تؤثر المحاسبة على جميع أنشطة المنظمة ، مثل المعاملات المالية والنقدية. يتم دمج المحاسبة في الالتزام بالعمليات أو التدفقات المستقبلة ، في مركز أنظمة المعلومات عن طريق ريها بالبيانات المسجلة بمرور الوقت. الدليل المحاسبي الشامل يحتوي أيضاً على عناصر أساسية لبناء البيانات المالية واستعادة أصول المنظمة ونتائج أنشطتها.
لذلك فإن الحسابات السنوية لا تدعم الأخطاء أو الأعطال أو حتى التلاعب بجميع أنواعها. مع العلم أن المخاطر التشغيلية هي العامل الأول الذي يؤثر على جودة المحاسبة ، يجب السيطرة عليها. يجب أن تتيح صياغة دليل الإجراءات المحاسبية تحقيق هدف الرقابة هذا ، من خلال تأطير طرق القيام بالأشياء. وبالتالي فمن المرجح أن يحد من حوادث المعالجة ، بشرط أن يقوم على أسس تشغيلية متينة.
ما هو الدليل المحاسبي الشامل؟
الدليل المحاسبي الشامل هو عبارة عن وثقة تصف بشكل خاص التنظيم المحاسبي للشركة وطرق إدخال المعلومات ومعالجتها والسياسات المحاسبية والوسائط المستخدمة في تونس.
فهم طريقة عمل الدليل المحاسبي الشامل
تقوم منظمات الأعمال عادةً بإنشاء دليل محاسبة ، والذي يحدد جميع السياسات المحاسبية والإرشادات والإجراءات والمعايير لحسابات الأعمال. يتضمن دليل المحاسبة تصنيف الحسابات ولمحة عامة عن القواعد المحاسبية الواجب اتباعها والقواعد الخاصة بالمنظمة.
اعتمادًا على نوع الكيان التجاري ، تختلف الأدلة المحاسبية من شركة إلى أخرى ، ولكنها عمومًا تخدم نفس الغرض في كل عمل ، حتى باستخدام مخططات مماثلة.
هذا الهدف هو ضمان دقة واتساق طرق المحاسبة المستخدمة من قبل كل فرد داخل الشركة المسؤولة عن الواجبات والإجراءات المتعلقة بالمحاسبة. يتضمن الدليل عادةً عدة أقسام مختلفة لتغطية جميع جوانب وظيفة المحاسبة.
عادة ، سيبدأ دليل المحاسبة بتحديد الغرض من المستند ، وشرح نطاق الوثائق ، وتوضيح المسؤوليات المطلوبة من أولئك الذين سيقرؤون الدليل. سيتضمن هذا عادةً قائمة بالاستثناءات من القواعد الواردة في الدليل ، بالإضافة إلى شرح دور الإدارة ومسؤوليتها عن ضمان الامتثال للدليل. غالبًا ما تكون هذه الأقسام بمثابة مقدمة للدليل.
عادة ما يتم تغطية تنظيم أقسام المحاسبة والمالية في وقت لاحق ، مما يسمح للموظفين والمقاولين بفهم كامل للأدوار المختلفة المدرجة في هيكل الأعمال. يتم أيضًا وصف وتحديد مسؤوليات كل قسم في هذا القسم. تشرح الأقسام القليلة التالية بشكل عام إجراءات وطرق وسياسات المحاسبة الإدارية المتعلقة بإعداد التقارير.
يتبع التركيز على الجوانب المركزية للمحاسبة عمومًا الأقسام المتعلقة بالمحاسبة الإدارية وإعداد التقارير. بما في ذلك عملية التخطيط ، والمسؤوليات المرتبطة ، والاتصالات المطلوبة ، والسلطات المخولة ، تتناول الأقسام التالية على وجه التحديد السياسة المحاسبية وإطار الإجراءات داخل المنظمة. غالبًا ما تشمل الموضوعات الأخرى التي يتم تناولها الأنظمة المستخدمة في عملية المحاسبة والضوابط الداخلية وإجراءات التدقيق والأمن والتوثيق ومحاسبة التكاليف والمعاملات.
لاستكمال دليل المحاسبة ، ستغطي الأقسام اللاحقة بشكل عام مجموعة واسعة من الإجراءات المحاسبية. غالبًا ما يتم تغطية إجراءات المحاسبة الإدارية والمحاسبة النقدية ومحاسبة الأصول والمخزون ومحاسبة الإيرادات ومحاسبة الشراء. ستتضمن الأقسام النهائية عادةً مواصفات لإدارة الموارد ، وتوفير الموارد المحاسبية ، والبنية التحتية للمحاسبة ، وبيئة العمل المتوقعة.
بالإضافة إلى ذلك ، سيكون للعديد من كتب المحاسبة أيضًا قسم مخصص للموارد البشرية ، يوضح بالتفصيل احتياجات رأس المال البشري وتوقعاته للوفاء بالأدوار المختلفة في وظيفة المحاسبة. تعتبر تغطية جانب الموارد البشرية أمرًا حيويًا للعديد من المنظمات لضمان تزويد وظيفة المحاسبة بالموظفين المؤهلين بشكل صحيح.
يجب أن يتناول الدليل المحاسبي الشامل الجوانب التالية:
المكون التنظيمي: تنظيم قسم المحاسبة
مكان قسم المحاسبة في الهيكل التنظيمي العام للشركة
الهيكل التنظيمي لقسم المحاسبة
الوصف الوظيفي لموظفي المحاسبة
شبكة فصل المهام غير المتوافقة
عنصر الإجراءات: الإجراءات المحاسبية
حدد لكل عملية:
إجراءات جمع المعلومات
إجراءات إدخال ومعالجة المعلومات
إجراءات التدقيق والتحقق من السجلات وإغلاقها
إجراءات إثبات الحسابات وعمل الجرد
إجراءات إعداد وتقديم البيانات المالية
مكون مخطط الحسابات المشروح: تطوير مخطط حسابات مشروح يحدد قواعد التشغيل ، وتبرير ومراقبة الحسابات المختلفة
قسم الكتب المحاسبية: قواعد الشكل وصناديق مسك الدفاتر المحاسبية:
الجريدة العامة
كتاب الجرد
مكون البيانات المالية: النماذج المعتمدة للقوائم المالية
أرشفة المستندات المحاسبية: تعريف قواعد الترميز والمواعيد وشروط أرشفة الدفاتر والمستندات المحاسبية.
مكون تحسين معلمات البرنامج: تحسين المعلمات التي تمت تهيئتها في البرنامج من أجل ضمان التنفيذ الناجح للدليل واستخدام أفضل للوظائف التي يوفرها برنامج المحاسبة.
نقاط لتضمينها في الدليل المحاسبي الشامل
المحاسبة ، مثل أي عملية ، ليست مستثناة من نهج إجرائي يتكون من تأطير طرق التشغيل كتابةً. إجراءات الصياغة هي تمرين نادرًا ما يثير حماس الموظفين المعنيين. إنه ليس أقل أهمية ، حتى لو وجده كثيرون أقل أهمية. الإجراء هو بطريقة ما قاعدة اللعبة التي يجب احترامها.
إنه يمكّن الشخص المسؤول عن تنفيذه ، ولكنه يؤمنه أيضًا. فيما يتعلق بالمحاسبة ، فإن حجر الزاوية في أي عملية هو دليل الإجراءات المحاسبية ، وهو وثيقة إطار لتبرير المهام وتكييفها. لذلك من المهم أن تكون كتابتها عالية الجودة وأن تتضمن النقاط التالية:
تنظيم الخدمات حول المحاسبة: يجب أن يحدد الدليل نطاق مسؤوليات جميع الإدارات فيما يتعلق بمعالجة المحاسبة حسب نوع العملية. بين المحاسبة الموكلة جزئيًا إلى خطوط الأعمال ، أو نظام مركزي حيث تنتمي جميع الكتابة إلى قسم مخصص ، تختلف العمليات ، ومن ثم يتم تكييف إدارة المخاطر التشغيلية وفقًا لذلك.
مخططات المحاسبة: المحاسبة هي تقنية تعتمد على معايير التسجيل الواجب احترامها. يجب أن يتم الإشراف على تحديد مخططات الحسابات لنسخ العمليات الاقتصادية من قبل الأشخاص المرخص لهم في هذا الموضوع ، ويجب دمجها إن أمكن في أدوات تأمين السجلات المحاسبية على مستوى الامتثال.
الإجراءات المحاسبية: يجب أن يعطي الدليل معنى للإجراءات التي سيتم تنفيذها ، بشكل كامل متماسك وفعال لإنتاج معلومات جيدة. يجب إضفاء الطابع الرسمي على أي عملية محاسبية من أجل التحقق من ملاءمتها والتأكد من أن المجموعة الإجرائية تغطي جميع أنشطة المنظمة.
الضوابط المحاسبية: نقطة عملية بدون رقابة لأن المخاطر التشغيلية موجودة في كل مكان. تعد عناصر التحكم أيضًا جزءًا لا يتجزأ من المعالجة المحاسبية ، وليست أجهزة إضافية يتم حجزها بعد ذلك حصريًا لعدد قليل.
خلاصة
إن وصف هذه الإجراءات وتوثيقها يجعل من الممكن التأكد من أن نفس المعلومات المحاسبية سيتم التعامل معها بنفس الطريقة ، من قبل جميع موظفي الشركة.
يجب أن تتطور إجراءات المحاسبة بمرور الوقت
إن الحصول على تأكيدات معقولة بأن المعلومات المالية موثوقة وذات جودة عالية هو الهدف الرئيسي لإجراءات المحاسبة.
في العديد من الشركات ، يتم تنظيم المحاسبة وضوابطها إلى ثلاثة مستويات.
المستوى الأول هو دخول المعاملات بمستوى أول من الرقابة ، وهو مستوى الوثيقة الداعمة على وجه الخصوص.
المستوى الثاني هو مستوى المراجعة. يجعل من الممكن ضمان جودة النظام المحاسبي ويستند إلى نهج قائم على المخاطر. في حالة حدوث حالات شاذة ، يتم التخطيط للإجراءات التصحيحية.
المستوى الثالث هو مستوى الرقابة الداخلية ، والذي يقيم فعالية الإجراءات المحاسبية.
يعد تطور الإجراءات بمرور الوقت أمرًا ضروريًا لتسريع أوقات الإغلاق والحد من المخاطر ولتحسين جودة الحسابات التي يتم إنتاجها باستمرار.
الأسئلة الشائعة
ما هي القيود المحاسبية؟
القيد المحاسبي هو عملية تتكون من تسجيل تدفق تجاري أو اقتصادي أو مالي داخل الحسابات. يتم إدخال الإدخالات في مستند يسمى “مجلة”.
ما هي الإجراءات المحاسبية ؟
تضمن الإجراءات المحاسبية انتظام وصدق ودقة العمليات المحاسبية والمالية. أنها تتعلق بمعالجة المعلومات المحاسبية.
وبالتالي ، فإن الإجراءات المحاسبية تجعل من الممكن معرفة تنظيم الشركة من حيث تسجيل القيود المحاسبية والتحكم في البيانات المالية على وجه الخصوص. يتعلق الأمر بمعرفة من يفعل ماذا وأين ومتى وكيف.
خارج نظام المحاسبة الأساسي ، عندما نتحدث عن الضوابط ، يمكن أن تكون الإجراءات المحاسبية أدوات لمنع الفساد واكتشافه. يساعد تحسينها الدائم على تسريع إغلاق الحسابات وزيادة جودة المعلومات المالية التي تنتجها الشركة.
يمكن تخطيط إجراءات محددة لكل دورة (شراء / مبيعات ، نقدًا ، إلخ).
يحتوي دليل الإجراءات المحاسبية على جميع المعلومات اللازمة للحصول على المعلومات المالية ، من تقديم المستندات المؤيدة وإدخال البيانات إلى إجراءات إعداد الملحق.(مصدر)
كيف تكتب دليل الإجراءات المحاسبية؟
لصياغة مثل هذه الوثيقة ، من المستحسن قبل كل شيء أن تكون مبنية على البساطة ، ولكن قبل كل شيء على الكفاءة. يجب أن يكون مفصلاً بما فيه الكفاية ، ولكن ليس مفصلاً بحيث لا يكون المستند شاقًا للغاية.