السجلات المحاسبية (Accounting Records) هي جميع الوثائق والدفاتر والقيود المحاسبية التي تساهم في إعداد القوائم المالية. تشمل السجلات المحاسبية سجلات الأصول والإلتزامات وجميع المعاملات النقدية والقيود الدفاتر المحاسبية مثل دفتر الأستاذ وأي مستندات داعمة مثل الشيكات وإصالات الدفع وسندات القبض والفواتير وغيرها.
وعرفتها المعايير الدولية حسب ترجمة الهيئة السعودية للمحاسبية القانونيين
وهي سجلات القيود المحاسبية الأولية، والسجلات المؤيدة مثل الشيكات وسجلات تحويل الأموال الكترونياً، والفواتير، والعقود، والاستاذ العام، والأستاذ المساعد، والقيود في دفاتر اليومية، والتعديلات الأخرى على القوائم المالية، التي لم تعكسها قيود اليومية الرسمية، والسجلات مثل أوراق العمل وجداول البيانات المعدة لتخصيص التكلفة والعمليات الحسابية والتسويات والافصاحات.
نظام مسك السجلات المحاسبية.
يتم وضع القواعد والقوانين بشكل عام لإجبار المؤسسات وشركات على الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية لفترة زمنية محددة. وحسب نظام الدفتر التجارية المعتمد من وزارة التجارة في المملكة العربية السعودية وحسب المادة الأولى في النظام ” يجب على كل تاجر أن يمسك الدفاتر التجارية التي تستلزمها طبيعة تجارته وأهميتها بطريقة تكفل بيان مركزه المالي بدقة، وبيان ما له من حقوق وما عليه من التزامات متعلقة بتجارته، ويجب أن تكون هذه الدفاتر منتظمة وباللغة العربية، ويجب أن يمسك على الأقل الدفاتر الآتية: دفتر اليومية الأصلي، دفتر الجرد ، الدفتر الأستاذ العام. ويعفى من مسك هذه الدفاتر التاجر الذي لا يزيد رأس ماله على مائة ألف ريال”.
وتتطلب وزارة التجارية في المملكة الاحتفاظ بالسجلات لمدة عشر سنوات على الأقل.
