يتمثل النشاط الرئيسي للمنشأت التجارية في شراء البضائع بغرض إعادة بيعها وتحقيق أرباح ، أما مشتريات المنشأة من الأصول التي يتم إقتناؤها بغرض مزاولة النشاط فإنها لا تعتبر من ضمن المشتريات وإنما بمثابة أصول وتجدر الإشارة إلى أن طبيعة نشاط المنشأة هو العامل الرئيسي
في تحديد ما إذا كانت المشتريات بمثابة بضاعة بغرض البيع أو أصل يستخدم في مزاولة النشاط فالسيارات بالنسبة لمعارض بيع السيارات تعتبر بضاعة لأنه يتم شرائها بغرض إعادة بيعها في حين أن السيارات بالنسبة لمنشأة أخرى لا تزاول نفس النشاط تعتبر أصل ثابت وعلى هذا الأساس فإن السيارات بالنسبة للمنشأة الأولى تعالج عند الشراء في حساب المشتريات وعند البيع في حساب المبيعات بينما تعالج تلك السيارات كأصول ثابتة بالنسبة للمنشأة الثانية .
عمليات الشراء
تختص جهة مسئولة في المنشأة عادة ما تكون إدارة أو قسم المشتريات بتنفيذ الإجراءات اللازمة لعملية الشراء من المصادر المحلية أو الخارجية وذلك بغرض إحكام الرقابة من جهة ولضمان الحصول على المشتريات بالكميات والأسعار والجوده والتوقيت المناسب من جهة ثانية ، وبصفة عامة تتضمن تكلفة المشتريات قيمة الفاتورة مضافاً إليها كافة المصاريف منذ لحظة طلب الشراء وحتى إستلامها وإيداعها مخازن المنشأة وبغض النظر عما إذا تم الشراء من مصادر محلية أو من مصادر خارجية .
وتعتمد تكلفة الوحدة المشتراه من البضائع على عدة عوامل منها : الكمية المشتراه ، شروط السداد وشروط التسليم وبصفة عامه فإنه يتم
تحديد تكلفة المشتريات على النحو الأتي :
تكلفة المشتريات = قيمة الفاتورة + مصاريف النقل + مصاريف الشحن والتفريغ + رسوم جمركية + تأمين + عمولة الشراء
وتتمثل أهم الجوانب المحاسبية المرتبطة بعمليات الشراء في معالجة المشتريات النقدية والمشتريات الآجلة وكذا معالجة مردودات ومسموحات المشتريات ، وتجدر الإشارة إلى أن المعالجة المحاسبية لعمليات الشراء سوف تتم على أساس نظام الجرد الدوري والذي يقضي بإثبات كافة المشتريات بتكلفتها الإجمالية في حساب المشتريات وبعدم إجراء أي تعديل لمخزون أول الفترة خلال الفترة المحاسبية .
1- المعالجة المحاسبية للمشتريات النقدية والمشتريات الأجلة :
يعتبر حساب المشتريات وفقاً لنظرية المعاملات المالية بمثابة حساب مدين بإعتباره يمثل حساب متعلق بسلع تتسلمها المنشأة من الغير وتتوقف المعالجة المحاسبية للمشتريات على ما إذا تم الشراء نقداً أو على الحساب .
أ – المشتريات النقدية : تمثل مشتريات المنشأة التي يتم سداد قيمتها نقداً في تاريخ الشراء إما من الخزينة أو من الحساب الجاري ويكون القيد المحاسبي من ح المشتريات إلى ح النقدية أو ح البنك.
ب – المشتريات الآجلة : تمثل مشتريات المنشأة من البضائع على الحساب والاتفاق مع المورد على سداد القيمة في تاريخ لاحق ويكون القيد المحاسبي من ح المشتريات إلى ح الموردين وعند السداد يكون القيد من ح الموردين إلى ح النقدية أو ح البنك.
2- المعالجة المحاسبية لمردودات ومسموحات المشتريات :
قد يتضح للمنشأة عند استلام وفحص البضاعة المشتراه وجود كميات غير مقبولة وقد يكون ذلك راجعاً للأسباب الأتية :
1- عدم مطابقة البضاعة المشتراه للمواصفات المتفق عليها بين المنشأة والمورد .
2- شراء كميات من البضاعة تفوق حاجة المنشأة إليها .
3- وجود تلفيات أو عيوب في البضاعة المشتراه يكون المتسبب فيها المورد وتنشأ مردودات المشتريات ( المردودات الخارجية ) نتيجة لأي من السببين الأول والثاني أما مسموحات المشتريات فتنشأة نتيجة للسبب الثالث .
في حالة الاتفاق بين المورد والمنشأة على رد البضاعة غير المطابقة للمواصفات ، فإنه يتم إثبات قيمة البضاعة المرتجعة في دفاتر المنشأة في حساب مردودات المشتريات أما في حالة اتفاق المورد مع المنشأة على احتفاظها بالبضاعة التالفة فإن المنشأة تحصل من المورد على سماح معين يتمثل في تخفيض محدد من قيمة فاتورة الشراء يتم اثباته في حساب مسموحات المشتريات وتعتبر المردودات والمسموحات بمثابة حسابات مقابلة تؤدي إلى تخفيض تكلفة المشتريات وبالتالي فإنها تمثل حسابات ذات طبيعة دائنة على خلاف طبيعة حساب المشتريات ، ويتم معالجة كلاً من مردودات ومسموحات المشتريات محاسبياً وفقاً لإحدى الطريقتين الأتيتين :
* اعتبار المردودات والمسموحات تخفيضاً مباشراً لتكلفة المشتريات : في هذه الحالة يجرى قيد محاسبي عكسي لقيد اثبات المشتريات ولا يتم فتح حساب لمردودات ومسموحات المشتريات على النحو الأتي : من ح المورد أو النقدية إلى ح المشتريات .
* فتح حساب مستقل لكل من مردودات أو مسموحات المشتريات : يترتب على هذه الطريقة الأتي :
1- عدم تقديم بيانات تفصيلية عن مبلغ المردودات والمسموحات من المشتريات تتيح للإدارة تقييم مدى سلامة إجراءات الشراء المختلفة .
2- عدم تمكين الإدارة من تقييم التعامل مع الموردين ومدى التزامهم بتنفيذ عقود الشراء .
ولهذين السببين وغيرهما فإنه يفضل فتح حساب مستقل لكل من المردودات أو المسموحات وتكون المعالجة المحاسبية كما يلي :
* اثبات مردودات المشتريات : من ح النقدية / البنك أو من ح المورد إلى ح مردودات المشتريات
* اثبات مسموحات المشتريات : من ح النقدية / البنك أو من ح المورد إلى ح مسموحات المشتريات
عمليات البيع
عادة ما توكل عمليات البيع الى ادارة أو قسم معين يختص بدراسة السوق واقتراح سياسات التسويق وسياسات التسعير المناسبة في ضوء حالة المنافسة والظروف الاقتصادية المختلفة وكذا العمل على تنفيذ كافة السياسات المرتبطة بعمليات البيع ، وتعتبر المبيعات من البضائع بمثابة المصدر الرئيسي لإيرادات المنشأة التجارية ويتم تحديد تلك الإيرادات على النحو الأتي :
إيرادات المبيعات = الكمية المباعة X سعر بيع الوحدة
ووفقاً لمبدأ تحقق الإيراد جرى العرف المحاسبي على إثبات المبيعات في دفاتر المنشأة عند إتمام عملية البيع وبغض النظر عما إذا تم تحصيل القيمة في تاريخ البيع من عدمه ، وتتمثل أهم الجوانب المحاسبية المرتبطة بعمليات البيع في معالجة المبيعات النقدية والمبيعات الآجلة وكذا معالجة مردودات ومسموحات المبيعات .
1- المعالجة المحاسبية للمبيعات النقدية والمبيعات الأجلة :
يعتبر حساب المبيعات وفقاً لنظرية المعاملات المالية بمثابة حساب دائن باعتباره يمثل حساب متعلق بسلع مباعة للغير وتتوقف المعالجة المحاسبية للمبيعات على ما إذا تم البيع نقداً أو على الحساب .
أ- المبيعات النقدية : تمثل مقابل مبيعات المنشأة التي يتم قبض قيمتها نقداً أو بشيك في تاريخ البيع وتكون المعالجة المحاسبية في دفاتر البائع كما يلي : من ح النقدية الى ح المبيعات.
ب- المبيعات الآجلة : هي مبيعات المنشأة من البضائع على الحساب والاتفاق مع العملاء على سداد القيمة في تاريخ لاحق لتاريخ البيع وعادة ما تتراوح الفترة المسموح بها للعمليل لسداد القيمة من ثلاثة إلى أربعة أسابيع وتكون المعالجة المحاسبية : من ح العملاء الى ح المبيعات وعند السداد من ح النقدية أو البنك إلى ح العملاء.
2- المعالجة المحاسبية لمردودات ومسموحات المبيعات :
في حالة الاتفاق بين المنشأة والعميل على رد البضاعة غير المطابقة للمواصفات فإنه يتم اثبات قيمة البضاعة المرتجعة في دفاتر المنشأة في حساب مردودات المبيعات أما في حالة اتفاق المنشاة مع العميل على احتفاظه بالبضاعة التالفة فإن المنشأة تمنح العميل سماح معين يتمثل في تخفيض محدد من قيمة فاتورة البيع يتم اثباته في حساب مسموحات المبيعات ، وتعتبر المردودات والمسموحات بمثابة تخفيض لإيرادات المبيعات وبالتالي فحساباتها ذات طبيعة مدينة على خلاف طبيعة حساب المبيعات ، ويتم معالجة كلاً من مردودات ومسموحات المبيعات محاسبياً وفق لإحدى الطرق الأتية :
* اعتبار المردودات والمسموحات تخفيضاَ مباشراً لإيرادات المبيعات وفي هذه الحالة يكون القيد المحاسي من ح المبيعات إلى ح العملاء أو النقدية .
* فتح حساب مستقل لكل من مردودات أو مسموحات المبيعات : يؤدي اتباع هذه الطريقة في معالجة مردودات ومسموحات المبيعات الى ما يلي :
1- عدم تمكن المنشأة من معرفة مدى رضى العملاء عن مبيعاتها وذلك نظراً لذوبان كلاً من المردودات والمسموحات في حساب واحد مع المبيعات .
2- عدم تمكن الإدارة من تقييم إجراءات البيع المختلفة بما في ذلك توفير البضائع بمستوى الجودة المطلوبة وكنتيجة لعدم وجود بيانات تفصيلية عن حجم مردودات ومسموحات المبيعات ونتيجة لهذه الأسباب وغيرها يفضل فتح حساب مستقل لكل من مردودات أو مسموحات المبيعات وتتم المعالجة المحاسبية كما يلي :
إثبات مردودات المبيعات : من ح مردودات المبيعات الى ح النقدية / البنك أو إلى ح العملاء
إثبات مسموحات المبيعات : من ح مسموحات المبيعات إلى ح النقدية / البنك أو إلى ح العملاء
حالات خاصة بالمشتريات والمبيعات
الحالة الأولى : الخصم التجاري وخصم الكمية :
الخصم التجاري : هو عبارة عن التخفيض الذي يمنحه البائع للمشتري تشجيعاً لاستمرار تعامله التجاري مع المنشأة وبعبارة أخرى يعد الخصم التجاري بمثابة تخفيض لسعر البيع المعلن في قوائم أسعار البائع نتيجة لانخفاض الطلب على البضائع إما بسبب ظهور منتجات جديدة أو بسبب زيادة حدة المنافسة على تلك البضائع أو غير ذلك من الأسباب ، ويمنح الخصم التجاري إما كنسبة مئوية من الأسعار المعلنة في قوائم الأسعار أو كمبلغ معين من قيمة البضاعة .
أما خصم الكمية فهو ذلك التخفيض الذي يمنحه البائع للمشتري لتشجيعه على الشراء بكميات كبيرة وتجدر الإشارة إلا أنه لا يمنح خصم الكمية للمشتري إلا إذا بلغت الكمية المشتراه حداً معيناً وفقاً للسياسات التي يضعها البائع ، وبصورة عامة لا يثبت مبلغ الخصم التجاري وخصم الكمية في الدفاتر المحاسبية لكل من البائع والمشتري حيث يتم إثبات المشتريات والمبيعات بصافي القيمة بعد استبعاد قيمة كل من خصمي الكمية والتجاري ، إلا أن المعالجة المحاسبية لخصم الكمية في حالات معينة قد تختلف عن المعالجة السابقة حيث يتم إثبات قيمة البضاعة بإجمالي القيمة وبدون استبعاد الخصم والذي لا يثبت إلا في تاريخ لاحق وذلك عند تحقق شرطاً معيناً متفق عليه بين البائع والمشتري كما في حالة اتفاق البائع والمشتري على تعليق منح الخصم على شرط بلوغ كمية المشتريات خلال الفترة المتفق عليها حدا معينا وعند تحقق ذلك الشرط يمنح الخصم ويثبت في الدفاتر .
مثال :
اشترت محلات خالد طاهر الحبابي بضاعة من منشأة الذانبي بمبلغ 100000 درهم وبخصم تجاري قدره 20 % وقد تم سداد القيمة بموجب شيك ، في هذه الحالة نجد أن مبلغ الخصم التجاري 100000 * 20 % = 20000 وبناءً على ذلك فإن :
صافي قيمة البضاعة بعد استبعاد الخصم = 100000 – 20000 = 80000 وهذه هي القيمة التي تسجل كمشتريات في دفاتر محلات الحبابي وكمبيعات في دفاتر منشأة الذانبي وتتم المعالجة المحاسبية في دفاتر المشتري والبائع كما يلي :
القيد في دفاتر المشتري ( محلات خالد طاهر الحبابي ) :
80000 من ح المشتريات
80000 الى ح البنك
القيد في دفاتر البائع ( منشأة الذانبي ) :
80000 من ح البنك
80000 الى ح المبيعات
الحالة الثانية : الخصم النقدي :
عادة ما يمنح البائع المشتري خصماً نقدياً تشجيعاً له على سداد قيمة البضاعة قبل إنقضاء الفترة المتفق عليها بينهما ويعتبر الخصم النقدي ( خصم تعجيل الدفع ) من وجهة نظر البائع بمثابة خصم مسموح به وبمثابة خصم مكتسب من وجهة نظر المشتري وعادة ما يتم التعبير عن شروط الاستفادة من الخصم النقدي بالصورة الأتية :
2 / 10 ، ل / 30 يوم
أي أن المشتري يحصل على خصم نقدي قدره 2 % من قيمة البضاعة وذلك بعد استبعاد قيمة كل من خصمي التجاري والكمية من إجمالي القيمة إذا قام المشتري بالسداد خلال 10 أيام من تاريخ البيع ما لم فعليه سداد القيمة بالكالمل خلال 30 يوماً
وتتمثل المعالجة المحاسبية للخصم النقدي في دفاتر كلا من المشتري والبائع على النحو التالي :
أولاً المعالجة المحاسبية للخصم النقدي في دفاتر المشتري :
تتم المعالجة المحاسبية للخصم النقدي في دفاتر المشتري وفقاً لأحدى الطرق الأتية :
الطريقة الأولى : إثبات المشتريات بالتكلفة الإجمالية :
يتم اتباع هذه الطريقة في حالة عدم تأكد المنشأة من مقدرتها على السداد خلال فترة الإئتمان الممنوحة من المورد وعدم اعتيادها على الاستفادة من الخصم النقدي وهذه الطريقة تتفق مع العرف المحاسبي السائد بإثبات المشتريات على أساس التكلفة الإجمالية وبدون استبعاد الخصم المكتسب ، كما تتفق هذه المعالجة أيضاَ مع سياسة الحيطة والحذر والتي تقضي بعدم الأخذ في الاعتبار بأي إيراد حتى يتحقق فعلاً .
وفي حالة قيام المنشأة بسداد قيمة المشتريات خلال الفترة المحددة واستفادتها من الخصم فيعالج الخصم النقدي على أنه خصم مكتسب نتيجة لنشاط وكفاءة الإدارة المالية ويعتبر الخصم في هذه الحالة بمثابة إيراد عرضي يقفل في نهاية الفترة المحاسبية في ح الأرباح والخسائر وتكون المعالجة المحاسبية :
اثبات المشتريات بالتكلفة الإجمالية : من ح المشتريات الى ح المورد.
عند السداد يجب التمييز بين الحالتين الاتيتين :
* السداد والاستفادة من الخصم : من ح المورد الى مذكورين ح الخصم المكتسب وح النقدية / البنك
* السداد وعدم الاستفادة من الخصم : من ح المورد الى ح النقدية / البنك
مثال : في 1 / 9 اشترت محلات الحبابي بضاعة على الحساب من شركة اليمن السعيد بمبلغ 100000 وبخصم تجاري 10 % وبشروط 2 / 10 ، ل 30 يوم ، والمطلوب اثبات العملية السابقة في دفاتر محلات الحبابي وفقاً لطريقة التكلفة الإجمالية .
الخصم التجاري = 100000 * 10 % = 10000
تكلفة المشتريات = 100000 – 10000 = 90000
قيد الشراء :
90000 من ح المشتريات
90000 الى ح المورد شركة اليمن السعيد
وإذا فرض أن محلات الحبابي قامت في تاريخ 9 / 9 بسداد قيمة المشتريات بموجب شيك فإن المنشأة تحصل على خصم نقدي بمبلغ 1800 ( 90000 * 20 % ) ويظهر القيد في دفاتر المشتري :
90000 من ح المورد شركة اليمن السعيد
الى مذكورين
1800 ح الخصم المكتسب
88200 ح البنك
أما إذا تم السداد في 1 / 10 فإن محلات الحبابي لا تستفيد من الخصم النقدي نظراً لان السداد لم يتم الا بعد انقضاء فترة الاستفادة من الخصم ويتم اثبات القيد كالتالي :
90000 من المورد شركة اليمن السعيد
90000 الى ح البنك
الطريقة الثانية : إثبات المشتريات بصافي التكلفة :
يتم اتباع هذه الطريقة في حالة اعتياد المنشأة على السداد خلال الفترة الممنوحة والاستفادة من الخصم النقدي وبالتالي يتم إثبات المشتريات بصافي التكلفة ( بعد استبعاد خصمي الكمية والتجاري والخصم المكتسب ) وذلك في تاريخ الشراء وتكون المعالجة المحاسبية كالتالي :
في تاريخ الشراء : من ح المشتريات الى ح المورد
عند السداد والاستفادة من الخصم : من ح المورد الى ح النقدية / البنك
عند السداد وعدم الاستفادة من الخصم : من مذكورين ح المورد و ح الخصم المفقود الى ح النقدية / البنك ويتم اقفال الخصم المفقود في ح
الأرباح والخسائر.
ثانياً المعالجة المحاسبية للخصم النقدي في دفاتر البائع :
يتم إثبات قيمة المبيعات بإجمالي القيمة ( بعد استبعاد خصمي الكمية والتجاري وبدون اسبتعاد الخصم النقدي ) نظراً لأن البائع لا يعرف مسبقاً ما إذا كان المشتري سيقوم بالسداد أم لا خلال الفترة المحددة للاستفادة من الخصم وتكون المعالجة المحاسبية :
في تاريخ البيع : من ح العملاء الى ح المبيعات.
في تاريخ تحصيل قيمة المبيعات و اذا تم التحصيل خلال فترة الخصم : من مذكوربن ح النقدية / البنك و ح الخصم المسموح به إلى ح
العملاء
وإذا تم التحصيل بعد إنهاء فترة الخصم : من ح النقدية / البنك إلى ح العملاء
مثال : في 1 / 11 باعت منشأة خالد بضاعة على الحساب للعميل محمد قيمتها 150000 درهم بشروط : 5 / 10 ، ل 30 يوم
والمطلوب القيود المحاسبية الخاصة بذلك ؟
يتم إثبات قيد المبيعات في دفاتر منشأة خالد
150000 من ح العملاء محمد
150000 الى ح المبيعات
اذا تم السداد خلال فترة الخصم
من مذكورين
7500 ح الخصم المسموح به
142500 ح النقدية / البنك
150000 الى ح العملاء محمد
اذا تم السداد بعد انقضاء فترة السداد
150000 من النقدية / البنك
150000 الى العملاء محمد
الحالة الثالثة : شروط تسليم البضاعة
عادة ما تتضمن فاتورة البيع شروط تسليم البضاعة المتفق عليها بين البائع والمشتري ومن هذه الشروط تحديد مكان تسلم البضاعة والطرف الذي يجب أن يتحمل مصاريف نقل البضاعة من مخازن البائع إلى مخازن المشتري وتجدر الإشارة إلى أن مصاريف النقل بالنسبة للمشتري تعتبر جزء من تكاليف المشتريات أما بالنسبة للبائع فإن تلك المصاريف تمثل جزء من مصاريف البيع .
وتتوقف المعالجة المحاسبية لمصاريف النقل على شروط تسليم البضاعة والطرف الذي قام بسداد تلك المصاريف وعند إثبات مصاريف النقل في دفاتر كل من البائع والمشتري فإن الأمر يتطلب من المحاسب التمييز بين الحالات الأتية :
الأولى : التسليم مخازن البائع وقيام المشتري بسداد مصاريف النقل : يلاحظ أنه لا تجري أي قيود في دفاتر البائع باعتبار شروط التسليم تقضي بتحميل المشتري مصاريف النقل وقد قام فعلاً بسدادها ويكون القيد : من ح مصاريف نقل المشتريات الى ح النقدية / البنك .
الثانية : التسليم مخازن المشتري مع قيامه بسداد مصاريف النقل : يلاحظ هنا أن شروط التسليم تقضي بتحميل البائع مصاريف النقل ألا أن المشتري قام بالسداد نيابة عن البائع ويكون القيد في دفاتر البائع من ح مصاريف نقل المبيعات الى ح العملاء وفي دفاتر المشتري من ح المورد الى النقدية / البنك.
الثالثة : التسليم مخازن البائع مع قيامه بسداد مصاريف النقل : تقتضي شروط التسليم تحميل المشتري بمصاريف النقل إلا أن البائع قام بالسداد نيابة عن المشتري ويكون القيد في دفاتر البائع من ح العملاء الى ح النقدية / البنك وفي دفاتر المشتري من ح مصايف نقل المشتريات الى ح الموردين.
الرابعة : التسليم مخازن المشتري وقيام البائع بسداد مصاريف النقل : يتم تحميل البائع مصايف النقل وطالما وأنه قام بسدادها فعلاً فلا يجري في هذه الحالة أي قيد في دفاتر المشتري ويكون القيد في دفاتر البائع من ح مصاريف نقل المبيعات الى ح النقدية / البنك.