نظام مانجو للادارة المالية

مانجو

مانجو هي منظمة غير حكومية مقرها المملكة المتحدة البريطانية، وقد أنشئت لكي تقوي الإدارة المالية الخاصة بالمنظمات غير الحكومية. تقوم مانجو بنشر أدوات مجانية مثل تلك وبعمل دورات تدريبية أيضاً وتوفر العاملين في مجال الحسابات للعمل في المنظمات غير الحكومية ونشر الكتب. لمزيد من التفاصيل قم بزيارة الموقع التالي: www.mango.org.uk

لمن تم وضع نظام مانجو للتحقق من السلامة المالية؟
وضع نظام مانجو للتحقق من السلامة المالية ليساعد العاملين في المنظمات غير الحكومية بطريقة عملية، فقد صُمم خصيصاً للمنظمات الصغيرة والمتوسطة الحجم (أو المكاتب الميدانية)، ولم يصمم لأجل المكاتب الرئيسية لأي منظمات دولية.
يمكن أن يقوم أي موظف أو مدير عام بإدارة هذا النظام، فلست بحاجة إلي مهارات حسابية متخصصة لكي تطبقه، إذ يشمل توضيح لكل جزء وورقة بالتعريفات والتفسير الخاص بالمصطلحات المالية المستخدمة.

كلمة تحذيرية
يقدم نظام مانجو للتحقق من السلامة المالية مؤشر عام لسلامة منظمتك فيما يتعلق بالإدارة المالية، فهو ليس بمثابة قائمة شاملة لكل جوانب الإدارة المالية. وهو ليس بنظام مراجعة ولا يصف مجموعة ثابتة من الإجراءات التي ستكون لها علاقة كاملة بكل حالة.
تختلف طبيعة المنظمات الحكومية عن بعضها البعض ويجب أن تعكس نظم الإدارة المالية هذا الاختلاف، فلن ينجح أي نظام “يناسب جميع المقاسات” على الإطلاق، فما يعد هاماً بالنسبة لمنظمة ما قد يكون غير مناسب لأخرى.
ولكن تتفق كل الجوانب الأساسية للممارسة السليمة في معظم المنظمات غير الحكومية معظم الوقت، يركز نظام التحقق من السلامة على هذه الجوانب الأساسية، فهو حجر الأساس لأي نظام جيد.

استخدام نظام مانجو للتحقق من السلامة المالية
هذا النظام عبارة عن سلسلة مكونة من خمسين بيان بسيط، ولكن ناقش هذه البيانات مع الأعضاء المختصين في هيئة العاملين وسجل بجوار كل بيان ما إذا كان “صحيح دائماً”، أو “صحيح معظم الوقت”، أو “صحيح في بعض الأحيان” في منظمتك.

وفيما يلي الشرح الخاص بكل تقدير والدرجات التي يحصل عليها

تكتب الدرجة بجوار كل بيان. ضع دائرة حول درجتك أمام كل بيان خاص بنظام التحقق من السلامة، ثم اجمع الدرجات الخاصة بكل جزء، هذا كل ما في الأمر! وبعدها عندما تقارن بين درجاتك والجدول الخاص بصفحة “معنى الدرجة” ستكون قادراً على معرفة مدى سلامة نظام إداراتك المالية.
ربما ستحتاج إلي إشراك أعضاء مختلفين من هيئة العاملين في عملية إكمال نظام التحقق من السلامة المالية، وبصفة عامة من المناسب أن تكمل نظام التحقق المالي مع المسئول التنفيذي ومع المدير المالي.
ربما تختار أن تقوم بتكملة البيانات الخاصة بهذا النظام في ورشة عمل (تستغرق ما يقرب من ساعة إلي ساعتين) أو من خلال عدد من الاجتماعات الفردية مع بعض العاملين.

التعليقات
يرحب نظام مانجو بتعليقاتكم على أدواته، برجاء إرسال أي تعليق أو اقتراح على هذا النظام على العنوان التالي: [email protected] وشكراً.

الجزء 1: النظم الأساسية
أ‌) المستندات المؤيدة
كل عملية مالية يجب أن تكون مدعمة “بمستند مؤيد” مثل فاتورة، أو إيصال. فهذا هو الدليل على أن هذه العملية المحددة قد حدثت.

ب‌) الخزينة
يجب كتابة كل عملية في دفتر الخزينة، ودفتر الخزينة هو عبارة عن قائمة بالأموال التي أنفقتها المنظمة وتلك التي تلقتها، ويتم الاحتفاظ به في دفتر أو على الكمبيوتر.

ج) الرمز الخاص بالحسابات
يعمل النظام المحاسبي عن طريق وضع رمز لكل عملية تدخل في دفاتر الخزينة، ويسمح هذا الرمز بجمع العمليات معاً وتقديم التقارير المختصرة، ومجموعة الرمز الحسابية التي تستخدمها المنظمة يطلق عليها “رسم بياني خاص بالحسابات”، ويمكن استخدام مجموعة أخرى من الرمز لتحديد العمليات الحسابية الخاصة بكل مشروع أو نشاط، وعادة ما يطلق عليها رمز “مركز التكلفة”.

الجزء 2: المراقبة الداخلية
تستخدم المنظمات غير الحكومية أسلوب مراقبة داخلية مختلف حتى تتأكد من أن التمويل يتم استخدامه بالأسلوب الصحيح ويحقق أهدافها، توضح هذه القائمة مجموعة منتقاة من أساليب المراقبة، وهي ليست بقائمة كاملة، ولكنها يجب أن تكون مرتبطة بنظم مراقبة أخرى هامة من أجل تسهيل عملية إدارة منظمتك، ولكن تشمل هذه القائمة على نظام مراقبة لكل المجالات الأساسية الخاصة بالإدارة المالية.
ملحوظة: تعد الأجزاء الأخرى من نظام تحقق السلامة المالية بمثابة نظم مراقبة هامة أيضاً فعلى سبيل المثال تثبت المستندات المؤيدة أن العملية المالية قد حدثت. وتعد مراجعة التقارير المالية بمثابة نظام تحكم هام للغاية للمدراء للتأكد من متابعة عمليات الصرف.

الجزء 3: التخطيط
أ‌) الميزانية
للميزانيات دور هام في نظام الإدارة المالية القوي، فيجب أن تكون الميزانيات دقيقة وكاملة حتى تكون نافعة، وهذا يعني أنه يجب أن تكون قائمة على تقييم واقعي للأنشطة التي يتوقع القيام بها وعن الأسلوب الذي تتوقع به سدادها.

ب‌) تقدير التدفق النقدي
يحظى تقدير التدفق النقدي بنفس أهمية الميزانية، فيخبرك تقدير التدفق النقدي متى ستتلقى الأموال ومتى ستقوم بصرفها، فحتى لو أنك تعرف متى ستحصل على 10.000 دولار لمشروع ما، لا يمكنك أن تبدأ في إنفاق الأموال على المشروع قبلما تحصل على هذه الأموال.

ج) الممولين
يرغب الممولون في تمويل مشروعات محددة ذات ميزانيات محددة، ولكن عادة ما تعمل المنظمات غير الحكومية مع عدة ممولين في نفس الوقت، لهذا من الهام أن تتابع أي ممول يقوم بتمويل أي مشروع (أو جزء من أي مشروع)، وأنه أمر سيء للغاية أن “تقترض” الأموال التي حصلت عليها من أحد الممولين لمشروع ما واستخدامها لتمويل مشروع آخر، حيث يعد هذا أمراً غير قانونياً ، (وأيضاً قبول أموال من ممولين مختلفين لنفس المشروع أو المصروفات أمر غير قانوني. )

الجزء 4: التقرير
يعتمد المديرون ومجلس الأمناء والممولين على التقارير المالية لفهم وضع المنظمة المالي.
يحتاج المديرون إلي تقارير داخلية دقيقة لمعرفة أين تصرف النقود وما إذا كان لديهم أموال كافية لدفع المرتبات والفواتير في الشهور التالية، ويحتاج الممولون إلي تقارير للإشراف على استخدامك لأموالهم، فقد يوقفون تمويلهم إن لم يحصلوا على تقارير! وتضع الحكومة أيضاً متطلبات قانونية على المنظمات غير الحكومية حتى تقدم التقارير المالية لها.
يجب أن تشتمل البيانات المالية الشهرية على تقرير لكل لدخل ومصروفات المؤسسة التي تمت خلال الشهر ومقدار الأموال التي تحتفظ بها المؤسسة في الخزينة والبنك، تشتمل التقارير المالية الهامة الأخرى على: تقرير المصروفات الفعلية مقارنة بالميزانية، وتقدير التدفق النقدي، وتقرير يظهر أسلوب استخدام التمويل الذي تم الحصول عليه من كل ممول.

الجزء 5: الموظفين
تعتمد الإدارة المالية الجيدة على الموظفين المناسبين، يجب أن يمتلك الموظفون المهارات المناسبة ويدعمون لكي يقوموا بالمسئوليات الموصوفة سابقاً، هذا يعني أن على مدراء البرامج أن يعرفوا الكثير عن الإدارة المالية وكذلك الموظفين في الشؤون المالية.

تذكرة:
الإجابات هي:

شرح درجاتك
سجل درجتك الخاصة بكل جزء في هذا الجدول، ثم قارنها مع الأعمدة الموجودة بالأسفل لكي تقدر مدى المخاطرة التي تواجهها

إجمالي الدرجات أكثر من 200
إن كان إجمالي درجاتك أكثر من 200 فهذا جيد! فإدارتك المالية في حالة جيدة، والمخاطر الخاصة بعدم القدرة على إتمام عملك بسبب المشكلات المالية ضعيف، ولكن لا يمكنك أن تستسلم للاسترخاء، فيجب على كل منظمة غير حكومية أن تهدف إلي تحقيق إجمالي درجات 250!

إجمالي الدرجات بين 150 – 200
إذا كان إجمالي درجاتك ما بين 150 – 200 فأن نظام إدارتك المالية ليس سيئ للغاية وليس جيد للغاية أيضاً، ولكنه في مستوى متوسط من المخاطرة لدرجة أن المشكلات المالية ستمنعك من تنفيذ عملك، وهذا هو السبب وراء الاهتمام بهذا الأمر، فتتطلب المجالات التي حصلت على درجات ضعيفة انتباه فوري من قبل المدراء و الإدارة المالية.

إجمالي الدرجات أقل من 150
إن كان إجمالي درجاتك أقل من 150 فأنت تواجه مشكلات حقيقية، فنظام إدارتك المالية ليس بحالة جيدة، فهناك مخاطرة كبيرة ، إذ ستواجه مشكلات مالية في المستقبل القريب فقد يسؤ استخدام التمويل، وربما يسحب الممولين دعمهم المادي أو ربما لا تكون لديك الأموال الكافية لدفع المرتبات خلال الشهور القادمة.
لذا، يجب أن يجتمع المدراء وأعضاء مجلس الأمناء بسرعة لمناقشة كيف يمكن تحسين الوضع، ويجب أن تفكر في طلب المساعدة بأسرع ما يمكن، ويجب أن يتم معالجة هذا الأمر الآن

ملحوظة: تشير أي درجة منخفضة في أي من الأجزاء التالية إلي مخاطرة حقيقية، فحتى ولو كان مجموع درجاتك جيد، فكل الأجزاء هامة بالنسبة للإدارة المالية.

يوجد بصفحة “الموارد الإضافية” تفاصيل عن بعض المصادر المتاحة من مانجو لتساعدك على تحسين حالة إدارتك المالية.

موارد إضافية
قد يتمكن مدقق الحسابات أو أي منظمات غير حكومية أخرى من مساعدتك على تحديد كيف يمكنك أن تحسن وضع إدارتك المالية، ربما تجد أيضاً في المصادر التالية من مانجو معيناً لك.

1.كتب ومواد مكتوبة
هناك إرشادات مجانية عن الحسابات الخاصة بالمنظمات غير الحكومية في الموقع التالي www.mango.org.uk فيشتمل هذا على مجموعة من المواد التي تغطي عملية حفظ الدفاتر والميزانيات والتوصيف الوظيفي وكذلك نظام بسيط للإجراءات المالية والمراقبة وبرنامج الإكسل للمنظمات غير الحكومية.

نشرت هيئة أوكسفام بالاشتراك مع مانجو “النظام المحاسبي الأساسي للمجموعات الصغيرة” بقلم جون كاماك، وهو عبارة عن إرشادات بلغة بسيطة خطوة خطوة إلى تقنيات الإدارة المالية والحسابات الأساسية بما في ذلك دراسات للحالة والأنشطة، ويمكنك الحصول على نسخة منه من www.oxfam.org.uk/publications أو من مانجو.
قامت INTRAC بنشر “الإدارة المالية للتنمية” بقلم جون كاماك وتقدم مقدمة عالية المستوى لإدارة المالية للمنظمات غير الحكومية.

2.الدورات التدريبية
تدير مانجو دورات تدريبية عن الإدارة المالية للمنظمات غير الحكومية في المراكز الإقليمية حول العالم بما في ذلك:
FM1– الإدارة المالية العملية للمنظمات غير الحكومية- الأساسيات السليمة (5 أيام)
FM2 – الإدارة المالية الاستراتيجية للمنظمات غير الحكومية (3 أيام).
FM3– العمل مع شركاء الجنوب- الإدارة المالية لمديري البرامج (3 أيام).
FM4 – مقدمة للإدارة المالية في الميدان (2 يوم).
ألقي نظرة أيضا على الموقع التالي: www.mango.org.uk أو اتصل بربارا جونستون في العنوان التالي: [email protected] أو لمزيد من التفاصيل على الرقم التالي 423818 1865 (0) 44 +

دعم البناء المؤسسي
توفر مانجو المتخصصين في المجالات المالية للمنظمات غير الحكومية حول العالم، فنساعد المنظمات غير الحكومية على العثور على الموظفين الذين يمتلكون مهارات بناء مؤسسات قوية وكذلك يملكون مهارات فنية، فهم يعملون مع المنظمات غير الحكومية لأي فترة زمنية تبدأ من أسبوعين (مراجعة النظم) لعدة أشهر (وضع نظم وتدريب العاملين)
ألقي نظرة أيضاً على الموقع التالي: www.mango.org.uk أو اتصل بلوسي ماركباي في العنوان التالي [email protected] أو لمزيد من التفاصيل على الرقم التالي 342 433 1865 44 +

تعريف المصطلحات

الملحق 1
تقييم قدرة الإدارة المالية
أ. أقل متطلبات قائمة التحقق
المثالي
لماذا
مستند مؤيد وساري لكل عملية (يتم وضعه في ملفات آمنة والاحتفاظ به طوال الفترة المطلوبة)
حماية للعاملين ودليل على العملية الحسابية وتفاصيلها.
دفتر خزينة لكل حساب بنكي وتسوية لكل شهر
لتنظيم وتلخيص المعلومات الخاصة بالعمليات الحسابية وفحص الأخطاء وما سقط سهواً
رسم بياني بالحسابات. يستخدم باستمرار في دفاتر الحسابات والميزانيات
مبدأ الترابط ولتسهيل إصدار التقارير المالية
ميزانية مفصلة بالتكلفة والدخل المتوقع لكل العمليات
التخطيط وتوفير التمويل والتحكم وكتابة التقارير
تفويض واضح بالسلطة من الجهاز الحاكم من خلال خط الهيكل الإداري
لمعرفة من المسئول عن ماذا وفي أي حدود
فصل التفاصيل ومشاركة المهام الإدارية المالية فيما بين شخصين على الأقل
لمنع محاولة السرقة وتقليل فرصة ارتكاب تزوير وللمشاركة في الحمل
بيانات مالية سنوية ويفضل أن يتم مراجعتها من قبل شخص مستقل
المسائلة للمعنيين: الشفافية
ب. ممارسة جيدة
المثالي
لماذا
سجلات محاسبية إضافية عندما يتم تعيين موظفين (دفتر للأجور) أو الأصول التي تمتلكها المنظمة (سجل الأصول)
ليفي بالمتطلبات القانونية والمراجعة من أجل أغراض المراقبة والتحكم
الميزانيات القائمة على خطط النشاط الحقيقية والتي تشتمل على التكلفة الكاملة لإدارة مشروع
واقعية وتميل إلي الوفاء بالأهداف
ميزانيات بها حسابات وملاحظات واضحة
سهلة في قراءتها وفي إدخال التعديلات عليها وسهل في تعديل الحسابات بها
ميزانية منفصلة بالتكاليف الأساسية
تشجيع الإدارة النشطة وتمويل إستراتيجي للتكاليف الأساسية
تقدير شهري بالتدفق النقدي
يساعد في تحديد واتخاذ الإجراءات اللازمة لتجنب مشكلات التدفق النقدي قصيرة المدى
استخدام مراكز التكلفة حيث يوجد أكثر من ممول و/ أو أكثر من مشروع
للفصل بين التمويل المشروط وعملياته ولتسهيل عملية إصدار التقارير للمديرين والممولين
شبكة التمويل للحالات التي بها أكثر من ممول
لتجنب التمويل المزدوج وتحديد مناطق الخلل
تقارير الإشراف على الميزانية مرة كل شهر على الأقل
للإشراف على التقدم والتحكم في الأهداف
السياسات والإجراءات المكتوبة بما في ذلك قوانين السلوكيات للعاملين ولأعضاء مجلس الإدارة
لمنع التشويش فيما يتعلق بقواعد المنظمة والممارسات المتوقعة
أساس تمويل متنوع- خليط من التمويل المشروط وغير المشروط
أقل عرضة للصدمات المالية ويساعد في بناء الاحتياطي
مستوى معقول من الاحتياطي
أقل عرضة للصدمات المالية ويساعد في التغلب على مشكلات التدفق النقدي.