إن أسوأ الاجتماعات هي تلك التي تستغرق وقتاً طويلاً وكأنه لا ينتهي وتكون نموذجاً على عدم الفعالية. فقد نرى شخصاً يثرثر بلا توقف فيما يقوم الآخرون بالإيماء
برؤوسهم لمحاولة إظهار الاهتمام، بينما هم في الحقيقة شاردو الذهن ويقاومون الرغبة في النوم، بل وقد يقوم المرء أثناء اجتماع ممل بتفقد حاسوبه المحمول أو هاتفه النقال خلسة. وفي النهاية تتم إضاعة وقت ثمين بدون إنجاز أي شيء يذكر.
– لقد حاولت بعض الشركات جعل الاجتماعات أكثر فعالية، وذلك بمنع إدخال الأجهزة الإلكترونية سعياً لحمل الجميع على الانتباه والتركيز. وهناك شركات اتبعت أسلوب عقد اجتماعات تدوم 15 دقيقة فيما يكون الجميع واقفاً على قدميه، وواضح أن الفكرة هنا هي عقد اجتماع قصير ومثمر إلى أقصى الحدود.
– لا يوجد خلاف على كل ما ذُكر سابقاً، لكن السؤال الذي يطرح نفسه هو: أليس من المنطقي أكثر مناقشة ما إذا كانت الاجتماعات ضرورية حقاً في المقام الأول؟
– إذا أراد شخص عقد اجتماع فعليه أولاً أن يكون واضحاً بخصوص الأهداف المرجوة. فليسأل نفسه إن كان يمكن تحقيق ذلك بسهولة وبطريقة أخرى، من خلال رسالة إلكترونية أو إجراء مكالمات هاتفية على سبيل المثال. لكن حذار من الاعتماد الكلي على الهاتف والبريد الإلكتروني، فالناس بطبيعتها تحتاج إلى الالتقاء ببعضها شخصياً من أجل إبداء الأفكار وتوطيد علاقات الزمالة، كما أن الاجتماع في غرفة واحدة قد يكون مفيداً جداً عندما يتعلق الأمر بطرح وحل المشكلات.
– ويجب الحرص على أن يتم استدعاء من يهمه الأمر فقط، فليس هناك ما هو أكثر إحباطاً من إضاعة الناس لوقتهم في حضور اجتماع لا يمسهم لا من قريب ولا من بعيد. ومن ناحية أخرى، إذا كانت هناك ضرورة فعلية لعقد اجتماع فيستحسن تجنب المباغتة.
– على سبيل المثال، إذا أراد مدير أن يجتمع بموظفيه، فيحبذ إرسال رسالة إلكترونية أو توزيع مذكرات قبيل الاجتماع توضح الموضوع والنقاط التي سيتم طرحها. فهذا سيضمن أن يكون الموظفون على إطلاع أكبر قبل دخول غرفة الاجتماعات وسيساعدهم على الدخول في أجواء النقاش بطريقة سلسلة وسريعة، بالإضافة إلى أن هذه الخطوة ستوفر الوقت وستجعل النقاشات مثمرة أكثر.
– ومن المستحسن تخصيص 30 دقيقة أو أقل لأي اجتماع، فهذا يساعد الجميع ليحافظ على تركيزه، فمعروف أن الناس تفقد انتباهها واهتمامها أثناء الاجتماعات الطويلة. لكن إذا شعر من يعقد الاجتماع بأن الموضوع شيق وأن هناك طاقة كبيرة والجميع مصغٍ ويشارك بفعالية، فيمكنه الإطالة قليلاً، لكن بدرجة منطقية، فالاجتماعات التي تدوم 30 دقيقة أو أقل هي المثالية، لكن لا يُشترط أن تكون دائماً عملية.
– يُعتبر نظام عقد المؤتمرات بواسطة الفيديو (Videoconference) أفضل من المكالمات الجماعية (Conference call)، هذا في حالة توفر خدمة إنترنت سريعة ومعدات ممتازة. حيث يتيح هذا النوع من المؤتمرات فرصة لرؤية ردود فعل الآخرين، وهذا بدوره يوفر معلومات مفيدة يستحيل التوصل إليها بواسطة مكالمة جماعية. ويجدر بالذكر أن هناك وسائل عديدة لإجراء مؤتمر فيديو مثل الاستعانة بسكايب و(فيس تايم- FaceTime) وغيرهما الكثير.