يعد ميزان المراجعة وسيلة للتأكد من الدقة الحسابية للبيانات المسجلة بدفتر اليومية وصحة الترحيل إلى حسابات الأستاذ ويعتبر عدم توازن ميزان المراجعة دليلاَ على وجود خطأ أو أخطاء في العمليات المحاسبية ، بينما توازن ميزان المراجعة لا يعتبر دليلاَ على عدم وجود خطأ أو أخطاء في العمليات المحاسبية فقد يحدث خطأ أو أخطاء سواء في عملية التسجيل أو الترحيل ورغم ذلك لا يظهر في ميزان المراجعة وذلك بسبب أن هناك أنواع من الأخطاء لا ينعكس أثرها على عملية توازن ميزان المراجعة .
أنواع الأخطاء :
يمكن تقسيم الأخطاء المحاسبية إما على أساس علاقتها بالعمليات المحاسبية أو على أساس علاقتها بتوازن أو عدم توازن ميزان المراجعة ، وإذا ما تم ربط الأخطاء بالعمليات المحاسبية فإنه يمكن تبويبها إلى مجموعتين أساسيتين .
* أخطاء في التسجيل :
تشمل الأخطاء التي تحدث عند إجراء عملية إدخال العمليات المالية إلى دفتر اليومية ، ومنها أخطاء ينعكس أثرها على توازن ميزان المراجع وأخطاء ليس لها أثر على توازن ميزان المراجعة ويمكن حصر أخطاء التسجيل فيما يلي :
1- خطأ في تسجيل قيمة العملية .
2- خطأ في تسجيل اسم الحساب .
3- أخطاء الحذف .
4- أخطاء فنية .
*أخطاء الترحيل إلى دفتر الأستاذ :
تشمل الأخطاء التي تحدث في عملية الترحيل من اليومية إلى الأستاذ أو في عملية ترصيد حسابات الأستاذ وهذه الأخطاء منها ما يعكس أثره على توازن ميزان المراجعة ، ومنها ما لا أثر له على توازن ميزان المراجعة ويمكن حصر أخطاء الترحيل فيما يلي :
1- خطأ في ترحيل قيمة العملية المسجلة .
2- خطأ نتيجة الترحيل إلى الجانب العكسي في الحساب .
3- خطأ نتيجة الترحيل إلى حساب غير الحساب الصحيح .
4- خطأ نتيجة عدم ترحيل أحد طرفي القيد .
5- خطأ في ترصيد الحساب .
*أخطاء لا يظهرها ميزان المراجعة:
تشمل الأخطاء التي تحدث وليس لها أثر على توازن ميزان المراجعة بمعنى أن هذه الأخطاء رغم حدوثها فإن ميزان المراجعة متساوياَ سواء في مجموع الأرصدة المدينة والأرصدة الدائنة أو في مجموع الحسابات الدائنة ومجموع الحسابات المدينة ويمكن أن يحدث هذا النوع من الأخطاء في الأنواع الأتيه :
1- الأخطاء الناتجة من الترحيل إلى حساب غير الحساب الصحيح .
2- أخطاء الحذف .
3- الأخطاء المتكافئة.
4- الأخطاء الفنية.
*أخطاء يظهرها ميزان المراجعة :
تشمل الأخطاء التي تترتب إما بمعرفة موظفي المنشأة أو بمعرفة المراجع الخارجي ( مراقب الحسابات ) وذلك في حالة المشروعات التي تستعين بخدمات المراجع الخارجي ويدل عدم توازن ميزان المراجعة على وجود خطأ أو أخطاء في إثبات العمليات بالدفاتر المحاسبية وينتج عدم توازن ميزان المراجعة من اختلاف مجموع الأرصدة المدينة عن مجموع الأرصدة الدائنة في الميزان أو اختلاف إجماليات الحسابات المدينة مع إجماليات الحسابات الدائنة وذلك في حالة إعداد ميزان المراجعة بالمجاميع .
ولاكتشاف الأخطاء في حالة عدم توازن ميزان المراجعة ، فإنه يتم مراجعة العمليات بطريقة عكسية للطريقة التي تم بها إدخال هذه العمليات في الدفاتر المحاسبية ومن المعروف أن إدخال العمليات للدفاتر المحاسبية يبدأ بتسجيلها من واقع المستندات بدفتر اليومية ثم ترحيلها إلى الحسابات المختصة بدفتر الأستاذ وترصيدها ، ثم إعداد ميزان المراجعة تمهيداّ لإعداد الحسابات الختامية وقائمة المركز المالي وبالتالي فإن اكتشاف الأخطاء يتطلب إتباع الخطوات التالية :
1- مراجعة جانبي ميزان المراجعة مراجعة حسابية للتأكد من صحة التجميع .
2- إذا كان الفرق في الميزان يساوي ضعف أحد الأرصدة الواردة بالميزان ، فإنه يجب التأكد من صحة وضع رصيد الميزان بمعنى التأكد من أن الرصيد إذا كان دائناَ أو مديناَ وضع في الجانب الصحيح من الأرصدة بالميزان وذلك لأن وضع قيد حساب دائن في جانب الأرصدة المدينة بالميزان يؤدي إلى فرق في مجموع الأرصدة المدينة بالميزان ، يساوي ضعف قيمة هذا الرصيد وذلك بسبب أننا خفضنا الجانب الدائن بالميزان قيمة هذا الرصيد وأضفنا نفس قيمة الرصيد إلى الجانب المدين لهذا يؤدي إلى فرق في الميزان بين الأرصدة المدينة والأرصدة الدائنة بقيمة تساوي ضعف قيمة هذا الرصيد .
3- مراجعة نقل المجاميع أو نقل أرصدة الحسابات أو كليهما معاَ من دفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة مع إعادة الاهتمام بوضع مجاميع وأرصدة الحسابات في الجانب الصحيح من ميزان المراجعة وذلك للتأكد من عدم وجود حذف في الأرصدة أو عكس في الأرقام المنقولة .
4- مراجعة ترصيد الحسابات بدفتر الأستاذ وذلك من حيث صحة نقل أرصدة أول المدة والتأكد من أن تجميع جانبي الحسابات تم بصورة صحيحة .
5- مراجعة الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ وذلك للتأكد من عدم وجود أخطاء حذف أو أي أخطاء أخرى .
6- مراقبة تجميع جانبي دفتر اليومية ( المدين والدائن ) للتأكد من عدم وجود أخطاء جمع في القيود المركزية .
7- إذا لم يكتشف الخطأ وظل هناك فرق في الميزان فلا بد من إجراء مراجعة شاملة طبقاَ للخطوات الأصلية للعملية المحاسبية فنراجع صحة القيود ودفتر اليومية والترحيل إلى دفتر الأستاذ وترصيد الحسابات وذلك بصورة تفصيلية وإذا تم اكتشاف الخطأ فإنه يجب تصحيحه بالدفاتر المحاسبية .
تصحيح الأخطاء :
ينص القانون التجاري على ضرورة خلو دفتر اليومية من الكشط أو التحشير وبالتالي فإن تصحيح الأخطاء يجب ألا يتم عن طريق الكشط أو التحشير ولكن يتم التصحيح عن طريق قيو د محاسبية لتصحيح الخطأ وبدون كشط أو تحشير .
*خطأ في اسم الحساب :
قد يحدث هذا الخطأ في مرحلة القيد بدفتر اليومية أو في مرحلة الترحيل من دفتر اليومية إلى حسابات الأستاذ ويحدث هذا النوع من الأخطاء في حالات تعامل المشروع مع عملاء يوجد تشابه في أسمائهم .
وبفرض أن المنشأة تتعامل مع العميلين ” خالد طاهر ” و ” طاهر خالد ” وبفرض أن المنشأة قامت بشراء بضاعة من خالد طاهر بمبلغ 4000 ريال وقيدت باعتبارها مشتريات من طاهر خالد على النحو التالي :
4000 من ح المشتريات
4000 الى ح طاهر خالد
والخطأ واضح هو جعل ح طاهر خالد دائناَ بدفتر اليومية بدلا من ح خالد طاهر وهذا الخطأ لا يؤثر على توازن ميزان المراجعة وذلك بسبب أن ح طاهر خالد سوف يظهر رصيده دائناَ بقيمة العملية بدلاَ من ح خالد طاهر وبالتالي لا يتأثر التوازن في إجمالي أرصدة الحسابات المنقولة ، أما حساب المشتريات فهو صحيح وسوف يظهر مديناَ بقيمة العملية وبالتالي لا يتأثر التوازن في إجمالي أرصدة الحسابات بالميزان وسوف يرحل إلى ح المشتريات بدفاتر الأستاذ إلى الجانب المدين وهنا لا يوجد خطأ لكن الخطأ هو في جعل ح طاهر خالد دائناَ بدلا من ح خالد طاهر ، ولتصحيح هذا الخطأ نتبع إحدى الطريقتين الآتيتين :
1- الطريقة المطولة :
تعتمد هذه الطريقة على إجراء قيد عكسي بدفتر اليومية حيث يتم إلغاء أثر القيد الخطأ وذلك في تاريخ اكتشاف الخطأ ثم إجراء قيد جديد صحيح للعملية وترحيله إلى دفتر الأستاذ وبالتالي تصحيح الخطأ وإلغاء الأثر من الدفاتر ولتصحيح المثال السابق نقول :
*إلغاء القيد الخطأ بقيد عكسي بدفتر اليومية :
4000 من ح طاهر خالد
4000 الى ح المشتريات
*إجراء القيد الصحيح :
4000 من ح المشتريات
4000 الى ح خالد طاهر
2- الطريقة المختصرة :
تعتمد هذه الطريقة على إجراء قيد يعالج الخطأ في العملية السابقة من طرف واحد على النحو التالي :
4000 من ح طاهر خالد
4000 الى ح خالد طاهر
ويظل حساب المشتريات مدينا كما هو واضح في القيد الأول لأنه لم يحدث خطا بالنسبة له ، وهذا النوع من الأخطاء يكتشف عادة عندما يرسل كشف حساب من خالد طاهر الى المنشأة للمطالبة بمستحقاته طرف المنشأة متضمناَ مبلغ 4000 ريال قيمة المشتريات وفي هذه الحالة قد تعترض المنشأة نظراَ لعدم ثبوت ذلك في حساباتها ثم يكتشف الخطأ بمطابقة فواتير الشراء .
ومن الواضح أن الخطأ في اسم الحساب حسب ما سبق ظهر بدفتر اليومية وأمتد أثره بترحيله إلى دفتر الأستاذ وأن المعالجة المحاسبية السابقة صححت الخطأ سواء في دفتر اليومية أو بدفتر الأستاذ ولكن قد يحدث أن يكون القيد صحيحاَ في دفتر اليومية ويحدث الخطأ عند ترحيل العملية إلى حسابات الأستاذ فقط وبالتالي يتطلب الأمر تصحيح الخطأ بدفتر الأستاذ .
وإذا كانت القوانين التجارية في معظم دول العالم تمنع الكشط أو الشطب بدفاتر اليومية إلا أنها لم تتعرض لتصحيح الأخطاء في دفتر الأستاذ ولذلك يمكن إجراء التصحيح اللازم بدفتر الأستاذ بإتباع الشطب أو الإضافة في الحواشي والتوقيع بجواره من الموظف الذي أجرى التصحيح ومع ذلك يفضل دائماَ التصحيح عن طريق القيود المحاسبية وذلك حتى لا يعطي انطباع بعدم انتظام الدفاتر المحاسبية ولا يلجا إلى التصحيح بدفتر اليومية عن طريق الشطب أو الإضافة بالحواشي إلا إذا تعذر التصحيح عن طريق استخدام القيود المحاسبية .
*أخطاء الحذف :
يقصد بالحذف أو السهو الإهمال في قيد عملية مالية بكامل أطرافها وفي هذه الحالة لا يتأثر توازن ميزان المراجعة وتبقى الأطراف المدينة والدائنة متساوية .
يفترض أن منشأة الحبابي اشترت بضاعة بمبلغ 50000 ريال من منشأة سد مأرب وفقد المستند الذي يثبت العملية وهو فاتورة الشراء ويترتب على ذلك أنه لن يقيد شي في دفتر يومية منشأة الحبابي وبالتالي لا تؤثر العملية على حسابي المشتريات ولا حساب منشأة سد مأرب ونتيجة ذلك لا تظهر أرصدة في ميزان المراجعة متضمنة هذه العملية ولا يتأثر توازن ميزان المراجعة.
وبفرض أن العملية تمت بتاريخ 1/2/2009 وفي 11/4/2009 اكتشف الخطأ نتيجة مطالبة منشأة سد مأرب بمستحقاتها طرف منشأة الحبابي وبمراجعة فواتير الشراء ظهرت فاتورة الشراء المفقودة فإن تصحيح هذا الخطأ يكون على النحو التالي :
50000 من ح المشتريات
50000 الى ح سد مأرب
*الأخطاء المتكافئة :
يقصد بالأخطاء المتكافئة حدوث خطأ أو أخطاء تساوي أثارها على الأطراف المدينة والدائنة بمعنى حدوث أخطاء في القيود المحاسبية يترتب عليها زيادة أو نقص في مجموع الأطراف المدينة تساوي الزيادة أو النقص في الأطراف الدائنة وبالتالي لا يتأثر توازن ميزان المراجعة ويتعذر في هذه الحالة اكتشاف الخطأ فعلى سبيل المثال :
يفترض أن منشأة الحبابي باعت بضاعة إلى منشأة الذانبي بمبلغ 6000 ريال وقيدت هذه العملية بدفتر يومية الحبابي صحيحة ولكن عند الترحيل إلى حسابات الأستاذ رحل المبلغ إلى منشأة الذانبي على أنه 600 ريال فقط ورحل إلى المبيعات سليماَ وفي تاريخ لاحق اشترت منشأة الحبابي من شركة الأحمد بضاعة بميلغ 9300 ريال وقيد صحيحاَ بدفتر يومية الحبابي ولكنه رحل إلى حساب شركة الأحمد بمبلغ 3900 ريال بدلا من 9300 ريال وبالتالي تظهر المعالجة المحاسبية لهاتين العمليتين كالأتي :
*قيد عملية البيع :
6000 من ح الذانبي تم الترحيل إلى ح الأستاذ مبلغ 600
6000 الى ح المبيعات تم الترحيل إلى ح الأستاذ مبلغ 6000
*قيد عملية الشراء:
9300 من ح المشتريات تم الترحيل إلى ح الأستاذ مبلغ 9300
9300 الى ح شركة الأحمد تم الترحيل إلى ح الأستاذ مبلغ 3900
مما سبق يتضح أن ترحيل مبلغ 600 ريال إلى ح الذانبي بدلا من 6000 ريال أدى الى نقص في الأرصدة المدينة بقيمة قدرها 5400 ريال وأن ترحيل مبلغ 3900 إلى ح شركة الأحمد بدلا من مبلغ 9300 ريال أدى إلى نقص في الأرصدة الدائنة بقيمة قدرها 5400 ريال وبالتالي لن يتأثر توازن ميزان المراجعة وهذا ما يطلق عليه الأخطاء المتكافئة .
ولتصحيح الأخطاء السابقة فإن الأمر يتطلب زيادة مديونية حساب الذانبي بمبلغ 5400 ريال وذلك لتعويض النقص في الحسابات السابقة وبالتالي يتم التصحيح عن طريق قيد محاسبي بدفتر اليومية يجعل حساب الذانبي مدينا بمبلغ 5400 ريال وحساب شركة الأحمد دائنا بنفس المبلغ ويكون القيد المحاسبي كالتالي :
5400 من ح الذانبي
5400 إلى ح شركة الأحمد
وبترحيل القيد إلى الحسابات المختصة بدفتر الأستاذ يلغي أثر الخطأ السابق في ترحيل المبالغ من اليومية إلى حسابات الأستاذ وبتوازن ميزان المراجعة .
في المثال السابق كان الخطأ عبارة عن نقص في رصيد حساب مدين ونقص مساو له في حساب دائن ولكن قد يحدث الخطأ في الترحيل زيادة في حساب دائن يقابلها زيادة في حساب مدين وفي هذه الحالة يجرى قيد يجعل فيه الحساب الدائن مدينا بقيمة الزيادة ويجعل الحساب المدين دائنا بنفس القيمة ، فإذا فرضنا أن منشأة وليد باعت بضاعة إلى محلات النصر بمبلغ 1000 ريال وقيدت العملية في دفتر اليومية بقيمتها الصحيحة لكن عند الترحيل إلى الحسابات المختصة رحلت بالخطأ إلى ح محلات النصر بقيمة قدرها 10000ريال وفي تاريخ لاحق اشترت المنشأة من شركة نبيل بضاعة بمبلغ 156000 ريال وقيدت العملية بصورة صحيحة بدفتر اليومية ولكن عند الترحيل إلى ح الأستاذ رحل مبلغ 165000 ريال .
ويتضح من المثال السابق أن الخطأ حدث في عملية الترحيل الى حسابات الأستاذ وتم ترحيل مبلغ 9000 ريال بالزيادة الى الحساب الدائن لشركة نبيل .
ولتصحيح هذا الخطأ فلا بد من إجراء قيد بدفتر اليومية ويكون على النحو التالي :
9000 من ح شركة نبيل
9000 إلى ح محلات النصر
الأمثلة السابقة وضحت أخطاء متكافئة حدثت في عملية الترحيل من دفتر اليومية إلى حسابات الأستاذ وكانت القيود في دفتر اليومية صحيحة ولكن قد تحدث أخطاء متكافئة عن قيد العملية في دفتر اليومية .
وعلى سبيل المثال إذا افترضنا أن منشأة محمد اشترت بضاعة من الشركة اليمنية بمبلغ 3000 ريال وذلك بتاريخ 10/4/2009 وتم القيد بدفتر اليومية في منشأة محمد كالأتي:
3000 من ح المشتريات
2000 إلى ح الشركة اليمنية فالخطأ في المبلغ الدائن بنقص 1000 ريال
وبتاريخ 15/4/2009 باعت المنشأة إلى محلات عسير بضاعة بمبلغ 4000 ريال وتم القيد كالأتي :
3000 من ح محلات عسير فالخطأ في المبلغ المدين بنقص 1000 ريال
4000 إلى ح المبيعات
لا يؤثر هذا الخطأ على توازن ميزان المراجعة حيث يوجد نقص حساب مدين ونقص يساويه في حساب دائن وبفرض أنه تم اكتشاف الخطأ السابق بتاريخ 25/4/2009 ولتصحيح هذا الخطأ فإنه يتم اللجوء إلى إحدى الطريقتين في تصحيح الأخطاء الطريقة المطولة أو الطريقة المختصرة .
باستخدام الطريقة المطولة :
*إلغاء القيد الخطأ
2000 من ح الشركة اليمنية
3000 إلى ح المشتريات
4000 من ح المبيعات
3000 إلى ح محلات عسير
*إجراء القيود الصحيحة :
3000 من ح المشتريات
3000 إلى ح الشركة اليمنية
4000 من ح محلات عسير
4000 إلى ح المبيعات
وبترحيل القيود الصحيحة إلى حسابات الأستاذ يلغي أثر الأخطاء السابقة ويمكن أيضا استخدام الطريقة المختصرة لمعالجة الأخطاء السابقة وذلك كالتالي :
1000 من ح محلات عسير
1000 إلى ح الشركة اليمنية
*الأخطاء الفنية :
يشمل هذا النوع من الأخطاء تلك الأخطاء التي تنتج بسبب المعالجة المحاسبية غير السليمة للعمليات التجارية التي يقوم بها المشروع وذلك مثل الخلط بين المصروف الإيرادي والمصروف الرأسمالي نتيجة الجهل بالمبادئ المحاسبية ، ولتوضيح هذا النوع من الأخطاء وكيفية تصحيحه فإنه يفترض أن منشأة طاهر اشترت اثاثا بمبلغ 9000 ريال وبدلا من ان تحمل القيمة على ح الأثاث كأصل من الأصول حمل بها ح المشتريات واعتبرت كبضاعة وكان هذا القيد المحاسبي في 1/1/2009
9000 من ح المشتريات
9000 الى ح الصندوق
وفي تاريخ 30/3/2009 تم اكتشاف الخطأ الفني وبالتالي يمكن تصحيحه إما باستخدام الطريقة المطولة أو الطريقة المختصره كالتالي
الطريقة المطولة :
*إلغاء القيد الخطأ
9000 من ح الصندوق
9000الى ح المشتريات
*إجراء القيد الصحيح
9000 من ح الأثاث
9000 الى ح الصندوق
الطريقة المختصرة :
9000 من ح الأثاث
9000 الى ح المشتريات
الأخطاء التي يظهرها ميزان المراجعة :
*الأخطاء الناتجة عن عدم ترحيل أحد طرفي العملية :
ينتج هذا الخطأ من عدم ترحيل طرف عملية مسجلة بطريقة صحيحة في دفتر اليومية وينعكس أثر هذا الخطأ على توازن ميزان المراجعة حيث يؤدي إلى نقص في مجموع أرصدة الميزان بقيمة تساوي الطرف الذي لم يرحل فينقص مجموع الأرصدة بالميزان بقيمة الطرف الذي لم يرحل إذا كان مدينا ونفس الشئ قد ينقص مجموع الأرصدة الدائنة بالميزان بقيمة الطرف الذي لم يرحل إذا كان مدينا ونفس الشئ قد ينقص مجموع الأرصدة الدائنة بالميزان بقيمة الطرف الذي لم يرحل إذا كان مدينا ويصحح الخطأ عن طريق إتمام عملية الترحيل للطرف الذي لم يرحل .
*الأخطاء الناتجة عن الترصيد غير الصحيح للحساب:
يحدث هذا النوع من الأخطاء نتيجة عدم الدقة الحسابية في ترصيد الحسابات ويترتب على ذلك خطأ في رصيد الحساب وبالتالي عدم التوازن في ميزان المراجعة ويصحح هذا الخطأ عن طرق تصحيح الخطأ الحسابي سواء في جمع أحد جانبي الحساب أو عملية استخراج رصيد الحساب وبالتالي يتم ترصيد الحساب بطريقة صحيحة .
*الحساب المعلق :
في حالة تعذر اكتشاف الخطأ وكان الفرق صغيرا ويراد سرعة إعداد القوائم المالية فإنه يستخدم الحساب المعلق وهو حساب يتم فتحه ويجعل مدينا أو دائنا بالفرق في الميزان وذلك بهدف إيجاد توازن مؤقت لميزان المراجعة وإعداد الحسابات الختامية والمركز المالي ويظل هذا الحساب مفتوحا حتى يتم اكتشاف الأخطاء ثم يقفل عن طريق ترحيل قيود التصحيح إليه .
ويفضل دائما العمل على كشف الأخطاء قبل إعداد القوائم المالية وعدم ترحيل رصيد الحساب المعلق الى الميزانية لان هذا يعتبر دليلا على عدم دقة البيانات المحاسبية وعدم وجود وسائل رقابية محاسبية داخلية كافية في النظام المحاسبي كما أنه قد يؤدي الى عدم الجدية في البحث عن الأخطاء وتأجيلها وبالتالي تراكمها .
ويفتح الحساب المعلق دون اللجوء إلى إجراء قيد باليومية وذلك بسبب عدم معرفة طرفي العملية التي يراد إثباتها ، ويجعل الحساب المعلق مدينا بالفرق في ميزان المراجعة اذا كان مجموع الأرصدة الدائنة يزيد عن مجموع الأرصدة المدينة والعكس يجعل الحساب المعلق دائنا بالفرق في ميزان المراجعة اذا كان مجموع الأرصدة المدينة يزيد عن مجموع الأرصدة الدائنة وعند اكتشاف الأخطاء تعالج بقيود يومية يمثل الحساب المعلق احد طرفيها وتنتهي العملية بقفل الحساب المعلق .