مبررات استخدام السجلات المساعدة:

تعد الطريقة العادية و التي سبق استخدامها من ابسط و اقدم الطرق, حيث تعتمد على إمساك دفتر يومية واحد,و دفتر أستاذ عام.

غير أن هذه الطريقة قد لا تناسب المنشآت المتوسطة و الكبيرة الحجم نظرا  لــ :

    1- تعدد نشاطها ( كثرة عدد العمليات اليومية )

    2 – تنوع عملياتها وكثرة عدد العملاء والموردين

     3- و الحاجة إلى تقسيم العمل و تحقيق الرقابة.

المجموعة الدفترية في ظل استخدام السجلات المساعدة:

تعتمد طريقة السجلات المساعدة على إمساك مجموعة من اليوميات المساعدة تسجل بها العمليات المتكررة و ذات الطبيعة المتشابهة.

أولا: دفاتر اليومية المساعدة:

1- يومية المبيعات الآجلة	2- يومية مردودات المبيعات الآجلة
3- يومية المشتريات الآجلة	4- يومية مردودات المشتريات الآجلة
5- دفتر النقدية التحليلي (و يشتمل على يومية المقبوضات و يومية المدفوعات)

  وتجدر الإشارة إلى أن عدد اليوميات المساعدة يختلف حسب طبيعة نشاط كل منشأة

ثانيا: دفاتر الأستاذ المساعد:

1- أستاذ مساعد المدينين : يتم الترحيل إليه أول بأول من يومية المبيعات و مردوداتها

2- أستاذ مساعد الدائنين: يتم الترحيل إليه أول بأول من يومية المشتريات و مردوداتها

ثالثا : دفتر يومية عامة أو مركزية ويثبت بها :

–        القيود الإجمالية لليوميات المساعدة في نهاية كل فترة ( الفترة تختلف من منشأة إلى أخرى حسب حجم نشاطها )

–        كما يسجل في اليومية العامة العمليات التي لا توجد لها يومية مساعده خاصة مثل:

1-   العمليات الآجلة لشراء و بيع الأصول

2-   العمليات المتعلقة بالأوراق التجارية

3-   قيود الديون المعدومة

4-   قيود تصحيح الأخطاء المحاسبية

5-   قيود التسويات الجردية

6-   قيود إقفال حسابات الإيرادات و المصروفات في نهاية الفترة

رابعا : دفتر أستاذ عام

        ويتم الترحيل له من دفتر اليومية المركزية ( العامة )

 

                               المجموعة الدفترية في ظل استخدام السجلات المساعدة

 

 

 

 

    دفاتر مساعدة                                                                         دفاتر عــامة

يوميات مساعدة                      أستاذ مساعد                                       يومية عامة             أستاذ عام

1-يومية المبيعات الآجلة

2-يومية مردودات المبيعات الآجلة

3-يومية المشتريات الآجلة

4-يومية مردودات المشتريات الآجلة

5- دفتر النقدية التحليلي

الإجراءات المحاسبية:

1-إثبات العمليات أولا بأول في اليوميات المساعدة.

2-   ترحيل مفردات اليوميات المساعدة أولا بأول و بالتفصيل إلى دفتر الأستاذ المساعد.

3-   في نهاية كل فترة يتم نقل مجاميع اليوميات المساعدة بقيود إجمالية إلى اليومية العامة.

4-   من واقع القيود في اليومية العامة يتم الترحيل إلى الحسابات المختصة بدفتر الأستاذ العام.

5-   من دفتر الأستاذ العام يتم إعداد ميزان المراجعة.

                                               الدورة المحاسبية في ظل السجلات المساعدة

مستندات القيد

 

 

 

أولا بأول في

 

اليوميات المساعدة                          أولا بأول                     دفتر أستاذ مساعد المدينين و الدائنين

 

 

في نهاية كل فترة

قيد إجمالي

 

اليومية المركزية                                                                  الأستاذ العام                      ميزان المراجعة

 

المعالجة المحاسبية :

 

أولا: دفتر يومية المبيعات الآجلة:

   يخصص دفتر يومية المبيعات الآجلة لإثبات عمليات البيع الآجل فقط. أما عمليات البيع النقدي فيتم إثباتها مباشرة في دفتر النقدية (المقبوضات), وحيث أن المبيعات تعد طرف دائنا فان ما يقيد في دفتر يومية المبيعات هو الأطراف المدينة لعمليات البيع(العملاء)

1.     دفتر يومية المبيعات الآجلة

التاريخ	اسم العميل( المدين )	المبلغ
	محمد فيصل

 

 

 

2.    يتم الترحيل أول بأول في دفتر أستاذ مساعد المدينين

حـ/ محمد                                                                       حـ/ فيصل

3.     في نهاية الفترة يجرى قيد إجمالي في دفتر اليومية العامة :
                  

منه	له	البيان
×××	×××	من حـ/ إجمالي المدينين       إلى حـ/ المبيعات إثبات يومية المبيعات الآجلة

 

4.     يرحل قيد اليومية إلى الأستاذ العام:

حـ/ جمالي المدينين                                                                حـ/المبيعات

×××

إلى حـ/المبيعات

×××

من حـ/إجمالي المدينين

 

 

مثال:

فيما يلي بيان بالمبيعات الآجلة التي تمت في دفاتر محلات المخزن الجديد خلال شهر صفر 1424هـ:

1-   في 1/2 باعت بضاعة بمبلغ 7500 ريال على الحساب لأنس

2-   في 5/2 باعت بضاعة آجلة لأمجد بمبلغ 10.000 ريال

3-   في 12/2 باعت بضاعة على الحساب لأحمد بمبلغ 15000 ريال

4-   في 15/2 باعت أصل ثابت لديها لأيوب بمبلغ 20.000 ريلا يحصل بعد 3 أشهر

5-   في 18/2 باعت بضاعة على الحساب لأيمن بمبلغ 12000 ريال

6-   في 25/2 باعت بضاعة لعلي بالأجل قيمتها 11000 ريال.

المطلوب:

1-   تسجيل العمليات السابقة في دفتر يومية المبيعات الآجلة.

2-   تصوير حسابات الأستاذ بدفتر أستاذ مساعد المدينين.

3-   إجراء قيد اليومية المركزي في دفتر اليومية العامة والترحيل إلى دفتر الأستاذ العام

 

الحل:

1-   يومية المبيعات الآجلة

التاريخ	اسم العميل ( المدين )	المبلغ

2-   دفتر أستاذ مساعد المدينين

                             حـ/                                                                       حـ/

 

 

 

 

 

 

 

3-   في نهاية الفترة يجرى قيد إجمالي في اليومية العامة :

منه	له	البيان

4-   الأستاذ العام

                  حـ/ اجمالي المدينين                                                   حـ/ المبيعات

 

 

 

ثانيا: دفتر يومية المشتريات الآجلة:

 

   يخصص دفتر يومية المشتريات الآجلة لإثبات عمليات الشراء الآجل فقط. أما عمليات الشراء النقدي فيتم اثباتها مباشرة في دفتر النقدية (المدفوعات), وحيث أن المشتريات تعد طرف مدين فان ما يقيد في دفتر يومية المشتريات هو الاطراف الدائنة لعمليات الشراء (الدائنون)

1.     دفتر يومية المشتريات الآجلة

التاريخ	اسم المورد ( الدائن )	المبلغ
	خالد سعد

2.     يتم الترحيل أول بأول في دفتر استاذ مساعد الدائنين

حـ/ خالد                                                                    حـ/ سعد

 

3.  في نهاية الفترة يجرى قيد إجمالي في دفتر اليومية العامة :
 

منه	له	البيان
×××	×××	من حـ/ المشتريات       إلى حـ/ اجمالي الدائنون اثبات يومية المشتريات الآجلة

 

3.     يرحل قيد اليومية إلى الأستاذ العام:

حـ/ جمالي المدينين                                                                حـ/المشتريات

×××

من حـ/ المشتريات

×××

إلى حـ/ اجمالي الدائنون

مثال:

فيما يلي بيان بالمشتريات الآجلة التي تمت في دفاتر محلات المخزن الجديد خلال شهر صفر 1424هـ:

1-   في 2/2 قامت المحلت بشراء بضاعة على الحساب بمبلغ 20.000 ريال من الشركة التجارية

2-   في 9/2 اشترت الحلات بضاعة على الحساب من الشركة الأهلية للتجارة بمبلغ 15.000 ريال.

3-   في 16/2 اشترت المحلات بضاعة آجلة من شركة المنسوجات العصرية بمبلغ 40.000 ريال.

4-   في 27/2 قامت المحلات بشراء بضاعة على الحساب بمبلغ 25000 ريال من الشركة الأهلية للتجارة.

المطلوب:

1-   تسجيل العمليات السابقة في دفتر يومية المشتريات الآجلة.

2-   تصوير حسابات الأستاذ بدفتر استاذ مساعد الدائنين.

3-   إجراء قيد اليومية المركزي والترحيل إلى دفتر الأستاذ العام.

الحل:

1-   يومية المشتريات الآجلة

التاريخ	اسم المورد ( الدائن )	المبلغ

 

 

2-دفتر استاذ مساعد الدائنين

ـ/                                                                   حـ/

 

3- اليومية العامة:

منه	له	البيان

4-   الأستاذ العام

                  حـ/ المشتريات                                                       حـ/ اجمالي الدائنين

ثالثا: دفتر النقدية التحليلي:

يقيد في هذا الدفتر جميع العمليات النقدية الخاصة بالمنشأة سواء تمت عن طريق الصندوق أو البنك, ويحتوي الدفتر على جانبين:

1-   جانب مدين يقيد فيه جميع المقبوضات ويخصص فيه عامودان أحد هما للصندوق والآخر للبنك. بالإضافة إلى عدد من الأعمدة التحليلية لأنواع المقبوضات ( المبيعات,المدينون, أ.قبض ) ويخصص عامود آخر للعمليات التي لا تتكرر يسمى متنوعة.

2-   جانب دائن يقيد فيه جميع المدفوعات ويخصص به عامودان أحد هما للبنك والآخر للصندوق وكذلك عدة أعمدة تحليلية تشمل (المشتريات, الدائنون, أ.الدفع) ومتنوعة.

حسابات مدينة

المبيعات

المدينين

مقبوضات مختلفة

بيان

التاريخ

حسابات دائنة

المشتريات

دائنون

مدفوعات مختلفة

بيان

التاريخ

بنك

صندوق

بنك

صندوق

 

 

ويتم بعد ذكر إجراء القيد الإجمالي في نهاية الشهر في اليومية العامة

منه	له	البيان
		من مذكورين حـ/الصندوق حـ/البنك إلى مذكورين حـ/المبيعات حـ/اجمالي المدينين حـ/………. اثبات المقبوضات النقدية
		من مذكورين حـ/المشتريات حـ/اجمالي الدائنون حـ/……….. إلى مذكورين حـ/الصندوق حـ/البنك اثبات قيمة المدفوعات النقدية

مثال:

تمت العمليات النقدية التالية في احد المشروعات التجارية والمطلوب إثبات العمليات في دفتر النقدية التحليلي وإجراء القيود المركزية:

في 1/1 مبيعات نقدية بمبلغ 48000 ريال

في 5/1 مبيعات نقدية بشيك بمبلغ 35000 ريال

في 13/1 مشتريات نقدية بمبلغ 20.000 ريال

في 24/1 تم استلام دفعة نقدية من شركة سالم قدرها 8000 ريال

في 25/1 تسديد حساب شركة الأمل وقدره 6500 ريال بشيك

في 29/1 سداد إيجار وقدره 15000 ريال نقدا

في 30/1 تم استلام إيراد أسهم بشيك قيمته 6000 ريال

الحل:

دفتر يومية النقدية التحليلي

حسابات مدينة

المبيعات

المدينين

مقبوضات مختلفة

بيان

التاريخ

حسابات دائنة

المشتريات

دائنون

مدفوعات مختلفة

بيان

التاريخ

بنك

صندوق

بنك

صندوق

 

اليومية العامة

منه	له	البيان

 

مثال عام:

فيما يلي بعض العمليات التي تمت خلال الشهر في دفاتر شركة السلام التجارية:

1-    في 2/1 شترت بضاعة من محلات الأمل بمبلغ 15000 ريال على الحساب.

2-    في 5/1 اشترت بضاعة من الشركة السعودية للتوريد بمبلغ 10.000 ريال على الحساب

3-    في 8/1 باعت بضاعة لمحلات هاشم بمبلغ 8000 ريال على الحساب

4-    في 10/1 اشترت سيارة بمبلغ 30.000 ريال بشيك

5-    في 12/1 سددت ايجار المحل بمبلغ 3000 يال نقدا

6-    في 13/1 حصلت المستحق على المدين شاكر بشيك ومقداره 5000 ريلا

7-    في 15/1 باعت بضاعة بمبلغ 10.000 ريال وحصلت نصف المبلغ نقدا والباقي بشيك

8-    في 17/1 سددت المستحق للشركة السعودية للتوريد بشيك

9-    في 20/1 حصلت مبلغ 3500 ريال ايراد اوراق مالية نقدا

10-في 21/1 اشترت اثاث بمبلغ 10.000 ريال من محلات المطلق على احساب

11-في 22/1 اشترت بضاعة بمبلغ 17000 ريال على الحساب من شركة الشريف التجارية

12-في 25/1 باعت بضاعة بمبلغ 15000 ريال لمحلات النور على الحساب

المطلوب: اثبات العمليات السابقة في دفاتر السجلات المساعد المختصة فقط

1- دفتر المشتريات الآجلة

التاريخ	اسم العميل	المبلغ

3-    دفتر المبيعات الآجلة

التاريخ	اسم العميل	المبلغ

4-    دفتر النقدية التحليلي

حسابات مدينة

المبيعات

المدينين

مقبوضات مختلفة

بيان

التاريخ

حسابات دائنة

المشتريات

دائنون

مدفوعات مختلفة

بيان

التاريخ

بنك

صندوق

بنك

صندوق