تعرف دفاتر وبطاقات الأمر بالصرف الخاصة بالمحاسبة العمومية.
هي عملية تسجيل وتحليل وتبويب جميع العمليات المالية التي تتم بداخل الشركات أو المؤسسات المالية، وكذلك يتم تسجيل جميع المدخلات والمخرجات وجميع العمليات المالية التي حدثت في الشركة خلال فترة زمنية معينة، وفقاً للأنظمة والقواعد المحاسبية المختلفة والتي يتم اتباعها في المؤسسات المالية بشكل عام. وعادةً ما يتم ذلك من قِبل المدراء والإداريين والمستثمرين وجميع الجهات الضريبية والأشخاص المعنيين باتخاذ القرار؛ لغايات توزيع الموارد ضمن الشركات والمؤسسات أو المنظمات أو الجهات الحكومية. وكذلك تُعتبر المحاسبة بأنها علم يختص بقياس وتقسير جميع الأنشطة المالية التي تتم بداخل المؤسسات، وذلك من خلال توضيح جميع البيانات والمعلومات المالية المتواجدة، عن طريق إعداد القوائم المالية وتوفير المعلومات للمدراء والرؤساء المعنيين.
دفاتر وبطاقات الأمر بالصرف الخاصة بالمحاسبة العمومية:
العديد من البطاقات المتعلقة بأمر الصرف التي يتم فتحها لمختلف الحسابات. ومن أهم هذه الدفاتر والبطاقات ما يلي:
1- بطاقة متابعة الطلبيات:
يتم فتح هذا النوع من البطاقات لجميع الحسابات المتعلقة بنفقات الميزانية العمومية. وتحمل هذه البطاقات المعلومات التالية:
رقم الحساب الشخصي.
رقم السنة المالية.
بيان ورقم الحساب الشخصي.
الاعتماد المفتوح، ففي هذا البند يجب أن نلفت النظر إلى جميع التغيرات فعند التقديم إلى المُورّد يجب القيام بالتسجيل على هذه البطاقة، وذلك من خلال تسجيل الرقم والمبلغ وتاريخ الإضافة إلى اسم المورد، ثم القيام بطرح العملية من قيمة الرصيد الموجود؛ للحصول على الرصيد الجديد، ثم يتم القيام بمسح البطاقة والتأكد من توفر الاعتماد والمبلغ المالي اللازم لتغطية الطلبية أو العملية المالية، بالإضافة إلى تخصيص المبلغ الذي سوف يتم دفعه إلى المورد.
2- بطاقة متابعة النقات:
يتم فتح هذه البطاقة لجميع الحسابات، وعادةً ما تكون هذه البطاقة خاصة بجميع حوالات الدفع التي يتم إصدارها عن طريق أمر الدفع.
3- بطاقة تسجيل النفقات:
تُعتبر هذه البطاقة مشابهه لسجل النقات المستعملة من قِبل المحاسب العمومي، إلا أنها تحتوي على جانب الخاص بالحسابات الخارجة عن نطاق الميزانية العمومية.
4- بطاقة المورد:
يتم إنشاء وتح مثل هذه البطاقة لجميع الموردين الذين تتعامل معهم المؤسسة أو الشركة، وهي بطاقة المورد على مستوى الأمر بالصرف. وعادةً ما يُسجل عليها المعلومات التالية:
رقم الحساب البنكي للعميل.
اسم العميل.
عنوان العميل.
رقم السجل التجاري للعميل، إن وجد.
رقم الطلبية، ورقم وتاريخ وقيمة الفاتورة.
رقم الحوالة وتاريخها.