وظائف نظم المعلومات الإدارية
تناط بنظم المعلومات الإدارية مجموعة من الوظائف تختلف بحسب حجم دائرة نظم المعلومات الإدارية على الهيكل التنظيمي وبالتالي يمكن أن تكون نظم المعلومات الإدارية قسما تابع للكمبيوتر أو فرعا أو دائرة أو إدارة كما في المنظمات الضخمة.
ªأصناف وظائف نظم المعلومات الإدارية
بشكل عام يمكن أن تصنف الوظائف التي تقوم بها دائرة نظم المعلومات الإدارية في منظمات الأعمال بما يأتي:-
¨وظيفة تجميع البيانات:-
وهي عملية البحث عن معلومات من المصادر المختلفة من داخل المنظمة ومن خارجها، ويقع على عاتق القائمين بهذه الوظيفة التحري والإستطلاع الدائم للتعرف على كافة المصادر المتاحة للمعلومات.
¨وظيفة معالجة البيانات:-
وهي عبارة عن الخطوة الثانية بعد عملية تجميع البيانات وتتفرع هذه الوظيفة إلى خطوات فرعية هي:-
1) تسجيل وإدخال البيانات:-
وهي عملية توثيق وإدخال البيانات التي تم تجميعها من وظيفة جمع البيانات.
2) حفظ وخزن البيانات:-
وهي عملية التأكد من تخزين البيانات في قواعد البيانات أو بأكثر من نسخة.
3) فرز وتصنيف وتبويب البيانات:-
هي عملية إعادة ترتيب البيانات بأشكال أكثر فائدة من و جودها بشكل عشوائي من خلال فرز البيانات ذات الفائدة وإهمال أي بيانات بدون فائدة ثم تصنيف هذه البيانات المفيدة في أبواب وحقول مرتبة ثم إعادة تبويب البيانات في قواعد البيانات بشكل منتظم.
¨وظيفة تحديث البيانات:-
وهي عبارة عن الوظيفة المعنية بالبحث الدائم والمستمر علن البيانات الجديدة وإحلالها محل البيانات القديمة ويتم من خلال هذه الوظيفة الإجراءات التالية:-
·المراجعة المستمرة للبيانات والتأكد من صلاحيتها
· التدقيق المستمر للبيانات الجديدة والقديمة الداخلة والخارجة
· المراقبة على البيانات الداخلة والخارجة
· الإتصال الدائم بمصادر المعلومات للحصول على معلومات حديثة
¨وظيفة إدارة البيانات:-
وهي عبارة عن الوظيفة المعنية بإدامة وصيانة البيانات والمحافظة على وجودها وإستمرارها من خلال التواصل الدائم مع جميع الأطراف المتعاملة بالبيانات وتكون مسئولة عن إتخاذا كافة الإجراءات اللازمة لإستمرار تدفق البيانات لدائرة نظم المعلومات ومن هذه الإجراءات:-
ª الإدامة المستمرة لهذه البيانات
ªالصيانة الدائمة لقواعد البيانات
ªتوليد البيانات من خلال تجهيز بيانات جديدة مفروزة بأشكال مفيدة
ªإصدار التقارير الإجمالية والملخصة والمفصلة للمعلومات الموجودة على قواعد بيانات نظم المعلومات الإدارية
¨وظيفة حفظ البيانات:-
وهي عبارة عن حماية البيانات الموجودة على قواعد بيانات نظم المعلومات من الإختراق والسرقة والتدمير والتلف ومن إجراءات هذه الوظيفة:-
§المحافظة على سرية المعلومات
§ المحافظة على أمن المعلومات
§ فرض كلمات العبور pass word
§ فرض حواجز العبور fire wall