطيط لمشروع ما ، فإننا ننصحك بان تجلس بهدوء وتتسأل هذه الأسئلة حول مشروعك :
ماذا :
ماذا تريد بالتحديد ؟
هنا المفترض ان تحدد ماتريده بالتحديد من مشروعك هذا ، حيث يلاحظ أن كثير من يبدأ مشروعه دون تحديد لمفهوم ما يريده منذ البدائة مما يجعله غير قادر على التركيز على ما يريد فعلاً .
ماذا سينتج بالتحديد من مشروعك ؟
هنا حدد وبدقة النتائج المرجوة من مشروعك قبل أن تبدأ بحيث تبدأ والنهاية في ذهنك . كما أنه يجب عليك أن تدرس الأثار المترتبة على مشروعك على الناحية الدينية والجسدية والمالية والعقلية والعلمية والاسرية والاجتماعية والصحية والبيئية .
ماذا تعرف حول مشروعك ومجاله ؟
هل لديك معلومات كاملة وواضحة عن مشروعك ، وهل قمت بدارسة مجال مشروعك وتجميع اكبر معلومات حوله ، وهل تعرف موقف النظام من مشروعك ، وما هي المتطلبات التي تحتاجها لتنفيذه .
لماذا :
لماذا تريد هذه النتائج المترتبة على المشروع ؟
هنا حدد القيم الدافعة لك لتنفيذ هذا المشروع حيث نلاحظ أن كثير منا قد يقدم على مشروع ليس من اجل النتائج الحقيقة له بل من أجل المكاسب الثانوية ( مثال الصدقة ليس من اجل الأجر و المثوبة من الله ، بل من اجل ان يقال انه كريم ) .
وهنا ننصح بأن تعدد ما لايقل عن ثلاثة اهداف وقيم محركة لك في هذا المشروع .
لماذا يعتبر مشروعك فريد عن غيره ؟
حدد جوانب التميز في مشروعك و ما الذي يجعلك مختلف عن غيرك .
لماذا يعتبر مشروعك مشابهة لغيره من المشاريع ؟
حدد جوانب التشابهة بين مشروعك والمشاريع المشابهة واستفد من خبرات الأخرين .
من :
من هم المسؤولين عن تنفيذين هذا المشروع ؟
حدد من هم المسؤولين عن تنفيذ هذا المشروع ، حيث غالباً ما ندخل في دائرة التواكل أو الإعتماد على بعض مما يجعل المشروع يفشل ولهذا يجب أن تحدد من البدائة المسؤولية على من .
من هم المستفيدين من تنفيذ هذا المشروع ؟
حدد بدقة المستفيدين من مشروعك هذا وحاول أن تحصرهم ، حيث كل ما استطعت ان تحصر الفئات المستفيدة من مشروعك استطعت ان توسع دائرة الفائدة وهنا يجب أن تتسأل هم ماذا يردون وأنت بمشروعك هذا ماذا تقدم لهم ، وقم بتقسمهم إلى قسمين القسم الأول منهم مستفيدين داخليين أو اساسيين ومستفيدين خارجين أو ثانويين .
من هم المستهدفين بتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد بدقة المستهدفين من مشروعك ، وركز على قاعدة 20/80 وهي قاعدة باريتو ، حيث أن هؤلاء المستهدفين لديهم حاجات ويجب أن تشبعها من خلال هذا المشروع ، ففكر كيف تتدرج في الاشباع حيث أن 20% من حاجاتهم يؤدي إشباعها في إشباع 80% الأخرى و هنا يأتي دورك في البحث عن الأساسيات و التجديد والابتكار في تقديم الخدمة لهم .
من هم الذين تتوقع أنهم سيساعدوك لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد الذين تتوقع أنهم سيدعمونك في مشروعك سواء كان دعم معنوي أو مادي ، وتسأل هل انت فعلاً تلبي لهم حاجاتهم من دعمك وهل انت قريب منهم ، وهنا يجب أن تحدد فريق العمل المتعاون معك وخصائص كل منهم ودوره .
من تتوقع أنه سيتأثر بتنفيذ هذا المشروع سلباً او إيجاباً ؟
حدد المتأثرين بمشروعك ، حيث كثيراً ما ننسى أن هناك من يتأثر بمشاريعنا وقد يكون تأثير إيجابي أو سلبي ، وغالباً ما ننسى هنا انفسنا واهلينا واصداقئنا في زحمة مشاريعنا .
من هم الذين تعرفهم وسبق لهم تنفيذ هذا المشروع ؟
حدد اصحاب الخبرات السابقة وحاول ان تتصل بهم وتعرف على خبراتهم السابقة واسباب نجاهم أو فشلهم وماهي استراتيجياتهم في تنفيذ المشروع ، واستفد منهم كخبراء .
من هم الذين تعلم بأنهم سيعارضون هذا المشروع ؟
هل تتوقع وجود معارضة لمشروعك ، من هم هؤلاء المعارضين ، وما دوافعهم ، وهل انت مرن بما فيه الكفاية لتلافي هذه المعارضة ، وهل المعارضة قيمية ام لها طابع اخر ، وهل استمعت لهم بروح الحكمة وبعين البصيرة .
اين :
اين ستنفيذ هذا المشروع ؟
هنا نتسأل هل جمعت معلومات كافيه عن الثقافة المتواجدة في هذا المكان وهل هي ثقافة مساعدة أم لا ، وهل البيئة هنا مساعدة ام لا، وهل انت بحاجة لتهئة الجوء في هذه البيئة لتصبح مناسبة للمشروع .
اين تتوقع ان هذا المشروع لو نفذ سينجح ؟
هناك بيئات معينة نتوقع نجاح مشاريعنا فيها ونتمنى أن يكون مشروعنا نفذ هناك ، ولهذا يجب أن تتسأل ما الفرق بين هذه البيئة والبيئة الفعلية التي سينفذ فيها المشروع ، وهذا لتتعرف على العوامل التي يجب أن تسعى لتواجدها في بيئة مشروعك لينجح .
اين تتوقع ان هذا المشروع لو نفذ لن ينجح ؟
هناك بيئات معينة نتوقع فشل المشروع لو نفذ فيها ، ولهذا يجب أن نحلل لماذا هذه البيئة تعتبر طارده لمشروعك ، وعليك ان تتدرس العوامل المتوفرة في هذه البيئة وتسعى لتلافيها في بيئة مشروعك المحيطة والداخلية حتى لا يفشل مشروعك .
اين تعرف مشاريع اخرى نفذت مثل مشروعك ؟
هنا تبحث عن مشاريع مشابهة لمشروعك لتدرس البيئات التي نفذ بها و تتعرف على عوامل النجاح والفشل لتلك المشاريع وفق تلك البيئة المتواجدة فيها .
متى :
متى تريد تنفيذ هذا المشروع ؟
حدد بدقة التاريخ الذي تريد فيه تنفيذ المشروع ، وهنا يجب أن نلاحظ ان تحدد وقت يجعل المشروع يصبح هدف .
متى يجب أن تنفذ هذا المشروع ؟
حدد متى يجب فعلاً تنفيذ المشروع حيث ان هناك وقت قد يكون افضل من الوقت الذي حددته .
متى تستطيع أن تنفذ هذا المشروع ؟
حدد بدقة متى تستطيع فعلاً حسب إمكانياتك الحالية تنفيذ المشروع .
متى هو الوقت المناسب لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد الأوقات المناسبة لتنفيذ هذا المشروع ، وما هي فترات العمل المناسبة ، ومتى ينشط الناس وانت في بيئتك للعمل بشكل اكبر من اجل الاستفادة من الفترات المناسبة لتنفيذ المشروع .
متى الوقت يكون غير مناسب مطلقاً لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد الأوقات الغير مناسبة للعمل في مشروع وتسأل ماذا ستفعل فيها .
متى ستبدأ فعلياً في تنفيذ المشروع ؟
هنا حدد فعلا البدائة الفعلية واترك الإماني و إبدأ بجدولة جداول لتنفيذ .
بكم :
بكم من الجهد ستيبذلهم لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد هنا الجهود التي يجب أن تبذلها لتنفيذ هذا المشروع ، وتسأل هل أنت فعلاً جاهز لتنفيذ هذا المشروع وبذل هذه الجهود بطاقة وحيوية .
بكم من المال ستنفذ هذا المشروع ؟
حدد هنا المال المطلوب لتنفيذ هذا المشروع ، وهل هو متوفر لديك ، وما هي طرق التمويل الأخرى المتوفرة لديك ، وما أثرها على مستقبلك .
بكم من الوقت ستضحي لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد الوقت المطلوب والمتوفر لديك لتنفيذ هذا المشروع وهل انت فعلا جاهز لتنفيذ هذا المشروع .
بكم من التنازلات ستضحى لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد حجم التنازلات التي ستقدمها والصبر الذي ستصبره من اجل تحقيق هذا المشروع وكم تستطيع ان تحتمل حتى ينفذ هذا المشروع .
بما :
بما من الأدوات ستستخدم لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد الأدوات التي تحتاجها لتنفيذ هذا المشروع وتسأل هل هي متوفرة لديك ، أو كيف تستطيع توفيرها .
بما من الإمكانيات ستحتاج لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد الإمكانيات التي تحتاجها لتنفيذ هذا المشروع وتسأل هل هي متوفرة لديك ، أو كيف تستطيع توفيرها .
بما من المعلومات ستحتاج لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد المعلومات التي تحتاجها لتنفيذ هذا المشروع وتسأل هل هي متوفرة لديك ، أو كيف تستطيع توفيرها .
بما من القدرات ستحتاج لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد القدرات التي تحتاجها لتنفيذ هذا المشروع وتسأل هل هي متوفرة لديك ، أو كيف تستطيع توفيرها .
بما من المهارات ستحتاج لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد المهارات التي تحتاجها لتنفيذ هذا المشروع وتسأل هل هي متوفرة لديك ، أو كيف تستطيع توفيرها .
بما من العلاقات تحتاج لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد حجم العلاقات التي تحتاجها لتنفيذ المشروع .
كيف :
كيف ستعمل لتنفيذ هذا المشروع ؟
حدد وبدقة الإجراءات التي ستتبعها لتنفيذ المشروع ، وقم برسم خارطة تدفق لمشروعك ، تحدد فيها إجراءات كل مرحلة من مراحل مشروعك ومتطلباتها . ( وهذا امر جداً مهم قبل البدائة في المشروع )
كيف ستتعمل مع منافسيك ؟
ماهي الاستراتجية التي ستتبعها مع منافسيك .
كيف ستحفز نفسك والمعاونين لك ؟
هل يوجد لديك نظام تحفيز ذاتي تحفز به نفسك وتحفز به من حولك .
هل :
هل قمت بدراسة جدوى لمشروعك ؟
قم بدراسة جدوى لمشروعك وتأكد من أنه مجدي من كل النواحي .
هل يوجد لديك منافسين ؟
حدد من هم منافسيك وما هي مميزاتهم وتعرف على قدراتهم واسباب نجاحهم .
هل المستفيدين من المشروع راضين عنه ؟
قم بشكل دائم بقياس رضى المستفيدين من مشروعك وتأكد أن مشروعك يلبي احتياجاتهم ويتجاوز توقعاتهم .
هل يوجد لديك نظام تقييم لمشروعك ؟
قم بوضع نظام تقييم لكل خطوة من خطوات التفييذ وتأكد من تطبيق النظام وحل المشكلات .
هل حددت معايير الأداء ؟
حدد معايير الأداء و الإنجاز لكل مرحلة من مراحل التنفيذ و تأكد من تجاوزك لهذه المعايير .
هل توجد طريقة مشروعة أخرى تحصل بها على نفس النتائج لمشروعك ؟
دوماً دع لعقلك الحرية في الإبداع طرق جديدة مشروعة وحدد مدى جدواها .
هل يوجد لديك نظام لحل المشكلات ؟
دوماً درب نفسك على الأسلوب العلمي لحل المشكلات من خلال إدارك المشكلة ثم تحديدها ثم تحديد الأسباب ثم وضع معايير الحلول ومن ثم استخدم استراتيجيات الإبداع لفرض حلول للمشكلة ثم رتب الحلول حسب الأولويات ثم ضع خطة عمل لتنفيذ الحل ثم قيم بشكل مستمر جدوى الحلول .
ماذا لو :
ماذا لو نفذت مشروعك وحسب الخطة ولم تحصل على ما تريد من نتائج ؟
هل جهزت نفسك للفشل وهل انت فعلا تتعلم من الخبرات ام تعيد نفس ما تعمله من اجراءات وتعاود الحصول على نفس النتائج .
ماذا لو نجح المشروع وتحقق ما تريد ؟
ماذا ستفعل فعلاً لو تحقق لك النجاح ، هل ستبحث عن نجاح جديد . ام ماذا ستفعل .
ماذا لو نفذنا المشروع بطريقة اخرى ؟
هل لديك المرونة فعلاً لتجريب طرق اخرى .
ماذا لو طورنا فكرة المشروع ؟
هل انت باحث بشكل دائم عن التطوير لمشروعك ، وما هي اساليبك للتطوير مشروعك .
ويبقى أن تبدأ فعلاً في تنفيذ المشروع
اتمنى منك عزيزي القارئ الكريم أن تساهم من خلال النقاش برائك حول هذه الأسئلة ودورها في التخطيط .
وقبل الوداع دعني اسألك : ماذا تعلمت؟
