بحث في ادارة التخزين و الشراء

إدارة المخزون

المخزون هو أي كمية من عناصر الإنتاج يتم الاحتفاظ بها لاستخدامها مستقبلا، و تشمل المواد الخام و المنتج النهائي و المنتج تحت التصنيع و راس المال غير المستخدم و العمالة و الأدوات والأراضي و المباني و غيرها من عناصر الانتاج.

وهنا العديد من الأسباب للاحتفاظ بحد من المخزون مثل :
تقلبات الطلب، تقلبات الأسعار، زمن النقل و التوصيل، وأسعار الجملة وغيرها.

إلا أن هناك أيضا العديد من الأسباب التي تدفع للحد من حجم المخزون
مثل تكلفة التخزين، و تكلفة المخزون، وتغير الأذواق، ونقص الجودة المترتبة علي حجم المخزون و حجم الإنتاج.

تكاليف التخزين
هناك نوعان من التكاليف المرتبطة بالتخزين: تكاليف الطلبية و تكاليف الاحتفاظ بالمخزون.

تكاليف الطلبية:
و هي تكاليف لا تتعلق عادة بحجم الطلبية مثل التكاليف الإدارية لإصدار الطلبية، و الفحص و المعاينة و الوزن و المعايرة، والانتقالات و السفر و المحاسبة.

تكاليف الاحتفاظ:
و هي تكاليف تتغير بتغير حجم المخزون مثل إيجار المخزن و التبريد أو التدفئة و الحراسة و تكلفة شراء المواد، و التالف وغيرها

وهناك علاقة عكسية بين النوعين من التكاليف، فكلما كبر حجم الطلبية قلت تكاليف الطلبيات خلال أي فترة زمنية، و زادت تكلفة الاحتفاظ، و العكس بالعكس.

طرق الإمداد
هناك طريقتان أساسيتان للإمداد بالاحتياجات من المواد:

طريقة الزمن الثابت:
و فيها يتم المراجعة الدورية (كل أسبوع أو شهر مثلا) و يتم الشراء حسب الكميات التي تم استهلاكها .

طريقة الكمية الثابتة:
و فيها يتم الإمداد بكمية محددة سلفا كلما وصل المخزون الي قيمة محددة تسمي حجم إعادة الطلب.

الحجم الأمثل للطلبية
إذا تصورنا أن احتياجنا من سلعة معينة سنويا 12000 وحدة، نجد أننا يمكننا الشراء مرة واحدة سنويا، فتقل تكاليف الطلبيات الي أدني حد ممكن لأننا نشتري مرة واحدة، إلا انه يلزمنا مخزن يتسع 12000 وحدة و رأس مال كبير.

و علي العكس إذا اشترينا مثلا كل 15 يوم سيقل حجم المخزون (500 وحدة) إلا أن تكاليف الطلبيات ستزيد 24 ضعفا.

وبالتحليل الحسابي فإن أفضل حجم للطلبية يساوي الجذر التربيعي للمعادلة الآتية:

2 م ط / ح

حيث م = المبيعات السنوية.
ط = تكلفة الطلبية
ح = تكلفة الاحتفاظ بالوحدة سنويا
مثال

محل للسجاد يبيع شهريا 833.3 مترا مربعا من السجاد ، و تبلغ تكلفة إصدار أمر الشراء و المعاينات و الفحص و غيرها 150 جنيها، و تكلفة الاحتفاظ بالمتر الواحد سنويا 0.75 جنيها. م الكمية المناسب التي يجب أن يشتريها؟

الحل:

الحجم الأمثل = جذر ( 2 م ط / ح)
= جذر ((2 * 833.3 * 12* 150) / 0.75)
= 2000 مترا
التطور التكنولوجي
تميل المشروعات الي تطوير مستوي التكنولوجيا بها مع الزمن .

و تتعلق البدائل التكنولوجية عادة بمجالين أساسيين:

العملية الإنتاجية.
مستوي التكنولوجيا.
العملية الإنتاجية
هناك أربع مستويات من تطور العملية الإنتاجية:

المشروع (أو الانتاج بالوحدة).
الدفعات (الانطلاقة).
الإنتاج الكمي.
الإنتاج المستمر.
مستويات التكنولوجيا
هناك خمسة مستويات من تطور التكنولوجيا:_

الانتاج اليدوي.
نظام المعلومات الادارية.
نظم مساعدة (دعم القرار).
الذكاء الصناعي.
التصميم بالكمبيوتر.
التصنيع بالكمبيوتر.
الانتاج الآلي Full Automatic
التقييم الاقتصادي للبديل التكنولوجي
تبلغ قيمة الاستثمار لورشة نجارة يدوية 20000، و تنتج مقاعد بتكلفة 50 جنيها للواحد، و سعر بيعه 100 جنيها.

تلقت الورشة عرضا بتطوير الورشة لكي تصبح نصف آلية، بتكلفة 100000 جنيها، ونتيجة للتطوير و قلة الفاقد و ضغط حجم العمالة تنخفض تكلفة المقعد الي 20 جنيها. هل تقبل الورشة العرض الجديد ؟ علما بأن أقصي حجم ممكن بيعه من المقاعد هو 2500 مقعد خلال عمر الاستثمار.

تكاليف إنتاج (ن) مقعد بالبديل الأول = 20000 + 50 ن
تكاليف إنتاج (ن) مقعد بالبديل الثاني = 100000 + 20 ن
نقطة التساوي 20000 + 50 ن = 100000 + 20 ن
ن = 2666 مقعد و بالتالي أرفض هذا البديل
﴿ دراسة عن عملية التخزين ﴾
أولاً :-مسئولية وظيفة التخزين :-
1 – تحقيق وفورات من خلال :-
أ – حسن استغلال الأموال المستثمرة في المواد الخزنة بحيث يكون حجم الاستثمار و قيمة الاستثمار في المخزون عند الحد الأدنى له.
ب – تخفيض تكاليف التخزين إلى الحد الأدنى له .
ج – الحفاظ على سلامة المواد المخزن و بقائها صالحة للاستخدام.
2 – توصيف ( تكويد ) المخزون من أجل ( سهولة التمييز بين الأصناف المتشابهة – تخزين الأصناف المتشابهة مجاورة ببعضها لبعض )
ثانياً :- كيفية نجاح عملية التوصيف ( التكويد ) :-
1 – أن يكون للمادة أو الصنف رمز واحد.
2 – تكويد كل المخزون.
3 – أن يكون التكويد قابل لإضافة أصناف جديدة.
4 – عدم إعطاء رمز صنف محذوف لصنف جديد منعاً للبس .
5 – عدم تغيير رمز لأي صنف نهائياً .
6 – سهولة الرمز أو الكود.
ثالثاً :- الرقابة على المخزون :-
1 – مراقبة حركة و معدلات الاستخدام.
2 – مراقبة مستويات المخزون.
3 – الرقابة على إجراءات المخزون من حيث الإضافة و الصرف .
4 – لفت الأنظار إلى الأصناف الراكدة للتصرف فيها أو التخلص منها.
رابعاً :- أنواع عملية التخزين :-
1 – مركزية التخزين ( مخزن واحد ) .
2 – لا مركزية التخزين ( أكثر من مخزن )
و كل نوع له مميزاته و له عيوبه و نستعرض الآن مميزات و سلبيات كل نوع على حدة .
مميزات مركزية التخزين:-
1 – سهولة إكتشاف الأصناف الراكدة .
2 – سهولة فرض رقابة على المخزون .
3 – تبسيط إجراءات و جهود الجرد .
4 – سهولة تجميع الأصناف المتقادمة و التالفة في مكان واحد .
5 – تحقيق العدالة في توزيع العمل على أفراد المخزن .
6 – إمكانية تطبيق أساليب مناولة أفضل .
7 – تقليل نفقات العمل .
أما عن أهم سلبيات النظام :-
1 – البطىء أحياناً في عملية الصرف بسبب التكدس في الممرات بالمخزن .
أما عن أهم مميزات نظام لا مركزية التخزين :-
1 – سرعة عملية الصرف .
2 – سهولة الحركة داخل المخزن .
3 – تقليل الوقت و الجهد في الصرف و النقل .
4 – إنخفاض نسبة التالف للأصناف بسبب سعة أماكن التخزين .
و أهم سلبيات هذا النظام :-
1 – زيادة تكاليف التخزين ( نقل & إيجار & مباني )
2 – صعوبة التعرف على موقف أرصدة الأصناف بالمخازن .
3 – صعوبة إجراءات الجرد لتعدد المخازن .
خامساً :- تخطيط المخزون :-
و ذلك من خلال تحديد الأهداف و السياسات و الإجراءات و القواعد و البرامج الخاصة بالإستثمار في المخزون و يشمل ذلك على :-
1 – تقدير الإحتياجات المستقبلية من الأصناف المخزنة .
2 – تحديد الأوقات و المواعيد التي يجب يتوافر فيها الصنف بالمخازن .
3 – تحديد حجم الإستثمار المالي المطلوب لتوفير هذه الأصناف و مصادر تمويلها .
4 – تحديد كيفية توفير الأصناف المطلوبة .
5 – تحديد إجراءات و قواعد خاصة بالإحتفاظ بالمخزون مثل :-
– أماكن الإحتفاظ بها و مواقعها و مساحتها .
– وسائل النقل و المناولة .
– الدورة المستندية .
– الجرد .
– التكويد .
– الصرف .
– الأيدي العاملة المدربة بالعمليات المخزنية .

فوائد تخطيط المخزون :-
– عدم شراء كميات أكثر من اللازم .
– عدم شراء كميات أقل من اللازم .
سياسات عامة للمخزون :-
– التنوع في مصادر التوريد لخفض مخاطر التوريد .
– تحديد سياسة معينة لمراقبة المخزون .
سادساً:- مراقبة المخزون:-
الهدف من الرقابة على المخزون :-
– استمرار تغذية الأقسام الإنتاجية باحتياجاتها .
– حسن استغلال الأموال المستثمرة في المواد المخزنة .
– تفادي حالة نفاذ المخزون و آثاره من شراء مواد جديدة بسعر أعلى .
– تفادي التوقف في خط الإنتاج بسبب نفاذ المخزون من الأصناف .
– تفادي أي تأخير في تسليم طلبات العملاء نتيجة نفاذ المخزون .
– تفادي حالة تراكم المخزون و آثاره مثل ( التقادم – التلف – الفاقد )
– تخفيض تكاليف التخزين للحد الأدنى .
أهمية الرقابة على المخزون :-
عملية الرقابة على المخزون تمثل أهم ركن من أركان التخزين .
العوامل التي تحدد مستويات المخزون من أجل تخفيض تكاليف التخزين إلى الحد الأدنى:-
– معدل دوران الصنف .
– طبيعة المواد المخزنة .
– قرب و بعد مصادر التوريد .
– الإمكانيات المالية المتاحة .
– التسهيلات المالية اللازمة للتخزين .
– مدى توافر الكوادر المخزنية .
سابعاً :- أشكال المخزون الراكد :-
1 – مخزون سليم و لكنه يزيد عن حاجة المنشاة .
2 – مخزون معاب لخطأ في التخزين أو النقل أو التصنيع .
أنواع المخزون الراكد :-
1 – مخزون الفائض عن الحاجة :- و هي الأصناف بطيئة الحركة بسبب المغالاة أو الخطأ في تقدير الإحتياجات و كذلك التقادم و شراء كميات زائدة تحت إغراء خصم الكمية .
2 – مواد تالفة :- و هي المواد المنتهي مدة صلاحيتها بسبب أخطاء التخزين أو الإهمال أو سوء النقل .
أسباب المخزون الراكد :-
– الشراء بكميات كبيرة .
– أخطاء في التكويد أو تكراره لأكثر من صنف .
– عدم إتباع قواعد التخزين الصحيحة .
– عدم صرف المواد حسب قاعدة الـ FIFO .
وسائل خفض المخزون الراكد :-
– إجراء دورات تدريبية لأمناء المخازن .
– الإهتمام بتخطيط المخازن و ترتيبها كل فترة .
– إستخدام وسائل مناولة مناسبة و تدريب العاملين على التحميل و التفريغ و النقل .
– إتباع طريقة FIFO .
– الشراء بكميات مناسبة .
– تصحيح الدليل الرقمي و التكويد كل فترة .
طرق التصرف في المخزون الراكد :-
– إعادة الإستخدام بالمنظمة ذاتها .
– البيع لمنظمة أخرى .
– البيع للعاملين .
– البيع للوسطاء .
– المزايدة .
أهمية التصرف في المخزون الراكد :-
– توفير مصدر هام لإيرادات يمكن إعادة إستثمارها .
– توفير تكاليف الإحتفاظ بالمخزون الراكد .
– توفير مساحة المخزون الراكد لتخزين مواد جديدة .
المخزون Inventory or Stock هو من الأشياء التي لا يمكن الاستغناء عنها في معظم المؤسسات فالشركات الصناعية تحتفظ بمخزون للمواد الخام ومستلزمات الإنتاج والمؤسسات الخدمية تحتاج لبعض المواد المستخدمة في هذه الخدمات مثل الأطعمة للمطاعم والملابس لمحلات الملابس وهكذا. ولكن التحكم في المخزون قد لا يلقى الاهتمام المناسب على الرغم من تأثير ذلك على أداء المؤسسة. فزيادة المخزون تُشكل مشكلة ونُقصان المخزون يشكل مشكلة أخرى. فنقصان المخزون يؤدي إلى تعطل الإنتاج بينما زيادة المخزون تعني عدم استثمار قيمة المخزون الزائد واستغلال مساحة تخزينية بدون فائدة. لذلك فإننا نواجه دائما مشكلة تحديد قيمة المخزون المثلى والوقت المناسب لإصدار أمر لتوريد للموردين والكمية المثلى لكل أمر توريد

لماذا نحتفظ بالمخزون

لمواجهة الطلب المحتمل على منتجاتنا: معظم المؤسسات تحتفظ بكمية من المنتجات النهائية لمواجهة طلبات العملاء. كذلك فإن بائعي الجملة والتجزئة يحتفظون بمخزون لمواجهة الطلبات المتوقعة من العملاء

لمواجهة الطلبات الفجائية أو الموسمية: قد يكون من الصعب أن تقوم المؤسسة التي تنتج منتجات مرتبطة بموسم الصيف -مثلا- أن تقوم بتصنيعها في الصيف فقط. لذلك تلجأ هذه المنتجات إلى التصنيع طوال العام وبالتالي يكون هناك مخزونا من المنتج في فصل الشتاء.

لكي لا تتأثر المراحل الإنتاجية ببعضها: عندما يكون لدينا مخزونا كبيرا من المنتجات النصف مصنعة فإن أي مشكلة في المرحلة الإنتاجية السابقة لن تؤثر على المرحلة التالية لأن هناك مخزونا يكفي لتشغيل المرحلة التالية لفترة طويلة. لاحظ أن سياسة تقليل الفاقد Just In Time تهتم جدا بتقليل هذا المخزون لزيادة اعتماد المراحل الإنتاجية على بعضها مما يُحفز العاملين على حل مشاكل الإنتاج

للاستفادة من وفورات الحجم: عندما نشتري كمية كبيرة من المواد الخام فقد نتمكن من الحصول على تخفيض في السعر. كذلك الحال عندما ننتج كمية كبيرة من نفس المنتج فإننا نتمتع بوفورات الحجم. لذلك فإن المؤسسات تلجأ لشراء كمية كبيرة من المواد الخام وتصنيع كميات كبيرة من نفس المنتج. لاحظ أن سياسة تقليل الفاقد تعتبر هذا تصرفا غير مفيد لأنه يؤدي لزيادة المخزون التي تؤدي لإهمال المشاكل الإنتاجية.

لمواجهة أمورا متوقعة: عندما تتوقع المؤسسات احتمالية زيادة أسعار المواد الخام فإنها تفضل زيادة مخزونها من هذه المواد. كذلك عندما تكون هناك احتمالية لتوقف إمداد المواد الخام فإن المؤسسات تحاول تخزين قدر ما من المواد الخام.

لطبيعة العملية الإنتاجية: العمليات الإنتاجية تستغرق وقتا وبالتالي فإنه في جميع الأحوال ستكون لدينا مواد تحت التصنيع في المراحل الإنتاجية

لطبيعة عمليات النقل: نظرا لان نقل المنتج النهائي من المورد إلى العميل يستغرق وقتا فإنه في هذا الوقت يكون من ضمن مخزون العميل أو المورد حسب اتفاقيات تسليم المنتج.

لأن عملية الشراء تستغرق وقتا: لكي نتمكن من شراء مواد خام فإننا ننتظر بعض الوقت حتى يتم التوريد. لذلك فإننا نحتفظ بمخزون يكفينا حتى تصلنا كمية أخرى من المواد

هل هذه الأسباب تجعلنا نحتفظ بمخزون هائل؟ بالطبع لا فعلينا أن نحتفظ بالمخزون الضروري فقط. من المهم أن نلاحظ أن كل هذه الأسباب يمكننا تقليل تأثيرها على زيادة المخزون. فمثلا لو أمكننا دراسة السوق وتوقع طلبات العملاء بشكل جيد فإننا نستطيع الاحتفاظ بالمخزون الذي يكفي هذه الطلبات فقط. لو أمكننا تقليل فترة توريد المواد عن طريق تيسير عملية الشراء واستخدام تكنولوجيا المعلومات وبناء علاقات طويلة الأجل مع الموردين فلن نكون مضطرين للاحتفاظ بمخزون يكفينا لفترات طويلة. لو قمنا بتحسين أداء العمليات الإنتاجية والتغلب على مشاكلها فلن نحتفظ بمنتجات نصف مصنعة تكفي لعدة شهور بل سيكفينا مخزونا يكفي لوقت بسيط. لو قمنا بتقليل وقت تضبيط الماكينات لإنتاج منتج جديد فإننا لن نهتم كثيرا بأمر وفورات الحجم. كذلك الحال لو استطعنا تقليل تكلفة إصدار أمر توريد عن طريق العقود طويلة الأجل. كل هذه الامور تجعلنا نستطيع تقليل المخزون عن طريق التعامل الجيد مع هذه الأسباب.

أنواع المخزون

مواد خام ومستلزمات إنتاج Raw Material

مواد نصف مصنعة أو مواد تحت التشغيل Work in Process

منتجات مصنعة أي المنتجات النهائية Finished Goods

قطع غيار لعمليات الصيانة والإصلاح للمعدات Spare Parts

تكاليف مرتبطة بالمخزون

قد يتصور البعض أن المخزون هو وسيلة مساعدة للإنتاج ولذلك فينبغي توفير أكبر قدر من المخزون. هذا التفكير لا يلمس الحقيقة فهناك تكاليف كثيرة مرتبطة بالمخزون. هذه التكاليف تشمل تكلفة حفظ المخزون وتكلفة أوامر التوريد وتكلفة عدم استثمار رأس المال وتكلفة نقصان المخزون وغيرها. لابد من دراسة هذه التكاليف بعناية لمعرفة كيفية التعامل مع المخزون من حيث الكمية ووقت التوريد

أولا تكلفة التوريد:

تكلفة إصدار أمر توريد Orderign Cost: عند إصدار أمر توريد فإننا نتحمل بعض التكاليف الخاصة بأمر التوريد خلاف ثمن البضاعة التي نشتريها. هذه التكاليف تشمل تكاليف العمالة التي تعمل لعدة ساعات او أيام لتحديد المواصفات وطرح مناقصة ودراستها ومراسلة الموردين وما إلى ذلك. كذلك قد نتحمل تكاليف النقل وتكاليف التأمين وتكاليف الفحص

ثانيا: تكلفة حفظ المخزون Carrying Cost:

تكلفة تجميد رأس المال Capital Cost: الأموال التي نشتري بها المخزون هي أموال متجمدة أي غير مستثمرة فعندما يكون لدينا مخزون قيمته حوالي عشرة آلاف درهم فإن هذا يعني أن لدينا عشرة آلاف درهم غير مستثمرة أي لا تدر ربحاً. أضف إلى ذلك أن هذا المخزون هو السبب في تقليل النقد المتاح بما يساوي قيمة المخزون. هذه التكلفة تزيد مع زيادة قيمة المخزون

تكلفة التخزين Storage Cost: لكي نقوم بتخزين قطع الغيار أو المواد الخام او المنتجات النهائية فإننا نتكبد تكلفة التخزين. هذه التكلفة تشمل إيجار المخازن وتكلفة العمالة المشرفة على التخزين وتكلفة الإضاءة وووسائل النقل داخل المخازن ومصاريف الحفاظ على المخزون في حالة جيدة من تدفئة أو تبريد أو ما شابه. هذه التكلفة تزيد مع زيادة المخزون

تكلفة هلاك المخزون أو تقادمه Obselence and Deterioration Cost: المخزون قد يُعاني التلف من طول التخزين أو سوء التخزين وقد يصبح المخزون قديما بما يجعله عديم القيمة. هذه التكلفة تسمى أحيانا تكلفة النخاطرة Risk Cost. هذه التكلفة تكون عالية في بعض أنواع المخزون مثل المواد الغذائية والمنتجات المرتبطة بتطور تكنولوجي سريع والمنتجات المرتبطة بتغير سريع في الأذواق

ثالثا: تكلفة نفاد المخزون Stockout cost:

عندما يطلب العميل منتج ما ولا نستطيع تلبية طلبه بسبب نفاد مخزون المنتج النهائي أو مخزون بعض المواد الخام فإننا في الحقيقة نخسر الأرباح التي كان يمكننا تحقيقها. بالإضافة إلى ذلك فإن عدم توفر المنتج قد يجعل العميل يتجه لغيرنا من المنافسين ولا يُعاود التعامل معنا. في بعض الحالات قد نتمكن من تلبية طلب العميل ولكن العميل يضطر للانتظار ريثما يتم توفير طلبه وهذا يتسبب في عدم رضاء العميل عن خدماتنا وهو ما يؤثر على سمعتنا وعلى المبيعات المستقبلية. في بعض الحالات قد نضطر لدفع غرامة تأخير للعميل وقد نلجأ لتوريد بعض المواد الخام بشكل عاجل مما يتسبب في تحملنا لتكلفة أعلى. هذه التكاليف تزداد كلما زاد عدد العملاء الذين لا نستطيع تلبية طلباتهم أو الذين نتأخر في تلبية طلباتهم

رابعا: تكلفة عدم كفاءة العملية الإنتاجية:

توفر المخزون يتسبب في التغاضي عن الأخطاء في العملية الإنتاجية وعدم تحليل المشاكل بجدية للقضاء على جذورها. فعندما تتسبب الأخطاء في تأخير تلبية طلبات العميل فإن هذه الأخطاء يتم الاهتمام بها ومحاولة القضاء عليها. أما عندما يكون لدينا الكثير من مخزون المواد الخام والمنتجات نصف المصنعة والمنتجات النهائية فإن مشكلات الإنتاج لا تظهر على السطح لأنها تكون مجرد فواقد ولكنها لا تتسبب في تأخير تلبية طلبات العميل. هذا الامر يحدث كذلك في مشكلات الصيانة فعندما تحدث مشكلة وتتكرر ويكون لدينا مخزون كبير من قطع الغيار لمواجهة هذه المشكلة المتكررة فإن المشكلة لا تلقى الاهتمام الكافي لأن العملية الإنتاجية لم تتوقف. أما عندما يكون المخزون قليلا فإن أي مشكلة تلقى اهتماما كبيرا لأن أي مشكلة ستسبب في توقف الإنتاج. كذلك فإن العاملين يكون لديهم حرص أكبر عندما يعلمون أن المخزون الذي لديهم محدودا. هذا الأمر هو أحد أركان سياسة تقليل الفاقد Just In Time والتي سوف أناقشها في مقالات منفصلة إن شاء الله. هذه التكلفة تزداد كلما زاد حجم المخزون عن الحجم الضروري

كما ترى فإن زيادة المخزون عن الحد الضروري تتسبب في زيادة تكلفة حفظ المخزون وقد تؤدي إلى التساهل في الأخطاء في العمليات الإنتاجية. كذلك فإن نقصان المخزون عن الحد الضروري يؤدي إلى فقد جزء من المبيعات والتأثير سلبا على سمعة المؤسسة. أما زيادة عدد أوامر التوريد فإنه يؤدي لزيادة تكلفة التوريد بينما قلة عدد أوامر التوريد يؤدي إلى زيادة المخزون نظرا لتوريد كميات كبيرة في كل امر توريد. وفي جميع الأحوال فإنه كلما زاد عدد وحجم البنود المخزنة لكام تسبب ذلك في الحاجة لأنظمة معقدة للتخزين وإلى مساحات تخزينية كبيرة. لذلك يجب أن يتم التعامل مع المخزون بحرص لكي لا يزيد ولا يقل عن الحد المناسب

التحكم في المخزون كميزة تنافسية

لقد بلغ من أهمية التحكم في المخزون أن بعض المؤسسات استخدمت ذلك كميزة تنافسية. فشركة تويوتا اليابانية TOYOTA والتي اخترعت سياسة تقليل الفواقد JIT استهدفت تقليل المخزون بكافة أنواعه والذي أدى إلى تحسين العملية الإنتاجية وقلل من تكلفة المخزون وأصبحت تويوتا مثلا تحاول الشركات الأمريكية والأوروبية الاقتداء به. كذلك فإن شركة ديل للكومبيوتر DELL استخدمت التحكم في المخزون كميزة تنافسية وذلك بأنها انتهجت سياسية تفصيل الحاسوب على حسب رغبات العميل وعدم تصنيع حواسيب وتخزينها وإنما تقوم بتجميع الحاسوب عندما يقوم العميل بالتعاقد. هذا الأمر أدى إلى انخفاض تكلفة الحاسوب عن الشركات الأخرى التي تقوم بتخزين كمية كبيرة من الحواسيب التي تنتجها. كذلك فإن بعض المطاعم قد تلجأ لتقليل عدد الأصناف التي تقدمها لأن هذا يقلل من حجم المخزون الذي يتعرض للتلف. وعلى الجانب الآخر تلجأ مطاعم اخرى لتوفير أنواع كثيرة من الأطعمة والتضحية بالفاقد في المخزون في مقابل الحصول على مقابل أعلى من العملاء. هذه الأمثلة توضح لك أهمية التحكم في المخزون وأن الأمر ليس هامشيا بل هو أمر يؤثر بشكل واضح في أداء المؤسسة وله علاقة مباشرة بخلق ميزات تنافسية.

التحكم في المخزون بشكل جيد يتطلب تجميع بيانات وتحليلها وإجراء بعض العمليات الحسابية وبناء علاقات متميزة مع الموردين واستخدام تكنولوجيا المعلومات.فللتحكم في المخزون لابد من وجود توفع جيد لاحتياجات السوق في الفترة المقبلة ولابد من استخدام نماذج رياضية مناسبة لتحديد كمية التوريد ووقت التوريد. كذلك يستلزم الأمر وجود نظام للمعلومات لمتابعة حركة المخزون وتحديد الاحتياجات. ومن الأمور المرتبطة ارتباطا شديدا بالتحكم في المخزون العلاقة مع الموردين واختيارهم وتقييمهم
ثانياً إدارة الشراء :
تعريف الشراء
قد تعرف وظيفة الشراء بأنها النشاط المسئول عن توفير المواد الصحيحة، في المكان الصحيح والوقت الصحيح، وبالكمية المناسبة والسعر الصحيح

ويقول تعريف اخر ان وظيفة الشراء هي الوظيفة المسئولة عن دورة المواد من الوقت الذي يتم فيه تسليمه إلى الجهة التي ستستعمله

أهداف الشراء
1-من ناحية الجودة: الحصول على الجودة الصحيحة التي تفي بالغرض، لااكثر ولا أقل، فيجب الا تكون الجودة أعلى مما هو مطلوب لإن معني ذلك ارتفاع التكاليف دون ضرورة، كما يجب الا تكون الجودة أقل من المطلوب لأن معني ذلك انتاج سلع رديئة

2-من ناحية الكمية: الحصول على الكمية المطلوبة للمحافظة على سير الانتاج بدون توقف

3-من ناحية التوقيت : الحصول على المواد في الوقت الصحيح، اي مراعاة الجداول الزمنية للانتاج

4-من ناحية المورد: اختيار المورد الصحيح الذي يمكن للمشتري أن يعتمد عليه، فالمورد مسئول عن توريد الكمية والجودة المطلوبة في الوقت الصحيح والمكان الصحيح وبالسعر المتفق عليه

5-من ناحية التسليم : التسليم الصحيح، أي مقابلة احتياجات المشتري الخاصة بالتسليم والتي يكون لها أثر على عامل الوقت وعامل نقل تكاليف النقل

6- من ناحية السعر : الحصول على السعر المناسب في ضوء الجودة والخدمة المطلوبة، وهو السعر الذي يستطيع أن يدفعه المشتري، ولا يكون أعلى مما يدفعه المنافسون 7- من ناحية الكفاية الشرائية : الوصول إلى اقصي درجة ممكنة من الكفاية في الشراء، وذلك بتجنب الاسراف، والتكرار في الطلبيات والتقادم للمواد المختلفة المشتراة 8- من ناحية التنسيق بين المشتريات والادارات الاخرى : تقوية الروابط بين إدارة المشتريات والادارات الاخرى في المشروع والمحافطة على التفاهم والتعاون والتنسيق في السياسات بين الادارات المختلفة لتحقيق الاهداف الموضوعة

علاقة إدارة المشتريات بالإدارات الاخري في المشروع

إدارة الانتاج
تهدف إدارة الانتاج كما تهدف إدارة المشتريات إلى تحقيق اقصي ربح ممكن للمشروعات عن طريق القيام بالمهام الموكولة اليهما بأعلى درجة من الكفاية، وإدارة الانتاج تهدف إلى الحصول على اقصى ما يمكن من مواد باعلى درجة من الجودة والقائمون بالشراء يريدون طلب الكميات المناسبة بالجودة المناسبة

ويجب على الادارتين تبادل الرأي والمعلومات في سبيل تحقيق التناسق والتفاهم في العلاقات بينهما، فيجب على إدارة الانتاج احاطة إدارة المشتريات بخططها قبل تنفيزها بمدة كافية، وبذلك تعطي إدارة المشتريات الفرصة لكي تقوم بالتخطيط السليم، ومن ناحية أخري يجب علي إدارة المشتريات احاطة إدارة الانتاج بالمواعيد المتوقعة للاستلام واخطارها بأي تاخير مفاجئ في التسليم حتي تعيد النظر في السياسات الموضوعة وكذلك يجب على إدارة المشتريات تزويد إدارة الانتاج بالعملومات عن المواد الجديدة وطرق الانتاج الجديدة

الادارة الهندسية
تعتبر الادارة الهندسية مسئولة عن تصميم السلع التي ينتجها المشروع ووضع المواصفات لها وكذلك تحديد طرق الانتاج التي قد يكون منها أصناف مختلفة ولكن لها نفس الصفات العامة فانه قد يتطلب الامر وجود من يقرر أي الأصناف يجب شراؤها لكي يتحقق للمشروع أقصي وفورات ممكنة، ومن يفعل ذلك هي إدارة المشتريات

ويجب على الادارة الهندسية الا تكون دقيقة أكثر مما يجب في وضع مواصفات المواد المطلوبة التي قد يتعزر اجابتها علي ضوؤ عامل السعر وامكانيات السوق

إدارة المبيعات
يمكن ان تساعد إدارة المشتريات في نجاح إدارة المبيعات في القيام بمهمتها وذلك عن طريق شراء المواد المطلوبة بأقل تكلفة ممكنة مما يساعد على انزال السلع المنتجة في الاسواق بأسعار تنافسي، ومن ناحية أخري يمكن لادارة المبيعات مساعدة إدارة المشتريات في تخطيط مشترياتها بتزويدها بالمعلومات عن الحصص البيعية والمبيعات المحتملة

إدارة الحسابات
قد تحتاج بعض عمليات الشراء الكبيرة إلى ضرورة العمل على توفير الأموال الازمة لتنفيزها، فيمكن عن طريق تيادل المعلومات بين إدارة الحسابات وادارة المشتريات أن يستفيد المشروع بأنواع الخصم المعروضة من الموردين

إدارة المخازن
اذا كانت إدارة المخازن مستقلة وغير تابعة لادارة المشتريات فانه يجب أن تكون العلاقات بينهما قوية ومستمرة، ففي إدارة المخازن توجد السجلات التي تدون فيها بيانات هامة تحتاج إليها إدارة المشتريات في القيام بمسئولياتها، كما يجب على إدارة المشتريات أن تحيط إدارة المخازن علما بالحد الادنى للاصناف المختلفة وبالنقط التي اذا وصل اليها المخزون من الاصناف وجب اعادة الطلب عندها حتي تتمكن إدارة المخازن من المحافظة على المستويات الصحيحية من الكميات المخزونة