مفهوم ومباديء الموازنات التقديرية

يمكن تعريف الموازنة -Budget بأنها: أداة علمية لتحديد إطار التوازن العيني (أي المواءمة ما بين المدخلات والمخرجات) والمالي والنقدي لعمليات منشأة ما لفترة أو لفترات قصيرة أو طويلة في المستقبل، سواء كانت هذه المنشأة تقوم بنشاط صناعي أو زراعي أو تجاري عام أو تؤدى خدمات خاصة أو عامة – وسواء كانت هذه

المنشأة مشروعاً فردياً أو شركة خاصة أو عامة أو جهاز أو وزارة أو هيئة أو إدارة حكومية، وسواء كانت هذه المنشأة تمارس نشاطها في ظل نظام إشتراكي أو رأسمالي أو إسلامي.
وتخدم الموازنات عادة هدفين رئيسيين هما:
1-التخطيط ورسم السياسات عن طريق توصيف الأهداف في صورة كمية، وتبيان الفروض التي تقوم عليها هذه الأهداف، وتحديد الوسائل اللازمة لتحقيق الأهداف المرجوه، إضافة إلى وضع أنماط أو معدلات للأداء بإستخدام الطرق العلمية أو بناءً على الخبرة في الماضي والمعلومات الفنية والمالية المتوافرة وما يمكن التنبؤ به في المستقبل.
2-الرقابة عن طريق مقارنة ما يحدد مستقبلاً بما يتحقق فعلياً وتبيان التغييرات بين المسبقات (المخططات) والفعليات، وتحليل الأسباب التي أدت إلى هذه التغييرات وتوجيه نظر الإدارة في الحال إلى وجود أي إنحرافات هامة عن الخطة لإتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة وتشجيع الكفايات.
و تتمثل المبادئ العلمية لإعداد الموازنات في الآتي:
(أ) مبدأ الشمول:
حيث يجب أن تغطى أرقام الموازنة جميع أوجه النشاط المرغوب فيها باعتبارها خطة شاملة لفترة مقبلة تهتم بالجزء والكل في آن واحد. ووفقاً لهذا المبدأ يفترض أيضاً أن يكون هنالك ترابط تام وتنسيق كامل بين كافة بنود التقديرات، ولذلك يجب النظر إلى الموازنة كوحدة شاملة لا تتجزأ، بمعنى أن كل جزء منها يتأثر بالآخر كما يتطلب الأمر التوازن بين بنود التقديرات.
(ب) مبدأ الواقعية:
عادة ما تبدأ خطة إعداد الموازنة بتحديد الأهداف المنشودة نتيجة مزاولة النشاط، وحتى يمكن تحقيق تلك الأهداف يجب مراعاة التوازن والمواءمة بينها والإمكانيات المتاحة سواء كانت هذه الإمكانيات مادية أو بشرية أو غيرها، وتنعدم الواقعية إذا كان هدف الشركة يتصف بصعوبة أو سهولة تحقيقه، وعليه يجب مراعاة الآتي في أرقام الموازنة التقديرية:
-أن تكون أرقام الموازنة ممكنة التحقيق، أي لا تتسم بالصعوبة أو السهولة في الوصول إليها.
-أن تكون أرقام الموازنة أعلى بدرجة مناسبة عن الخطط السابقة حتى تساعد على رفع الكفاية وتنمية القدرات، وبالتالي ستكون الموازنة أحد عوامل النمو المستمر للشركة في كافة المجالات.
-أن تكون الموازنة محل إقتناع من جميع القائمين بالإعداد والتنفيذ لها.
(ج) مبدأ التوزيع الزمني:
المقصود بالتوزيع الزمني هو توقيت العمليات المختلف للإنفاق وتوزيعها على مدار فترة الموازنة حسب توقع حدوثها، وذلك كأن تقسم الموازنة للسنة القادمة إلى فترات ربع سنوية أو إلى إثنتي عشرة فترة طول كل منها شهر، ومن الضروري التنبيه إلى أن عملية التوزيع الزمني لا تعني التوزيع المتساوي للأرقام السنوية الإجمالية على أجزاء السنة، وإنما المقصود بمبدأ التوزيع الزمني هنا هو توقيت العمليات بالإنفاق خلال فترة الموازنة حسب إحتمال أو توقع حدوثها.
(د) مبدأ ارتباط الموازنة بالهيكل التنظيمي:
عادة ما تبدأ تقديرات الموازنة من المستويات الإدارية الأدنى، ويتم تجميعها والتنسيق بينها صعوداً إلى المستويات الإدارية الأعلى، أي أن الموازنة التقديرية ما هي إلا تجميع وتنسيق للتقديرات التي تم التوصل إليها في الإدارات المختلفة داخل الشركة، الأمر الذي يستلزم ضرورة وجود تنسيق تام وإرتباط كامل بين نظام الموازنة التقديرية من ناحية والهيكل التنظيمي وفق مستوياته من ناحية أخرى.
(هـ) مبدأ المشاركة:
يقصد بهذا المبدأ ضرورة إشراك الأطراف ذات العلاقة في عملية إعداد الموازنة، ويعنى الإشراك عملية الاستفادة من مشورتهم وآرائهم في إعداد الموازنة، وغالباً ما يتمثل هؤلاء المرتبطين بالموازنة في جمهور المحاسبين والفنيين والإداريين، في مستويات إدارية متفرقة وفقاً لأهمية وظائفهم ومسؤولياتهم في إعداد الموازنة، الأمر الذي يؤدى إلى شعورهم بالرضا ومن ثم الإنعكاس إيجاباً على سلوكهم تجاه الشركة في شكل زيادة درجة الولاء والأداء أثناء تنفيذ الموازنة، كما أنه يسهل محاسبتهم عن الأداء الفعلي على أساس ما وعدوا بإنجازه على أتم وجه.
(و) مبدأ المرونة:
لما كانت الموازنة تتعلق بالمستقبل الذي يتسم بخاصية عدم التأكد والتغير المستمر، فإنه يلزم أن تتسم تقديرات الموازنة بالمرونة أي إمكانية تعديل أرقامها بسهولة ويسر مع المحافظة على صلاحيتها كأساس للتخطيط والرقابة مع تغير الظروف.
(ى) مبدأ إعتبار الموازنة كنمط أو معيار للأداء عقب إعتمادها:
من المبادئ الهامة إعتبار الموازنة عقب اعتمادها نمط أو معيار للأداء، ويعتبر هذا المبدأ ضروري حتى يتوافر عنصر الالتزام بالموازنة وحتى يعمل الجميع على التقيد. ومن مقتضيات هذا المبدأ ما يلي:
-إن إعتماد الموازنة يمثل الإذن أو الترخيص بتنفيذ جميع عمليات الشركة وفق الموازنة المعتمدة.
-إن الموازنة عقب إعتمادها تعتبر مستنداً رقابياً هاماً يلجأ إليه في كافة الاختلافات المالية أو الانحرافات عموماً.
يجب أن تتسلم كل وحدة من الوحدات التنظيمية داخل الشركة نسخة من قوائم الموازنة المعتمدة المتعلقة بالنشاط للفترات المقبلة، وأن يتم الرجوع إلى هذه القوائم للإسترشاد بها عند تنفيذ العمليات المالية المختلفة .