شرح شرح أنواع الأخطاء المحاسبية شرحا مفصلا

أنواع الأخطاء المحاسبية

-وتنقسم الأخطاء المحاسبية التي يصادفها المراجع الداخلي عند فحصه للدفاتر والسجلات إلى أنواع متعددة إذا نظرنا إليها من زوايا مختلفة نذكر منها الآتي :ـ

أولاً : من حيث توافر القصد في ارتكاب الخطأ :ـ الأخطاء غير المقصودة :ـ
الأخطاء غير المقصودة في القوائم المالية تمثل :ـ

· الأخطاء المحاسبية أو ما يسمى بالأخطاء الكتابية في السجلات والبيانات المحاسبية

· الأخطاء الناتجة عن عدم معرفة مبادئ المحاسبة المتعارف عليها التي يجب تطبيقها حسب كل حالة

· الأخطاء الناتجة عن السهو أو تفسير الحقائق تفسيراً مخالفاً لما يجب أن تكون عليه

 

 

الأخطاء المقصودة :ـ الأخطاء المقصودة :ـ

إن الأخطاء المقصودة في القوائم المالية تعني الأخطاء التي تهدف إلى :ـ

· تغيير بيانات هذه القوائم بما يخالف الحقيقة والواقع ، وتنشأ هذه الأخطاء نتيجة تغيير مبالغ عناصر القوائم المالية:
· . إسقاط تأثير حدث أو عملية معينة على القوائم المالية
· . إخفاء المستندات الخاصة بعملية معينة وعدم إثباتها في الدفاتر.
· تطبيق المبادئ المحاسبية المتعارف عليها بطريقة لاتتلائم مع طبيعة عملية معينة عن قصد وعمداً.
· إظهار الأصول بقيمة تخالف القيمة الفعلية بما يتفق مع مصلحة الإدارة العليا أو أحد العاملين أو أحد الأطراف ذات الصلة بالمشروع.

ولاشك أن الأخطاء المقصودة أكثر خطراً من الأخطاء الغير مقصودة لما لها من تأثير كبير على مدى دلالة البيانات المالية في صورها المختلفة.

تعريف آخر للأخطاء من حيث توافر القصد لارتكابها :ـ

أما دليل التدقيق الدولي رقم 1 ” هدف ونطاق تدقيق البيانات المالية ” ومعالجته لهذا الموضوع لم يقسم إلى أخطاء مقصودة أو غير مقصودة ، بل تم تصنيفها كما يلي :ـ

خطأ أو احتيال :ـ

على اعتبار أن الخطأ هو الغير مقصود أما المقصود فهو احتيال خصوصاً بعد التنبيه على المحاسبين بإتباع اللوائح ، ويتضمن الاحتيال الأمور الآتية :ـ . تزوير أو تشويه أو تغيير بالسجلات والوثائق
. اختلاس الموجودات.
. حذف أو إلغاء نتائج العمليات من السجلات أو الوثائق.
. تسجيل عمليات وهمية.
. عدم الارتباط السليم بالسياسات المحاسبية

 

ثانياً : من حيث طريقة ارتكاب الخطأ وطبيعته:ـ

أ- خطاء حذف :ـ

ويقصد بها الأخطاء التي تنشأ نتيجة عدم قيد عملية بأكملها أو أحد أطرافها بدفتر اليومية أو دفاتر اليومية المساعدة أو نتيجة عدم ترحيل طرفي العملية ( المدين والدائن ) أو إحداهما إلى الحسابات الخاصة بها بدفتر الأستاذ أو دفاتر الأستاذ المساعدة ـ

وأخطاء الحذف قد تكون متعمدة كعدم إثبات الموظف المختص لعملية قبض نقدي واختلاس قيمتها ، أو عدم تسجيل نقدية وارده من جهة بدفتر الأستاذ واستخدامها في تغطية اختلاس أو عجز بالخزينة . وإن كان في ظل النظام الآلي لا يوجد ترحيل لدفتر الأستاذ أو اليومية بطريقه يدويه بل يتم ذلك آلياً عن طريق الحاسب الآلي ، ولكن يظل عدم إدخال البيانات بالحاسب الآلي خطأ وارد وله نفس النتائج ـ

وقد تكون أخطاء الحذف غير متعمدة ، كأن يسهو على موظف الحسابات ترحيل قيد أو صرف أو توريد بدفتر الأستاذ المساعد بعد إثباتها بدفتر اليومية ـ

إن اكتشاف هذا النوع من الأخطاء يتوقف على مدى الحذف الذي تم ، فإذا كان الحذف كلياً ، أي عدم قيد عملية بأكملها فإن اكتشاف هذا النوع من أخطاء الحذف يكون صعباً ، ولا يتأتى إلا بمراجعة مستندية دقيقة . أما إذا كان الحذف جزئياً ، كأن يسهو على المحاسب ترحيل أحد أطراف عملية ما إلى الحساب الخاص بها بدفتر الأستاذ ، فمن السهل اكتشاف مثل هذا الخطأ لما يترتب عليه من عدم توازن حسابي في المرحلة التي وقع فيها الخطأ ـ

 

ب- أخطاء ارتكابية :ـ

وهي التي تنشأ بسبب ارتكاب خطأ في العمليات الحسابية من جمع أو طرح أو ضرب أو نتيجة خطأ في الترحيل أو ترصيد الحسابات . والأخطاء الارتكابية قد تكون متعمدة مثل إضافة أسماء وهمية إلى قوائم أجور العاملين الغير رسميين ( أجر مقابل عمل ) أو ترحيل مبالغ واردة من بند إلى حساب بند آخر ، وقد تكون غير متعمدة ـ

ولاشك أن وجود نظام سليم للرقابة الداخلية واستخدام الحاسب الآلي يقلل من حدوث مثل هذه الأخطاء ـ

 

جـ- الأخطاء في المبادئ أو الأصول المحاسبية :ـ

وهي التي تنشأ نتيجة خطأ في تطبيق أو إتباع المبادئ المحاسبية المتعارف عليها في معالجة العمليات بالدفاتر أثناء القيد أو الترحيل أو إجراء التسويات الجردية أو إعداد (القوائم المالية وتقرير المركز المالي) . وقد تنشأ هذه الأخطاء الفنية نتيجة عدم علم موظفي قسم الحسابات بهذه المبادئ . وفي هذه الحالة تكون هذه الأخطاء غير متعمدة . وقد يكون ارتكاب هذه الأخطاء الفنية عن عمد وتدبير سابق بقصد إظهار تقرير المركز المالي على غير حقيقته ـ

والأخطاء الفنية تعتبر من أخطر أنواع الأخطاء لما لها من تأثير على القوائم المالية ولذلك يجب على المراجع الداخلي إعطائها اهتمامه البالغ . ولاشك أن خبرته ودرايته بأصول ومبادئ المحاسبة المتعارف عليها مهمة في هذا المجال . وتعتبر قرارات وتعاميم العمل الحكومي والتي هي بمثابة اللائحة الداخلية التي يضعها ملاك المشروع الخاص لا يجوز مخالفتها بأي حال ـ

 

د- الأخطاء المتكافئة :ـ

ويقصد بها الأخطاء التي تتكافأ مع بعضها بحيث يمحو خطأ اثر خطأ آخر بالدفاتر . وتكافؤ الأخطاء يمنع من تأثيرها على توازن ميزان المراجعة فيزيد بذلك من صعوبة اكتشافها . ولن يتسنى للمراجع اكتشاف مثل هذه الأخطاء إلا إذا دقق في مراجعته المستندية والحسابية . وقد يكون التكافؤ بين خطأين في حساب واحد ، يكون لذلك الخطأ أثر على القوائم المالية أو تقرير المركز المالي حيث الإجمالي صحيح . وقد يكون التكافؤ بين الأخطاء في حسابين مختلفين فينتج عن ذلك اختلاف أو خطأ في صحة أرصدة هذين الحسابين ، وقد يترتب على ذلك تأثير على تقرير المركز المالي ـ

 

هـ- أخطاء تكشف أو تفصح عن نفسها :ـ

وهي تلك الأخطاء التي تظهر تلقائياً ، أو التي تفصح عن نفسها نتيجة إتباع الجهة نظريه القيد المزدوج في إثبات عملياتها بالدفاتر ، أو نتيجة إتباعها لسياسات متعارف عليها في إمساك الدفاتر ـ

فلاشك أن اتباع نظرية القيد المزدوج وما يترتب عليها من توازن حسابي في جميع مراحل النظام المحاسبي ، يؤدي إلى اكتشاف بعض الأخطاء . فعدم التوازن الحسابي في أي مرحلة من مراحل النظام المحاسبي القائم على أساس القيد المزدوج معناه وجود خطأ في تلك المرحلة ـ

ومن جهة أخرى فإن استخدام نظام اليومية الإجمالية ، والدفاتر ذات الموازين المستقلة ، يؤدي إلى الإفصاح أو الكشف عن بعض الأخطاء التي قد توجد في الحسابات ، كما أن إتباع الجهة لسياسات معينة في مسك حساباتها ، كإعداد مذكرات التسوية لحسابات البنوك ومراجعة الحسابات الخارجة عن أبواب الميزانية ، قد يؤدي إلى اكتشاف ما قد يوجد بهذه الحسابات من أخطاء ـ

 

ثالثاً : من حيث تأثيرها على توازن ميزان المراجعة :ـ

أخطاء لا يظهرها ولا يكشف عنها ميزان المراجعة :ـ

فقد يتوازن ميزان المراجعة رغم وجود أخطاء في الدفاتر يعجز عن الكشف عنها . ومن أمثلة هذه الأخطاء :ـ

أـ الترحيل إلى حساب خاطئ إذا تشابهت المواضيع كأن يستخدم حساب أمانات تحت التسوية بدل حساب أمانات خصميات لحساب جهات حيث لكل حساب اختصاصه وهذا الخطأ يمكن تفاديه مع وجود الرقابة المسبقة ـ

الخطأ في التوجيه المحاسبي أو الخطأ الفني كما سبق أن عرفناه مثل : استخدام حساب إيرادات مودعة في بنك الكويت المركزي الباب الثاني – مجموعة 1 بند 6 نوع 5 بدل استخدام بند 4 نوع 1 من نفس المجموعة والباب في ( الحسابات الخارجة عن أبواب الميزانية ) وذلك لقيد عملية إيراد لحساب وزارة المالية ، أو قد يكون الخطأ عمداً كأن تستخدم الجهة حساب به رصيد فائض بدل آخر به عجز لاستغلال

 

أهم أسباب ارتكاب الأخطاء المحاسبية

 

أهم أسباب ارتكاب الأخطاء المحاسبية بالدفاتر :ـ

يرجع وجود أخطاء بالدفاتر والسجلات في الحقيقة إلى سببين رئيسيين هما :ـ

أـ جهل أو عدم دراية من قبل من تتداول بينهم البيانات المحاسبية في مراحلها المختلفة بالمبادئ المحاسبية السليمة والمتعارف عليها بين المحاسبين أو القوانين والقرارات والتعاميم للمحاسبة الحكومية والمتعلقة بتنفيذ أو ترحيل أو عرض هذه البيانات في صورة قوائم مالية وتقرير المركز المالي ـ

ب ـ إهمال أو تقصير من موظفي قسم الحسابات في تأدية ما قد يوكل إليهم من أعمال ـ

 

 

الهدف من ارتكاب الأخطاء العمدية:

 

 

الهدف من ارتكاب الأخطاء العمدية:

وعند النظر إلى الهدف من ارتكاب هذه الأخطاء العمدية يمكننا تقسيم حالات الغش أو التزوير الذي قد يوجد بالدفاتر والحسابات إلى مجموعتين :ـ

المجموعة الأولى :ـ

1) بهدف إخفاء عجز أوسوء إستعمال الموجودات عن طريق التلاعب في الدفاتر والسجلات ـ

2) بهدف إختلاس نقديه عن طريق عدم إثبات نقدية واردة من أحد المدينين للجهة بدفتر النقدية أو الحساب الخاص بالمدين ـ

3) بهدف أختلاس مواد مخزنية أو إستخدامها لتغطية سرقات سابقه من المخازن عن طريق عدم إثبات مواد واردة بسجلات المخازن أو أثبات أذون صرف وهميه ـ

إن الأسلوبين في رقمي 3-4 يسهل القيام به ضعف نظام الرقابة الداخلية في الجهات الحكومية لعدم تطبيقها التعميم رقم 3 لسنة 1983 بشأن تحديد وتنظيم عهد المواد. وبشكل عام كلما كان نظام الرقابة الداخلية ضعيفاً يشوبه نقاط ضعف وثغرات عديدة سهل على ضعاف النفوس ارتكاب هذا النوع من الغش أو التلاعب بالدفاتر ـ

المجموعة الثانية :ـ

وهي القيام بالتلاعب بالدفاتر والسجلات بقصد التأثير على مدى دلالة القوائم المالية وتقرير المركز المالي ، وذلك بهدف استغلال البنود التي بها فائض وكما سبق القول في صفحة 9 عن طريق التعلية بحساب الأمانات أو التلاعب بالمسميات الخاصة بالحسابات ـ

 

 

مواطن ارتكاب الأخطاء:ـ

كما هو معروف فإن العمل المحاسبي وإجراءاته تمر بثلاث مراحل هي :ـ
الأولى : ـ
مرحلة التسجيل بدفاتر القيد .
مرحلة التصنيف والترحيل إلى الحسابات الخاصة بدفتر الأستاذ ـ
مرحلة استخراج وإعداد القوائم المالية وتقرير المركز المالي ـ

وسنستعرض فيما بعد أمثلة لبعض الأخطاء في كل مرحلة :ـ

مرحلة التسجيل بدفاتر القيد الأولي :ـ

ومجال ارتكاب الأخطاء في هذه المرحلة يمكن حدوثها بصورة أو أكثر من الصور الآتية :ـ

أ – تحليل غير سليم للعمليات المالية :ـ

من المعروف أن أصول المحاسبة والتسجيل بدفاتر القيد الأولى تقتضي بادئ ذي بدء تحليل العملية التي باشرتها الجهة وتحديد طرفيها المدين والدائن ، وهنا قد يخطئ المحاسب في توجيه أحد أطراف العملية إلى الحساب الصحيح عن عمد أو عن جهل بمبادئ المحاسبة وأصولها المتعارف عليها ( القوانين والقرارات والتعاميم الحكومية ) . وهذا الخطأ قد يؤدي مثلاً إلى الخلط بين مصاريف أو بنود الباب الخامس والأول مثلاً بإعطاء الرواتب مسميات أخرى لصرفها من الباب الخامس مع أنها رواتب منتظمة يختص بها الباب الأول ـ

ب – حذف عمليات كان ينبغي تسجيلها :ـ

والأمثلة على مثل هذا الخطأ كثيرة متعددة ، أهونها ما يقع عن سهو وإهمال وأخطرها ما يتم عن قصد وعمد ـ

ج- تسجيل عمليات كان ينبغي عدم تسجيلها :ـ

ومن أمثلة هذا الخطأ هو قيام الجهة بتعلية مبالغ لحساب الأمانات بموجب مستندات صورية وذلك لاستنفاد البنود التي بها فائض حتى يظهر رصيدها في الحساب الختامي صفراً ، وبالتالي تستطيع طلب اعتماد لنفس البند في ميزانية السنوات المقبلة ، حيث لا تستطيع الجهة طلب اعتماد لبند لم يستنفد في السنوات السابقة ـ

مرحلة التجميع والترحيل :ـ

لا تخلو هذه المرحلة من احتمال وقوع الأخطاء ، كأن يحدث خطأ في تجميع اليوميات المساعدة أو الترحيل إلى حسابات خاطئة ، كما قد يقع الخطأ في ترصيد الحسابات بدفاتر الأستاذ أو أثناء إعداد موازين المراجعة ـ

مرحلة إعداد القوائم المالية :ـ

غني عن البيان أن المرحلة الأخيرة التي تمر بها البيانات المحاسبية ونعني مرحلة إعداد وتصوير وتحضير القوائم المالية وما يسبقها عادة من قيود أقفال وتسويات للحسابات تحتمل كثيراً من الأخطاء نذكر منها ما يلي :ـ

أ – خطأ في إجراء التسوية اللازمة للمصاريف التي تخص سنتين ماليتين ، تطبيقاً لمبدأ سنوية الميزانية وتسجيل ما لم يسجل في حساب العهد أو الأمانات ـ

ب- إطلاق مسميات لبعض بنود هذه القوائم لا تعبر تعبيراً صادقاً عن طبيعة هذه البنود ، مثل تسجيل أغذية للموظفين ضمن أغذية لغير الموظفين الخ ـ

 

مواطن ارتكاب الأخطاء المحاسبية

مواطن ارتكاب الأخطاء:ـ

كما هو معروف فإن العمل المحاسبي وإجراءاته تمر بثلاث مراحل هي :ـ مرحلة التسجيل بدفاتر القيد الأولى ـ
مرحلة التصنيف والترحيل إلى الحسابات الخاصة بدفتر الأستاذ ـ
مرحلة استخراج وإعداد القوائم المالية وتقرير المركز المالي ـ

وسنستعرض فيما بعد أمثلة لبعض الأخطاء في كل مرحلة :ـ

مرحلة التسجيل بدفاتر القيد الأولي :ـ

ومجال ارتكاب الأخطاء في هذه المرحلة يمكن حدوثها بصورة أو أكثر من الصور الآتية :ـ

أ – تحليل غير سليم للعمليات المالية :ـ

من المعروف أن أصول المحاسبة والتسجيل بدفاتر القيد الأولى تقتضي بادئ ذي بدء تحليل العملية التي باشرتها الجهة وتحديد طرفيها المدين والدائن ، وهنا قد يخطئ المحاسب في توجيه أحد أطراف العملية إلى الحساب الصحيح عن عمد أو عن جهل بمبادئ المحاسبة وأصولها المتعارف عليها ( القوانين والقرارات والتعاميم الحكومية ) . وهذا الخطأ قد يؤدي مثلاً إلى الخلط بين مصاريف أو بنود الباب الخامس والأول مثلاً بإعطاء الرواتب مسميات أخرى لصرفها من الباب الخامس مع أنها رواتب منتظمة يختص بها الباب الأول ـ

ب – حذف عمليات كان ينبغي تسجيلها :ـ

والأمثلة على مثل هذا الخطأ كثيرة متعددة ، أهونها ما يقع عن سهو وإهمال وأخطرها ما يتم عن قصد وعمد ـ

ج- تسجيل عمليات كان ينبغي عدم تسجيلها :ـ

ومن أمثلة هذا الخطأ هو قيام الجهة بتعلية مبالغ لحساب الأمانات بموجب مستندات صورية وذلك لاستنفاد البنود التي بها فائض حتى يظهر رصيدها في الحساب الختامي صفراً ، وبالتالي تستطيع طلب اعتماد لنفس البند في ميزانية السنوات المقبلة ، حيث لا تستطيع الجهة طلب اعتماد لبند لم يستنفد في السنوات السابقة ـ

مرحلة التجميع والترحيل :ـ

لا تخلو هذه المرحلة من احتمال وقوع الأخطاء ، كأن يحدث خطأ في تجميع اليوميات المساعدة أو الترحيل إلى حسابات خاطئة ، كما قد يقع الخطأ في ترصيد الحسابات بدفاتر الأستاذ أو أثناء إعداد موازين المراجعة ـ

مرحلة إعداد القوائم المالية :ـ

غني عن البيان أن المرحلة الأخيرة التي تمر بها البيانات المحاسبية ونعني مرحلة إعداد وتصوير وتحضير القوائم المالية وما يسبقها عادة من قيود أقفال وتسويات للحسابات تحتمل كثيراً من الأخطاء نذكر منها ما يلي :ـ

أ – خطأ في إجراء التسوية اللازمة للمصاريف التي تخص سنتين ماليتين ، تطبيقاً لمبدأ سنوية الميزانية وتسجيل ما لم يسجل في حساب العهد أو الأمانات ـ

ب- إطلاق مسميات لبعض بنود هذه القوائم لا تعبر تعبيراً صادقاً عن طبيعة هذه البنود ، مثل تسجيل أغذية للموظفين ضمن أغذية لغير الموظفين الخ ـ

 

أهمية الوثائق والرقابة الداخلية:

وحيث أن جميع العمليات المحاسبية سواء الصحيحة أو الخاطئة يجب أن تكون على وثائق ورقية واضحة بدون أي شطب أو تلاعب فقد أوضح دليل الرقابة الداخلية (1) في بند المعايير الثابتة ما للوثائق الورقية من أهمية كما يلي :ـ

الاستناد للوثائق الورقية :ـ

إن أنظمة الرقابة الداخلية يجب أن تكون مزودة بالوثائق بشكل واضح وجاهزة حالاً للاختبار ، ويجب إظهار الوثائق التاريخية في الإدارة التوجيهية والسياسية الإدارية والسياسة المحاسبية والإجراءات والأعمال اليدوية ـ

فالوثائق الورقية للرقابة الداخلية يجب أن تتضمن :ـ

ـ( توثيق الإجراءات والنظم )ـ

إجراءات الرقابة الداخلية ـ
أنظمة مسئولية الرقابة الداخلية ـ
تعريف كل عمليات المجموعة ـ

تسجيل العمليات والنتائج :ـ يجب أن يتم لكل العمليات الآتي :ـ

أن تدون بدقة ـ
توثق بوضوح ـ
تصنف بشكل حسن ـ

 

أهمية الرقابة الداخلية المحاسبية:

يقصد بالرقابة الداخلية المحاسبية هي الرقابة على الأموال وحركتها ، كعنصر لا زم ينشأ مع كل تنظيم إداري ، والرقابة الداخلية المحاسبية هي مجموعة المقاييس والطرق التي تتبناها الإدارة بقصد حماية أصولها من نقدية وغيرها ، وكذلك بقصد اختبار الدقة الحسابية لما هو مقيد بالدفاتر ، بهدف الحصول على بيانات صحيحة ودقيقة وتسجيلها بحيث تكتشف الأخطاء الناتجة عن السهو أو العمد بطريقة تلقائية ـ

أهم الوسائل التي تتبعها الرقابة الداخلية المحاسبية هي :ـ اتباع طرق القيد المزدوج في إثبات العمليات بالدفاتر ـ
استخدام حسابات المراقبة الإجمالية كحساب إجمالي لكل باب من أبواب الميزانية ـ
اتباع نظم موازين المراجعة الشهرية ـ
مطابقة كشوف البنوك الشهرية مع الدفاتر وعمل مذكرات التسوية اللازمةـ
اتباع نظام الجرد المستمر ومطابقة أرصدة بطاقات الصنف مع ما هو موجود فعلاً بالمخازن من وقت لآخر ـ
اتباع نظام الجرد الدوري والجرد المفاجئ للنقدية بالصندوق ـ
التدقيق على حساب الأمانات والعهد والتأكد من أرصدتها والتعرف على أسباب تسجيلها ـ
اعتماد قيود التسوية التي تجري من شخص مسؤول ـ
وجود نظام مستندي سليم ، كوجود مستندات مسلسلة لجميع العمليات المثبتة بالدفاتر ـ
اتباع نظام المراجعة الداخلية المحاسبية لكل ما هو مثبت بالدفاتر والسجلات ـ

بيان الأسس التي يقوم عليها الفحص المستندي:

أثناء قيام المراجع الداخلي بالفحص المستندي للعمليات التي ستثبت بالدفاتر والسجلات فإنه يوجه اهتمامه إلى الاعتبارات الآتية :ـ

أ- أن يكون المستند المقدم إليه صحيحاً . أي يجب أن يكون مستوفياً لكافة الشروط الشكلية والموضوعية والقانونية الواجب توافرها في أي مستند حتى يكون دليل إثبات سليم . فيجب أن يكون المستند خالياً من أي كشط أو مسح أو تغيير في الأرقام أو الكتابة . ويجب أن يكون موقعاً عليه ومعتمداً ممن لهم سلطة التوقيع أو الاعتماد ، وذلك بالنسبة للمستندات التي تحررها الجهة . وأخيراً يجب أن يكون مشتملاً على كافة البيانات والتفصيلات التي توضح طبيعة العملية التي يؤيدها ـ

ب – أن يكون المستند المقدم إليه موجهاً إلى الجهة التي يقوم بمراجعة وفحص حساباتها وليس بإسم أحد الموظفين أو بإسم آخرين ـ

ج – أن يكون تاريخ المستند واقعاً في المدة التي يقوم المراجع بفحص وتدقيق حساباتها . فقد يلجأ الموظف المختص إلى تقديم مستند خاص بمدة سابقة لتغطية اختلاس أو عجز في عهدته ـ

د – أن يكون المستند متعلقاً بعملية تدخل ضمن طبيعة أعمال الإدارة ونطاقها القانوني ـ

هـ -أن يكون المستند المقدم إلى المراجع الداخلي هو أصل المستند نفسه وليس صورة منه أو ” بدل فاقد ” . وهناك حالات قد يضطر فيها المراجع إلى قبول بدل فاقد لمستند معين بسبب ضياع أو فقد المستند الأصلي . وفي مثل هذه الحالات يجب عليه أن يكون حريصاً في فحصه في هذا البديل وأن يستخدم أدلة أخرى تثبت له عدم استخدام المستند الأصلي لتعزيز عملية أخرى بنفس القيمة ـ

 

المحاسبة الحكومية
وأهمية تطبيق القوانين والقرارات و التعاميم:

لما كانت الإدارة العامة الحكومية تعتمد نظرية الأموال المخصصة والتي توضحها المعادلة المحاسبية الآتية :ـ

الأصول ( الموارد المخصصة للوحدة المحاسبية ) = الخصوم ( القيود المفروضة على استخدام الوحدة لمواردها )ـ

ـ( الموارد ) الأصول : ويتضح من المعادلة أن الأصول هي الموارد التي تعدها وزارة المالية وتخصصها السلطة التشريعية للجهة للإنفاق منها ـ

ـ( الاستخدامات ) الخصوم : هي القيود على استخدام تلك الموارد ومن ضمنها وجوب اتباع المبادئ المحاسبية المحددة من وزارة المالية أو كما جاء في دليل التدقيق الدولي المشار إليه سابقاً ” الارتباط السليم بالسياسات المحاسبية ” ـ

وفي المحاسبة الحكومية وتحقيقاً لهدف – تقديم البيانات والنتائج كأساس للرقابة واتخاذ القرارات الإدارية ، والذي هو أحد أهداف النظام المحاسبي الحكومي فإنها تقوم بتسجيل إيراداتها ومصروفاتها وفقاً لقواعد موحدة تتبعها كافة الوحدات الحكومية وتستخدم لهذا الغرض مجموعة من السجلات الحسابية والإحصائية والتي تصمم على أساس موحد سواءً يدوياً أو آليا ـ

ومما سبق يتضح أن مجال الاجتهاد الشخصي خارج إطار التعاميم والقرارات التي تصدرها وزارة المالية والموثقة كتابة ، يتعارض مع النظام المحاسبي الحكومي ـ

وتستطيع أي إدارة حكومية أن تراجع وزارة المالية – الإدارة المختصة لتستوضحها الإجراء المطلوب بعد التشاور ، وذلك استناداً للمادة 31 من المرسوم بقانون رقم 31 لسنة 1978 بقواعد تنفيذ الميزانية العامة والرقابة على تنفيذها والتي نصت على ما يلي :ـ

ـ” تحدد وزارة المالية شكل السجلات والأوراق اللازمة للمعاملات المالية ويحدد وزير المالية الشروط والأوضاع التي تتبع في الصرف والتحصيل وغير ذلك من الإجراءات الحسابية كما ينظم طرق تدقيق الحسابات ومراجعتها ” ـ

أهمية التوثيق

وكما جاء في دليل الرقابة الداخلية المشار إليه سابقاً عند الحديث عن الوثائق يجب اتباع المراحل الآتية :ـ أن تدون بدقة ـ

توثق بوضوح ـ
تصنف بشكل جيد ـ
وهذا ما يوضح أن أي خطأ بالتدوين أو التوثيق أو التصنيف متعمداً يعتبر مخالفاً لمبادئ المحاسبة المتعارف عليها وهذا ما يتفق مع المادة 202 من قواعد تنفيذ الميزانية للسنة المالية 1998 / 1999 التي جاء فيها ” يكون الصرف بموجب المستندات الأصلية مع إرفاق المستندات المؤيدة للقيود المحاسبية بالاستمارة سواء صرف أو قيد أو توريد ” . والمادة 67 والتي نصها : ” على جميع الجهات الحكومية في جميع حالات الصرف إجراء القيود الصحيحة خصماً على الباب والبرنامج والنوع المختص مع إرفاق المستندات الأصلية المؤيدة للصرف ” ـ

تصحيح القيود المحاسبية:

 

وعند التصحيح هناك طريقتين تقليديتين لتصحيح القيود المحاسبية :ـ إلغاء القيد بعكسه وإلغاء تأثيره وكتابة القيد الصحيح مثل :ـ
أولاً :ـ
من ح / الصندوق
إلى ح / الإيرادات – خطأ حيث تم الإيداع بالبنك
من ح / الإيرادات
إلى ح / الصندوق – إلغاء القيد الخطأ

من ح / البنك
لى ح / الإيرادات – القيد الصحيح

 

: ثانياً معالجة الخطأ مباشرة :ـ

من ح / البنك إلى ح / الصندوق – حيث تم إلغاء الصندوق وتثبيت البنك والطريقة الأولى هي الأفضل لبساطتها ووضوحها وسهولة تطبيقها ومتابعة عملية التصويب ـ

وتنقسم قيود التصحيح إلى نوعين :ـ

أ – قيود تسوية : ويقصد بها تلك القيود التي ينبغي إثباتها لما لها من تأثير دائم على الحسابات وخاصة من حيث تأثيرها على القوائم المالية والتي يصدر بها تعميم في نهاية السنة المالية – تصدره وزارة المالية – نظراً لما له من تأثير واضح على نتيجة أعمال الفترة المستهدفة

ب – قيود إعادة التبويب : ونعني بها القيود التي يجب إجراؤها بقصد إعداد قوائم مالية سليمة مبوبة تبويباً سليماً ، ولكنها ليست لازمة لتصحيح القوائم المالية عن الفترات المستقبلة . ومن أمثلة الحالات التي ينطبق عليها هذا النوع ما قد يصادف المراجع الداخلي من توجيه خاطئ لبعض النفقات إلى حسابات غير مرتبطة أو متعلقة بطبيعتها . كأن يسجل إيراد لا يخص الجهة ويجب إلزام الجهة بإجراء قيود لتصحيحها ، باستخدام حساب إيرادات بالاستبعاد ـ

وفي جميع الحالات يجب إرفاق القيد الخطأ مع قيد التصحيح ليطلع عليه المراجع الداخلي ـ

 

 

الصـرف

 

إن نظام للحاسب الآلي الذي تستخدمه الإدارات الحكومية صمم وبه حماية ذاتية لمنع وقوع الأخطاء منها أن النظام قبل تسجيل استمارة الصرف على بنود وأنواع الميزانية أو الحسابات الخارجة يستوجب الارتباط على حساب المصروف أولاً ، ويعتبر الارتباط مؤشر على أن المبلغ الذي سيتم صرفه ، له اعتماد بالميزانية ثم قواعد عمل نظام الصرف المذكورة أدناه تكمل عملية الرقابة، والتصحيح إن وجد خطأ :ـ

يتم الصرف لبنود وأنواع المصروفات المخصص لها اعتمادات بالميزانية ـ
لا يجوز تجاوز المبلغ المصرف لاعتماد البند أو النوع المعنى بالميزانية ـ

ضرورة وجود ارتباط نهائي مجدول للدفع خصماً على بنود وأنواع مصروفات الميزانية باستثناء المجموعة النقدية من الباب الأول وحصة الحكومية في التأمينات الاجتماعية ( 1/2/03/001 ) ـ
يتم الدفع في حدود الدفعة المجدولة للارتباط ـ
يستثنى من الفقرة (1) وذلك لبندي 9،10 ( الإجازات الدراسية والمنتدبين والمعارين / ضمن الباب الأول ) ـ
يجب أن تطابق وسيلة الدفع ( نقداً ، شيك ) مع توجيه حساب النقد في القيد المحاسبي بالجانب الدائن ـ

 

القبض – الأستاذ العام

 

القبض :ـ

أما بخصوص إثبات عمليات القبض التي تتم لحسابات الميزانية والحسابات الخارجة عن أبواب الميزانية فإن عملية الرقابة وتصحيح الأخطاء تتم وفق القواعد الآتية :ـ

لن يسمح النظام بقيد الإيرادات كطرف مدين ـ
لن يسمح النظام بقيد حساب البنك أو الصندوق كحسابات دائنة ـ
لا يجوز تسجيل استمارة تتضمن بنك أو الصندوق معاً حيث يجب أن تشمل الاستمارة إما حساب بنك أو صندوق وذلك لاختلاف إجراءات المعاملة ـ
يجب أن تطابق توجيه حساب النقد في القيد المحاسبي مع نوع الاستمارة قيد ( بنك ) توريد ( صندوق ) ـ
يسمح النظام برد فقط جملة المصروف بعد الإشارة إلى رقم الارتباط ـ
تلتزم الجهات الحكومية قبل العمل بالنظام بتحديد صلاحيات العاملين بالشئون المالية لاستخدام كل وظيفة من وظائف النظام ـ

 

الأستاذ العام :ـ

وهو لإدخال عمليات محاسبية لا يجوز للمستخدم أدخالها بظامي الصرف والقبض وذلك وفقا لقواعد عمل النظام الآتية :ـ

إدخال الأرصدة الافتتاحية للحسابات الخارجة عن أبواب الميزانية وتستخدم مرة واحدة عند تطبيق النظام ولأي حساب يستجد ـ
يقوم النظام بترحيل أرصدة الحسابات الخارجة عن أبواب الميزانية في بداية كل سنة مالية ويتم تدوير أرصدة الحسابات الجارية علي الحساب المختص لكل بند ـ
يسمح النظام بالتسوية للحسابات الخارجة عن أبواب الميزانية ـ
تلتزم الجهات الحكومية قبل العمل بالنظام بتحديد صلاحيات العاملين بالشئون المالية ـ

 

أخطاء الحذف

أخطاء الحذف :ـ

أ – الحذف الكلي : عند الأرتباط بمبلغ معين وتسجيل أستمارة الصرف ، وتسليم الشيك للمستفيد ، ولخطأ ما لم يتم تاكيد الأستمارة وبالتالي عدم ترحيلها ألى اليومية العامة ـ

أن هذا الخطأ يتم أكتشافة من خلال المطابقة الشهرية بين سجلات الجهة والمخرجات الآلية التي ترسلها وزارة المالية للجهات ، متضمنة الآتي :ـ الكشف الشهري الأجمالي علي مستوى النوع ـ
–
الكشف الشهري التفصيلي لكل أستمارة على مستوى النوع ـ
–
كشف الأرتباطات ويبين المبالغ المحجوزة من الميزانية ـ
–

ـ(أي أستمارة يتم طباعتها لابد من الأرتباط عليها مسبقا فيما عدا الباب الاول / المجموعة النقدية)ـ

ب – الحذف الجزئي : يتم عمل أستمارة تصويب سواء بالزيادة أو النقص ، بأسلوب التصحيح المباشر المذكور بالنظام اليدوي صفحة20 ـ

 

ج – أخطاء التوجية : عند ظهور خطأ في التوجيه ، يتم عمل أستمارة تصويب من النوع الخطأ الى النوع الصحيح كألآتي :ـ إلى ح/ البنك
من ح/ وسائل نقل برية

 

وتبين أن الصرف يكون على نوع مواد وعقاقير ، فيكون قيد التصحيح كالآتي :ـ إلى ح/ وسائل نقل برية
من ح/ مواد وعقاقير

يتم التصحيح عن طريق نظام الأستاذ العام ، ويتم آليا تصحيح الخطأ عن طريق الميزانية ـ

 

 

 

الأخطاء المتكافئة

 

الأخطاء المتكافئة :ـ

أن هذا الخطأ غير وارد حدوثة عند الصرف او الأيراد على أنواع وبنود الميزانية ، ولكنه قد يحدث في الحسابات الخارجة عن أبواب الميزانية ، وعلى سبيل المثال عند تسجيل أى مبلغ في حساب الأمانات لنوع معين بالزياده مقابل تسجيل مبلغ آخر بالناقص في حساب آخر مثل هذا الخطأ لايمنع وقوعه النظام لأن المخرجات الأجمالية ستكون متطابقه مع التفصيليه ـ