مفهوم تصميم ( الوظائف / العمل )
يقصد بتصميم الوظيفة تحديد طريقة أداء العمل، ونوع الانشطة والمهام التي ستؤدي، وحجم المسؤوليات، والأدوات والفنون المستخدمة في الأداء، وطبيعة العلاقات الموجودة في الوظيفة، وشكل ظروف العمل المحيطة.
وإذا كان تحليل العمل يهتم بجمع أكبر قدر ممكن من البيانات عن هذا العمل، فإنه يقدم بيانات أساسية عن الأنشطة. والأسلوب الذي سيتم به جمع الأنشطة في مهام، وجمع المهام في وظيفة يمثل طريقة تصميم الوظيفة، أو طريقة أدائه.(1)
ويتم جمع الأنشطة في مهام، وجمع المهام في وظيفة على أساس أحد الأسس التالية:
التشابه في الأنشطة أو المهام من حيث نوعها (مثل تجميع أوراق مهما كان حجمها أو شكلها).
التتابع في الأنشطة أو المهام (مثل تجميع الورق، ثم تدبيسه، ثم تغليفه).
التكامل في الأنشطة أو المهام (مثل الطباعة، ومع التجميع، ومع التجليد).
ويقوم محلل العمل، ومصمم العمل بالتأثير في تصميم الوظيفة وذلك من خلال طريقة تجميعه للأنشطة والمهام، ومن خلال التأثير على حجم عبء العمل الملقى على عاتق الوظيفة، وحجم السلطات والصلاحيات الممنوحة لها، وعلى علاقات الوظيفة بالوظائف الأعلى والأدنى منها، وعلى شكل الأدوات المستخدمة، وعلى ظروف العمل المحيطة بالوظيفة، وعلى مواصفات من يشغلها.
وعادة ما يؤثر التصميم على خمسة جوانب رئيسية في الوظيفة، وهذه الجوانب هي كالآتي:
مدى التنوع في المهارات اللازمة لأداء العمل. فقد ينصب التصميم على تحديد مهارات قليلة ومحددة (ولكن بالطبع متخصصة). أو على العكس، قد تنصب على توسيع قاعدة المهارات المطلوبة لأداء الوظيفة وتنوعها.
مدى إمكانية الانتهاء من عمل متكامل. فقد ينصب التصميم على الانتهاء من جزء بسيط ومتكرر، وقد ينصب على الانتهاء من عمل متكامل كبير. فتجميع وحدة استقبال تلفزيوني في عشرة تليفزيونات يختلف عن تجميع جهاز تلفزيون واحد متكامل.
مدى أهمية الوظيفة وتأثيرها على أداء الوظائف الأخرى المحيطة.
درجة الحرية التي تتمتع بها الوظيفة، فوظيفة الأستاذ الجامعي أكثر حرية من وظيفة عقيد بالجيش مثلاً.
درجة حصول شاغل الوظيفة على معلومات مستمرة عن مدى تقدمه في الإنجاز، وعن نتائج العمل الذي يقوم به.
أولا : طبيعة تحليل الوظائف
( 1 ) مفهوم تحليل الوظائف
تتكون أية منظمة من العديد من الوظائف التى يجب شغلها ، و يعد تحليل الوظائف بمثابة الإجراء الذى يمكن من خلاله تحديد واجبات تلك الوظائف ومجموعة الخصائص الواجب توافرها فى الأفراد الواجب تعيينهم لشغلها . وينتج عن هذا التحليل معلومات بشأن متطلبات شغل الوظيفة والتى يمكن الإعتماد عليها فى إعداد وصف للوظيفة وكذا توصيف للوظيفة .(2)
إن أخصائى الموارد البشرية يسعى إلى تجميع نوع أو أكثر من المعلومات التالية بهدف إعداد تحليل للوظائف
أنشطة العمل – فعادة ما يتم تجميع معلومات عن الأنشطة الفعلية للعمل الذى يؤدى مثل ( التشغيل ، الصيانة ، التدريب ) وهذه القائمة قد تشير أيضا إلى : كيف ، لماذا ، و متى يقوم العامل بكل نشاط على حده .
سلوكيات الأفراد – فقد يتم أيضا تجميع بعض المعلومات عن السلوكيات المختلفة للعاملين مثل ( المشاعر ، أساليب الاتصال ، المبادأة ) مع الأخذ فى الإعتبار هنا ضرورة جمع بعض المعلومات عن إمكانية رفع أوزان ثقيلة أو المشى لمسافات طويلة إذا كانت طبيعة الوظيفة تتطلب ذلك .
الآلات و المعدات و الأدوات ومعينات العمل – وهنا يتم تجميع معلومات عن ( المنتجات التامة الصنع ، المواد الخام تحت التشغيل ، و مستوى المعرفة المطلوبة فى النواحى المالية أو القانونية وحجم الخدمات المقدمة مثل ( تقديم المشورة أو الإصلاح و الصيانة .
معايير الأداء – حيث يتم أيضا تجميع معلومات عن معايير الأداء سواء كانت فى شكل كمى أو فى شكل نوعى لكل نشاط – لتكون بمثابة الأساس الذى فى ضوئه يتم تقييم أداء الفرد مستقبلا .
البيئة التى تمارس فى ضوئها الوظيفة – و التى تشمل مجموعة من المعلومات المتعلقة بالظروف المادية التى تمارس فيها الوظيفة ، جداول العمل ، وكذا الظروف الإجتماعية و التنظيمية المحييطة بها . هذا ويجب أن يتم أيضا جمع معلومات عن أعداد الأفراد الذين سوف يتعامل معهم الموظف ، بالإضافة إلى نوعية الحوافز التى يمكن استخدامها فى زيادة دافعية الفرد على أداء الوظيفة .
المتطلبات البشرية – والتى تتضمن تجميع معلومات عن مستوى المعارف و المهارات المرتبطة بأداء الوظيفة مثل ( مستوى التعليم ، التدريب،عدد سنوات الخبرة ) وكذا مجموعة السمات الشخصية اللازمة لداء الوظيفة مثل ( مستوى الاستعداد ، الخصائص الجسمانية، نمط الشخصية، و الاهتمامات .
( 2 ) استخدمات معلومات تحليل الوظائف ( الأهمية )
ان المعلومات التى يوفرها تحليل الوظائف يمكن استخدامها كأساس للقيام بالعديد من أنشطة إدارة الموارد البشرية وذلك على النحو التالى :
الاستقطاب والإختيار – حيث يوفر تحليل الوظائف معلومات عن واجبات الوظيفة والخصائص الواجب توافرها فيمن يشغلها .وهذه المعلومات المتوافرة عن وصف وتوصيف الوظيفة تستخدم كأساس فى تقرير نوعية الأفراد الواجب استقطابهم و تعيينهم .
المكافآت ( التعويضات )– تستخدم المعلومات التى يوفرها تحليل الوظائف فى تحديد مقدار و نوعية المكافآت التى تلائم طبيعة كل وظيفة . نظرأ لان المكافآت ( سواء المرتب أو اى مقابل اخر) تعتمد بشكل أساسى على بعض العوامل مثل ( مستوى المهارة ، درجة التعليم ، مستوى الأمان ، حجم المسئولية ) وكل هذه العوامل سبق تقييمها خلال القيام بتحليل الوظائف . هذا ويسهم تحليل الوظائف فى توفير المعلومات التى يمكن أن تستخدم فى تحديد القيمة النسبية لكل وظيفة و بالتالى إمكانية وضعها فى الفئة الوظيفية التى تناسبها
تقييم الأداء – و الذى يتضمن مقارنة الأداء الفعلى لكل موظف بالمعايير الموضوعة مسبقا ، ولذلك فإن معظم الخبراء يعتمدون على تحليل الوظائف فى تحديد المعايير الواجب الوفاء بها و فى نفس الوقت حصر مجموعة الأنشطة الواجب القيام بها .
التدريب – تستخدم أيضا المعلومات التى يوفرها تحليل الوظائف فى تصميم و تطوير البرامج التدريبية، نظرأ لأن هذا التحليل و ما ينجم عنه من وصف للوظائف يظهر مجموعة المهارات ومن ثم مستوى التدريب المطلوب .
ضمان توزيع كل الواجبات على الأفراد – فتحليل الوظائف يسهم أيضا فى اكتشاف الواجبات التى لم تسند مهمة القيام بها إلى أفراد .