مقاييس الإنتاجية : ما المقصود بها، كيفية تتبعها وما أهميتها

كثيرًا ما نتحدث عن تحسين الإنتاجية في الأعمال التجارية، ولكن ماذا يعني ذلك في الواقع؟
كيف تقيس الإنتاجية؟
وهل هذا شيء يجب عليك القيام به؟
يضع أصحاب الأعمال والمديرون الكثير من الأهمية على الإنتاجية. ويتم تشجيع أعضاء الفريق على تحسين إنتاجيتهم الشخصية، وغالبًا ما يرتبط ذلك بحوافز الأداء.
و تعد واحدة من الفوائد الرئيسية لتتبع الوقت مع تطبيق مثل WorkflowMax هو القدرة على عرض احصائيات الإنتاجية بسهولة لمختلف الوظائف وأعضاء الفريق.
و يمكن لكل موظف مراجعة ساعات عمله ومقدار الوقت الذي يقضيه في كل مشروع، واكتساب المعايير التي يمكنه تحسينها.
ولكن هل هذه أداة قيمة للعمل أم أنها تركز على المقاييس الخاطئة؟
هل نحن قلقون جدًا بشأن السرعة التي نعمل بها، و عدد الوحدات التي ندفعها، و عدد المكالمات التي نجيب عليها، أم بالعوامل المهمة الأخرى التي نهملها؟
لماذا تحتاج إلى مقاييس الأداء
تعتبر مقاييس الأداء، مهمة أولاً وقبل كل شيء لفريقك. فالموظفون يحبون التغذية المرتدة و ردود الفعل. فهم يريدون معرفة المجالات التي يمكنهم تحسينها، ويريدون أيضًا أن يكونوا قادرين على رؤية المكان الذي يعملون فيه بشكل جيد. كما أنه لشعور رائع أن تعرف أنك تتمتع بنقاط قوة في منطقة معينة.
و تكون التعليقات هي الأفضل عند الاحتفاظ بنسخة احتياطية من البيانات. خلاف ذلك، يمكن أن تستند إلى حد كبير على أعتقادات وأحكام شخصية.
ونحن نعلم جميعًا أن هذه يمكن أن تكون خاطئة من وقت لآخر. إذا كنت، كمدير، ترى فقط موظفًا معينًا يعود من الغداء أو القهوة ويمزح، قد تفترض أنه يتهرب من العمل الجاد. و لكن في الواقع، يمكن أن يكون من أعضاء الفريق الأكثر أداءً لديك، وتعتبر تلك الاستراحات جزءًا حيويًا من العملية. ولكن بدون مقاييس، فأنت لا تعرف ذلك.
و يمكن أن تساعدك مقاييس الأداء أيضًا في أخذ لمحة عن فريقك، و التي يمكن أن تكون ذات قيمة عندما يتعلق الأمر بمراجعات الأداء. وأيضًا، يمكنك استخدام البيانات للتخطيط للمستقبل، من خلال فهم ما يستطيع فريقك القيام به. كما توفر لك مقاييس الأداء معايير مهمة للتخطيط الاستراتيجي.
حساب إنتاجية الموظف
إذن، كيف تقيس إنتاجية الموظف؟
1. اختر المخرجات التي تقيسها. عادًة ما تكون هذه “الوظائف المكتملة”.
2. حدد فترة زمنية للقياس. قد يكون يوميًا أو أسبوعًيا أو – ولأعمال أطول – شهريًا.
3. قم بقياس كمية المخرجات خلال هذه الفترة الزمنية لكل موظف لديك. اجمع بيانات كافية لتوفير نموذج متوسط.
4. الآن تحتاج إلى عنصر الإدخال. هذا هو عدد الساعات (أو الوحدة الزمنية الأخرى) التي قضاها موظفك في الإنتاج.
5. قسّم الناتج على المدخلات للوصول إلى الرقم في الساعة (أو الفترة الزمنية الأخرى). – على سبيل المثال. 20 وحدة في الأسبوع.
6. يمكنك بعد ذلك تعيين القيمة. يمكّنك ذلك من قياس نسبة التكاليف و الفوائد.
مقاييس النجاح الأخرى
بالإضافة إلى معدل الإنتاجية الأساسي لكل موظف ، هناك مقاييس أخرى يمكنك الاطلاع عليها وتوضح أيضًا مدى قوة شركتك:
الإيرادات و العوائد لكل موظف: قسِّم إجمالي العائد على إجمالي عدد الموظفين. يمكن أن يساعدك هذا الرقم في فهم ما يساهم به فريقك في النتيجة النهائية وقيمة كل عضو في الفريق، وكذلك تكلفة خسارة الموظف.
التكلفة الإجمالية للقوة العاملة: هذا هو مجموع جميع التعويضات والإمتيازات والمصاريف الأخرى المتعلقة بالحفاظ على فريقك. يمنحك هذا المقياس إحصاءات عن إنفاقك على القوى العاملة ويمكن أن يكون فعالًا عند اتخاذ قرارات إستراتيجية مهمة.
نسبة الفعالية: هذه واحدة من المقاييس المفضلة (هل من الممكن أن يكون لديك مقياس مفضل؟) لحساب ذلك ، اعرف مقدار الربح الإجمالي الذي تحققه شركتك مقابل كل دولار يتم إنفاقه على القوى العاملة لديك (انظر إجمالي تكلفة القوة العاملة ، أعلاه). هذا الإجراء فعال بشكل خاص لأنه غير مرتبط بالوقت. يعطي نظرة ثاقبة على فعالية فريقك ككل.
لا يجب أن تكون المقاييس جامدة أيضًا. على سبيل المثال، في نموذج Next Top الأميركي في الولايات المتحدة، يكون لدى الحكام مجموعة محددة مسبقًا من المقاييس التي يستخدمونها للتوصل إلى النتيجة النهائية للمرشح – والتي تحدد ما إذا كانوا سيتقدمون إلى الجولة التالية أم لا. ولكن في المواسم الأخيرة قدم العرض مقياسًا جديدًا ، يسمى “الدرجة الاجتماعية” ، حيث تم تقييم المرشحين على تأثيرهم الاجتماعي بالإضافة إلى المقاييس التقليدية.
المفتاح الرئيسي: يعني اتباع نهج مرن، استنادًا إلى المشروعات التي تم تنفيذها والتقنية المتاحة، أنك قادر على مراجعة وتكييف الأنظمة الخاصة بك بانتظام للتأكد من أنك تقوم بقياس المخرجات الصحيحة بالطريقة الأكثر إنصافًا.
هل تقيس الشيء الصحيح؟
إن حساب الإنتاجية بسيط مثل إجراء حساب سريع للمخرجات مقسومًا على المدخلات. ولكن هل هذا هو الشيء الصحيح للقياس؟ هل يعطيك صورة دقيقة للأداء؟
ليس بالضرورة.
الحقيقة هي أن فريقك لا يعمل طوال الوقت. فلديهم مهام أخرى للقيام بها خلال اليوم والتي تسهم في قيمتهم إلى الشركة. على سبيل المثال، فإن الوقت المستغرق في تعلم مهارات جديدة أو تحسين رأس المال الفكري لا ينتج عنه أي مخرجات ملموسة، على الأقل ليس على الفور. كما أن أحد أعضاء الفريق الذي يساعد الآخر أيضًا لا يعكس أرقام للعضو الأول. ومع ذلك يمكننا أن نتفق جميعًا على أن هذه الأمور تعتبر ايجابية.
لا تأخذ مقاييس الإنتاجية البسيطة في الاعتبار أنواعًا مختلفة من المشاريع. فهم يفترضون أن كل وظيفة تقع على الوحدة، في حين أن بعض الوظائف يمكن أن تكون في الواقع ضعف مشاركة الآخرين. لا يقيس قياس الإنتاجية استنادًا إلى عدد الوظائف المكتملة القيمة المتزايدة لتلك الوظائف الأعلى أجرًا والأكثر تعقيدًا.
وأخيرًا، التركيز على مقاييس مخرجات بسيطة يشجع فريقك على النظر إلى الكمية لمؤشرات الأداء. قد يشعر الموظفون بالضغط لاختيار وظائف أصغر أو ملتوية من أجل إنهاء المشاريع الكبيرة في وقت أقل. قد يشعر الموظفون الذين يعملون بشكل أبطأ ولكنهم ينتجون باستمرار عمل جيد بأنهم مهمشون في مثل هذا النظام.
هل يحتاج فريقك إلى مقاييس الإنتاجية؟
يعتمد ذلك تمامًا على فريقك، وما يفعلونه، وكيفية إدارة المشروعات.
في حالة فرق المبيعات التي تعمل على العمولات، على سبيل المثال، تساعد هذه المقاييس مندوبي المبيعات على فهم حجم رواتبهم، حتى يمكنهم التخطيط وفقًا لذلك.
في أنواع الأدوار الأخرى، قد تكون مقاييس الإنتاجية تشتيتًا، أو قد تشجع المنافسة بين الموظفين لأسباب خاطئة. فالسرعة لا تساوى الجودة.
في معظم الحالات، على الرغم من ذلك، يحب الناس معرفة كيفية أدائهم – وليس في بيئة الضغط العالي مثل مراجعة الأداء، ولكن يوميًا أو أسبوعيًا. قد يكون من المفيد إلقاء نظرة على الأرقام و قول “ربما أكون قد أقمت يومًا جيدًا اليوم، ولكن يوم أمس كان يومًا رائعًا”.
في النهاية، فإن معرفة مقدار الوقت الذي تستغرقه أنواع مختلفة من المشروعات، ومتوسط أعداد الإنتاجية لفريقك، لن يفيد سوى نشاطك التجاري. ويكمن المفتاح في إنشاء ثقافة لا تقدر السرعة على عوامل أخرى مثل الجودة ورضا العملاء – المقاييس التي يصعب قياسها، ولكن الأهم من ذلك.
قياس رضا العملاء
كيف تقيس السعادة؟ هذا مثل سؤالك عن كيفية قياس رقائق الثلج.
في حين أنه لا يمكنك قياس السعادة بالضبط، فهناك طرق لقياس مدى رضا العملاء عن خدماتك. هذا الأمر ليس علميًا مثل ساعات تسجيل الدخول، ولكنه قد يكون وسيلة رائعة لتقديم مقياس من الأداء لا يعتمد على الوقت المستغرق في العمل.
قم بإنشاء سير عمل لجمع ملاحظات العملاء. ويمكن القيام بذلك بطريقة آلية (مثل إرسال استبيان عبر البريد الإلكتروني بعد قيام فريق الدعم الخاص بك بإغلاق التذكرة) ، أو بطريقة يدوية أكثر (ترك نموذج الملاحظات أسفل الفاتورة). و قم بإنشاء طرق متعددة للعملاء للتفاعل ومراقبة ردودهم وتسجيلها.
فهو يساعد على جمع بيانات رضا العملاء على مدى فترة زمنية طويلة. يمكن أن يكون العملاء منحرفين بسبب تجربة سيئة أو حدث بيع حديث، ومع صغر حجم العينة يمكن أن يكون من الصعب الحصول على صورة دقيقة للأداء العام.
الجودة لا يمكن قياسها
يرجع السبب وراء تعلق العديد من المديرين بمقاييس الإنتاجية إلى سهولة قياسها. إنها توفر حقائق واقعية حقيقية. ويمكن أن تكون جودة عمل أحد الأشخاص وأدائه أكثر صعوبة في التقييم.
في مقابلة أجرتها مجلة Inc. مؤخرًا، ناقش أستاذ الإدارة ماثيو بيدويل من مدرسة وارتن في جامعة بنسلفانيا مشكلة استخدام ما أسماه “الأدوات الرقمية الخام” لإلهام السلوك المرغوب في الموظفين. يشير بيدويل إلى أن معظم المديرين يحبون تثبيت أحكامهم على شيء ما. “إذا لم يتمكنوا من قياس مخرجاتك، فقد يقومون بقياس المدخلات الخاصة بك، مثل المدة التي تقضيها في العمل، حيث أن ما هو مهم هو وجودك في المكتب، وليس ما تحققه بالفعل. ”
تعالج الشركات هذه القضية بطرق مختلفة. يستخدم البعض تعليقات الزملاء في مراجعات الأداء، حيث يميل الأقران إلى أن يكونوا أقرب إلى عملية العمل الفعلية من المدراء. لدى الآخرين طرق موضوعية لقياس الجودة – مثل الامتثال لمعايير الصناعة. لا يزال آخرون يشجعون موظفيهم على أن يفخروا بإنجازاتهم عن طريق إدخال المشاريع التي يفتخرون بها في مسابقة الجوائز في مجال الصناعة أو تقديمها لمدونة رفيعة المستوى.
اعمل مع فريقك لتحديد أهداف واضحة لعملهم وتقدمهم الوظيفي. امنحهم فرصة كبيرة للحصول على ملكية المشاريع وتعلم مهارات جديدة. ضع بعض المقاييس حول هذه الأهداف والتركيز عليها، بدلاً من الأداء اليومي.
تحدث مع فريقك
وأخيرًا، عندما يتعلق الأمر بالمقاييس التي سيتم قياس أدائهم بها، يكون من المنطقي استشارة فريقك. حدد الأرقام المهمة بالنسبة إليهم، وكيف يمكنهم استخدام المقاييس لتحسين عملهم. كيف يريدون تتبع مقاييسهم (على سبيل المثال، في نظام يدوي، أو لوحة تحكم تمثل هذا بشكل مرئي).
قد يكون لدى فريقك بعض الأفكار الرائعة حول كيفية كسب المزيد من وضوح الرؤية بشأن مقاييس الأداء المختلفة. أنت لا تعرف ذلك أبدًا حتى تسألهم!
تعد مقاييس الإنتاجية طريقة قيّمة لتزويدك ببيانات مفيدة عن عملك ومشروعاتك. ولكن لا ينبغي أبدا استخدام الإنتاجية بمعزل كأداة لتحفيز الموظفين أو تقييم الأداء الفردي.
تذكر أنه كلما قمت بقياس جوانب معينة من النشاط التجاري، كلما سيولي فريقك المزيد من الاهتمام لتلك المناطق. وبعد كل شيء، الجميع يريد أن يبلي بلاء حسنا في وظيفته. لذا فكر مليًا في الرسالة التي ترسلها إلى فريقك بتركيزك الحالي – هل تمارس ثقافة الجودة أم أنك تركز على السرعة؟
فربما، قد حان الوقت لإبطاء السرعة.