النظام المحاسبي..عناصره وكيفية استخدامه.

عناصر النظام المحاسبي:

يمكن تعريف النظام المحاسبي: بأنه مجموعة الوثائق والسجلات والتقارير والتعليمات المستخدمة لإتمام الدورة المحاسبية أو لتحقيق هدف المحاسبة.

و تظهر العلاقة بين هذه العناصر في الشكل التالي:

وثائق ـــــــ> سجلات ــــــ> تقارير .

فالوثائق : هي المستندات الأصلية من فواتير إيصالات قبض أو صرف، أو ما شابه ذلك، أو مستندات فرعية تنتج عن المستند الأصلي إن وجد، أو عن مضمونه إن لم يوجد، أو ترجمة لإجراء يمليه الالتزام بمعايير المحاسبة.

النوع الآخر من الوثائق هو ما يعرف بمستند القيد vouchers.
ومن أمثلة مستندات القيد في المحاسبة، سند القبض، سند الصرف، سند قيد اليومية..

ما يجب أن يحتوي عليه مستند القيد :

1. موضوع المستند أو موضوع الإجراء ( شراء، بيع ، إيجار..).
2. تاريخ الإجراء.
3. المبلغ المدفوع أو الملتزم بدفعه.
4. أن يفهم من المستند الطرف المستفيد من المنعة، والطرف المستفيد من العوض، ويعتبر المستند أساساً للقيد، أو أولى حلقات الدورة المحاسبية سواء كان النظام المستخدم آلي أو يدوي .

تنقسم السجلات إلى قسمين :

سجل اليومية journal
سجل الأستاذ ledger

سجل اليومية العامة: General Journalسجل تقيد به المعلومات المالية أولا بأول حسب تسلسل تاريخ حدوثها.

سجل الأستاذ العام : فهو سجل يحتوي على الحسابات التي تمسكها المنشأة بحيث يخصص لكل حساب Accountحيز محدد يظهر هذا الحيز حركة المبالغ التي أثرت على ذلك الحساب، كما يظهر وضع الحساب أو ما يعرف فنياً برصيد الحساب.

التقارير المالية Financial Reports:

وتمثل الحلقة الأخيرة في سلسلة النظام المحاسبي أو الدورة المحاسبية.
والتقارير المالية هي الوسيلة التي يتم بها توصيل المعلومات المالية بعد معالجتها بشكل مناسب إلى المستفيد من هذه المعلومات.

أقسام التقارير المالية من حيث الشكل:

1. تقارير خاصة .
2. تقارير عامة.

التقارير الخاصة : هي ما تطلب لتحقيق غرض معين يخدم فئة معينة.

تقارير عامة: وهو ما يعرف بالتقارير المالية.

Financial Statementsالتي تعد آخر كل سنة مالية بشكل يتفق مع معايير المحاسبة المقبولة وتنشر بالوسائل المناسبة ليطلع عليها أصحاب العلاقة .

وهذه التقارير هي :
1. قائمة المركز المالي Statement Of FinancialPosition.

2. قائمة الدخل Income Statement: وهي القائمة التي تظهر نتيجة أعمال المنشاة خلال فترة معينة.

ومن الجدير بالذكر أن هاتين القائمتين هم المنصوص عليهما في نظام الشركات بالمملكة، وإن كان هناك قوائم أخرى وهي غير ملزمة في الوقت الحاضر في المملكة وهي:

• قائمة التدفقات المالية. Statement OfCash Flows

• قائمة التغيير في المركز المالي.
Statement Of Change inFinancial Position.

• قائمة الأرباح المبقاة.
Statement Of RetainedEarnings.

• قائمة التغيير في حقوق الملاك.
Statement Of Change inOwner’s Equity.

وتجب ملاحظة إن إعداد هذه القوائم أو بعضها يزيد من درجة الإفصاح.