تعرف على نظام المعلومات المحاسبية والبيئة الرقمية

بسم الله الرحمن الرحيم

الاخوة الاعزاء
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
يشرفنى ان اضع بين ايديكم جزء من فصل (مبحث) من رسالة الدكتوراه الخاصة بى والتى كان عنوانها (نظام المعلومات المحاسبية ومتطلبات التجارة الالكترونية)وسوف يتبعه اجزاء اخرى انشاء الله .

نظام المعلومات المحاسبية Accounting Information System

1- تعريف نظام المعلومات المحاسبية
2- الفرق الأساسي بين النظام المحاسبي اليدوي والآلي
3- المستفيدين الخارجين للمعلومات المحاسبية
4- أنواع المعلومات المحاسبية
5- مدخلات نظم المعلومات المحاسبية
6- مخرجات نظم المعلومات المحاسبية
7- خريطة الحسابات
8- طرق الترميز
9- الهيكل التنظيمي للوظيفة المحاسبية
10- الإفصاح المحاسبي

1- تعريف نظم المعلومات المحاسبية
هو الجزء الأساسي من نظام المعلومات الإدارية في الوحدة الاقتصادية والذي يقوم بحصر وتجميع البيانات المالية من مصادر خارج وداخل الوحدة الاقتصادية ثم يقوم بتشغيل هذه البيانات وتحويلها إلى معلومات مالية مفيدة لمستخدمي هذه المعلومات خارج وداخل الوحدة الاقتصادية ونظراً لتشابك العلاقات وتعددها بين كل من نظام المعلومات المحاسبية ونظام المعلومات الإدارية , فهناك من يرى من الكتاب والباحثين أن نظام المعلومات المحاسبية هو جزء من نظام المعلومات الإدارية، على اعتبار أن نظام المعلومات المحاسبية يهتم بقياس المعلومات المحاسبية التاريخية بغرض إعداد القوائم للجهات الخارجية بينما يهتم نظام المعلومات الإدارية بكل المعلومات اللازمة للإدارة بغرض تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة للوحدة الاقتصادية، وعليه فإن ذلك يمكن أن يوسع مفهوم نظام المعلومات الإدارية ليشمل كل نظم المعلومات بالوحدة الاقتصادية بما فيها نظام المعلومات المحاسبية.
أما أهمية الحاجة إلى النظام المتكامل للمعلومات المحاسبية والإدارية في أية وحدة اقتصادية فتأتي من خلال إمكانية إيجاد علاقات التنسيق والتبادل والترابط بين كل من نظام المعلومات المحاسبية ونظام المعلومات الإدارية.
وهناك من يرى أن نظام المعلومات المحاسبية هو أقدم نظام عرفته المشروعات التجاريـة والصناعية وغيرها، وأنه يمثل الركيزة الأساسية والمهمة بالنسبة لنظم المعلومــــات الأخرى في الوحدة الاقتصادية.
وهناك رأي آخر تبنته رابطة المحاسبة الأمريكية، حين اعتبرت أن نظام المعلومات المحاسبية ونظام المعلومات الإدارية نظامين مستقلين لكل منهما وظائفه ولكن يوجد تداخل بين النظامين يتمثل بـ” محاسبة العمليات ” لأن المحاسب يحتاج إلى بيانات عديدة من نظم المعلومات الأخرى في الوحدة الاقتصادية (متمثلة بنظام المعلومات الإدارية).
وأى نظام معلومات بصفة عامة ونظام المعلومات المحاسبية بصفة خاصة يتكون من ثلاث مكونات رئيسية :
1- المدخلات (Inputs)
2- العمليات (Processing)
3- المخرجات (Outputs)
المدخلات : وهي عبارة عن الأحداث والمعطيات التي يتم إدخالها للنظام لغاية معالجتها.
العمليات : وهي عبارة عن جميع العمليات الحسابية والمنطقية، التي تجري على المدخلات بغرض إعدادها وتهيئتها للمرحلة الثالثة من النظام.
المخرجات : وهي عبارة عن المعلومات، والنتائج الصادرة من النظام بعد أن ينهي المعالجات المناسبة للبيانات المدخلة.
ويُعتبر نظام المعلومات المحاسبية أهم وأكبر النظم الفرعية في نظام المعلومات الإدارية ويحتاج كل موقع من مواقع اتخاذ القرارات إلى المعلومات المحاسبية سواءً في المستويات الدنيا لمعرفة سير العمل اليومي أو في مستوى الإدارة الوسطى لمعرفة مستوى جودة وكفاءة الأداء أو مستوى الإدارة العليا في شكل الموازنات الرأسمالية التي تُوضح نتائج القرارات الاستثمارية المختلفة في الأجل الطويل والعائد المتوقع على هذه الاستثمارات.
ويتفاعل نظام المعلومات المحاسبية مع سائر النظم الفرعية الأخرى مثل نظام معلومات الإنتاج، الأفراد، التمويل.

2- الفرق الأساسي بين النظام المحاسبي اليدوي والآلى
الفرق الأساسي والجوهري بين النظام المحاسبي اليدوي والآلى يكمن في العقل المنفذ للأمور ففي النظام اليدوي، يقوم الإنسان ومن خلال استخدام عقله وذكائه الفطري بتحليل الأمور ومن ثم اتخاذ القرارات وتطبيقها وفقا للسياسات والإجراءات المتعارف عليها وقد يصيب أو يخطئ، ويتم تصحيح الخطأ عند اكتشافه. ولكن في النظام الالى المعتمد على الحاسب الآلي يتم استخدام العقل الإلكتروني، والمصمم بواسطة الإنسان، وهذا العقل ينفذ الأوامر الموضوعة له مسبقا من قبل الإنسان، وبمعنى آخر لا يمكن أن يخطئ، أي لا يستطيع هذا العقل التحليل بل يستطيع فقط تنفيذ آلية التحليل المرسومة له مسبقا ومن ثم تنفيذها وفقا للسياسات والإجراءات المرسومة له مسبقا، ولا يمكنه تجاوز أية مخططات موضوعة له من قبل الإنسان.
وآلية العمل في النظام المحاسبي اليدوي يقوم بها المحاسب بنفسه من تجميع المستندات وتوجيه القيود والترحيل إلى اليوميات والأساتذة الفرعية والرئيسية واستخراج الموازين وعمل الميزانية والحسابات الختامية وقيود الإقفال والعمليات السابقة واللاحقة لذلك كل ذلك يقوم به المحاسب بنفسه وآلية العمل في النظام المحاسبي الآلي ببساطة، هي نفس الشيء ولكن باختلاف بسيط وهو بأن يقوم المحاسب بأمر البرنامج على الحاسب الآلي بإتباع الأوامر السابقة جميعها عند إدخال البيانات إليه. ويقتصر عمل المحاسب بعدها على إدخال المعلومة ليس أكثر، ويقوم الجهاز بتنفيذ باقي الخطوات.
ولكن قبل إدخال البيانات للحاسب، لا بد للمحاسب وبمساعدة مبرمج إنشاء برنامج الأوامر وبشكل مسبق :

• إنشاء آلية ترميز للحسابات (كما بالنظام اليدوي)، والتي من خلالها يمكن جعل البرنامج يميز نوع وطبيعة الحسابات.
• إنشاء دفتر يومية مبرمج وفقا لآلية ترميز الحسابات.
• إنشاء حسابات عامة في دفتر الأستاذ العام وحسابات تفصيلية مبرمجة في دفتر الأستاذ المساعد.
• إنشاء آلية ترحيل مبرمجة للحسابات.
• إنشاء قوائم مالية مبرمجة.
وعندما ترغب أية شركة في تصميم نظام محاسبي آلي، لا بد أن تتبع عدة متطلبات مهمة يمكن تلخيصها بالأتي :
• تخصيص طاقم محاسبة متمرس وملم بأعمال الشركة وطاقم مبرمجين.
• توفير الأجهزة الضرورية لتصميم النظام، وتدريب مشغلي النظام على استعماله.
• الاستعانة بآراء خبراء خارجيين عند الضرورة.
• يجب على الشركة وبعد تصميم النظام ترك الآلية اليدوية لفترة من الزمن، والغاية من ذلك فحص النظام الالى ومدى نجاحه، والاستمرار بمطابقة اليدوي مع الآلي، ويمكن التوقف عن المحاسبة اليدوية عند توفر الدلائل الضرورية على نجاح المحاسبة الآلية.

3- المستخدمون الخارجيين للمعلومات المحاسبية
يُمكن تصنيفهم إلى ثلاث مجموعات :
3/1 المجموعة الأولى :
المستثمرون الحاليون والمتوقعون والبنوك الذين يمثلون مصادر التمويل المتاحة للمنشأة.
3/2 المجموعة الثانية :
المدينون والدائنون الذين يُساهمون في عمليات التشغيل اليومي للمنشأة.
3/3 المجموعة الثالثة :
الهيئات المهنية والحكومية التي تُؤثر قراراتها على الوحدة الاقتصادية.

4- أنواع المعلومات المحاسبية
4/1معلومات محاسبية إجبارية :
مطلوبة بقوة القانون وتتمثل في إلزام الوحدة الاقتصادية بمسك الدفاتر وحفظ السجلات والمستندات وإعداد التقارير. وكذلك معلومات محاسبية إجبارية عن الأجور والمرتبات والعملاء والموردين.
4/2معلومات محاسبية اختيارية :
مثل أنظمة الموازنات وأنظمة محاسبة المسئولية والتقارير الخاصة للإدارة الداخلية و بالرغم من أهمية وفائدة المعلومات المحاسبية الاختيارية التي تخرجها هذه النظم إلا أنه يُمكن أن تعمل المنشأة وتستمر في البقاء بدون وجود هذه النظم.

5- مدخلات نظام المعلومات المحاسبية
تنشأ البيانات المحاسبية نتيجة للعمليات المحاسبية التي تتم داخل أو خارج الوحدة الاقتصادية. ويوجد نوعان من العمليات المحاسبية :
• العمليات الخارجية التي تنشأ من عملية التبادل بين المنشأة وبين الأطراف الخارجية المتعاملين معها مثل المدينون، الدائنون، المستثمرون، الجهات الحكومية.
• العمليات الداخلية التي تنشأ من العمليات بين الأقسام الداخلية في المنشأة.
تبوب المدخلات الأساسية لنظام المعلومات المحاسبية بحسب تكراريتها ومصادرها إلى أربعة مصادر من خارج وداخل الوحدة الاقتصادية :
5/1 البيانات التي تتجمع بصورة روتينية :
من العمليات الخارجية اليومية العادية مع الأفراد والوحدات الأخرى والمتعلقة بعمليات البيع والشراء والمدفوعات والمتحصلات النقدية.
5/2 البيانات الخاصة التي تتجمع بصورة غير روتينية :
من مصادر خارجية مثل الجهات الحكومية وتتمثل في أنظمة وتعليمات جديدة.
5/3 البيانات العادية التي تتجمع بصورة روتينية :
من العمليات داخل الوحدة الاقتصادية نتيجة للمعاملات بين الأقسام الداخلية بعضها البعض مثل حركة الوارد والمنصرف من المخزون والأجور والمرتبات.
5/4 البيانات الخاصة التي تتجمع بصورة غير روتينية :
من القرارات الإدارية الداخلية مثل وضع سياسات جديدة أو تغيير في المعايير المستخدمة في الأداء أو أهداف جديدة مطلوب تحقيقها.
ويتم حصر البيانات المحاسبية من العمليات الداخلية والخارجية وإدخالها إلى نظام المعلومات المحاسبية باستخدام وسيلة مدخلات هامة هي المستندات الأساسية.
وتعتبر المستندات الأساسية وسيلة فعالة من وسائل الرقابة الداخلية والضبط الداخلي التلقائي، لأن وجود المستندات الأساسية يعني :
• معرفة تدفق البيانات داخل النظام من حيث مصدرها والمقر الأخير لها وبالتالي استخدامها كمسار للمراجعة.
• التصريح بالعملية المالية.
• تشير إلى التدفقات المادية.
• تعكس المحاسبة عن حدث معين.
• تخدم كوسيلة ترحيل وكمرجع.
• تُستخدم كمدخلات لمستندات أخرى.

6- مخرجات نظام المعلومات المحاسبية
تُصنف مخرجات نظام المعلومات المحاسبية بشقيه المالي والإداري إلى نوعين :
6/1 مخرجات يومية روتينية :
خاصة بتوثيق النشاط والمعاملات الروتينية العادية للوحدة الاقتصادية سواءً مع أطرا ف خارج الوحدة أو بين مراكز المسئولية داخل الوحدة، مثل أوامر الشراء و شيكات المدفوعات و فواتير البيع. وتُمثل البيانات التي تتضمنها هذه المخرجات المدخلات الرئيسية لعمليات التشغيل اليومي في النظام المحاسبي بشقيه المالي والإداري.
6/2 مخرجات معلومات التغذية العكسية :
لتنظيم وإدارة وتقييم الأنشطة داخل الوحدة الاقتصادية وتٌقدم معلومات التغذية العكسية في شكل تقارير يُنتجها النظام المحاسبي وتُصنف هذه المعلومات العكسية إلى ثلاثة أنواع :
1- تقارير تشغيلية : Operational Reports تعكس أحداث الماضي والحالات والأوضاع الجارية للعمليات داخل الوحدة الاقتصادية، بهدف تقديم الدعم اللازم للأفراد المسئولين عن تنفيذ الأنشطة التشغيلية اليومية. ويمكن تقسيم هذه التقارير إلى نوعين :
• تقارير وصفية : Status Reports وتصف حالة النشاط أو تشغيل معين داخل الوحدة في نقطة زمنية معينة، مثل قائمة المركز المالي.
• تقارير النشاط : Activity Reports وهي تُلخص نتائج الأحداث التي تمت داخل الوحدة الاقتصادية نتيجةً لعمليات التشغيل خلال فترة معينة، مثل قائمة الدخل وقائمة التدفقات النقدية. وتُعد هذه التقارير أداة رقابية هامة كما أنها تُفيد في اكتشاف أو توقع المشاكل في حينها واتخاذ القرار الملائم.
2- تقارير تخطيطية : Planning Reports وهي تساعد المديرين في التخطيط واتخاذ القرارات الخاصة بالمستقبل وتتضمن قيم تقديرية لفترة أو لعدة فترات في المستقبل في شكل تقارير تحليلية Analytical Reports وتهدف هذه التقارير في إلقاء الضوء على اتجاهات، مؤشرات، أو علاقات معينة داخل المنشأة. مثل التقارير الخاصة بالسياسة الائتمانية والسياسة النقدية للوحدة الاقتصادية.
3- تقارير رقابية : Control Reports وهي تساعد الإدارة على التحقق من تنفيذ العمليات وفقا للخطط الموضوعة وذلك بمقارنة النتائج الفعلية مع النتائج المحددة مسبقا في الخطط وتحديد أية انحرافات جوهرية وتحليلها لمعرفة الأسباب التي أدت إلى حدوثها. مثل تقارير مقارنة الأرباح الفعلية بالأرباح المخططة في مراكز الربحية، وتقارير مقارنة الجودة الفعلية للمنتجات مع معايير الجودة المخطط لها من قبل.

7- خريطة الحسابات Chart of Accounts
هي قائمة من الرموز تشتمل على الحسابات التي يتضمنها نظام المعلومات المحاسبية مصنفة وفقا لأسس معينة.
وتحتاج عملية التصنيف إلى استخدام نظام معين للترميز حيث يتم تخصيص رموز معينة (حروف أو أرقام أو خليط منهما) لتمييز التصنيفات المختلفة داخل خريطة الحسابات وكذلك تمييز العناصر داخل التصنيف الواحد.
وخريطة الحسابات تُسهل من عملية تسجيل وترحيل العمليات المحاسبية، كما أنها تُسهل من عملية إعداد القوائم المالية والتقارير التي يُخرجها نظام المعلومات المحاسبية.
8- طرق الترميز
• طريقة الترميز المسلسل Serial Coding
• الترميز بالمجموعات المتسلسلة Block Sequence Codes
• الترميز بالمجموعات المركبة Hierarchical Codes
9- الهيكل التنظيمي للوظيفة المحاسبية
Organizational Structure of the Accounting Function
يمكن لكل وحدة اقتصادية أن تضع الهيكل التنظيمي للوظيفة المحاسبية بما يتلاءم مع حجمها ومع نوعها كشركة خدمية أو تجارية أو صناعية.

10- الإفصاح الإلكتروني Electronic Disclosure
قيام المنشاة بعرض تقاريرها المالية وقوائمها المالية السنوية و الربع السنوية. الميزانية وقائمة الدخل وقائمة التدفقات النقدية كحد ادني، وفي بعض الأحيان شمولها للإيضاحات المتممة وتقرير مراقبي الحسابات في موقعها (العربي أو الانجليزي) علي شبكة الإنترنت، وذلك بنمط العرض المباشر علي الشاشة، أو بنمط إنزال الملفات للحاسب المتصل بالشبكة بنمط PDF.