إذا كان هناك نشاط واحد له تأثير أكبر من التخطيط لتعاقب الموظفين ومجموعات المواهب، فستكون عملية تخطيط الاستبدال، على الرغم من أن المصطلح يُستخدم كثيرًا في المحادثات حول تخطيط التعاقب. لكنهما شيئان مختلفان. تحدد خطة الاستبدال “النسخ الاحتياطية/ الموظفين الاحتياطين” للوظائف. تقليديًا، فإنه يركز على المناصب العليا، ولكن يمكن القيام به لأي وظيفة رئيسية في المنظمة.
غالبًا ما يتم ذكر تخطيط الإستبدال بالتزامن مع تخطيط التعاقب لأنه يحدد الأفراد الذين يمكنهم القيام بأدوار في مرحلة ما في المستقبل ويظهر مدى استعدادهم لهذا الدور. لكن تخطيط الاستبدال لا يجب تعريفه على أنه مجموعة فرعية من تخطيط التعاقب.
إن تحديد الأفراد كدعم للنسخ الاحتياطية أمر منطقي من الناحية العملية، وذلك لعدة أسباب. بقدر ما لا نحب أن نذكره، يمكن أن يصبح الموظف مصاب بمرض خطير بشكل غير متوقع أو يتعرض لحادث ولا يستطيع العمل. لذا، تحتاج المنظمة إلى العثور على شخص يتحمل مسئولياته – حتى و لو بشكل مؤقت.
و هناك كميات و أنواع من معدل الدوران تعتبر صحية للشركة (على سبيل المثال، إقالة موظف سام). ونظرًا لأن المؤسسات لا تتحكم دائمًا في التوقيت والظروف، فإن وجود خطة بديل احتياطي للموظفين والذي (يُعرف باسم خطة الاستبدال) أمر منطقي. وسوف تريد شركات التوظيف أن يكون لها رأي في كيفية تطوير تلك الخطة.
إذا كان لدى مؤسستك خطة تعاقب رسمية، فقد يكون لديك بالفعل بدائل محددة. أو يمكن أن تكون خطوة إضافية في العملية الحالية. بالنسبة للمؤسسات التي تستخدم مجموعات المواهب لتطوير الموظفين، إليك سبع خطوات يمكن أن توجه نشاط تخطيط الإستبدال :
الخطوة الأولى. تحديد المهام الرئيسية والمهارات الأساسية لكل وظيفة. وفي حين أن كل وظيفة مهمة، فإن بعض الأدوار و الوظائف داخل المؤسسة تؤثر بشكل كبير على العمل إذا تُركت شاغرة لفترة طويلة. و وفقًا لـ SHRM، فإن متوسط الوقت اللازم لملء وظيفة شاغرة هو 42 يومًا. باستخدام ذلك كمقياس، ما هي الوظائف التي يجب ملؤها في وقت أقل؟ من الناحية المثالية، نود أن يتم ملء كل مهمة بسرعة، ولكن لا بد من تحديد الأولوية. و تعد هذه الوظائف الرئيسية هي مكان للبدء. ويجب أن يكون لديك الكثير من هذه المعلومات من خطة القوة العاملة الخاصة بك.
الخطوة الثانية. تحديد المهارات الضرورية لكل وظيفة. وستشاهد موضوعًا هنا – لقد حصلت على هذه المعلومات من تحليل الموظفين لديك.قم بإدراج الصفات التي يجب ان يتحلى بها أي شخص يشغل هذا المنصب. لا توجد قائمة أمنيات: تذكر أن هذه هي خطة بديلة. إذا كان لدى شخص ما المهارات الأساسية، فعندئذ يمكنه تعلم المهارات الأخرى أو المعرفة المطلوبة للمنصب
الخطوة الثالثة. تقييم مهارات الموظفين الحاليين. مرة أخرى، يجب أن يحتوي تحليل الموظفين الخاص بك على هذه المعلومات. إذا لم يكن الأمر كذلك، يمكنك الحصول عليه في شكل سجلات التدريب، ومراجعات الأداء، وردود فعل التدريب ، وشبكات المربع التسعة. قد يكون من المفيد أيضًا أن ننظر إلى مهارات العاملين المستقلين والمستشارين الذين يشاركون حاليًا مع المنظمة أو الموظفين السابقين الذين قد يرغبون في العودة.
الخطوة الرابعة. مطابقة المهارات الأساسية للمهارات الحالية للموظفين. هذه الخطوة هي عندما قد تميل المنظمات إلى الاعتقاد بأن الموظفين الاحتياطيين هم حاليًا في الإدارة – على سبيل المثال، فإن مدير قسم المحاسبة هو الموظف الاحتياطي الواضح لمدير الإدارة المالية. ومع ذلك، قد يكون الشخص الأخير الذي تم نقله مهتمًا بالعودة إلى قسمه السابق. حافظ على تركيز نشاط التخطيط على المهارات وليس على المسميات الوظيفية الحالية.
الخطوة الخامسة. الانتباه إلى الوظائف التي لا تحتوي على مطابقات . قد يظهر هذا التمرين بعض الوظائف التي تحتاج إلى اهتمام فوري – مما يعني أنه لا يوجد بديل متاح. من الأفضل معرفة هذه المعلومات أثناء نشاط التخطيط بدلاً من محاولة ملء أي وظيفة شاغرة. لهذا السبب يحتاج التعيين أن يكون جزءًا من المحادثة حتى لا تكون هناك مفاجآت.
الخطوة السادسة. وضع خطة لمعالجة الفجوات. قد تتضمن هذه الخطة برامج التطوير، والتوجيه، والتدريب، و الوحدات العاملة – أو مزيج من كل هذه البرامج. مع تخطيط الاستبدال، لا يتعين على المنظمة تحديد بديل واحد. قم باستخدام مجموعات المواهب لتطوير مهارات قابلة للتحويل للعديد من الوظائف.
الخطوة 7. تقييم الخطة. على أساس منتظم تقييم الخطة للتأكد من أن احتياجات الشركة لا يزال من الممكن الوفاء بها. بالنسبة للمناصب الرئيسية، يمكن تكليف الأفراد الذين يشغلون هذه الأدوار حاليًا بالمساعدة في تحديد بديلهم وتدريبهه. يمكن أن يصبح هذا الهدف جزءًا من مراجعة أدائهم.
في حين تعمل المنظمات جاهدة لتوظيف أفضل المواهب والتفاعل معها والاحتفاظ بها، سيكون من السذاجة الاعتقاد بأن الموظفين لا يغادرون أبدًا. و توفر خطط الاستبدال للمنظمة الراحة التي من شأنها أن تجعل الاستقالة في اللحظة الأخيرة أو التقاعد أو مرض الموظف أمور لا تترك الشركة في وضع حرج.
تقوم خطط الاستبدال بعمل شيء آخر. فهم يمنحون المنظمة إحساسًا بالاستثمار الذي سيحتاجون إلى القيام به إذا ما احتاج الأمر إلى موظفين احتياطيين. سواء كان ذلك مؤقتًا أو لأجل طويل، يُطلب من الموظفون تحمل مسئوليات أكبر تحتاج إلى دعم. و مما لا شك فيه أن أنشطة تخطيط الاستبدال المنتظمة تجعل المنظمة على وعي تام بالدعم الذي سيحتاجه الموظفون المتأثرون لتحقيق النجاح.
7 خطوات لوضع خطة احلال الموظفين
