لمحة عن سياسات الشراء Purchasing Policies

سياسات الشراء Purchasing Policies
يمثل وضع السياسات إحدى مراحل التخطيط الهامة ويقصد بالسياسة مجموعة المبادئ العامة التي توضع بمعرفة الإدارة العليا لتوجيه وضبط الأعمال الشرائية التي تتم في المستويات الإدارية الأخرى ، وهناك مجموعة من السياسات في مجال الشراء يمكن المفاضلة بينها وتحديد مميزات وعيوب كل بديل و أهم هذه السياسات :

أولاَ : السياسة المتعلقة بتحديد كمية الشراء :

أ – سياسة الشراء بكمية كبيرة ( الشراء للتخزين )
يقصد بهذه السياسة قيام المنظمة بشراء احتياجاتها من المواد بكميات كبيرة تغطي فترة زمنية طويلة نسبياَ وتوفر تلك الاحتياجات من المستلزمات بالقدر الذي يزيد عن الحد الأدنى وتتبع هذه السياسة عادة في المنشات الكبيرة التي تتوفر لديها قدرة مالية وتخزينية كافية
وتلجأ المنظمات إلى هذه السياسة عندما يكون العائد اكبر من التكلفة وفي حالة ندرة الصنف أو احتمال ارتفاع سعره في المستقبل وعند الشراء من مصادر خارجية ، وتتميز هذه السياسة بأنها تضمن استمرارية الإنتاج والوفاء بالالتزامات وتمكن من الحصول على خصم الكمية وتخفيض مصاريف الشحن والنقل وتكاليف الشراء ، وأما عيوبها فتتمثل في زيادة حجم الاستثمار في المخزون مما يؤدي إلى تعطيل رأس المال العامل وارتفاع تكاليف ومخاطر التخزين وزيادة مخاطر التقادم ، ويقتضي الأمر عند إتباع المنظمة مثل هذه السياسة أن تضع حداَ أعلى وحداَ أدنى لكل صنف من أصناف المخزون حتى تتمكن من القيام بعملية المراقبة والمتابعة لهذه الأصناف ثم تعزيز الرصيد المخزني لكل صنف عندما يتطلب الأمر ذلك .

ب – سياسة الشراء بكميات محدودة ( حسب الحاجة )
يقصد بالشراء حسب الحاجة بأنه النشاط الذي يتم من خلاله توفير المستلزمات التي تكفل استمرار عمليات الإنتاج الجاري دون اتخاذ الاحتياطات التي تكفل مقابلة احتمالات التأخير وزيادة معدلات الاستخدام عن الأنماط العادية وتنهج بعض المنظمات هذه السياسة عندما تتوفر الأصناف في السوق بشكل كبير وفي حالة توقع الانخفاض في مستوى الأسعار في المستقبل أو في حالة عدم توفر السيولة النقدية بالقدر الكافي وتتميز هذه السياسة بأنها تجنب المنظمة مخاطر التخزين والتقادم وتقلبات الأسعار واحتمال انخفاضها وعيوب هذه السياسة ارتفاع الأسعار في المستقبل ونفاذ المخزون .

ثانياَ : السياسة المتعلقة بالجودة :

تمثل الجودة مجموعة من الخصائص أو الصفات التي تحددها المنظمة والتي تميز الصنف المطلوب شراءه عن غيره من الأصناف المماثلة أو البديلة له وهذه المفهوم يختلف من منظمة إلى أخرى ونظراَ لاختلاف مستويات الجودة وتعددها ولما لها من تأثير على التكلفة أو العائد فإنه لا بد من تحديد واختيار إحدى أو بعض السياسات المتعلق بالجودة والمطلوب إتباعها أثناء عملية الشراء والتي من أهمها :

سياسة اقتناء المستلزمات ذات الجودة العالية .
سياسة اقتناء المستلزمات ذات الجودة المتوسطة .
سياسة اقتناء المستلزمات ذات الجودة المنخفضة .

وتعتمد عملية تحديد واختيار إحدى أو بعض هذه السياسات على عدة عوامل منها : نوعية المستهلكين ، ودرجة جودة الأصناف ، وطبيعة السلع أو الأصناف ، وغيرها من العوامل التي تؤثر على اختيار سياسة الجودة .

ثالثاَ : السياسة المتعلقة بتحديد المصادر :

أ – سياسة الشراء أم الصنع :
تحتاج المنظمات للكثير من المستلزمات المادية المختلفة اللازمة للعمل ويتم توفير هذه المستلزمات إما عن طريق الشراء أو عن طريق الصنع ، وهناك بعض المنظمات وخاصة الصناعية منها تفضل المصادر الداخلية وذلك من خلال إتباعها سياسة الصنع في توفير بعض المواد وخاصة الأساسية التي تستهلك منها كميات كبيرة وتتصف بالأهمية بالنسبة للعملية الإنتاجية وإتباع هذه السياسة يجنب المنظمة من تحكم الموردين بتوفيرها وتضمن لها الاستمرارية في توفير المواد وعدم توقف العمل الإنتاجي إلا أن هناك عدد من العوامل التي تلعب دوراَ بارزاَ في اختيار سياسة الشراء أم الصنع .

ب – سياسة الشراء من المصادر المحلية أو الدولية:
يجب على المنظمة تحديد المصادر التي ستعتمد عليها محلية أم دولية في حال الشراء وتفضل المصادر المحلية في حالة تساوي كافة العوامل والاعتبارات بين المصدرين أو في حالة ما تكون مميزات الشراء من المصادر المحلية أكثر من عيوبها ويتطلب ذلك رسم سياسة متعلقة بتحديد مصادر الشراء وجمع المعلومات المتعلقة بالمصادر المحلية والدولية سواء ما يتعلق بالمنتجين أو الموردين أو الوكلاء أو تجار الجملة .

ج – سياسة الشراء من مصدر واحد أو عدة مصادر :
تعتمد بعض المنظمات في توفير احتياجاتها من صنف واحد أو مجموعة من الأصناف على مصدر واحد وإتباع هذه السياسة قد يكون ممكناَ في حالة ما تكون الكميات المطلوب شراؤها محدودة أو في حالة الاحتكار للصنف المراد شراؤه أو عند تميز المورد إلا أن خطورة الاعتماد على هذه السياسة تتضح عندما يفشل المورد في الوفاء بالتسليم في الموعد ، أما عند إتباع الشراء من مصادر متعددة فهناك منافسة بين الموردين وبالتالي الحصول على خدمات وأسعار وجودة أفضل لأن كل مورد يحاول أن يحصل على رضا العميل ليستولي على جزء اكبر من الصفقة وحتى تتلافى المنظمة خطورة الاعتماد على مصدر واحد تقوم بالتعامل مع أكثر من مصدر .

د – سياسة الشراء من المنتج أو من الوسيط :
إن تفضيل إتباع سياسة الشراء المباشر من المنتج عن سياسة الشراء من الوسيط سواء أكان وكيلاَ أو مورداّ أم تاجر تجزئة يعتمد على نتائج المفاضلة بين مميزات وعيوب كل بديل من هذه السياسات وعلى ظروف المنظمة وطبيعة الشراء من حيث الحجم والنوع والإمكانات المتاحة والعائد من إتباع مثل هذه السياسة فكل منظمة تتبع السياسة التي تتناسب مع ظروفها وتكفل لها خفض تكاليف الشراء والتخزين وتمكنها من الوفاء بالتزاماتها بصفة مستمرة وبالمستوى المطلوب .