يعرف النظام الذي يجمع ويعالج بيانات العمليات وينشر المعلومات المحاسبية للأطراف المهتمة، بنظام المعلومات المحاسبية. وتختلف نُظم المعلومات المحاسبية من شركة لأخرى تبعاً لطبيعة عمل
الشركة، والعمليات التي تدخل فيها، وحجم الشركة، وحجم البيانات التي يجب معالجتها، ودرجة الطلب على المعلومات من قِبل الإدارة والآخرين. وعلى كلٍ، فإن النظام المحاسبي الجيد يساعد الإدارة على الإجابة عن العديد من الأسئلة، ومنها: كم يبلغ مجموع الدين القائم على الشركة وما نوعه، هل كانت مبيعات الشركة أعلى في هذه السنة من السنة السابقة؟ ما هي الاصول التي تمتلكها الشركة؟ ما هي تدفقات الشركة النقدية الداخلة والخارجة ؟ هل حققت الشركة أرباحا في السنه السابقة؟ هل نستطيع زيادة توزيعات الأرباح لمساهمينا بأمان؟
مصطلحــات أساسيــة
تستند المحاسبة المالية إلى مجموعة من المفاهيم لتحديد وتسجيل وتصنيف وتفسير العمليات والأحداث المتعلقة بالوحدة الاقتصادية. ومن الضروري فهم هذه المصطلحات الاساسيه المستخدمة في تجميع البيانات المحاسبية:
حـــدث:
واقعة لها تبعات. وعادة ما يكون الحدث هو مصدر أو سبب التغير في الأصول، والالتزامات، وحقوق المالكين، وقد يكون الحدث داخلي أو خارجي.
عمليـــة:
حدث خارجي يتضن تحويل أو تبادل ما بين وحدتين أو اكثر.
حســـاب:
ترتيب نظامي يظهر اثر العمليات والأحداث الأخرى على اصل معين أو مطالبة معينة. يتم الاحتفاظ بحساب مستقل ومنفصل لكل نوع من أنواع الأصول، والالتزامات، والإيرادات والمصاريف، ولكل حساب من حساب حقوق الملكية (رأس المال مثلاً).
الحسابات الحقيقية والاسمية:
الحسابات الحقيقية (الدائمة) هي حسابات الأصول والالتزامات وحسابات حقوق الملكية، وجميعها يظهر في الميزانية. أما الحسابات الاسمية (المؤقتة) فهي حسابات الإيرادات، والمصاريف، وتوزيعات الأرباح. وفيما عدا التوزيعات، تظهر الحسابات الاسمية في قائمة الدخل. ويتم إقفال الحسابات الاسمية في نهاية كل فترة حالية، أما الحسابات الحقيقية فلا تقفل.