شرح اليات عمل لجان التدقيق من منظور الحاكمية المؤسسية

يجب أن يرتكز عمل لجنة التدقيق على نظام أو دليل عمل مكتوب يبين الاجراءات التنفيذية التي يجب على اللجنة الالتزام بها عند تنفيذها لمهامها، لقد بين بروميلو وبرلين (Bromilow &Berlin, 2005) العناصر الاساسية التي يجب ان ترتكز عليها لجان التدقيق في تأدية اعمالها ومهامها بفاعلية وكفاءة وهي على النحو الأتي:

– أن يكون لديها خطة عمل لاجتماعاتها(Scheduling) خلال السنة ، تناقش فيها الاعمال التي تقع تحت مسؤولياتها.
– أن يكون لديها في كل اجتماع جدول اعمال مكتوب(Agenda) يوزع على أعضاء اللجنة قبل موعد الاجتماع، ويجب أن لا تقل عدد اجتماعاتها عن أربعة سنوياً.
– أن توزع ملخصات المواد(Briefing materials) المدرجة على جدول الاعمال قبل عشرة ايام من عقد الجلسة على أعضاء اللجنة لأعطاءهم الوقت الكافي لدراستها وتسجيل ملاحظاتهم عليها.
– أن يتم مشاركة(Participants) كل من المدققين الداخليين والخارجيين في اجتماع لجنة التدقيق المتعلقة بالقوائم المالية.
– أن يكون هناك لقاءات خاصة(Private meeting) مع كل من المدقق الخارجي والداخلي عند بحث القضايا ذات الصلة بأعمالهم.
– أن يكون لرئيس اللجنة دور (Chair’s role) فعال قبل الاجتماعات بحيث يجري لقاءات بشكل منفصل مع المدققين االداخليين والخارجيين والمدير المالي لمناقشة القضاياذات الصلة معهم قبل اجتماع لجنة التدقيق ليكون لدية فهم أكثر وعمق في القضايا المدرجة.
– أن تكون مناقشات الجنة في القضايا المدرجة على جدول الاعمال واقعية وفعالة(Meeting dynamics) بحيث يكون لكل عضو في اللجنة بأن لديه مسؤولية عن فعالية الاجتماعات وأن تناقش كافة القضايا المدرجة بأهتمام وجدية.
– أن تدون محاضر اجتماعات لجنة التدقيق(Minutes) بشكل مفصل لتكون مرجع للجنة يتم الرجوع اليها لمتابعة الاجراءات والمناقشات والتوصيات المرفوعة للاطراف ذات العلاقة، وبيان القضايا التي تمت مناقشتها.
– أن تقدم اللجنة تقريراً الى مجلس الإدارة (Reporting to the board) بشكل منتظم وتناقش معه القضايا المدرجة في التقرير.