– تنقسم العهد ( السلف ) الحكومية إلي نوعين رئيسيين هما :
• عهد ( سلف ) المستديمة .
• عهد ( سلف ) المؤقتة .
• أولاً : العهد ( السلف ) المستديمة :
هي عبارة عن مبلغ نقدي ما يعهد به إلي أحد أمناء الخزائن ( الصراف أو أحد العاملين) ، بحيث يتم الصرف منه على بعض بنود المصروفات التي حددتها اللائحة المالية للميزانية والحسابات، والغرض الرئيسي من إنشاء السلف المستديمة هو مواجهة سداد بعض المصروفات ضئيلة القيمة والمتكررة الحدوث التي يجب حصرها بصورة مستقلة حتى يمكن مراقبتها مراقبة دقيقة ، حيث أن تلك المبالغ تكون عرضة للتلاعب في قيمتها وأنواعها في حالة عدم وجود نظام سليم للرقابة عليها .
– تتم استعاضة ما صرف من السلفة المستديمة كلما قاربت قيمة السلفة على النفاذ أو في الخمسة أيام الأخيرة من كل شهر.
– يتم تحديد مبلغ الاستعاضة بناء على كشف استعاضة المنصرف من السلفة المستديمة والذي يوضح أصل المبالغ المصروفة بكل مطالبة وقيمة الخصومات منها وصافى القيمة المصروفة .
القيود :
– عند فتح العهدة: يفتح حساب شخصي في دفتر مفردات العهد لكل صاحب عهدة من هذه السلف .
×× من حـ / العهد – سلف مستديمة طرف (حامل العهدة)
×× إلى حـ / البنك أو الصندوق
– تتم إستعاضة العهدة بتقديم المستندات المؤيدة للصرف وإعادة قيمة ما تم صرفه الى حامل العهدة.
×× من حـ / المصروفات- باب- بند
×× إلى حـ / البنك أو الصندوق طرف ( حامل العهدة )
• ثانياً : العهد ( السلف ) المؤقتة :
يتم تحديد نوع المصروفات التي يتم الصرف عليها من السلف المؤقتة بخلاف الإجراءات التي تتم في السلف المستديمة ، ومن ثم فان السلف المؤقتة تصرف لهدف معين ولمواجهة متطلبات ذات ضرورة عاجلة وفى تلك الأحوال التي يتعذر فيها الصرف بموجب شيكات ، وبالتالي يتم الخصم مباشرة على استخدامات الموازنة مع تحديد البند أو النوع المختص كما ينشأ حساب نظامي لمراقبة ومتابعة عملية الصرف ، ويلغى هذا الحساب عند استلام المستندات الدالة على الصرف وتنتهي السلف المؤقتة بانتهاء الغرض منها .
القيود :
– عند فتح العهدة: يفتح حساب شخصي في دفتر مفردات العهد لكل صاحب عهدة من هذه السلف بحيث تسدد هذه السلف وتسوى بمجرد الانتهاء من الغرض الذي صرفت من أجله.
×× من حـ / العهد – سلف مؤقتة طرف (حامل العهدة)
×× إلى حـ / البنك أو الصندوق
– تتم تسوية العهدة أو بتقديم المستندات المؤيدة للصرف مع إيصال يثبت توريد المبلغ المتبقي من العهدة دون أن يصرف ( إن وجد ) للصندوق أو لخزينة.
– في حالة تم صرف العهدة كاملة
×× من حـ / المصروفات- باب- بند
×× إلى حـ / العهد – سلف مؤقتة طرف (حامل العهدة)
– في حالة تم صرف جزء من العهدة مع رد مبلغ نقدي فائض (لم يصرف)
من مذكورين
×× حـ / المصروفات – باب – بند
×× حـ / الصندوق أو البنك
×× إلى حـ / العهد – سلف مؤقتة طرف (حامل العهدة)
– الخلاصة :
• العهدة ( السلفة ) المستديمة : يصرف منها جميع المبالغ التى تبلغ 200 جنيه فأقل ويتم إستعاضتها ( تجديدها ) كلما قاربت على النفاذ وحتماً فى الأسبوع الأخير من كل شهر وتقيد المبالغ المنصرفة من السلفة بأصل قيمتها قبل إستنزال الدمغة وينبغى مراجعة المنصرف من السلفة كل ستة شهور ويتم أقفالها فى نهاية السنة المالية .
• العهدة ( السلفة ) المؤقتة : يتم صرفها للحصول على متطلبات ضرورية ويتم تحديد قيمتها حسب الأعمال المطلوب من أجلها السلفة ومدتها تكون شهرين من تاريخ الصرف ولا يتم صرف أكثر من سلفة لشخص واحد فى وقت واحد ولا يجوز الترخيص بسلفة فى أخر شهر فى السنة المالية إلا فى الأعمال المؤكد إنجازها قبل نهاية السنة المالية .