الجرد المستمر (Perpetual Inventory) هو طريقة لحساب المخزون تسجل بيع أو شراء المخزون فورًا باستخدام أنظمة نقاط البيع المحوسبة، وبرنامج لإدارة الأصول المؤسسية. توفّر هذه الطريقة
عرضًا تفصيليًا جدًا للتغيرات في المخزون مع الإبلاغ الفوري عن مقدار المخزون، ويعكس بدقة مستوى البضائع الموجودة. إن الشركة التي تطبق هذا النظام لا تبذل أي جهد للاحتفاظ بسجلات مفصلة للمنتجات الموجودة بل بدلًا من ذلك، يتم تسجيل مشتريات البضائع كخصم لقاعدة بيانات المخزون. وعلى نحو فعال، تشتمل تكلفة البضاعة المباعة على عناصر مثل تكاليف العمالة المباشرة، والمواد، وتكاليف المصنع العامة المباشرة.
يتم تمييز نظام الجرد المستمر عن نظام الجرد الدوري الذي يعد طريقة تحتفظ فيها الشركة بسجلات لمخزونها عن طريق جرد فعلي مجدول، ومنتظم للمخزون. ونظام الجرد المستمر يتفوق على نظام الجرد الدوري الأقدم منه؛ لأنه يسمح بالتتبع الفوري للمبيعات، ومستويات المنتجات الفردية المتاحة في المخزون مما يساعد على منع نفاذ المخزون. ولا يلزم تعديل الجرد المستمر يدويًا من قِبل محاسبي الشركة إلا بقدر عدم موافقته على جرد المخزون الفعلي بسبب الخسارة أو الكسر أو السرقة.
عمل أنظمة الجرد المستمر والدوري
يؤدي نظام نقاط البيع إلى إحداث تغييرات في مستويات المخزون عند انخفاض المخزون، وزيادة تكلفة المبيعات (حساب مصاريف) كلما أُجريت عملية بيع. ويتم الوصول إلى تقارير المخزون عبر الإنترنت في أي وقت مما يسهل إدارة مستويات المخزون، والنقد اللازم لشراء مخزون إضافي. أما النظام الدوري فيتطلب من الإدارة أن تتوقف عن القيام بالأعمال، وتقوم بجرد المخزون فعليًا قبل نشر أي قيود محاسبية. يجب على الشركات التي تبيع سلعًا باهظة الثمن مثل وكلاء السيارات، ومتاجر المجوهرات جرد المخزون بشكل متكرر، ولكن هذه الشركات أيضًا تحتفظ بنظام نقاط البيع حيث تقوم بجرد المخزون بشكل متكرر، ولكن ليس لتحديث مستويات المخزون في نظام المحاسبة بل لمنع سرقة الأصول.
كمية الطلب الاقتصادي (Economic Order Quantity) (EOQ)
إن استخدام نظام الجرد المستمر يسهّل على الشركة استخدام كمية الطلب الاقتصادي (EOQ) في شراء المخزون. وكمية الطلب الاقتصادي هي معادلة يستخدمها مدراء الشركة لتحديد وقت شراء المخزون، وتراعي تكلفة الاحتفاظ بالمخزون، وكذلك التكلفة التي تتحملها الشركة لطلب المخزون.
أهم النقاط
أنظمة الجرد المستمر تتَبع مبيعات المنتجات فورًا عن طريق استخدام أنظمة نقاط البيع.
طريقة الجرد المستمر لا تحاول القيام بالجرد الفعلي للمنتجات.
أنظمة الجرد المستمر معاكسة لأنظمة الجرد الدوري التي يُستخدم فيها الجرد المتكرر للمنتجات؛ لتحديث السجلات.