تحتاج المشاريع باختلاف أنواعها إلى مقاييس الإنتاجية لكي تساعدها في الحكم على مدى تقدمها في تحقيق أهدافها، إلا أنه لا توجد صيغة معينة لحساب مؤشرات الإنتاجية.
بمفهوم شامل، يمكن القول أن قياس الإنتاجية هو مقياس للاستخدام الفعال للموارد، لذا فإن المهمة الأساسية لمدير الإنتاج هي تحقيق الاستخدام المنتج لموارد المؤسسة، كما أن الإنتاجية هي مقياس للمخرجات منسوبة إلى المدخلات (العمالة، رأس المال، المواد، الطاقة… )، حيث يمكن قياس الإنتاجية على مستوى عملية تشغيل واحدة، أو على مستوى إدارة أوقسم إنتاجي معين أو على مستوى المؤسسة بأكملها.
إلا أن استخدام المقاييس يجب أن يتميز بالخصائص التالية:
1- أن يكون المقياس واضحا و صيغته متماشية مع النظام المحاسبي للمؤسسة كلما أمكن، فكلما كانت الصيغ أقل تعقيدا كانت مفهومة أكثر و سهلة التطبيق، كما أن ثبات المقياس يوصل إلى تقييم صحيح و واقعي.
2- عزل العوامل الخارجية التي لا يمكن التحكم فيها عند قياس الأداء.
3- أن يقترن المقياس بأهداف قابلة للتحقيق، مما يجعل النتائج المتحصل عليها أكثر واقعية و تدفع للتحسين.
4- أن يكون المقياس عمليا، بمعنى أنه يمكن الحصول على البيانات اللازمة، و أن يساهم الأفراد في قياس إنتاجيتهم و مراقبة النتائج.
5- تعتمد عملية القياس على نظام دقيق و سريع للمعلومات، يتم فيه تسجيل المعلومات أولا بأول و بشكل يسهل معالجة النتائج المتحصل عليها.
6- إن مقاييس الإنتاجية متعددة و تمس في الغالب كل الأنشطة و الوظائف.