توضيح لنظام مالى مقترح

سنحاول إعداد نظام مالى مقترح

حتى يتمكن القارئ من التعرف على كيفية إعداد نظام مالى للمنشأة .. وعليه سوف نبدأ بعناصر المحتويات .. وبعد ذلك يمكننا متابعة كل عنصر على التوالى ..
المحتويات:

1 – الإطار العام للنظام المقترح :
1/1 أهداف النظام
1/2 فلسفة نظام المحاسبة المالية
1/3 طريقة القيد المقترح
1/4 مقومات النظام المقترح

2 – المستندات والدورات المستندية للعمليات :
مقدمة
2/1 الدورة المستندية للمقبوضات
2/2 الدورة المستندية للمدفوعات
2/3 الدورة المستندية للعهد
2/4 الدورة المستندية للأجور والمرتبات
2/5 الدورة المستندية للمشتريت
2/6 الدورة المستندية للمخازن
2/7 الدورة المستندية للمبيعات
2/8 الدورة المستندية للصيانة

3 – الدليل المحاسبى :
3/1 الغرض من الدليل
3/2 التوجيه المحاسبى
3/3 الدليل المحاسبى
3/4 شرح الدليل المحاسبى

4 – المجموعة الدفترية والسجلات :
4/4 الدفاتر القانونية
4/2 دفاتر اليوميات المساعدة
4/3 دفاتر الأستاذ
4/4 الدفاتر التحليلية

5 – المعالجة المحاسبية للعمليات الرئيسية :
5/1 التوكيلات
5/2 الخبراء
5/3 المعالجة المحاسبية للأصول الثابتة والمشروعات تحت التنفيذ
5/4 معالجة التحويلات النقدية والشيكات ومذكرة تسوية البنك
5/5 المعالجة المحاسبية لاثبات المعاملات بالعملات الأجنبية

6 – القوائم والتقارير والملخصات المالية :
6/1 ملخصات الحركة
6/2 الموازين الفرعية
6/3 تقارير وقوائم مالية

1- الإطار العام لنظام المحاسبة المالية المقترح :
1/1 أهداف النظام :
يعتبر نظام المحاسبة المالية فى أى وحدة اقتصادية الأساس الأول لبناء نظام المعلومات المتكاملة الذى لاغنى عنه اليوم فى ما يسمى بحق عصر ثورة المعلومات ، وذلك لما يوفره للادارة من بيانات فعلية وشاملة لكل عناصر النشاط بالشركة تساعدها على تحقيق كثير من الفوائد منها :
1- توفير البيانات اللازمة للوقوف على حقيقة المركز المالى للشركة وعناصره .
2- التعرف على حقيقة نتائج نشاط الشركة من أرباح وخسائر فى صورة تحليلية .
3- توفير البيانات اللازمة لإعداد التقارير المالية والتحليل المالى لانشطة الشركة وقياس التطور فى الاداء ، فبعيار فاعلية ونجاح أى نظام وتكون ذات معنى وهدف .
4- توفير المقومات الاساسية للرقابة الداخلية على عناصر التشغيل والمصرفات والايرادات للشركة بما يمكن من استثمار الامكانيات المتاحة للشركة الاستثمار الأمثل .
5- الرقابة والمتابعة لكافة أقسام الشركة وتقييم الأداء الأكثر فعالية عن طريق أعداد الموازنات التخطيطية ومحاسبة المسئوليات .
6- تهيئة المناخ لوضع نظم التخطيط والرقابة إذا نظرنا ألى التخطيط والرقابة على أنهما نظام متكامل ، يضمه ثلاثة أنظمة ، الأول الحصول على المعلومات الخاصة بالتخطيط ، الثانى نظام لتشغيل تلك المعلومات ، والثالث نظام للاسترجاع لتحديد أثار الإجراءات الرقابية والتصحيحية .
7- الاستفادة من نظام المعلومات المحاسبية فى تحقيق فاعلية نظام الإدارة بالأهداف ، ولكى يكون النظام مؤثر وفعالاً فإنه تم الأخذ فى الاعتبار عند وضع النظام المحاسبى أن تتوافر فبه الشروط التالية :
أ- أن يرتبط النظام بالهيكل التنظيمى للوحدة الاقتصادية ، حتى يوفر المعلومات اللازمة لتحقيق أهداف الادارة من تخطيط وتنسيق وتنظيم ورقابة ، وكذلك اتخاذ القرارات اللازمة من حيث أن اتصال المحاسبة بالمستويات الادارية المختلفة يؤدى إلى سلامة اتخاذ القرارات المبنية على المعلومات وحسن التفاهم بين الفئات ، ولذلك يسهل إيجاد اتصال مؤثراً .
ب- أن تظهر المعلومات المحاسبية علاقة الأنشطة الادارية بعضها ببعض فى شكل مجموعة من التقارير اليومية الملائمة والتى تفيد فى تحقيق فاعلية نظام الادارة بالأهداف .
ج- أن تكون الثقة كاملة من قبل المستفيدين الاداريين لنظام المعلومات المحاسبية حتى يمكن لهذه المعلومات أن تحقق أهداف نظام الإدارة بالأهداف .
8- توفر للإدارة الأدلة القوية والقرائن التى تمكنها من الدفاع عن صدق اقرارتها وببياناتها قبل الغير سواء جهات رسمية أو بنوك أو دائنين أو غيرهم .

1/2 فلسفة نظام المحاسبة المالية المقترح :
يقوم النظام المقترح للمحاسبة المالية للشركة على مجموع من الإعتبارات والفلسفات نجملها فيما يلى :
1- الشمول :
بمعنى شمول النظام لجميع عمليات وأعمال الشركة وتحقيق الترابط الكامل بينها .
2- البساطة والوضوح :
بحيث يسهل تطبيقه دون تعقيدات ويعمل على تبسيط الإجراءات والأعمال المالية .
3- المرونة :
بحيث يلائم التوسع فى الأنشطة والأعمال مستقبلاً مما ل يتطلب أى تعديلات مستقبلية .
4- القابلية للتحول إلى استخدام الحاسبات الآلية.
5- الوفاء بحاجات الإدارة :
حيث يمكن من خلاله إعداد مراكز مالية شهرية أو ربع سنوية حسب حاجة الإدارة .
6- الواقعية :
بمعنى أن يتفق النظام بإجراءاته ومكوناته مع طبيعية وظروف النشاط داخل الشركة ويعكس كل جوانب الأنشطة المختلفة التى تقوم بها الشركة .

1/3- طريقة القيد المقترح :
الطريقة المقترحة خليط من الطرق المحاسبية المعروضة فى القيد وهى الفرنسية والإنجليزية حيث تعتمد على :
1- إمساك دفتر يومية عامه مركزية لإثبات القيود المركزية والتسويات الجر دية وقيود الفتح والإقفال .
2- إستخدام دفاتر يوميات مساعدة لقيد العمليات الخاصة بالصندوق والبنوك والمبيعات .
3- إستخدام دفتر يومية مساعدة للعمليات الأخرى .
4- إمساك مجموعة من السجلات والدفاتر المساعدة والتحليلة والمتابعة لتوفير التحليلات والبيانات اللازمة .
1/4 مقومات النظام المقترح :
يتكون النظام المقترح من العناصر والأجزاء التالية وفى ضوء الأسس السابقة :
1- المستندات والدورات المستندية .
2- الدليل المحاسبى .
3- المجموعة الدفترية والسجلات .
4- المعالجات المحاسبية للعمليات الرئيسية .
2- المستندات والدورات المستندية للعمليات
مقدمة :
تهدف عملية تصميم نماذج المستندات والدورات المستندية لعمليات وأنشطة الشركة إلى :
1- تحقيق الضبط الداخلى للعمليات والرقابة على عناصر التشغيل .
2- تسهيل إجراءات تنفيذ العمليات .
3- إنسياب المستندات بسهولة وبسرعة .
4- توفير البيانات الازمة لعمليات التسجيل بالدفاتر وتحليل البيانات وإعداد الدفاتر والقوائم والملخصات المالية .
وحتى تحقق الدورات المستندية أهدافها فإنه يجب أن تتسم بالشمول لجميع عمليات الشركة وانشطتها ذات الاثر المالى .
تنظيم استخدام وتداول نماذج المستندات :
يتم تسليم دفاتر نماذج المستندات من قبل المدير المالى حيث يقوم إى موظف باستلام دفتر بالتوقيع على نموذج استلام دفاتر ” يوضح به اسم الموظف المستلم ، نوع الدفتر ، رقم مسلسل من: إلى ، … ” وعند انتهاء ، الدفتر يتم تسليمه مرة أخرى إلى المدير المالى .
وقد صنفت الدورات المستندية وفقاً للعمليات والانشطة التى تزاولها الشركة كالاتى :
2- المستندات والدورات المستندية للعمليات بالشركة :
2/1 الدورة المستندية للمقبوضات :
2/2/1 المقبوضات النقدية .
2/1/2 المقبوضات بشيكات .
2/2 الدورة المستندية للمدفوعات :
2/2/1 المدفوعات النقدية .
2/2/2 المدفوعات بشيكات .
2/3 الدورة المستندية للعهد :
2/3/1 العهد المستديمة .
2/3/2 العهد المؤقتة .
2/4 الدورة المستندية للأجور والمرتبات .
2/5 الدورة المستندية للمشتريات .
2/6 الدورة المستندية للمخازن
2/6/1 أنواع المواد المستخدمة فى النشاط وتقسيم المخازن .
2/6/2 دورة إضافة المشتريات بالمخازن .
2/6/3 دورة الصرف من المخازن .
2/6/4 دورة الإرتجاع من التشغيل .
2/7 الدورة المستندية للمبيعات .
2/8 الدورة المستندية للصيانة .
2/1 الدورة المستندية للمقبوضات :
2/1/1 المقبوضات النقدية :
أ – المقبوضات بخزينة الإدارة :
عند قبول العميل عرض الأسعار ” المقايسة ” المقدمة من قبل إدارة الشركة تقوم إدارة المبيعات بتحرير إذن توريد نقدية شيكات من أصل + 2صورة – نموذج رقم ( 1 )
أصل …… للعميل للتوجه به إلى أمين الخزينة .
صورة ….. ملف العميل للمتابعة .
صورة ….. تحفظ بالدفتر .
وذلك مقابل الدفعة المقدمة أو طبقاً لشروط العرض .
يتوجه العميل بأصل إذن توريد النقدية / الشيكات إلى خزينة الشركة للسداد ، حيث يقوم أمين الخزينة بإستلام إذن التوريد والنقدية وتحرير إيصال إستلام نقدية /الشيكات من أصل + 3 صور-نموذج رقم ( 2 )
الأصل …. للعميل ” مورد النقدية ” .
صورة ….إدارة الحسابات ” حسابات العملاء” .
صورة …. إدارة المبيعات ” بملف العميل – للمتابعة ” .
صورة ….تحفظ بالدفتر .
وفى نهاية اليوم .. يقوم أمين الخزينة بالتأكد من تسجيل جميع إيصالات الإستلام وإذون الصرف فى كشف حركة الخزينة وإرفاق جميع المستندات بالكشف وتسليمها لإدارة الحسابات .
تقوم إدارة الحسابات بالتسجيل بدفتر يومية الصندوق والتسجيل أيضاً بأستاذ مساعد العملاء .
ثم تقوم إدارة المراجعة بمطابقة كشف حركة الخزينة بإيصالات إستلام النقدية وفواتير البيع أو العقود أو عروض الأسعار… وأيضاً التأكد من صحة ترحيل القيود بعد قيام إدارة الحسابات بتسجيلها .

ب- التحصيل بمعرفة المندوب :
يقوم مسئول التحصيل بزيارة العميل لتحصيل المبالغ المستحقة على العميل .
وفى حالة التحصيل يقوم بتحرير إيصال تحصيل مؤقت نقدى/ شيكات من أصل + 2 صورة نموذج رقم (3)
أصل ….. للعميل .
صورة….إدارة المبيعات للمراجعة تم تسلم لأمين الخزينة .
صورة….تحفظ بالدفتر .
فى نهاية اليوم يقوم مسئول التحصيل بعمل تقرير تحصيلات من العملاء أصل + 1 صورة نموذج رقم (4)
أصل …… لأمين الخزينة
صورة…… إدارة المبيعات
بالمبالغ المحصلة وأرقام الايصالات ومرفق بهم صور الايصالات المؤقتة حيث تقوم إدارة المبيعات بتحرير إذن توريد نقدية / شيكات من أصل + صورة نموذج رقم (1)
أصل …… لامين الخزينة.
صورة …… تحفظ بالدفتر.
باجمالى المبالغ المحصلة النقدية وشيكات ويرفق بها أصل تقرير التحصيلات من العملاء وصور الإيصالات المؤقتة .
يقوم أمين الخزينة باستلام الحصيلة وعدها ثم تحرير ايصال استلام نقدية/ شيكات من أصل+أصل3 صور نموذج رقم (2)
أصل …… مسئول التحصيل .
صورة …… إدارة الحسابات ” حسابات العملاء ” .
صورة …… إدارة المبيعات ” بملف العميل – للمتابعة ” .
صورة …… تحفظ بالدفتر .
2/1/2 المقبوضات بشيكات :
يتقدم العميل لسداد الشيكات المستحقة عليه إلى إدارة المبيعات حيث تتأكد من صحة الشيك والمبلغ المستحق بالمديونية ثم تحرير إذن توريد نقدية / شيكات من أصل + صورة نموذج رقم (1)
أصل …… أمين الخزينة .
صورة…… تحفظ بالدفتر .
يقوم العميل بالتوجه إلى أمين الخزينة بالشيك وإذن التوريد حيث يقوم بتحرير إيصال استلام نقدية / شيكات من أصل + 2 صورة نموذج رقم (2)
أصل …… للعميل .
صورة…… إدارة الحسابات .
صورة…… تحفظ بالدفتر .
فى نهاية اليوم يقوم أمين الخزينة بتحرير كشف حركة الخزينة مبين بها حركة النقدية والشيكات بالخزينة ويرفق بها المستندات ثم يسلمها لإدارة الحسابات لاتخاذ المحاسبية اللازمة .
كما يقوم أمين الخزينة بتحرير حافظة شيكات مسجل بها جميع أرقام الشيكات الوارده إليه وتواريخ استحقاقها وقيمتها والبنك المسحوبة عليه لارسالها إلى البنك للتحصيل وتوقيع البنك عليها باستلام هذه الشيكات .

2/2 المدفوعات :
2/1/1 المدفوعات النقدية :
يقوم طالب صرف النقدية بتحرير إذن صرف نقدية من أصل فقط نموذج رقم (5)
أصل …… أمين الخزينة .
ويوقع عليه بما يفيد الاعداد ثم يعتمد من مدير الإدارة التابعة وأيضاً من مدير الإدارة المالية .
ثم يتقدم طالب بإذن الصرف إلى أمين الخزينة الذى يسلمه النقدية ويحتفظ لديه بإذن الصرف لإرفاقه بملخص حركة الخزينة اليومى لإعادته لقسم الحسابات لإتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة بشأنه .
ولأحكام الرقابة على المدفوعات النقدية يجب أن تعتمد إذون الصرف من الساده المفوض لهم إعتماد الصرف باللائحة المالية كل فى حدود السلطات المنوطة له .

2/2/2 المدفوعات بشيكات :
يتقدم طالب صرف الشيكات لادارة الحسابات التى تتولى تحرير أذن صرف الشيكات من أصل وصورة نموذج رقم (6)
الأصل …… الأدارة المالية .
صورة …… تحفظ بالدفتر .
ويوضح به مبلغ الشيك وتاريخ الأستحقاق وسبب الصرف والجهة المصدر إليها ويتم أعتماده من مدير الادارة الطالبة للشيك .
ثم يتم تحرير الشيك بمعرفة إدارة الحسابات وتتولى توقيع الشيك وأعتماده من سلطة توقيع الشيكات بالشركة وتستوفى باقى بيانات أذن صرف الشيك ويعتمد من المدير المالى .
ويسلم الشيك للجهة الطالبة وتوقع على أذن الصرف بالاستلام وتتخذ الإجراءات المحاسبية .

2/3 الدورة المستندية للعهد :
هى العهد التى تصرف لبعض العاملين الذين تستوجب طبيعة عملهم وجود نقدية معهم للصرف مها على متطلبات الوظيفة وهى تظل باقية فى عهدة الموظف ولا تتم تسويتها الا عند نهاية السنة المالية ليعاد صرفها من جديد طالما أن طبية العمل تستلزم ذلك وتتم صرف العهد واستعاضتها وزيادتها أو تخفيضها طبقاً للاجراءات التالية :
1- عند صرف العهدة أو زيادتها :
أ‌- يقدم طالب العهدة إذن صرف بالقيمة المطلوب صرفها إلى الحسابات للتحقق من ضرورة وجود عهدة طرف هذا الموظف ورفع الطلب للمدير المالى لاعتماده .
ب‌- تقوم الحسابات بعد اعتماد الطلب بصرف العهدة .
ج- نفس الاجراءات تتبع عند زيادة العهدة .
2- عند استعاضة العهدة :
أ‌- يقوم أمين العهدة بالصرف منها على متطلبات الوظيفة باستخدام ايصال صرف مؤقت من العهدة مسلسل نموذج رقم (7) ويجب أن يوقع المستفيد باستلام المبلغ وأن يرفق مستند الصرف مع الايصال .
ب‌- يقوم أمين العهدة عند بلوغ رصيد العهدة70% من قيمتها أو عند نفاذها بتحرير كشف استعاضة نموذج رقم(8) تسجل فبه المبالغ المصرفة بالتفصيل من واقع ايصالات الصرف المؤقته ويقدم الكشف مرفقاً به المستندات إلى الحسابات .
ج- تقوم الحسابات بمراجعة الكشف والمستندات وتحليل المبالغ المنصرفه بحسب الغرض من الصرف ثم تقوم بتحرير إذن صرف نقدية .
د- تقوم الادارة المالية بمراجعة الكشف والمستندات وإذن الصرف وترفع جميعها للمدير المالى لاعتماد الصرف .
ه- يقوم أمين الخزينة بصرف المبلغ المطلوب والموازى لاجمالى كشف الاستعاضة ويوقع أمين العهدة على أصل إذن الصرف باستلام المبلغ .
و- يسلم كشف الاستعاضة ومرفقاته مع ملخص حركة النقدية إلى الادارة المالية لاتمام عمليات المراجعة والقيد والحفظ .
ز- تقيد المبالغ المنصرفة بموجب كشف الاستعاضة كمصروفات عادية لكى يعود رصيد العهدة إلى المبلغ الأصلى لها .

2/3/2 العهد المؤقتة :
هى المبالغ التى تصرف لاحد العاملين للصرف على شراء مستلزمات أو على مأمورية أو مهمة أو لدفع قيمة مصروفات نثرية غير محدده القيمة ويتم تسويتها بعد الصرف بتقديم المستند الفعلى للصرف .
وهى لا تبقى مع الموظف مدة طويلة فيجب تسويتها فى نفس اليوم أو فى اليوم التالى أو بعد انتهاء المهمة مباشرة ويتم صرف العهدة المؤقته بموجب ايصال استلام عهده مؤقتة نموذج رقم (9) ولا يحرر اذن صرف . ويتم ذلك بالاجراءات التالية :
1- يحرر طالب العهدة إذن صرف ( عادى ) عهدة إلى الحسابات للتحقق من الغرض واعتماده من المدير المالى ويوضح فيه مدة المأمورية وموعد تسوية العهدة .
2- يقوم أمين الخزينة باستلام إذن الصرف المعتمد ويحرر بناء عليه ايصال إستلام عهدة مؤقته .
3- يوقع طالب العهدة على ايصال العهدة بما بفيد استلامه النقدية
4- يحتفظ أمين الخزينة بإيصال العهدة الموقع الموقع بالخزينه كجزء من رصيد النقدية بالخزينة ويعامل باعتباره نقدية .
5- يقوم أمين الخزينة برد ايصال استلام العهدة الم ؤقته بعد إلغائه ( حتى لا يستخدم مرة أخرى ) إلى مستلم العهدة بعد قيامه بتسوية العهدة طرفه وتقديم مستندات الصرف الداله على صرف العهدة وأعتمادها ممن لهم سلطة الاعتماد بالشركة وفقاً للدوره المستندية للمدفوعات .
6- يقوم أمين الخزينة بعمل كشف بالعهدة التى لم يتم تسويتها ويقدم إلى الحسابات كل أسبوعين حتى يمكن متابعة تسوية العهد .

2/4 الدورة المستندية للأجور والمرتبات :
يتم حصر الوقت عن طريق بطاقة حضور وانصراف ( الساركى ) – نموذج رقم (10) يوقع عليها الموظف / العامل ساعة الحضور وساعة الانصراف وتعتبر أيضاً تلك البطاقة المستند الأساسى لحصر أوقات الغياب ، والمرضى ، والإضافى .
عند حضور الموظف / العامل يوقع على الساركى ويختم بساعة الحضور .
فى حالات الخروج أثناء ساعات العمل الرسمية يحرر تصريح خروج بواسطة الإدارة التابعة لها الموظف / العامل وموقع عليها من مدير الإدارى بعد موافقة مدير الإدارة التابع لها الموظف ويحتوى تصريح الخروج على أسم الموظف / العامل وساعة الخروج المقرر الرجوع إليها إما إذا كان الخروج بدون عودة فيذكر ذلك بالتصريح ويحرر ذلك بالتصريح من أصل + صورة نموذج رقم (11) .
أصل ………… للادارة الادارية .
صورة ……….. للأمن .
يتجه الموظف / العامل إلى الأمن الذى يثبت من خلال التصريح بسجل خاص سأعيه الخروج من واقع رجوع الموظف / العامل ثم بعد ذلك يقوم بمطابقته على الساعة المثبته بالتصريح .
يعاد التصريح بعد ذلك إلى المدير الادارى للحفظ .
فى نهاية اليوم يقوم الموظف / العامل بختم الساركى بساعة الإنصرااف .
بالنسبة لحصر وقت الإضافى فيتم عن طريق الساركى أيضاً .
تقوم الإدارة التابع لها الموظف / العامل بتحرير إذن بساعات عمل إضافية من أصل + 2 صورة نموذج رقم (12) :
أصل …… التابع لها الموظف .
صورة…… للشئون الادارية .
صورة…… الأمن .
فى نهاية اليوم وبعد إنقضاء الوقت الإضافى المقرر ، يقوم الموظف / العامل بختم الساركى بساعة الإنصراف .
أخر كل شهر تقوم الإدارة الإدارية بتجميع الساركى ويتم تفريغ الإضافى على الكمبيوتر ويتم حساب الأجرة الإضافى – نموذج رقم (13) .
فى نهاية كل شهر يقوم المدير الإدارى بعمل مذكرة ترفع إلى المدير المالى تحتوى على التعينات الجديدة وبياتها ( اسم الموظف / العامل ) المرتب الشهرى ، تاريخ التعيين ) وكذلك موضح بها المرتبات والخصومات والجزاءات .
نموذج رقم (14) من أصل وصورتين :
أصل …… الإدارة الادارية .
صورة…… الموظف / العامل .
صورة …… الادارة التابع لها .
من خلال المذكرة تقوم الإدارة الإدارية باحتساب الجزاءات يدوياً وكذلك الخصومات التى تتم عن طريق قسمة المرتب الأساسى على 30 يوم ثم يضرب فى عدد أيام الخصم .
يتم إدخال جميع البيانات على برنامج كمبيوتر خاص بالأجور موضوع من قبل الشركة وعليه تحسب الأجور نموذج رقم (15) .
تتم طباعة الأجور الإجمالية لكل إدارة على حده نموذج رقم (16) ثم تتم طباعة تقرير بمرتبات الإدارة تفصيلياً لجميع العاملين – نموذج رقم (17) وعلى أساسه يتم عمل قيد الأجور – نموذج رقم (18) .
يتم صرف الأجور لجميع العاملين بإيصال إستلام مرتبات – نموذج رقم (19) .
فى حالة الأجازات يقوم الموظف / العامل بعمل نموذج اجازات يعتمد عن طريق مدير الإدارة التابع لها .

2/5 الدورة المستندية للمشتريات :
2/5/1 الدورة المستندية للمشتريات المحلية :
أ- المشتريات الغير نمطية :
وذلك بالنسبة للأصناف التى لايتم تحديد حدود دنيا للإحتفاظ بها فى مخازن الشركة وتتمثل هده المشتريات على سبيل المثال فى الآتى :
الخامات الرئيسة لعملية الإنتاج والتى تطلب لأول مرة .
الأصول الثابتة والمواد المستهلكة كالأدوات الكتابية والتى لا يخصص لها مخزن وتطلب أولاً بأول .
وفى هذه الحالة يتم إتباع الآتى :
تقوم إدارة المبيعات بعد الاتفاق مع العميل على تصنيع أسطمبة له وتحديد الخامات اللازمة بتحرير طلب شراء بهذه الخامات وذلك من أصل + صورة نموذج رقم (20) :
أصل …… إدارة المشتريات ” لإتخاذ إجراءات الشراء .
صورة…… تحفظ بالدفتر بملف العميل لمتابعة وصول الخامه فى الوقت المناسب .
يتم إرسال طلب الشراء إلى إدارة المشتريات التى تقوم بتحرير أمر الشراء إلى المورد المختص لتوريدها من أصل +3 صور . نموذج رقم (21) :
اصل …… المورد .
صورة….. قسم الحسابات .
صورة…..إدارة المخازن للإستلام بواسطتها .
صورة….. تحفظ بالدفتر .
ب-المشتريات النمطية :
وذلك بالنسبة للأصناف التى يتمشى معها أسلوب وضع حدود للمخزون ” أدنى وأعلى نقطة للطلب” .
وتتمثل هذه المشتريات على سبيل المثال فى الآتى :
قطع الغيار اللازمة لتشغيل الماكينات .
المواد المساعدة .
وفى هذه الحالة يتم أتباع الآتى :
يقوم أمين المخزن بتحرير طلب شراء بالأصناف التى وصل رصيد مخزونها إلى نقطة إعادة الطلب حيث تحدد هذه النقطة فى ظل حالة التأكد أو عدم التأكد من معدل الطلب ، فكلما زادت درجة عدم التأكد من معدل الطلب كلما ارتفعت نقطة إعادة الطلب ، وفى ظل حالة التأكد التام تنخفض نقطة إعادة الطلب إلى اقل ما يمكن حيث لاوجود لما يسمى مخزون الأمان فى هذه الحالة باقى الدورة كما سبق بيانه ( أ ) .
2/5/2 دورة المشتريات الخارجية :
فى حالة شراء ماكينات متخصصة لازمة للصناعة فإنه يتم استيرادها من الخارج ويتم ذلك باتباع الخطوات التالية :
1- يتم تحرير طلب إستيراد (Importation Request) بالأصناف المطلوبة واعتماده من رئيس مجلس الإدارة نموذج رقم (22) ثم يتم إرسال خطاب إلى المورد بموافاة الشركة بالفاتورة المبدئية للأصل الثباته المطلوب شراءه للمصنع .
2- بعد ذلك ترسل صورة الفاتورة المبدئية مع طلب الإستيراد المعتمد من سلطة الإعتماد للإدارة المالية لإتخاذ إجراءات الإستيراد من الخارج للأصناف المطلوبة .
3- ثم تقوم إدارة الحسابات بتحرير طلب استيراد من الخارج للحصول على موافقة مصلحة الجمارك لتحديد البند الجمركى ثم بعد الحصول على موافقة مصلحة الجمارك يحرر عقد فتح إعتماد مستندى ووضع كافة الشروط الخاصة بالإستيراد والتى تم الإتفاق عليها مسبقاً مع المورد .
4- يتم إرسال المستندات كاملة للبنك شاملة الإقرارات المطلوبة وكذلك الفاتورة المبدئية المعتمدة لفتح الإعتماد حيث يقوم المورد بإخطار الشركة بتكلس أو فاكس بتاريخ وصول البضاعة وتاريخ شحن البضاعة . ويتم إرسال نسخة اصلية ثالثة من مستندات الشحن للشركة مباشرة لتقوم بالتخليص على البضاعة فى حالة تأخر المستندات الأصلية عن طريق البنك .
5- بعد ورود المستندات يتم تظهيرها من قبل البنك وتسليمها للملخص الجمركى المتعاقد مع الشركة ليقوم بإتخاذ إجراءات التخليص وقبل الإفراج النهائى يقوم بإخطار الإدارة المالية بالرسوم الجمركية المستحقة للجمارك لاستخراج شيك بالرسوم الجمركية .
6- يتم الإفراج النهائى بعد سداد الرسوم الجمركية وانهاء اجراءات التخليص والتأكد من عدم وجود عيوب ونقل البضاعة بمعرفة المخلص إلى مخازن الشركة .
عقب ورود البضاعة إلى الشركة يقوم المدير الفنى ومدير الإنتاج بفحص البضاعة والتأكد من صلاحيتها ثم يحرر أمين المخزن لإذن إضافى للبضاعة مع موافاة الإدارة الإدارية والمخازن بصورة من الفاتورة التجارية وقائمة المحتزيات لمراجعة الأصناف الموجودة على ما هو موجود بالفاتورة .
وفى حالة وجود توالف يحرر محضر إثبات حالة لإخطار التامين والمطالبة بالتعويضات وفقاً لوثيقة التأمين .
تقوم الإدارة المالية بحفظ فاتورة التخليص مع إذن إضافة المخازن مع إيصالات مصاريف النولون والتحميل والتفريغ مرفقاً بها كافة المستندات الخاصة بالرسالة ثم يتم إتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة بعد إنتهاء الأدارة المالية من قيد المستندات بحساب الإعتمادات المستندية وقفل الإعتمادات المستندى لأضافته للمخازن .
كما يتم تحرير قائمة تكلفة اعتماد مستندى توضح بها التكلفة البنكية للاعتماد المستندى والتى تشمل قيمة المستندات الواردة على فاتورة الإعتماد والمصروفات البنكية والتخليص والجمارك حتى إضافة الأصناف إلى المخازن .
ويحرر من اصل + صورة وتوزيع كالتالى . نموذج رقم (23) :
أصل …… قسم الحسابات .
صورة…… قسم التكاليف .
ثم تقوم إدارة التكاليف بتحديد متوسط تكلفة الوحدة من الصنف وتسجيلها فى سجل المواد الواردة وبطاقة الصنف .
وفى حالة تعدد الأصناف داخل الرسالة الواحدة فإنه يتم توزيع مصروفات الإستيراد والشراء على الأصناف بإستخدام الأسس المناسبة للتوزيع .
وسوف نتناول تسعير المواد الواردة تفصيلاً عند التعرض للمحاسبة عن المواد بنظام التكاليف .

2/6 دورة التخزين والصرف بالمخازن
1- أنواع المواد المستخدمة فى النشاط وتقسيم المخازن
تنقسم عمليات الشركة إلى عمليتين رئيسيتين :
أ‌- عمليات تصنيع الإسطمبات وقطع الغيار .
ب‌- عمليات إنتاج المنتجات البلاستيكية .
وبناء عليه تنقسم المواد الواردة إلى :
1- المواد المرتبطة بعمليات التشغيل لصنيع الإسطمبات وقطع الغيار وهى على سبيل المثال .
أ‌- خامات حديدية مثل :
– حديد
– نحاس
– الومنيوم
ب‌- مراد مساعدة
ج- قطع غيار الماكينات
د- العدد
ه- وقود وزيوت وقوى محركة
2- المواد المرتبطة بمعليات انتاج المنتجات البلاستيكية ، وهى على سبيل المثال :-
أ‌- خامات بلاستيك
ب‌- مواد تعبئة وتغليف
3-الأدوات الكتابية والمطبوعات الخاصة بالجانب الإدارى بالشركة .
وعلى ضوء ما سبق نقترح تقسيم المخازن الموجودة بالشركة إلى :-
1- مخزن الخامات وينقسم إلى :-
أ‌- المواد الحديدية
ب- المواد البلاستيكية
ج- المواد المساعدة
2- مخزن العدد وقطع الغيار .
3- مخزن مواد تعبئة وتغليف .
4- مخزن الأدوات الكتابة والمطبوعات .
5- مخزن الإنتاج التام .
6- مخزن الهوالك ويشمل :
أ‌- هالك سليم صالح للتشغيل
ب‌- هالك غير سليم .
7- مخزن بضائع بغرض البيع خاص بأعمال التوكيلات التجارية .
ب- دورة إضافة المشتريات بالمخازن :
1 – عند وصول البضائع للمخازن يتم تشكيل لجنة وذلك لاستلام البضاعة الواردة وفحصها من النواحى الفنية والمواصفات ومطابقة فاتورة المورد مع أمر التوريد السابق اعداده– – وتتكون اللجنة من :
– امين المخزن …………… والتى ستضاف إلى عهدته .
– مهندس انتاج …………… لفحص الخام من ناحية المواصفات .
– مندوب الأمن …………… لحصر العدد مع أمين المخزن .
ثم تقوم اللجنة بتحرير محضر فحص وأستلام من اصل + صورة نموذج رقم (24) :
أصل ……… قسم الحسابات .
صورة……… تحفظ بإدارة المخازن .
2 – بناء على محضر الفحص والإستلام يقوم أمين المخزن بإضافة الأصناف إلى المخزن الخاص به بإصدار إذن إضافة ــ بتفصيلى البضاعة الواردة ــ من أصل + 3 صور . نموذج رقم (25) :
أصل ……… قسم الحسابات .
صورة……… بالمخزن .
صورة……… قسم التكاليف .
3 – ثم يتولى أمين المخزن قيد الإضافة بكروت الصنف ــ نموذج رقم (26) ــ وحفظ البضائع بالمكان المناسب لها بالمخازن .