مفهوم تكنولوجيا المعلومات وفوائدها

مفهوم التكنولوجيا :

اشتقت كلمة تكنولوجيا والتي عربت تقنيات من الكلمة اليونانية ( Techno ) وتعني مهارة أو حرفة ، والكلمة ( Logy ) وتعني علماً أو فناً أو دراسة . وبذلك فإن كلمة تكنولوجيا تعني علم المهارات أو الفنون .

وقد وردت عدة تعريفات لكلمة تكنولوجيا حيث عرفت بأنها ” عملية تحويل الفكرة العلمية من حالة نظرية معرفية إلى حالة عملية ، أي تحويلها إلى سلعة إنتاجية ، أو معدات ، أو أجهزة ، أو أدوات ووسائل استخدامها قادرة علي أن تقدم خدمة للفرد والمجتمع والدولة علي حد سواء علي صعيد الواقع العملي ” .

وعرفت أيضاً بأنها ” تطبيقات العلم لحل المشاكل العلمية أي معالجة النظريات والحقائق العلمية والقوانين بطريقة منظمة شاملة ، وتتم هذه المعالجة علي أساس الاستفادة من هذه النظريات والحقائق والقوانين في الحياة العامة ” .

ومن هنا يتضح أن التكنولوجيا ليست آلات وأجهزة ومعدات فقط بل بالإضافة إلى ذلك فهي تطبيق للإنجازات العلمية ونظرياتها واستخدام ذلك في الحياة سواء وجدت هذه الآلات أم لا .

وهناك من يري أن التكنولوجيا هي : مجموعة من الأدوات تساعد علي العمل مع المعلومات وإجراء مهام تتعلق بتجهيز المعلومات ومعالجتها ، وتتضمن عناصر رئيسة تشكل البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات ، وهذه العناصر السبعة يطلق عليها تكنولوجيا المعلومات Information Technology وهي كما يلي :

1- أدوات وأجهزة المدخلات والمخرجات Input And Output Devices التي تستخدم لإدخال المعلومات والطلبات عن ( طريق السماعة أو الرؤية ) ، وأدوات وأجهزة المدخلات والمخرجات تشمل : الماوس ولوحة المفاتيح وشاشة العرض .

2- البرمجيات Software أو مجموعة التعليمات المستخدمة لأداء مهمة معينة ، والبرمجيات تشمل : أنظمة التشغيل ، الكلمات ، الميزانية ، الأجور ، والاتصالات … إلخ .

3- أدوات وأجهزة الاتصالات وهي تشمل المودمات Modems والأقمار الصناعية Satellites والكابلات المحورية .

4- وحدة المعالجة وتحتوي علي مكونين ، وحدة المعالجة المركزية Central Proccessing Unit ، والذاكرة الداخلية ، فوحدة المعالجة المركزية تقوم بتنفيذ البرمجيات لتأدية مهمة معينة ، بينما تقوم الذاكرة بالعمل كمنطقة التخزين والمعلومات .

5- المعلومات التي يتم التعامل معها ، حيث يتم التعامل بأشكال متنوعة نصوص مقروءة ومسموعة .

6- أدوات وأجهزة التخزين التي تحفظ المعلومات والبرمجيات ، ومن أدوات وأجهزة الاختزان ( الأقراص المدمجة والأقراص ) .

7- العنصر البشري .
مفهوم تكنولوجيا المعلومات :

وتعرف تكنولوجيا المعلومات بأنها ” تلك الأجهزة والمعدات والأساليب والوسائل التي استخدمها الإنسان ويمكن أن يستخدمها مستقبلاً في الحصول علي المعلومات الصوتية والمصورة ، والرقمية ، وكذلك معالجة تلك المعلومات من حيث تسجيلها وتنظيمها وترتيبها وتخزينها وحيازتها واسترجاعها وعرضها واستنساخها وبثها وتوصيلها في الوقت المناسب لطالبيها ، وتشتمل علي تكنولوجيا التخزين والاسترجاع وتكنولوجيا الاتصالات ” .

وقد عرفت تكنولوجيا المعلومات أيضاً بأنها ” الاستخدام والاستثمار المفيد والأمثل لمختلف أنواع المعارف ، والبحث عن أفضل الوسائل والسبل التي تسهل الحصول علي المعلومات التي تقودنا إلى المعرفة ، وكذلك جعل مثل هذه المعلومات متاحة للمستفيدين منها ، وتبادلها وإيصالها بالسرعة المطلوبة والفاعلية والدقة التي تتطلبها أعمال وواجبات الإنسان المعاصر ” .

كما عرفت بأنها ” ثورة المعلومات المرتبطة بصناعة وحيازة المعلومات وتسويقها وتخزينها واسترجاعها وعرضها وتوزيعها من خلال وسائل تكنولوجية حديثة ومتطورة وسريعة وذلك من خلال الاستخدام المشترك للحاسبات الإلكترونية ونظم الاتصالات الحديثة ، وأنه باختصار العلم الجديد لجمع وتخزين واسترجاع وبث المعلومات الحديثة آلياً عبر الأقمار الصناعية ” .

وهناك من يري أن مصطلح تكنولوجيا المعلومات يشير إلى ” مدى واسع من المواد والقدرات التي تستخدم لخلق وخزن وبث المعلومات . ومكوناته الثلاثة هي : الحواسيب ، وشبكات الاتصال ، والمعرفة الفنية .
الدوافع وراء انتشار تكنولوجيا المعلومات :

1- زيادة الإنتاجية :

ويقصد بها إنتاجية الموارد البشرية المادية والطبيعية كماً وكيفاً ومن أمثلتها :

– زيادة إنتاجية عمال المصانع : لقد أثبتت تكنولوجيات المعلومات قدرة فائقة علي تقليل تكاليف الإنتاج والخدمات من خلال تقليل العمالة وتوفير المواد الخام .

– زيادة إنتاجية عمال المكاتب : ويتضح ذلك من خلال ظهور أتممة المكاتب ، وذلك بهدف زيادة فاعلية التواصل بين موظفين المكاتب وبين مراكز الإدارة والفروع وكذلك سرعة إنتاج الوثائق وتبادلها .

2- تحسين الخدمات :

لعبت التكنولوجيا دوراً أساسياً في تحسين الخدمات القائمة واستحداث خدمات جديدة لم تكون متوفرة من قبل ، وفي ذلك مجالات عديدة من أبرزها خدمات المواصلات ، الاتصالات …. وغيرها .

3- السيطرة علي التعقيد :

أثبتت كل المعطيات أن تكنولوجيا المعلومات هي أفضل وأمضي سلاح تشهره البشرية في وجه ظاهرة التعقيد الشديد الذي بات يعتري جميع مظاهر الحياة الحديثة ، ولقد وفرت تكنولوجيا المعلومات وسائل عملية لمحاصرة ظاهرة التعقيد منها : نماذج المحاكاة Simulation Models ، ووسائل تحليل النظم ، والبيانات ، وباتت تكنولوجيا المعلومات عاملاً مساعداً وفعالاً في حل الكثير من المشاكل في البيئة الإدارية .

4- المرونة :

تعتبر المرونة هي الوجه الآخر للعملة فيما يخص ظاهرة التعقد وسرعة التغير ، ففي خضم هذا الكم الهائل من الظواهر التي يصعب التنبؤ بها يعتبر عامل المرونة عاملاً أساسياً لضمان سرعة تكيف النظم وتجاوبها مع المتغيرات والمطالب العديدة .
خصائص المعلومات الجيدة :

يمكن تحديد جودة المعلومات من خلال السمات المرتبطة بثلاثة أبعاد كالآتي :

1- البعد الزمني :

ويتحدد بالسمات التالية :

– التوقيت : وهي المعلومات التي يجب أن تقدم عندما تكون مطلوبة .

– الآنية : المعلومات يجب أن تكون الأحدث عندما تقدم .

– التكرار : المعلومات تقدم كلما تكون مطلوبة .

– الفترة الزمنية : وهي المعلومات التي يمكن أن تقدم حول الماضي والحاضر والمستقبل .

2- البعد المتعلق بالمضمون :

ويتحد بالسمات الآتية :

– الدقة : أن تكون خالية من الأخطاء .

– ذات صلة : المعلومات يجب أن تكون مرتبطة بالحاجة إلى المعلومات من قبل شخص معين في حالة معين .

– الاكتمال : كل المعلومات المطلوبة يجب تقديمها .

– الوعي : هي تلك المعلومات المطلوبة والتي يجب أن تقدم فقط .

– النطاق : وهي المعلومات التي يمكن أن يكون لها نطاق واسع أو ضيق أو ذات تركيز داخلي أو خارجي .

– الأداء : وهي المعلومات التي يجب أن تظهر الأداء من الأنشطة المنجزة ، التقدم المتحقق أو الموارد المتراكمة .

3- البعد الشكلي :

ويتحدد بالسمات الآتية :

– الوضوح : وهي المعلومات التي يجب أن تقدم بشكل سهل الفهم .

– التفصيل : وهي المعلومات التي يمكن أن تكون بشكل تفصيلي أو ملخص .

– الطلبية : وهي المعلومات التي يمكن ترتيبها بتعاقب محدد مسبقاً .

– التقديم : وهي المعلومات التي يمكن أن تقدم بشكل سردي ، رقمي ، بياني ، أو بشكل آخر .

– الوسائط المتعددة : وهي المعلومات التي يمكن أن تقدم مطبوعة ، فيديو ، أو أي وسائط أخرى .
فوائد تكنولوجيا المعلومات للمنظمة :

1- تنمية وتطوير مهارات المدراء والموظفين والمستثمرين للتكنولوجيا .

2- تخفيض حجم الجهاز الإداري وتخفيض التكاليف .

3- توسيع وتمشيط شبكة الاتصالات وابتكار طرائق جديدة .

4- التكيف والتأقلم مع المتغيرات نتيجة سرعة العلم .

5- فرز أنماط جديدة ومتطورة من الإدارة .