فيما يلي قيود محاسبة القيد المزدوج المصاحبة لمعاملات عمل مختلفة :
شراء بضائع …قمت بشراء بضائع بقيمة 1000$ على أساس أنك سوف تقوم ببيعها لاحقاً إلى طرف ثالث. القيد يعتبر مدين لحساب المخزون ( الأصل ) ، و دائن لحساب النقدية ( الأصل) . فى هذة الحالة أنت تقوم بعمل تبديل لأصل ( نقدى ) مع أصل خر ( مخزون ) .
بيع البضائع … تقوم ببيع البضائع فى مقابل 1500$ . هناك اثنين من القيود فى هذة الحالة . أحدهما قيد مدين بالنسبة لحساب الذمم المدينة بقيمة 1500 $ ، والأخر دائن بقيمة 2000$ ، وهذا يعنى أنك تقوم بتسجيل الإيراد بينما أيضاً تقوم بتسجيل الأصل ( الذمم المدينة) و هذا يمثل حجم المبلغ الذى يدينه العميل لك . القيد الثانى هو مدين بقيمة 1000 $ بالنسبة لحساب تكلفة البضائع المباعة (مصروفات) ، ودائن بنفس المبلغ بالنسبة لحساب المخزون ( الأصل) . وهذا يسجل استبعاد أصل المخزون حيث أننا قمنا بإضافته إلى المصروفات . عند جمعهما معاً ، فإن تكلفة البضائع المباعة 1000$ و الإيراد 1500 ينتج عنه ربح 500 $ .
الدفع للموظفين …أنت تدفع للموظفين 5000$ ، وهو مدين لحساب الأجور (المصروفات) ، ودائن لحساب النقدية (الأصل) . وهذا يعنى أنك تقوم بإستهلاك الأصل النقدى بالدفع للموظفين.
شراء أصل ثابت …دفعت لمورد 4000 $ فى مقابل الحصول على ماكينة ، هذا القيد يعتبر دين بقيمة 4000 $ بالنسبة لحساب الأصول الثابتة ، ودائن بقيمة 4000 $ بالنسبة لحساب النقدية . فى هذة الحالة أنت تقوم بعمل تبديل لأصل نقدى بأصل أخر مخزون.
بيع الحصص …تقوم ببيع 6000 $ من الحصص إلى المستثمرين ، فيكون القيد 6000 $ مدين فى الحساب النقدى (أصل ) و6,000 $ دائن لحساب السهم العادى ( حقوق المساهمين ) .
الدفع المتعلق ببطاقة الإئتمان … تقوم بدفع مستحقات بطاقة الإئتمان بمبلغ 6000 $ ، وجميع المشتريات تعتبر مصروفات ،و يكون القيد فى إجماله 8000 $ مدين بالنسبة لحسابات المصروفات المتعددة و 8000 $ دائن لحساب النقدية . لذلك أنت تقوم بإستهلاك الأصل من خلال دفع مصروفات مختلفة.
و بهذا يتضح لك أن المفتاح الرئيسي لمحاسبة القيد المزدوج هو أن المعاملة المفردة دائماً ما يتم لها تسجيل فى اثنين من الحسابات على الأقل ، حيث تتدفق الأصول و الخصوم تدريجياً خلال مسار العمل ، وتتحول إلى إيرادات ، ومصروفات ، و مكاسب ، وخسارة .
ملحوظة : البديل عن محاسبة القيد المزدوج
النسخة الأكثر بساطة فى المحاسبة هى محاسبة القيد المفرد ، والتى تعتبر أساساً نظاماً نقدياً ناشئاً عن دفتر الفحص . وفقاً لمحاسبة القيد المزدوج لا يتم تتبع الأصول و الخصوم بشكل رسمى …مما يعنى أنه لا يمكن إنشاء ميزانية عمومية ( قائمة المركز المالى) .