أ- طلب شراء المستلزمات:
إدارة المخازن هي عادة الجهة التي تملك حق طلب الشراء، ويحتوي طلب الشراء على البيانات التالية:
1-رقم طلب الشراء
2-تاريخه
3- الأصناف المطلوبة ومواصفاتها
4-الكميات
5- سبب الاحتياج إليها
6- الميعاد المناسب للتوريد
7- الجهة الطالبة
8- توقيع
المسئول عن الطلب..
ب-أمر توريد المستلزمات السلعية:
تقوم إدارة المشتريات بتحرير أمر التوريد أو أمر الشراء ويحتوي هذا الأمر على البيانات التالية:
1-رقم الأمر وتاريخه،
2-عنوان واسم المورّد
3- بيان بالأصناف المطلوبة
4- شروط التوريد والشحن والتفتيش
5- الأسعار والالتزامات المالية
6مكان التسليم
7- توقيع المسئول.
ج- استلام المستلزمات السلعية وتخزينها:
في حالة وصول المواد إلى المخازن يقوم باستلامها قسم الاستلام بعد مطابقتها بأمر الشراء، ويحرر بذلك إذن الاستلام
وتقرير فحص ومنه تقوم إدارة المخازن بإثبات المواد في بطاقة الصنف في خانة الوارد وبالكميات فقط.
د- إثبات المستلزمات السلعية بحساب الصنف:
تقوم إدارة التكاليف بقيد المواد الواردة وتسعيرها بحسابات الصنف بدفتر أستاذ المخازن ولا يتم ذلك إلا بعد مطابقة طلب
الشراء وأمر التوريد وإذن الاستلام وتقرير الفحص وفاتورة المورد..