محاضرات في خطابات الضمان

تعريف خطاب الضمان :
خطاب الضمان عبارة عن محرر صادر من البنك بناء على طلب أحد عملائه يضمن البنك بموجبه هذا العميل (أو أي شخص آخر يعينه في طلبه) قبل جهة معينة (المستفيد) فى حدود مبلغ معين يذكر بالخطاب وذلك تأمينا وضمانا لغرض معين ومحدد فى صلب الخطاب .
ويتعهد البنك بموجب خطاب الضمان الصادر منه بأن يدفع للجهة المستفيدة عند أول طلب منها وبدون أى معارضة من جانب العميل أو من أى جانب أخر مبلغ لا يتجاوز قيمة خطاب الضمان بدون عائد مدفوع على أن ترد المطالبة من المستفيد فى موعد لا يتعدى تاريخ سريان الضمان .

ويعتبر التزام البنك فى خطاب الضمان التزاما عرضياً بمعنى أن احتمال قيام البنك بدفع القيمة ليس أمرا حتميا فالقاعدة العامة أن يوفى عميل البنك بالتزامه تجاه الجهة المستفيدة ثم يعاد خطاب الضمان للبنك بعد انتهاء الغرض منه والاستثناء هو إلا يتمكن العميل من الوفاء بالتزامه تجاه الجهة المستفيدة ، الأمر الذى يترتب عليه مطالبة الجهة المستفيدة للبنك بالوفاء بقيمة خطاب الضمان ويمكن القول أن حق الجهة المستفيدة فى خطاب الضمان ينشأ فور استلامها وقبولها لخطاب الضمان غير أنه لا يكون أمراً نافذاً إلا إذا أخل العميل المضمون بالتزاماته التى من أجلها صدر خطاب الضمان .
الأطراف التى تربطها خطابات الضمان :
– الطرف الأول : البنك مصدر خطاب الضمان .
– الطرف الثانـى : العميل طالب إصدار خطاب الضمان .
– الطرف الثالـث : الجهة المستفيدة من خطاب الضمان .
وترتبط الأطراف الثلاثة بالعلاقات الآتيـــــــــة :-
1- علاقة أولى بين العميل طالب إصدار خطاب الضمان والمستفيد منه :-
وهى علاقة الالتزام موضوع الضمان ويحكمها عقد التوريد او المقاولة او اى علاقة قانونية أخرى والبنك ليس طرفا فى هذه العلاقة ويعتبر خارجا عن نطاقها بمعنى ان ضمانته قاصرة على سداد المبلغ موضوع الضمان بمجرد طلب المستفيد ولا تتطرق الى العقد ذاته وبالتالي فهو ليس ملزما على اى وجه من الوجوه بتنفيذ الالتزام موضوع التعاقد المضمون إذا لم يتمكن العميل من تنفيذه.
2- علاقة ثانية بين العميل والبنك :-
وهى علاقة ضمان البنك للعميل لدى الجهة المستفيدة بموجب الخطاب الذى يصدره ويحكم هذه العلاقة بين العميل والبنك عقد إصدار خطابات الضمان وكذا طلبات الإصدار التى توقع عند إصدار كل خطاب ضمان على حده .
3- علاقة ثالثة بين البنك والمستفيد :-
وهى التى تنشأ من تعهد البنك فى خطاب الضمان الذى يلزمه بدفع قيمة الخطاب او جزء منه للمستفيد عند أول مطالبة خلال سريان مفعول الضمان دون أية معارضة من جانب العميل او اى جانب آخر ويحكم هذا التعهد النص الوارد فى خطاب الضمان .
4- خصائص خطابات الضمان :
1- لا يجوز مطالبة البنك بالوفاء بمبلغ يزيد عن مبلغ الضمان سواء كان ذلك دفعة واحدة او على دفعات ولكن يجوز المطالبة بمبلغ اقل (مصادرة جزئية ) .
2- ليس من حق الجهة المستفيدة المطالبة بعائد على قيمة خطاب الضمان وينص على ذلك فى صلب الخطاب.
3- الأصل فى خطاب الضمان الا يكون معلقا على شرط حتى تكون قيمته قابلة للأداء عند اول مطالبة .
4- لا يجوز للمستفيد التنازل عن حقه الوارد بخطاب الضمان الا بموافقة البنك وبشرط ان يكون البنك مأذونا له من قبـل الآمر بإعطاء هذه الموافقة أو إذا كان هذا الغير قد حل محل المستفيد الأصلى بإجراء قانونى كحالة إدماج الشركات او تغيير مسمياتها ويجب على البنك فى هذه الحالة الاعتداد بالمستفيد الجديد ويتفرع من ذلك انه فى حالة ما إذا كان المستفيـد هو إحدى المصالح الحكومية فانه يجوز للوزارة التى تتبعها تلك المصلحة ان تطالب البنك المصدر بقيمة خطاب الضمان وفى اطار هذا المفهوم لا يجوز أن يدفع البنك قيمة الخطاب الا للمستفيد نفسه او المتنازل إليه بالشروط الواردة فى هذا البند
5- لا يجوز استبدال اسم المضمون الوارد بخطاب الضمان بسواه إلا بناء على طلب كتابى من العميل (وكان التصريح يتضمن السماح له بإصدار خطابات ضمان باسم الغير من الحد المصرح له به) وبعد موافقة الجهة المستفيدة على ذلك التغيير .
6- لا يجوز للبنك أن يرفض الوفاء بقيمة خطاب الضمان خلال مدة سريانه إذا ما طلب المستفيد ذلك وعلى المتضرر أن يرجع على المستفيد ليسترد منه ما قد يكون قد حصل عليه من البنك بدون وجه حق.
7- يجب ان يكون الغرض من خطاب الضمان صحيحا من الناحية القانونية اذ لا يجب ان يصدر الضمان عن التزام باطل أساسا لاى سبب من الأسباب الباطلة او يكون مخالفا للنظام العام .
8- من الناحية العملية لا يشترط ان يقدم المستفيد للبنك ما يفيد قبوله لخطاب الضمان ولكن إذا اعترض المستفيد على خطاب الضمان وإعادة الى البنك سقط حقه فيه .
9- لا يجوز إصدار خطاب ضمان لصالح مستفيد فرد ما لم يكن مغطى بالكامل نقدا وذلك لابعاد خطابات الضمان عن الصورية أو الرجوع إلى إدارة الفروع فى حالة الضرورة .
10- يجوز للمستفيد ان يوكل أحد البنوك فى تحصيل قيمة خطاب الضمان بشرط وجود نص صريح فى لتوكيل بأحقية الوكيل فى طلب الوفاء بقيمة خطاب الضمان .
11- لا تسرى الحجوز الموقعة على مارج خطاب الضمان المحجوز مقابله بحساب مودعى تأمينات طالما أن خطاب الضمان مازال سارى المفعول والتزام البنك فيه مازال قائم قبل المستفيد .
البيانات الواجب توافرها فى خطابات الضمان :-
لكى تكون خطابات الضمان صحيحة يجب ان تتضمن نصوصها الآتي:-
1- رقم خطاب الضمان ورقم الكود الخاص بالفرع وتاريخ إصداره .
2- نوع خطاب الضمان:- ابتدائى حكومى-ابتدائى غير حكومي– نهائى حكومى – نهائى غير حكومى (متنوعة) –دفعة مقدمـة ……..الخ .
3- اسم الجهة المستفيدة كاملا وعنوانها.
4- تعهد البنك بأن يضمن العميل الصادر باسمه خطاب الضمان مع بيان اسمه كاملا وعنوانه .
5- الغرض من إصدار خطاب الضمان ويشمل اسم العملية كاملا ورقم المناقصة وتاريخها او العقد وتاريخه دون الدخول فى تفاصيله او الإشارة الى بنوده .
6- قيمة خطاب الضمان ونوع العملة بالأرقام والحروف مع ذكر عبارة(بدون عائد) بعد تفقيط المبلغ.
7- إيضاح ما يمثله مبلغ خطاب الضمان من نسبة مئوية بقيمة العملية موضوع الضمان وخاصة فى الضمانات النهائية والدفعات المقدمة .
8- تاريخ انتهاء سريان خطاب الضمان .
9- تعهد البنك بان يدفع المبلغ المضمون للمستفيد عند اول طلب منه دون النظر الى اية معارضة فى ذلك من قبل العميل المضمون بشرط ان تصل المطالبة الى البنك فى ميعاد غايته تاريخ انتهاء السريان للضمان .
10- النص فى كل من خطابي الضمان الابتدائى الحكومى والنهائى الحكومى على عدم تجاوز البنك للحد المصرح له به من وزارة الاقتصاد .
11- توقيع الخطاب ممن لهم حق التوقيع عن البنك بالإمضاء الأول والثانى .
ولا يجوز إغفال اى عنصر من هذه العناصر عند إصدار خطاب الضمان .

أنواع خطابات الضمان
تتعدد أنواع خطابات الضمان تبعا لتعدد الأغراض التى تطلب من اجلها ويمكن تقسيمها الـى :-
1- خطابات الضمان الابتدائية : (نموذج 11 مقاولين)
وهى خاصة بالعطاءات التى تقدم للمصالح الحكومية وما فى حكمها وتحدد قيمتها الجهة صاحبة العملية وغالبا ما يحدد المقاولون او الموردون آجال خطابات الضمان الابتدائية بمدد تتراوح بين شهر واحد وثلاثة اشهر وذلك طبقا لشروط المناقصة وتبعا لاحتمال تقلبات الأسعار وتغير الظروف وهى تضمن جدية مقدميها فى الدخول فى العطاءات المطروحة بمعنى انه فى حالة رسو العطاء على مقدم خطاب الضمان دون ان يتقدم بالخطوة التالية وهى تقديم التأمين النهائى والتوقيع على العقد فإن للجهة المستفيدة الحق فى مصادرة خطاب الضمان الابتدائي وتكون نسبتها فى حدود 2% من تقدير الجهه صاحبة العملية .
ملاحظات عامــة:-
1- لا يجب إرسال صورة إضافية من خطاب الضمان الابتدائي إلى الجهة المستفيدة الحكومية كتأييد إصدار خطاب الضمان وذلك منعا” من إفشاء سر العطاءات المقدمة مما قد يضر بمصلحة العملاء الا فى حالة طلب الجهة المستفيدة ذلك من البنك كتابة .
2- لا يجوز استكمال قيمة خطاب الضمان الابتدائي لكى يصبح نهائى بل يجب إصدار خطاب ضمان نهائى مستقل وذلك لاختلاف الغرض او الموضوع بين الاثنين .
3- يجب متابعة البنك للجهات المستفيدة والتعرف على أسباب بقاء الخطابات الابتدائية لديها او السبب فى المطالبة بتجديدها لمدد أخرى وذلك لمنع استخدامها كتأمينات نهائية مع العمل على استعادتها بمجرد انتهاء الغرض المقدمة من اجله كتأمينات ابتدائية .
2- خطابات الضمان النهائية: ( نموذج 23 مقاولين)
وهى التى تضمن فى المقام الأول حسن تنفيذ العقود المبرمة مع الجهات الراسى عليها العمليات وتبلغ نسبتها 5% من قيمة العطاء وغالبا ما يصدرها البنك لمدد لا تتجاوز العام الواحد أو كسورة أو عامين اثنين على الأكثر وان كان ذلك لا يمنع من إصدارها لمدد تزيد عن العامين إذا كانت ظروف العملية المطلوب عنها الضمان تستلزم ذلك على انه فى هذه الحالة يجب الرجوع إلى إدارة الفروع المختصة لاخذ التصريح بذلك مع إجراء دراسة للمركز المالى للعميل وظروفه لان العمليات طويلة الأجل يحتمل فيها تغير ظروف التنفيذ او تغيير الأسعار مما قد يؤثر فى المركز المالى للعميل ويجب قبل إصدارها الحصول من العميل على خطاب رسو العملية او أمر التشغيل او العقد حتى يكون البنك على بينة من طبيعة خطاب الضمان المطلوب ومدى ملاءمته للتعاقدات القائمة بين العميل والجهة المستفيدة والتأكد من أن قيمة الضمان هى نفس النسبة الواردة بالعقد تحسباً لقيام العميل بطلب إصدار خطاب الضمان أكبر من النسبة .
3-خطابات الضمان التمويليـة:
وتصدر لضمان مبالغ تصرف مقدما من الجهات صاحبة العمليات لتوفير سيولة للمقاولين او الموردين وهى ثلاثة أنواع :
أ – خطابات ضمان عن دفعات مقدمة : (نموذج 52 مقاولين)
ترى الجهات صاحبة العمليات معاونة منها للمقاولين او الموردين ان تيسر لهم تمويل العمليات الضخمة المسندة إليهم بان تصرف لهم قبل التنفيذ دفعات مقدمة تتراوح نسبتها بين 20% و 30% من أجمالي قيمة العملية وأحيانا تزداد النسبة طبقا لما تراه الجهة صاحبة العملية وتبعا لأهمية الأعمال ونظرا لان هذه الدفعة المقدمة تكون فى بدء العمليات فأنها بالتبعية تكون عن أعمال لم تتم بعد ويكون الصرف فى هذه الحالة بمثابة إقراض من الجهات صاحبة العمليات للمقاولين او الموردين لذلك فأنها تطلب منهم خطاب ضمان مصرفى تضمن قيمته الدفعة المقدمة على ان تخفض قيمته تدريجيا مقابل ما يخصم من المستخلص بنفس النسبة إلى ان تتم العملية وتستوفى الجهة صاحبة العملية كامل قيمة الدفعة المقدمة حيث يرد خطاب الضمان إلى البنك لإلغائه – ويتم تخفيضه باستخدام النموذج (53 مقاولين) ملحق تخفيض خطابات الضمان الدفعات المقدمة .
ب-خطابات ضمان لصرف مستحقات عن أعمال منفذة ولم يتم حصرها(نموذج23 مقاولين)
قد يتقدم المقاولون أحيانا قرب نهاية السنة المالية للجهات صاحبة العمليات طالبين صرف مبالغ تحت الحساب عن أعمال نفذت ولم يتم حصرها بعد ولما كان الصرف فى هذه الحالة يشبه الاقتراض من الجهة صاحبة العملية فإنها تطلب منهم تقديم خطاب ضمان يكفل استرداد المبالغ الزائدة فى قيمة الأعمال التى تم تنفيذها وبعد حصر الأعمال المنفذة وتقدير قيمتها تقوم الجهة صاحبة العملية بخصم القيمة السابق صرفها من المستخلص وتعيد خطاب الضمان الى البنك لإلغائه .
– ويجب الا يصدر هذا النوع من خطابات الضمان إلا بعد عرض الأمر على إدارة الفروع المختصة للتصريح بإصدار خطاب الضمان المطلوب .
– كما يجب ان ينص بصلب خطاب الضمان انه”لا يسرى مفعوله الا بورود شيك الى البنك بكامل القيمة وتحصيله”
ج-خطابات ضمان لصرف المبالغ المستقطعة من المستخلصات التى تم صرفها5% او10%
ومحجوزة بالأمانات طرف المستفيد على ذمة التسليم الابتدائى  نموذج 23 مقاولين)
قد توافق أحيانا بعض الجهات صاحبة العمليات على صرف المبالغ المحجوزة لديها بالأمانات للمقاولين مقابل تقديمهم خطاب ضمان بقيمتهـا نظرا لان هذه المبالغ تستحق للمقاولين عن التسليم الابتدائى وقد يلجأ بعض المقاولين الى البنك بطلــب إصدار خطابات الضمان ضمانا لصرف هذه المبالغ مقابل ورود قيمتها الى البنك وهذا يتم عــادة بالنسبة للعمليات الكبيرة والتى تكون المبالغ المحجوزة بالأمانات ضخمة .
– ويجب الا يصدر هذا النوع من خطابات الضمان الا بعد عرض الأمر على إدارة الفروع المختصة للتصريح بإصدار خطابات الضمان المطلوبة .
– كما يجب ان ينص بصلب الضمان أنه”لايسرى مفعوله إلا بورود شيك الى البنك بكامل القيمة وتحصيله”
ملاحظات على خطابات الضمان التمويليــــة:
1- لا يصدر هذا النوع من الضمانات من الحد المخصص للعميل لإصدار خطابات الضمان الابتدائية والنهائية الا إذا كان تصريح الإدارة الخاص بالحد المصرح به للعميل لإصدار خطابات الضمان يتضمن نصا صريحا بإصدار خطابات ضمان تمويلية وان يكون عقد اعتماد خطابات الضمان (نموذج33أ مقاولين)متضمنا حق العميل فى إصدار هذا النوع من الخطابات ولكن فى حالة عدم النص يتم إصدارها من الحد المخصص لتمويل العمليات مقابل التنازل عنها لصالح البنك .
2- لا يقوم البنك بإصدار خطابات ضمان دفعة مقدمة إذا كان خطاب الضمان النهائى الخاص بهذه العملية قد أصدر عن طريق بنك آخر.
3- يجب ان لا يقل المارج بالنسبة لهذه الخطابات عن 25% إلا إذا تضمن تصريح الإدارة ما يخالف ذلك
4- يجب ان تكون العملية الصادر عنها خطاب الضمان التمويلى متنازلا عن قيمتها لصالح البنك إلا إذا وافقت الإدارة المختصة على التصريح بمنح حد أقصى دون التنازل عن قيمة العمليات .
5- يتم تخفيض خطاب الضمان الدفعة المقدمة بناء على قيام الجهة المستفيدة بإخطار البنك بقيمة التخفيض على نفس المستخلص الوارد للبنك او بواسطة أخطار مستقل .
6- يراعى تحصيل عمولة خطابات الضمان الدفعات المقدمة دوريا كل 3 شهور مع مراعاة للتخفيضات وذلك عند استحقاق كل عمولة .
4-خطابات الضمان الأخرى :
وهى التى تطلب لإغراض مختلفة بخلاف ما سبق ونذكر منها :-
أ- خطابات ضمان لتغطية التزامات متعهدى توزيع المنتجات او القيام بأعمال الوكالة للشركات المنتجة
– ولا يصدر البنك هذا النوع من الضمانات الا بعد دراسة المركز المالى للعميل للتحقق من مقدرته على سداد القيمة فى حالة المصادرة وفى حدود لا تزيد عما يمكن منحه له من قروض نقدية والا يقل المارج النقدى عن 50% على الأقل من قيمة خطاب الضمان ولا يوجد نموذج مطبوع لهذا النوع بل يصدر كل خطاب بالصيغة التى تتفق مع الغرض المطلوب من اجله ويرجع الى الإدارة العامة للفروع المختصة لاخذ التصريح اللازم وكذلك إلى الإدارة القانونية للحصول على الصيغة التى سيصدر بها خطاب الضمان إذا دعت الضرورة الى ذلك .
ب- خطابات الضمان لصالح مصلحة الجمارك :-
وتصدر لأغراض متعددة منها :-
1- لضمان إعادة السيارات والمجوهرات والفراء والأشياء ذات القيمة التى يصحبها المسافرين معهم للخارج.
2- لضمان قيمة الآت أو بضائع صدرت للخارج للأصلاح او لاستكمال التجهيز لضمان أعادتها الى البلاد مرة أخرى.
3- خطاب ضمان للإفراج عن سيارات او منقولات او أمتعة شخصية لحين تقدير الرسوم الجمركية عليها
4- خطاب ضمان تحت نظام”السماح المؤقت” كدخول كاميرات والآت تصوير سينما والبضائع التى ستعرض فى المعارض الدولية.
5- خطابات ضمان للإفراج عن مشمول بوالص شحن لحين تقدير الرسوم الجمركية عليها او صدور قرار الإعفاء الجمركى من الجهات المختصة كطلب شركات الاستثمار خصوصا فى أنشطة الفنادق والسياحة ويجب على البنك الرجوع الى عميلة المكفول للتأكد من صدور قرار الإعفاء الجمركى من عدمه فى حالة طلب المستفيد المصادرة .
ولا تصدر هذه الضمانات الا إذا كانت مغطاه بالكامل نقدا وفى الحالات الاستثنائية التى يرى الفرع فيها ان تصدر بمارج جزئى يجب اخذ تصريح مسبق من الإدارة العامة للفروع المختصة وبشرط ان يكون للعميل معاملات أخرى يغطى مارجها الجزء الغير مدفوع من قيمة خطاب الضمان .
ج- خطابات الضمان للدخول فى المزايدات او لتأمين إيجار العقارات :-
لما كان التأمين فى مثل هذه الحالات يعتبر جزء من الثمن فى حالة رسو المزاد او جزء من الإيجار فى حالة التأخير فى السداد فان احتمال المصادرة يكون كبيرا لذلك لا تصدر هذه الخطابات إلا إذا أودعت قيمتها بالكامل نقدا فى حساب مودعى تأمينات.
د- خطابات الضمان لصالح الشركة المصرية للاتصالات :-
ويطلبها العملاء كتأمين عن المكالمات التليفونية أو المكالمات بالترنك أو التلكس والبرقيات والراديو وكافة المخابرات الخارجية ، وغالبا لا تصدر هذه الخطابات الا بناء على طلب كبار العملاء والشركات الكبرى والبنوك ويجب ان تغطى بالكامل نقدا بحساب مودعى تأمينات ، ويجوز معاملاتها بنفس شروط خطابات الضمان المصدرة من الحدود المخصصة لهؤلاء العملاء لإصدار خطابات الضمان بشرط ان ينص فى العقود على ذلك على أساس أنها عوامل مساعدة وملازمة لحركة أعمالهم على أن ينص فى التصريح على السماح بإصدار هذه النوعية .
أما إذا كان طالب إصدار مثل هذا النوع من الضمانات عميل فرد ولا تعامل له مع البنك سوى هذ الضمانات فيجب حجز قيمتها بالكامل نقدا .
هـ- خطابات الضمان لاستصدار شيكات بدل الشيكات المفقودة :-
تقضى اللوائح الحكومية أو قطاع الأعمال العام أو القطاع العام أو أى جهة أخرىعلى كل من يفقد شيك مسحوب من مصلحة حكومية أو أى قطاع من هذه القطاعات بطلب استصدار شيك آخر بدلا منه بان يقدم خطاب ضمان بقيمة الشيك المفقود .
ولا تصدر خطابات الضمان من هذا النوع الا إذا أودعت قيمتها بالكامل نقدا .
و- خطابات الضمان لصالح مصلحة الضرائب وتتعدد أغراضها كما يلـى :-
1- بغرض أداء ضريبة الملاهى التى تطلبها النوادى والجمعيات التى تقيم حفلات عامة يستحق عنها ضريبة الملاهى .
2- بغرض أداء المستحق من الضرائب على الممولين لتمكينهم من السفر لحين تسوية مراكزهم نهائيا مع مصلحة الضرائب .
3- بغرض تغطية مبالغ متنازع عليها بين مصلحة الضرائب والممول لحين الفصل فى النـزاع .
4- بغرض أداء ما يستحق من ضرائب على الأجانب المغادرين للبلاد نهائيا.
وبصفة عامة لا يصدر مثل هذا النوع من الضمانات إلا إذا أودعت قيمتها بالكامل نقدا .
ز- خطابات الضمان لصالح مصلحة الاستعلامات :-
وذلك بغرض ضمان إصدار الجرائد والمجلات – ويجب أن تكون مغطاه بالكامل نقدا وتصدر غير محددة المدة وتسرى عليها قواعد التقادم.
ح- انواع أخرى :
1- خطابات لضمان سداد أقساط السلع المعمرة المباعة بالتقسيط للمستهلكين ويتعهد فيها البنك بسداد اى قسط يستحق ولا يدفع فى ميعاده – ويتم تخفيضها بقيمة ما يتم سداده من أقساط .
2- خطابات ضمان لصالح محاكم او أطراف نزاع حكومية فى دعاوى لم تصدر فيها أحكام قضائية نهائية .
(ويجب أن تكون جميع خطابات الضمان الموضحة بهذا البند مغطاة بالكامل نقدا” )
ط- خطابات الضمان الصادرة لعملاء البنك ضمانا لتنفيذ عمليات خاصة بوحدات البنك:-
لا يجوز نظرا لان إصدار البنك التعهد لنفسه يجعل خطاب الضمان ليس له وجود .

الباب الثانى
أولا : التصريح بالحد الأقصى لإصدار خطابات الضمان :
لما كانت خطابات الضمان بأنواعها والسابق الإشارة إليها عرضة للمطالبة بدفع قيمتها فانه يجب عدم إصدارها الا بعد دراسة مستفيضة للمركز المالى للعميل مع تقدير المارج المناسب حسب الاختصاصات المالية المقررة .
وتخضـع دراسة طلبات العملاء فى هذا النوع من التسهيلات لكافة جوانب الدراسة التى تخضع لها الاعتمادات الشخصية طبقا لما جاء بالجزء الأول من هذه التعليمات وكذلك تعليمات الاستعلامات مع التركيز على:-
 سمعة العميل
 مقدار حرصه على الوفاء بتعهداته
 بعده عن المجازفة
 وسائله المالية
 مدى قدرته على تحديد احتياجاته الفعلية حسب طبيعة عمله ونشاطه لمثل هذه الاعتمادات .
وذلك لما ينطوى عليه هذا النوع من التسهيلات الائتمانية من انه عرضة لان يتحول من التزام عرضى بالنسبة للبنك الى مديونية فعلية بالنسبة للعميل إذا ما اخل بالتزامه المضمون من البنك قبل الجهات المستفيدة ومطالبة هذه الجهات بسداد قيمة خطاب الضمان .
وفى حالة ما إذا رأت الإدارة ان وسائل العميل المالية ليست كافية فيجب مطالبته بتقديم ضامن آخر ملئ وذلك لضمان الوفاء بالجزء الغير مغطى من خطابات الضمان التى قد تتحول الى مديونية فعلية .
ويعتبر العقد المبرم بين البنك والعميل(نموذج 33أ مقاولين) مع طلبات إصدار خطابات الضمان الموقعة من العميل هى مستند البنك ضد العميل عند التقاضى ولهذا فلا تصدر أية خطابات ضمان من الحد المصرح بها للعملاء الا بعد توقيع العميل وضامنه ان وجد على عقد إصدار خطابات الضمان .
كما لا يجوز إصدار خطابات ضمان تخالف الشروط الواردة بالعقد وطلب الإصدار وفى بعض الحالات يجوز التصريح للعميل بإصدار خطابات ضمان باسم الغير من الاعتماد المصرح له به وبناء على طلبه ويكون ذلك فى الأشكال الآتيـة:
1- اذا تضمن التصريح الخاص بتسهيلات العملاء تصاريح بإصدار خطابات ضمان بأسماء الغير فيتم إصدار هذه الضمانات استنادا على سابق الموافقة .
2- اذا طلب العميل إصدار خطابات ضمان على قوة التسهيلات الممنوحة لحساب عميل آخر دون موافقة مسبقة فيتبع الآتــــى :-
أ- تقوم إدارة الفروع المختصة بالاشتراك مع الفرع بعمل دراسة مشفوعة برأيها.
ب- عرض هذه الدراسة على لجنة الائتمان حسب الاختصاص.
ج- مراعاة هذه الشروط عند التجديد للخطابات القائمة او عند إصدار خطابات ضمان جديدة.
د- ضرورة التأكد من وجود ارتباطات متعلقة بتنفيذ أعمال بين عميل البنك والغير الصادر لصالحه خطابات الضمان عن الأعمال موضوع الخطاب.
ثانيا : غطاء خطابات الضمان:
أ – الغطاء النقدى – جزئى او كلى :-
1- يجب ان يتم احتجاز غطاء خطابات الضمان – الجزء المدفوع نقدا سواء كان كليا او جزئيا- فى حساب خاص (حساب مودعى تأمينات ضمانات باسم العميل) وبدون عائد بحيث لا يختلط بباقى حسابات العميل.
2- اذا كان الغطاء فى حساب جارى العميل بالعملة الأجنبية يتم إيداع الغطاء بحساب مودعى تأمينات ضمانات بالعملة الأجنبية بما يعادل 110% من قيمة خطاب الضمان تحسبا لهبوط الأسعار
ب – الغطاء العينى :-
1- إذا كان الغطاء بضمان أوراق مالية مملوكة للعميل ومودعة بالبنك فيجب التحفظ على هذه الأوراق طبقا لتعليمات التسليف بضمان أوراق مالية مع مطالبة العميل تحديد الأوراق التى يرغب فى تجنيبها لهذا الغرض وتثبت بحافظة تأمين(22 أوراق مالية) يوقع عليها العميل ويتم إيداعها ضمانات مقاولين ويحصل الفرع من العميل على امر بيع بدون تاريخ يخول للبنك حق بيع هذه الأوراق فى اى وقت دون الرجوع الى العميل فى حالة مصادرة قيمة خطاب الضمان.
2- إذا كان الغطاء بضمان ودائع لاجل او شهادات ادخار بنك مصر بأنواعها سواء بالعملة المصرية أو العملات الأجنبية فيجب الحصول على تصريح بإصدار خطابات الضمان حسب الاختصاص وطبقا للتعليمات المنظمة للنسب التسليفية بضمان ودائع او شهادات ادخار وفى هذه الحالة يجب ان يوقع العميل على إقرار تنازله عن قيمة الوديعة او الشهادة( إقرار رهن وديعة 93 شئون قانونية) على ذمة خطابات الضمان المصدرة ويعطى تاريخ ثابت ويراعى اخذ إقرار على العميل بتجديد الوديعة تلقائيا لمدة او لمدد أخرى حتى انتهاء التزام العميل فى خطاب الضمان ، ويتم حجز هذه الودائع او الشهادات وعدم التصرف فيها قبل الرجوع الى وحدة خطابات الضمان ويراعى ان يكون هناك تزامن بين استحقاقى الوديعة او الشهادة وخطاب الضمان.
وبالنسبة لخطابات الضمان الصادرة بالعملة المصرية بضمان وديعة او شهادة بالعملة الأجنبية يجب الا تتجاوز قيمة خطاب الضمان بالجنيه المصرى عن 80% من القيمة المعادلة للوديعة او الشهادة المحتجزة وذلك تحسبا” لهبوط الأسعار.
ويتم احتساب العمولة فى البندين 1 ، 2 السابقين على الأساس الذى تحتسب به العمولة بالنسبة لخطابات الضمان الغير مغطاة نقدا (اى بدون مارج) مع توقيع العميل على عقد إصدار خطابات ضمان (نموذج 33أ مقاولين)
ثالثا: النماذج المخصصة لطلب إصدار خطابات الضمان حسب التأمين المودع :
1- إصدار خطاب ضمان نظير دفع جزء نقدى وجزء بدون تأمين(نموذج 4 مقاولين) .
2- إصدار خطاب ضمان نظير قيد جزء على الحساب الجارى وجزء بدون تأمين(نموذج 8 مقاولين) .
3- إصدار خطاب ضمان نظير دفع كل القيمة نقدا او خصما على الحساب الجارى (نموذج 17 مقاولين) .
4- إصدار خطاب ضمان بدون تأمين (نموذج 20 مقاولين) .
5- إصدار خطاب ضمان مغطى بضمان أوراق مالية (نموذج 25 مقاولين) .
6- إصدار خطاب ضمان بضمانة- ودائع او شهادات الخ ويصدر بدون تأمين (نموذج 26 مقاولين) .
رابعا : عمولة خطابات الضمان :-
يتقاضى البنك عمولة نظير قيامه بإصدار خطابات الضمان التى يطلب منه إصدارها وتعتبر العمولة حقا مكتسبا للبنك حتى تاريخ إعادة الخطابات المصدرة او إلغائها وهذه العمولات تحددها تعريفة أسعار الخدمات المصرفية ، ويتم تقاضى عمولة الخطابات الابتدائية والنهائية عن مدة سريان كاملة ومرة واحدة عند الإصدار وفى حالة التجديد لمدد أخرى تحتسب العمولة المستحقة حتى تاريخ انتهاء الأجل الجديد وبحد ادنى عمولة ثلاثة شهور ويمكن تجزئة احتساب العمولة على فترات كل 3 شهور وذلك فى حالة خطابات الضمان القابلة للتخفيض مثل خطابات الضمان مقابل دفعات مقدمة وذلك حتى تكون قيمة العمولة متمشية مع التخفيضات التى تحدث فى قيمة خطابات الضمان ومع مراعاة ان كسور الفترة تعتبر فترة كاملة.
ملحوظـة: يجب إمساك اجندة خاصة بمعرفة كل من وحدة خطابات الضمان ووحدة المراجعة لإثبات عمولات هذا النوع من الخطابات فى تاريخ استحقاقها وذلك لأغراض المراجعة والمتابعة.
الخطوات التنفيذية لإصدار خطابات الضمان :-
خطابات الضمان التى تصدر بناء على طلب عملاء الفرع :
1- ترد طلبات العملاء باستصدار خطابات الضمان بالوحدات أما عن طريق الجيشية او بالبريد ويجب ان تكون صيغتها محددة لا تقبل اى لبس او تأويل على أن يعتمد طلب الإصدار من مدير الفرع حتى درجة مدير إدارة ويجوز قبول طلب الإصدار على غير نماذج البنك المطبوعة اى فى شكل خطاب عادى موجه من العميل الى البنك إذا كان مستوفيا لكافة البيانات الواردة بمطبوعات البنك .
وتأخذ طلبات العملاء الأشكال التاليـــــة:-
أ – عند طلب أحد العملاء إصدار خطاب ضمان باسم شخص أخر يتم توقيع نموذج طلب الإصدار من الشخص الذى سيصدر خطاب الضمان باسمه وكذلك يتم استيفاء طلب يوقع عليه الضامن يحدد به اسم الشخص الذى سيصدر الخطاب باسمه والبيانات الأساسية لخطاب الضمان “اسم الآمر- المستفيد-تاريخ الانتهاء – مبلغ الضمان” ويوضح به الموافقة على ما يترتب على الخطاب من “مد- تجديد” بالإضافة إلى إقرار رهن الوديعة ويرفق هذا الطلب بنموذج طلب الإصدار .
– اذا كان الضمان فى حدود ودائع بمبلغ معين لإصدار اكثر من خطاب ضمان يحدد “بالطلب المرفق” المبلغ الإجمالي الذى سيصدر به الخطابات عند إصدارها وذلك بالإضافة إلى إقرار رهن الوديعة ويراعى عند إصدار كل خطاب متابعة مجموع الخطابات التى صدرت لنفس الشخص على قوة هذه الضمانة وارفاق صورة منها بنموذج طلب الإصدار مع ضرورة مراعاة عدم تجاوز قيمة خطابات الضمان الصادرة عن قيمة الودائع الضامنة.
ب- فى حالة تقديم طلب إصدار خطاب ضمان على قوة تسهيلات باسم الضامن يضاف بنموذج طلب الإصدار الذى يوقع من الذى يصدر الخطاب باسمه(الآمر) بعد كلمة “وذلك” بالعبارة التالية:-
“وذلك” على قوة التسهيلات المصرح بها للعميل / حساب رقم / لإصدار خطابات ضمان.
ويوقع على هذه العبارة من الضامن
2 – يجب ان تشتمل طلبات إصدار خطابات الضمان على ما ياتــى :-
أ – نوع خطاب الضمان المطلوب (ابتدائي او نهائى)
ب- اسم المستفيد وعنوانه.
ج- قيمة خطاب الضمان بالأرقام والحروف.
د- تاريخ انتهاء سريان خطاب الضمان.
هـ- موضوع خطاب الضمان.
و- كيفية سداد قيمة الغطاء النقدى (أما بالإيداع نقدا او بالخصم على الحساب الجارى)
ز- التعهد بدفع الجزء غير المغطى من خطاب الضمان عند اول طلب من قبل البنك بذلك.
ح- التصريح للبنك بمد أو دفع قيمة خطاب الضمان فورا الى المستفيد عند أول طلب منه دون معارضة من قبل العميل وبدون سابق أخطار رسمى أو غير رسمى.
ط- تفويض البنك بقيد قيمة خطاب الضمان وجميع العوائد والعمولات والمصروفات التى تستحق للبنك على حساب العميل الجارى أو حجزها من اى مبلغ او تأمين يكون موجودا له طرف البنك.
ى- اسم العميل-عنوانه-رقم حسابه-التوقيع المطابق لنموذج التوقيع المحفوظ بالبنك.
3 – يعطى طلب إصدار خطاب الضمان رقم وارد بالسكرتارية العامة او بالجيشية ويصدق على توقيع العميل حسب النموذج المحفوظ بالبنك بمعرفة الحسابات الجارية.
4- خطابات الضمان التى تصدر بغطاء جزئى يجب ان يكون لطالبها تصريح من الإدارة بالسماح له بذلك ويكون هذا التصريح كما ذكرنا من قبل فى شكل اعتماد محدد لإصدار خطابات الضمان بمارج معين او بتصريح خاص مؤقت لإصدار خطاب ضمان واحد أو مجموعة محددة من خطابات الضمان ويجوز إصدار خطابات ضمان بدون مارج اكتفاء بملاءة مركز العميل او ما يقدمه من ضمانات قوية مثل الرهن العقارى وان يكون ذلك بتصريح مسبق حسب الاختصاص
5 – التأكد من وجود التصريح الخاص بالعميل الذى يمكن فى ظله إصدار الخطاب المطلوب ويرجع فى ذلك الى دفتر أستاذ مدينين نظير ضمانات (نموذج 3. مقاولين) والذى يمثل مركز عملاء خطابات الضمان حيث يثبت فى أعلى صفحاته جميع البيانات الخاصة بالتصريحات الصادرة من الإدارة لكل عميل وأهمها :
الحد الأقصى المصرح به- قيمة المارج – نوع الضمان ان وجد أسماء الضامنين ان وجدوا كذلك التأكد من ان الحد الأقصى المصرح به للعميل يسمح بإصدار خطاب الضمان المطلوب ومن ان الضمان المطلوب إصداره يدخل فى حدود النص الوارد بعقد اعتماد خطابات الضمان وان الاعتماد او التصريح مازال سارى المفعول
6- على الموظف المختص الذى بعهدته دفتر أستاذ المدينين نظير ضمانات التأشير على كل طلبات الإصدار (عدا الطلبات المغطاه بالكامل) بكلمة يسمح بمارج قدره.. كذلك على الموظف المختص بالحسابات الجارية التأشير على طلبات الإصدار المغطاه جزئيا بما يفيد سماح الحسابات الجارية للعملاء بقيد المارجات والعمولات والمصروفات المطلوبة وحجز القيمة لحين إتمام القيد بموجب الإشعارات التى ترد إليه من وحدة خطابات الضمان ثم يعيد الطلبات الى وحدة خطابات الضمان لاستيفاء باقى الإجراءات ويستخدم السركى فى تسليم وتسلم الطلبات بين وحدتى الحسابات الجارية وخطابات الضمان تحديدا للمسئولية فى حالة فقد اى طلب إصدار.
وفى حالة عدم سماح الحساب يطالب العميل بإيداع المبلغ المطلوب منه لتغطية ما سبق ذكره.
ملحوظة: عند احتساب مركز العميل لا يؤخذ فى الاعتبار قيمة المبلغ المحجوز بمودعى تأمينات كما يوضحه المثال التالـــى:
مثال عملى :
عميل مصرح له بحد أقصى لذمة إصدار خطابات ضمان بمبلغ 100000جم بمارج 10% للابتدائى و 30% للنهائى.
رصيد الخطابات المصدرة كالآتى:-
خطابات ابتدائية 17350 محجوز مقابلها 1735
خطابات نهائية 65220 محجوز مقابلها 19566
82570 21301
ما يسمح به مركز العميل لإصدار خطابات ضمان جديدة هو :-
100000- 82570= 17430( دون النظر الى المارج النقدى المحجوز)
7- طلبات خطابات الضمان المغطاه بالكامل فانها ترسل الى الوحدة المختصة لتسليمها بالسركى لوحدة الحسابات الجارية فإذا كان لطالبها حساب جاري يسمح بقيد قيمتها بعد التحقق من صحة التوقيع يتم حجز القيمة بالكامل والعمولة والمصروفات تمهيدا لقيدها بأشعار خصم بمعرفة وحدة خطابات الضمان واذا لم يكن لطالبها حساب جاري بالبنك فيعمل اذن توريد بقيمة خطاب الضمان بالكامل بمودعى تأمينات ضمانات وكذلك اذن توريد آخر بقيمة العمولة والمصروفات(نموذج 20 ح ج) وتسدد القيمة بالخزينة ويسلم للعميل صورة من اذني التوريد والصورة الأخرى ترسل الى وحدة خطابات الضمان ويجب ان تكون مستوفاة ختم التوريد بالخزينة وتوقيع الصراف المختص وكذا توقيع أول وثاني.
8- بعد استيفاء الإجراءات السابقة يصبح خطاب الضمان معدا للإصدار وفى هذا يتبع الآتى:-
أ‌- تقيد بيانات خطاب الضمان المطلوب إصداره فى دفتر يومية خطابات الضمان (نموذج 22 مقاولين) طبقا للتسلسل الرقمى ويدون بهذا السجل جميع البيانات الواردة بطلب الإصدار وكذا قيمة العمولة المستحقة ثم يثبت على طلب الإصدار الرقم المسلسل الذى سيصدر به خطاب الضمان ويستوفى على الطلب رسم الدمغة.
ب‌- يخصص لكل نوع من خطابات الضمان المصدرة دفتر يومية خاص (نموذج 22 مقاولين) او يمكن تقسيم عدد صفحات الدفتر الواحد حسب أنواع خطابات الضمان وذلك حسب حاجة العمل وظروف كل وحدة بحيث يكون هناك دفتر او مجموعة صفحات من الدفتر مخصصة للأنواع المختلفة كالآتى:
1- خطابات الضمان الابتدائية الحكومية.
2- خطابات الضمان الابتدائية غير الحكومية (المتنوعة)
3- خطابات الضمان النهائية الحكومية.
4- خطابات الضمان النهائية غير الحكومية(المتنوعة)
ج- يحرر خطاب الضمان من اصل + عدة صور يتحدد عددها حسب كل ضمان كما سيرد ذكره فيما بعد على النماذج المخصصة لكل نوع منها طبقا للبيانات الواردة فى طلب الإصدار ويستوفى على الأصل الدمغة المستحقة كما يتم استيفاء توقيعات القسم المختص ( أول وثانى) وكذلك توقيعات وختم المراجعة على ظهر الصور وبحيث لا يتم اية توقيعات على وجه الصور الكربونية وفيما يلى النماذج المستخدمة :-
1 – نموذج 11 مقاولين : لخطابات الضمان الابتدائية
الأصل: يسلم للعميل او لمن يعينه بالاسم فى طلب الإصدار
الصورة الأولى: تحفظ بملف خطابات الضمان طرف الوحدة
الصورة الثانية : تحفظ بالكوبيا العامة
الصورة الثالثة : ترسل إلى إدارة الفروع المختصة رفق صورة الاستمارة (5 مقاولين)
تعزيز صدور خطابات الضمان :
ترسل صورة غير موقعه من خطابات الضمان الصادرة من البنك الى الجهة المستفيدة بالبريد الموصى عليه بعلم الوصول فى مظروف مغلق بدون شباك يذكر به عنوان المستفيد يدون على الصورة بمداد احمر انه يخص المناقصة رقم … بتاريخ… وذلك فى حالة إصدار خطابات ضمان متعلقة بالمناقصات للوزارات والمصالح الحكومية.
مع إضافة عبارة(برجاء مراجعة ومطابقة هذه الصورة على الخطاب الأصلى المسلم من الممول للجهة المستفيدة مع مراعاة رد اصل الخطاب وصورته غير الموقعة للبنك عند انتهاء مفعول (خطاب الضمان) وذلك بعمل ختم أكلاشيه يتم وضعه على هذه الصورة قبل إرسالها للجهة المستفيدة ويكون مسئولية مراجع القسم ومسئولية ومتابعة المراجع المختص التابع لوحدة المراجعة.
2- نموذج 23 مقاولين :
لخطابات الضمان النهائية والتمويلية الحكومية وغير الحكومية (المتنوعة)
ملحوظة: خطابات الضمان الحكومية وهى خطابات الضمان التى يصدرها البنك لصالح الجهات الحكومية فقط والتى تنحصر فى وحدات الجهاز الأدرى للدولة(الوزارات والمصالح الحكومية- وحدات الحكم المحلى- الأجهزة المركزية – الهيئات العامة) خطابات الضمان غير الحكومية(المتنوعة) وهى التى يصدرها البنك لصالح شركات قطاع الأعمال العام والجهات غير الحكومية وشركات القطاع الخاص والأفراد .
الأصل : يسلم للعميل او من يعينه بالاسم فى طلب الإصدار .
الصورة الأولى: تحفظ بملف خطابات الضمان طرف الوحدة
الصورة الثانية : تحفظ بالكوبيا العامة
الصورة الثالثة : تحفظ بملف المستفيد طرف إدارة الأرشيف .
الصورة الرابعة : ترسل للمستفيدين موقعا”على ظهرها بالتوقيعين الأول والثانى الموقع بهما على اصل خطاب الضمان وختم المراجعة وذلك فى حالة خطابات الضمان الحكومية فقط تنفيذا لتعليمات وزارة الاقتصاد .
الصورة الخامسة: ترسل بمعرفة فروع البنك الى إدارة الفروع المختصة رفق صورة النموذج(5 مقاولين) بالنسبة لخطابات الضمان النهائية الحكومية.
3- إصدار خطابات ضمان محررة على خطاب بنك أبيض :
خطابات الضمان سواء كانت ابتدائية او نهائية او تمويلية حكومية او غير حكومية ذات طبيعة خاصة ويطلب العملاء إصدارها وفقا” لصيغ معينة تخرج عن الصيغ المطبوعة لخطابات الضمان المختلفة فيجب فى هذه الحالة الحصول على موافقة الإدارة القانونية باعتماد النص المطلوب او يتم صياغتها بمعرفة الإدارة القانونية .
يسلم الأصل: للعميل او من يعينه العميل بالاسم فى طلب الإصدار ويتبع فى شأن الصور ما سبق إيضاحه فى البندين(1) و (2) حسب كل حالة.
د- يراجع خطاب الضمان بمعرفة المراجعة ويختم بخاتم المراجع المختص وتوقيعه ثم يوقع عليه من لهم حق التوقيع عن الوحدة بتوقع معتمد(أول وثاني) ويسلم الأصل للعميل نفسه او من يعينه بالاسم فى طلب الإصدار بعد استيفائه رقم صادر بمعرفة السكرتارية ويستوفى توقيعه بما يفيد استلام خطاب الضمان ولا يرسل خطاب الضمان الى المستفيد الا إذا طلب العميل ذلك كتابة وفى هذه الحالة يرسل بالموصى عليه بعلم الوصول.
هـ- تثبت جميع خطابات الضمان المصدرة فى اجندة قيد الخطابات طبقا لتواريخ الاستحقاق كما تثبت جميع خطابات الضمان المصدرة فى اجندة استحقاق العمولات حيث تقيد العمولات بانتظام فى مواعيد استحقاقها المتتالية حسب لائحة أسعار الخدمات المصرفية الصادرة عن البنك.
و- تعمل الإشعارات الخاصة بإصدار خطابات الضمان وتجرى القيود الحسابية الخاصة بالإصدار وهى تشمل:
خطابات الضمان المغطاه بالكامل او بجزء من القيمة التى تصدر بناء على طلب العملاء :
من ح/ الصندوق
او من ح/ جارى العميل
الى مذكورين
ح/ مودعى تأمينات ضمانات/ باسم العميل (قيمة الغطاء)
ح/ العمولة-عمولة خطابات الضمان الداخلية(العمولة المستحقة)
ح/ حسابات تحت التسوية (عهد دمغة أقسام )
ح/ إيرادات بريد محصل
مع مراعاة تحميل كل فترة مالية بما يخصها من عمولات.
خطابات الضمان الصادرة بدون مارج :-
تجرى القيود السابقة فيما عدا حساب مودعى تأمينات فلا يقيد به اى تأمين حيث ان الخطاب صادر بدون غطاء.
وتجرى القيود النظامية الآتية فى الحالتين السابقتين :-
من ح/ النظامية “مدينين نظير ضمانات”
الى ح/ النظامية”ضمانات/ابتدائى حكومي / ابتدائى أهلي/نهائى حكومى/نهائى اهلى” بقيمة خطابات الضمان بالكامل ويمثل مجموع التزام البنك الناشئ عن إصدار خطابات الضمان كل نوع على حده ويستعمل فى إثبات القيود الخاصة بالإصدار أشعار مجمع واحد ويشمل كافة مفردات المبالغ المقيدة على حساب العميل “نموذج 38 مقاولين” يرسل الأصل للعميل وتحفظ الصورة الأولى منه بملف العميل وباقى الصور تستخدم فى القيود الحسابية/بحسابات النظامية وعلى حساب جارى العميل ولحساب مودعى تأمينات ضمانات ولحساب عهد دمغة أقسام ولحساب البريد المحصل على نحو ما سبق ذكره وصورة للكوبيا العامة وصورة للقيد منها بدفترى أستاذ مدينين نظير ضمانات “3. مقاولين” ودفتر كشوف الحسابات “الكنترول” ” 29 مقاولين”
ز- بعد الانتهاء من جميع الخطوات السابقة يعد ملف خاص لكل خطاب ضمان توضع به الأوراق الخاصة به “نموذج 44 مقاولين” واهم هذه الأوراق هى :-
1- طلب إصدار الخطاب.
2- صورة خطاب الضمان.
3- صورة من جميع إشعارات القيد.
4- صورة من اية مراسلات خاصة بالخطابات.
ويثبت على وجه الملف جميع بيانات خطاب الضمان ويحفظ فى ترتيب مسلسل تاريخى ورقمى للرجوع إليه فى أي وقت وعند الحاجة.
3-خطابات الضمان الصادرة نيابة عن البنوك المحليـة :
قد يطلب أحد البنوك المحلية من البنك إصدار خطاب ضمان نيابة عنه ضمانا له او لأحد عملائه مثل حالة ما إذا كان الضمان المطلوب إصداره خارجيا ولم يكن لهذا البنك مراسل فى البلد الأجنبي او إذا كان الحد المسموح له به لإصدار خطابات الضمان قد استنفذ بالكامل.
ويلاحظ ان البنوك المحلية لا تطلب عادة غطاء نقدى عند إصدارها لخطابات ضمان لحساب بنوك محلية أخرى وانما يتعهد البنك الطالب بتسديد أية مبالغ قد يقتضى الامر دفعها للمستفيد من الضمان وبشرط المعاملة بالمثل،ولا يصدر هذا النوع من خطابات الضمان إلا بتصريح خاص من مجلس الإدارة .
وتكون القيود النظامية كما يلـى :-
الحالة الأولى : قيد إثبات إصدارنا لخطاب الضمان.
من ح/ النظامية مدينين نظير ضمانات “بنوك محلية”
الى ح/ النظامية ضمانات بنوك محلية”ابتدائي..نهائى..متنوع”
الحالة الثانية: قيد إثبات تعهد البنك المحلى لنا بالدفع :-
من ح/ النظامية بنوك ضمانات مقدمة لنا
الى ح/ النظامية ضمانات بنوك مقدمة لنا
ثانيا: مراقبة الحد المصرح به للبنك وفروعه من وزارة الاقتصاد لإصدار خطابات الضمان الابتدائية والنهائية الحكومية:
يمسك بمعرفة إدارة الاعتمادات وخطابات الضمان بفرع القاهرة دفتر خاص واستمارة نموذج (45 مقاولين) ذو صحائف مماثلة لصحائف دفتر أستاذ مدينين نظير ضمانات ويخصص لكل وحدة من وحدات البنك صفحة أو اكثر يدرج بها حركة خطابات الضمان الابتدائية والنهائية الحكومية الصادرة من هذه الوحدة مع مطابقة الأرصدة .
وتنفيذا لذلك ترسل كل وحدة من وحدات البنك الى الإدارة المذكورة بفرع القاهرة بيانا يوميا خاصا بالخطابات الابتدائية والنهائية الحكومية فقط التى قامت بإصدارها او إلغائها على النموذج المخصص لذلك(نموذج 5 مقاولين) ويثبت به الرصيد السابق وتضاف اليه الخطابات الجديدة المصدرة ويخصم منه الخطابات الملغاه ويبين الرصيد الحالى ويتم الترحيل بالدفتر من واقع هذه النماذج بالرصيد الإجمالي النهائى لكل (نموذج 5 مقاولين)ويتم مطابقة أرصدة الفروع على الأرصدة الواردة به وفى حالة وجود فرق فى أى رصيد من الأرصدة يراجع الفرع المختص فى حينه للتسوية والتصحيح وتعد الاستمارة(5 مقاولين) من اصل وصورتين الأصل يرسل الى إدارة الاعتمادات وخطابات الضمان بفرع القاهرة والصورة الأولى ترسل الى إدارة الفروع المختصة مرفقا بها صورة خطابات الضمان الابتدائية والنهائية الحكومية لأغراض المراجعة والمتابعة فيما بين الفرع والإدارة المختصة التى يتبعها والصورة الثانية من النموذج تبقى فى البلوك لدى الفرع للرجوع إليها عند الحاجة.
ملاحظات هامـة :
1- إن إصدار البنك خطاب ضمان ابتدائى لا يلزم البنك بإصدار خطاب الضمان النهائى إذا رست العملية على العميل حتى ولو سمح اعتماده ولكن إذا طلب العميل إصدار خطاب ضمان ابتدائى وكان حد الاعتماد المصرح له به لا يسمح بإصدار خطاب الضمان النهائى فى حالة ما إذا رست العملية على العميل فيجب العرض على الإدارة.
2- لا يجوز إصدار اى خطاب ضمان يحتوى على اى شرط من الشروط او يكون الغرض منه خارجا عن مألوف خطابات الضمان المصرفية او مخالفا لشروط التعاقد مع العميل كما لا يجوز إغفال اى عنصر رئيسى من خطابات الضمان على النحو السابق ذكره فى الشروط الواجب توافرها فى خطاب الضمان.
3- عند إصدار خطابات ضمان بناء على طلب عملاء ليست لهم حسابات جارية فيجب أن تغطى بالكامل نقدا بتوريد قيمتها بخزينة البنك لحساب مودعى تأمينات ضمانات كما يجب فى هذه الحالة التأكد من شخصية العميل بوسائل إثبات الشخصية المعروفة(بطاقة شخصية أو عائلية-جواز سفر-رخصة حمل سلاح-بطاقة عسكرية ذات صورة)مع إثبات بيانات مستند تحقيق الشخصية على طلب الإصدار بكل دقة والامتناع عن إصدار خطابات ضمان لعملاء غير معروفين او لا يحملون مستندات معتمدة لإثبات الشخصية.
ويجب الحصول على توقيع العميل على طلب الإصدار حتى يمكن مطابقة هذا التوقيع على توقيعه عند صرف المبلغ المحجوز بمودعى تأمينات حال إعادة خطاب الضمان وإلغائه.
4- عند طلب العميل إصدار خطاب ضمان لاى وحدة من وحدات الجهاز الإداري ووحدات الحكم المحلى والأجهزة المستقلة والهيئات العامة متضمنا نصا يؤكد حق الوزارة او المصلحة او الهيئة فى طلب تجديده لمدة او لمدد أخرى محددة دون الرجوع اليه ،يجب الحصول على موافقة الإدارة المختصة على ذلك.

الباب الثالث
مد وتعديل ومصادرة وإلغاء خطابات الضمان
أولا: مد صلاحية خطابات الضمان :
قد يحدث فى اغلب الأحيان الا ينتهى الغرض الصادر من اجله خطاب الضمان فى الوقت الذى يقترب فيه التاريخ المحدد لانتهاء سريانه ،وحتى لا يسقط حق المستفيد فيه فانه يبادر قبل حلول التاريخ المحدد لانتهاء سريانه الى مطالبة البنك بمد سريانه الى تاريخ جديد.
وترد معظم طلبات المد عادة من الجهات المستفيدة أحيانا ترد من العملاء طالبى الإصدار او من المراسلين بالخارج.
وترد الطلبات إما بالبريد أو على الجيشية ويتم توريدها ببريد الفرع ويجب ان تكون مطالبات الجهات المستفيدة بالمد قد وردت الى البنك فى موعد أقصاه التاريخ المحدد لانتهاء سريان خطاب الضمان.
ويتبع بشأن الطلبات ما يأتـى :
أ‌- أما تنفيذ الامتداد المطلوب فورا استنادا الى تفويض العميل للبنك مقدما بمد خطابات الضمان إذا ما طولب البنك به من المستفيدين..والوارد بطلب الإصدار وكذلك التفويض الذى يتضمنه عقد إصدار خطابات الضمان(نموذج 33 أ مقاولين) بالبند رقم(9)
ب‌- إرجاء تنفيذ المد لحين الحصول على موافقة من العميل ويكون ذلك فى الأحوال الآتية:
1- اذا لم يكن تحت يد البنك تفويض سابق من العميل وضامنيه كحالة استثناء العميل من البند(9) من العقد حسب ما تصرح به الإدارة او لم يتضمن طلب الإصدار تفويض البنك بمد خطاب الضمان تلقائيا، وذلك كطلب العميل.
2- اذا كان الاعتماد المصرح به للعميل استحق ولم تتم إجراءات تجديده .. وفى هذه الحالة يرجع لإدارة الفروع المختصة لأخذ موافقتها على المد تفاديا للمصادرة فإذا ما تم التجديد بموافقة استثنائية مؤقتة من إدارة الفروع يكون تنفيذ المد هنا خارجا”عن نطاق عقد التسهيلات الذى انتهى العمل بموجبه من الناحية الفعلية ومن ثم فإذا كان هناك ضامنون للعميل فى العقد وجب الحصول على موافقتهم على مد سريان الخطاب للمدة المطلوبة إن أمكن .
3- اذا ما كانت هناك تعليمات مسبقة من العميل أرسلها للبنك قبل تاريخ انتهاء سريان الخطاب تفيد عدم موافقته على اى امتداد تطلبه الجهة المستفيدة ويمكن ان يكون ذلك فى شكل إجراء قانونى مثل الإنذار على يد محضر او رفع دعوى قضائية ضد البنك،ولما كان الأصل ان يقوم البنك بالتجديد استنادا إلى التفويض كما ذكر فان معارضة العميل هنا من شأنها أبطال العمل بالتفويضات السابقة فيما يختص بالخطاب المعترض على تجديده.. وعلى ذلك فيجب ابلاغ وجهة نظره على الفور الى الجهة المستفيدة فإذا ما أصرت الجهة المستفيدة على الدفع ما لم يقم البنك بمد صلاحية خطاب الضمان فيكون على البنك فى هذه الحالة عدم المد ودفع القيمة أعمالا لتعهده وعدم الالتفات الى اعتراض العميل .على انه ينبغى على الفرع قبل التصرف فى مثل هذه الحالات الرجوع الى الإدارة القانونية والعمل فى ضوء ما تقرره فى هذا الشأن.
4- فى حالة ورود مطالبة المستفيد بالتجديد بعد تاريخ انتهاء سريان الخطاب:
الأصل ان الجهة المستفيدة عليها ان تطالب البنك بالسداد فى موعد أقصاه تاريخ انتهاء السريان واذا انقضى هذا التاريخ ولم تصل بشأن الخطاب مطالبة ما سقط حقها الا انه من الناحية العملية البحتة يجب ألا يتم التصرف فى مثل هذه الأحوال على أساس رفض طلب المستفيد قبل الرجوع الى العميل طالب الإصدار واخذ تعليماته فى شأن طلب المستفيد الذى ورد بعد الميعاد القانونى فإذا ما كان رد العميل بالموافقة كتابة على التجديد كطلب المستفيد تم ذلك فى إطار المحافظة على مصلحة عميل البنك بشرط عدم وجود موانع تحول دون تنفيذ المد كانتهاء اجل التسهيلات مما يتطلب العرض على إدارة الفروع المختصة وتوقيع الضامنين كما ذكر آنفا.
5- فى حالة طلب الجهة المستفيدة تجديد خطاب الضمان الابتدائى اكثر من مرة فيجب قبل تنفيذ التجديد المطلوب مراجعة كل من الجهة المستفيدة والعميل فى نفس الوقت للتعرف على مبررات التجديد ومصير العطاء موضوع الضمان وذلك حتى يمكن تلافى تجديد يتضح من الاتصالات بالجهات المعنية انه ليس هناك مبرر جدى لتجديدها ومن ثم عدول المستفيد عن طلبه وإعادة الخطاب للإلغاء بدلا من طلب تجديده.
6- إذا كان خطاب الضمان النهائى المطلوب تجديده قد مضى على إصداره سنوات عديدة وجب تجديده مع مراجعة الجهة المستفيدة والعميل لمعرفة سبب استمرار المطالبة بالتجديد وبقاء الخطاب لدى المستفيد لمدد أطول من اللازم.. فربما يكون العميل المضمون قد وفى بالتزاماته وان المطالبة الواردة روتينية وانه لا حاجة من حيث الواقع لإعادة تجديد الخطاب وعلى العميل السعى لاعادته وإلغائه بدلا من تجديده.
7- فى حالة طلب تجديد خطاب ضمان لعميل متوفى او محول للإدارة القانونية لاتخاذ الإجراءات يجب عرض الموضوع على الإدارة المختصة والإدارة القانونية قبل البت فى طلب التجديد والعمل بما تقرره هاتان الادارتان.
8- وللحصول على موافقة العميل على الامتداد المطلوب إذا ما دعت الحاجة الى الحصول عليها(طبقا للحالات السابق الإشارة إليها فى البنود السابقة)يتم أخطاره بموجب النموذج المعد لذلك(28 مقاولين) ثم تعد ملاحق قيد المصروفات الخاصة بهذا الأخطار على حساب العميل ولحساب إيرادات البريد المحصل وإذا كان هناك ضامنين يجب إخطارهم أيضا إن أمكن بطلب الامتداد وتتبع بشأنهم ما سبق بالنسبة للعميل ويتابع رد العميل وضامنيه على الأخطار بطلب المد فى خلال المدة المحددة بالأخطار وهى أسبوع من تاريخه وعند ورود موافقة العميل وضامنيه على مد اجل خطاب الضمان للمدة المطلوبة يحرر المد على النموذج المخصص لذلك (13 مقاولين) وهى تشمل جميع بيانات خطاب الضمان الأصلي والتاريخ الجديد الذى امتد إليه خطاب الضمان وتتبع الخطوات الآتية:-
– يقوم الموظف المختص بمراجعة نموذج سريان الاعتماد او التصريح الذى صدر فى ظله خطاب الضمان المطلوب مده.
– يتم التصديق على توقيع العميل وضامنيه وتستوفى الدمغة النوعية المستحقة على الموافقة.
– يعد أخطار الامتداد(13 مقاولين) من واقع البيانات الواردة بخطاب الضمان الأصلى والمثبتة بدفتر يومية الإصدار ويتم تعديل تاريخ الاستحقاق الوارد به طبقا لتاريخ الاستحقاق الجديد وكذلك تعديل البيانات المثبتة بأجندة استحقاق خطابات الضمان بنقل بيانات خطاب الضمان المجدد الى تاريخ الاستحقاق الجديد بالاجندة والتأشير بدفتر يومية الإصدار بتاريخ تنفيذ المد وتاريخ الاستحقاق الجديد وتعديل تاريخ الاستحقاق بكل من دفترى أستاذ مدينين نظير ضمانات ومودعى تأمينات(3.مقاولين ، 29 مقاولين) وتقيد إشعارات قيد العمولة والمصروفات على حساب العميل.
– يراجع أخطار المد(13 مقاولين) مع طلب الجهة المستفيدة بالمد وموافقة العميل وضامنيه ان وجد او موافقة الإدارة على المد واشعارات قيد العمولة والمصروفات والملاحق الخاصة بها وكذلك يطابق بيانات الخطاب مع بيانات دفتر يومية الإصدار ويتم التأشير من المراجع بما يفيد التأكد من صحة تعديل بيان تاريخ الاستحقاق الجديد ثم يتم توقيع وختم المراجع بصور الامتداد والإشعارات والملاحق الخاصة بالعملية.
– يتم التوقيع على أخطار المد بالتوقيعات المعتمدة عن البنك توقيع (أول وثاني) ثم يصدر للمستفيد بمعرفة السكرتارية بالبريد الموصى عليه.
– بعد تنفيذ إجراءات المد يحفظ الطلب مع جميع الأوراق بملف خطاب الضمان مع تعديل البيانات الموضحة بوجه الملف بالتاريخ الجديد الذى جدد إليه الضمان وتاريخ تنفيذ المد.
– لا تجرى اية قيود نظامية عند المد.
تعديل خطابات الضمان
ثانيا : التعديلات التى تدعو الحاجة إلى إجراءها فى خطابات الضمان تتناول غالبا ما يلـى:
1 – تعديل مبلغ خطاب الضمان بالزيادة :
عادة يعدل مبلغ خطاب الضمان بالزيادة بناء على طلب العميل وفى هذه الحالة يجب التأكد من ان الحد المخصص للعميل لاستصدار خطابات الضمان يسمح بإجراء الزيادة المطلوبة وان حسابه الجارى يسمح بقيد مارج الزيادة فى حالة ما إذا كان الحد يسمح بإصدار خطاب الضمان بمارج معين والعمولات والمصروفات أو كفاية رصيد حساب جارى العميل لتغطية الزيادة المطلوبة بالكامل والعمولات والمصروفات فى حالة ما إذا كان الضمان مغطى بالكامل وتنفذ الزيادة حسب طلب العميل.
وذلك بان يقوم البنك بإصدار خطاب ضمان جديد يحمل رقما جديدا بقيمة الزيادة المطلوبة وينتهى مفعوله فى نفس تاريخ انتهــاء سريان مفعول خطاب الضمان الأصلى على ان ينص فى خطـاب الضمان الجديد انه تكملة لخطاب الضمان الأصلى رقم…بتاريخ…بمبلغ…
2- تعديل مبلغ خطاب الضمان بالتخفيض :
يعدل مبلغ خطاب الضمان بالتخفيض بناء على طلب الجهة المستفيدة وقد سبق تناول هذا الموضوع فى خطابات الضمان التمويلية عن الدفعات المقدمة ويضاف بعض الحالات الأخرى التى يتم فيها تخفيض خطابات الضمان مثل :
أ‌- المصادرة الجزئية لخطاب الضمان على ان يسرى خطاب الضمان بالرصيد المتبقى.
ب‌- خطابات الضمان التى تضمن سداد أقساط(بضائع..قروض..الخ) وتخفض بقيمة ما يتم سداده من أقساط بشرط ان ينص صراحة بصلب خطاب الضمان على تخفيض قيمته تلقائيا بقيمة ما يتم سداده من أقساط وعلى ان يتم سداد هذه الأقساط عن طريق البنك اما إذا كان العميل هو الذى سيقوم بسداد الأقساط بمعرفته يلزم الحصول على موافقة الجهة المستفيدة عند كل تخفيض يتم إجراءه.
وينفذ تخفيض خطاب الضمان بموجب(ملحق تخفيض) نموذج 53 مقاولين طبقا لما أوضحناه عند تناول موضوع خطابات الضمان التمويلية عن الدفعات المقدمة عند تنفيذ تخفيضها.
ملحوظة : فى بعض الأحيان لا يتمكن العميل او البنك من الحصول على موافقة المستفيد على التخفيض وإزاء إصرار بعض العملاء على استبدال خطاب الضمان الأصلي بخطاب جديد بقيمة مخفضة فأنه يمكن بناء على طلب العميل وتحت كامل مسئوليته ان يقوم البنك بإصدار خطاب ضمان جديد ينص فيه على انه يحل محل ويلغى بصفة نهائية خطاب الضمان القديم(الأصلى) وفى هذه الحالة يقوم البنك بإصدار خطاب ضمان برقم وتاريخ جديدين وبمبلغ مخفض وينص فى صلب خطاب الضمان الجديد انه يحل محل ويلغى بصفة نهائية خطاب الضمان رقم..بتاريخ..بمبلغ..وانه لا يسرى مفعول خطاب الضمان الجديد الا بعد ورود خطاب الضمان القديم إلى البنك.. ثم يسلم خطاب الضمان الجديد للعميل الذى يكلف بإعادة اصل خطاب الضمان الأصلى الى البنك..ولا يتم الإفراج عن الغطاء المحجوز على ذمة خطاب الضمان القديم إلا بعد أعادته الى البنك وإلغائه.
قيود الزيادة والتخفيض:
– فى حالة زيادة قيمة خطاب الضمان تجرى القيود النظامية مثل قيود إصدار خطابات الضمان بمبلغ الزيادة ويقيد غطاء الضمان+العمولات+المصروفات على حساب جارى العميل.
– فى حالة تخفيض قيمة خطاب الضمان تجرى القيود النظامية مثل قيود إلغاء خطاب الضمان بمبلغ التخفيض ثم يرد جزء مارج القيمة المخفضة لحساب جارى العميل وتقيد مصروفات التخفيض على حـ/ جارى العميل
– التعديل بدفاتر اليومية ودفتر أستاذ مدينين نظير ضمانات وكشوف حسابات العملاء ضمانات بالتخفيض او الزيادة.
3 – التعديل بتقصير أجل خطاب الضمان:
– يعدل اجل خطاب الضمان بالتقصير بناء على طلب العميل وبعد موافقة المستفيد كتابة أو بناء على طلب المستفيد مباشرة.
ويتم تنفيذ تقصير أجل خطاب الضمان بأن يقوم البنك بإعداد(ملحق تعديل) يرسل الى الجهة المستفيدة بالبريد الموصى عليه شاملا كافة بيانات خطاب الضمان الأصلى بتقصير تاريخ استحقاق الضمان ليصبح حق… بدلا من حق….. وان التزام البنك تجاه المستفيد اصبح بموجب هذا التعديل والذى يعتبر جزء لا يتجزأ من خطاب الضمان الأصلى حق ….. وان اية مطالبة من المستفيد يجب ان ترد إلى البنك من المستفيد حتى التاريخ الجديد الأقل ومع بقاء كافة الشروط الأخرى الواردة بصلب خطاب الضمان الأصلى على ما هى عليه بدون تغيير .
4 – تعديل الغرض من إصدار خطاب الضمان :
يعدل الغرض حينما تدعو الحاجة إليه نتيجة اكتشاف أخطاء مادية فى خطاب الضمان بعد إصداره وتسليمه للجهة المستفيدة ،ثم تعيده الجهة المستفيدة إلى البنك لاصلاح الخطأ فيمكن التعديل بالتصحيح (بعد موافقة العميل) على نفس اصل خطاب الضمان ووضع أختام البنك وتوقيعاته الى جانب التصحيح أعادته بالتالى الى المستفيد رفق خطاب من البنك يؤيد بدقة ما تم أجراؤه من تعديل على سند الضمان او ان تحتفظ الجهة المستفيدة بأصل خطاب الضمان وتطلب من البنك تعديل الخطأ او طلب العميل تعديل الخطأ بعد موافقة المستفيد كتابة فيقوم البنك بإعداد(ملحق تعديل)يشرح فيه الخطأ المعدل(ليصبح كذا بدلا من كذا) ويوجه للمستفيد واعتباره جزء لا يتجزأ من خطاب الضمان الأصلى مع بقاء كافة الشروط الأخرى الواردة بأصل الضمان على ما هى عليه بدون تغيير.
– ويجب التأكد من ان التعديل المطلوب لا يترتب عليه جعل خطاب الضمان ساريا او منسحبا على عملية أخرى لتفادى عمولة إصدار جديدة وبصفة عامة فأن التعديل فى الغرض المقدم من اجله خطاب الضمان يجب ان يتم فى أضيق الحدود وبحذر شديد مع التأكد من سلامة الدوافع التى أدت إليه .
5- التعديل بمد اجل الضمان(يرجع الى موضوع مد خطابات الضمان)
ثالثا : مصادرة خطابات الضمان (مطالبة المستفيدين للبنك بدفع قيمتهـا )
تدعو ظروف الحال فى بعض الأحيان إلى التجاء بعض المستفيدين فى خطابات الضمان فى استخدام حقهم فى تحصيل قيمة خطاب الضمان من البنك اى طلب مصادرة قيمته للأسباب التى يراها المستفيد وذلك خلال مدة سريان مفعول خطاب الضمان على ان المستفيدين عادة يطالبون فى اغلب الأحيان بمصادرة القيمة فى نفس طلباتهم بالمد وذلك كإجراء وقائى يحفظ لهم حقهم فى قيمة خطاب الضمان فيما لو تعذر الاستجابة الى طلب المد خلال فترة سريان الضمان لأى سبب من الأسباب ويجب ان تكون مطالبة المستفيدين بالمصادرة وحدها دون المد موجهة إلى البنك خلال فترة سريان مفعول خطاب الضمان ويجب ان تصل هذه المطالبة إلى البنك فى ميعاد غايته تاريخ استحقاق خطاب الضمان ومستوفاة لكافة الشروط الواردة ان وجدت بصلب الضمان مثل تقديم مستندات معينة رفق المطالبة بالمصادرة او غير ذلك من الشروط المقبولة من المستفيد الواردة بصلب الضمان التى سبق ان قبلها المستفيد بعد استلامه لخطاب الضمان والواجبة التنفيذ بمعرفة المستفيدين عند طلبهم المصادرة من البنك ولا يعتد بهذه المطالبة حتى وان وردت خلال سريان مفعول الضمان فى ما إذا كانت غير مستوفاة للشروط المشار اليها اذ يجب على المستفيد استيفاء تلك الشروط خلال سريان مفعول الضمان والا سقط حقه فى المطالبة.
ملحوظة: ولا يعتد أيضا بأية مطالبة للمستفيدين فى حالة ورودها الى البنك بعد تاريخ استحقاق خطاب الضمان حتى ولو كانت مستوفاة لكافة الشروط الأخرى وحتى ولو كانت المطالبة مؤرخة بتاريخ انتهاء او أثناء سريان مفعول الضمان فالعبرة بتاريخ ختم ورود المطالبة إلى إدارة السكرتارية بالبنك والبنك غير مسئول عن أي تأخير بالبريد” وفى جميع الأحوال لا يجب تنفيذ مصادرة اى خطاب ضمان إلا بعد عرض الأمر على إدارة الفروع المختصة واخذ تصريح بذلك .
الخطوات التى تتبع فى تنفيذ مصادرة خطابات الضمان :
أ‌- يخطر العميل بطلب المستفيد مصادرة قيمة خطاب الضمان بموجب إخطار (نموذج 28 مقاولين)وفى حالة عدم ورود رد فى خلال المهلة المحددة فى الأخطار وهى أسبوع من تاريخ إرسال الأخطار وحتى ورود رد العميل بالاعتراض على المصادرة فتنفذ المصادرة مع اخذ موافقة الإدارة المختصة احتراما لتعهد البنك فى خطاب الضمان حيث ان أخطار العميل فى هذه الحالة لا يعنى تعليق الدفع على رغبته وانما القصد منها هو حث العميل السعي لتلافي الأسباب التى دعت المستفيد الى طلب المصادرة إذا كان هناك ثمة سبيل الى ذلك واذا قام العميل باتخاذ أي إجراء قانونى ضد البنك لاعتراضه على المصادرة يعرض الأمر على الإدارة القانونية للإفادة بالرأى من الناحية القانونية ويتخذ اللازم على ضوء رأيها.
ب‌- يطلب من وحدة الكمبيو (أو الوحدة المختصة) إصدار شيك مصرفى بالمبلغ المطلوب مصادرته لامر المستفيد بموجب مذكرة (نموذج 7 مراجعة) خصما على حساب العميل الجارى حيث تقوم وحدة الحسابات الجارية بإجراء القيود الحسابية اللازمة خصما على ح/ العميل الجارى بقيمة الأشعار لحساب (شيكات وحوالات مستحقة الدفع البريد المحصل- عهد دمغة أقسام ح/ العمولة) او قيده على ح/ مودعى تأمينات ضمانات إذا كان الخطاب مغطى بالكامل إذا لم يكن للعميل حسابا جاريا.
جـ- يرسل الشيك الى الجهة المستفيدة بموجب خطاب موصى عليه بعلم الوصول عن طريق وحدة خطابات الضمان وإذا كانت المصادرة بكامل قيمة خطاب الضمان فيجب ان يتضمن خطاب ارفاق مطالبة الجهة المستفيدة برد خطاب الضمان الى البنك لاستكمال ملف الضمان مع النص بأن خطاب الضمان قد اصبح لاغيا بصفة نهائية بمصادرة قيمته واصبح لامبرر للاحتفاظ به طرفهم بعد مصادرة قيمته ويتم التأشير فى كافة السجلات والدفاتر واليوميات بما يقيد مصادرة الخطاب وسداد قيمته بموجب شيك مصرفى رقم.. بتاريخ…..
د- تقوم وحدة خطابات الضمان بإجراء القيود اللازمة عند إلغاء الضمان نموذج (39 مقاولين).
هـ- إذا كانت المصادرة المطلوبة بجزء من خطاب الضمان وليس بكامل قيمته فيكون الشيك بقيمة الجزء المطلوب مصادرته فقط مع الحصول مسبقا على تعهد من الجهة المستفيدة بأنه فى حالة موافاتها بالشيك سدادا للجزء المطلوب مصادرته فان التزام البنك تجاهها سيكون لاغيا بالكامل فى خطاب الضمان ككل مما سيترتب عليه قيام العميل بإلغاء الضمان فور إرساله الشيك للجهة المستفيدة وأنها اى (الجهة المستفيدة) ستقوم برد اصل خطاب الضمان للبنك وجميع التجديدات المتعلقة به لاستكمال ملفاته حيث اصبح لا مبرر للاحتفاظ به طرفها بعد تنفيذ المصادرة الجزئية.
او ان توافي الجهة المستفيدة البنك بأن المصادرة الجزئية تعنى تخفيض قيمة خطاب الضمان بالجزء المطلوب مصادرته فقط مع استمرار خطاب الضمان قائما بالدفاتر بقيمته بعد التخفيض وتجرى القيود الحسابية الخاصة بالجزء المصادر على النحو السابق ذكره بالبند (د).
و- تقوم الوحدة بإجراءات مطالبة العميل بسداد الرصيد المدين المتخلف عن المصادرة او بالجزء غيـر المغطى زائدا العمولة والمصروفات وذلك إذا لم يكن حسابه الجارى يسمح بالقيد واذا لم تسفر المكاتبات والمطالبات والاتصالات الودية عن إتمام السداد يعرض الأمر على إدارة الفروع المختصة مشفوعا برأى إدارة الائتمان بالفر ع لتحويل المديونية إلى الإدارة القانونية لاتخاذ الإجراءات القانونية الكفيلة باسترداد أموال البنك.
رابعا : إلغاء خطابات الضمان :
تلغى خطابات الضمان وينقضى التزام البنك تجاه المستفيدين فيها وينتهى فى نفس الوقت التزام العملاء الناشئ عنها قبل البنك فى الحالات الآتيـة:-
1- يلغى خطاب الضمان بمضى المدة إذا انقضى أجله دون أن يصل الى البنك أية مطالبة بشأنه من الجهة المستفيدة فى موعد أقصاه تاريخ استحقاق خطاب الضمان.
الإجراءات التنفيذية للإلغاء :
أ‌- يتم عمل حصر يومى لهذا النوع من الخطابات من واقع أجندة الاستحقاقات بعد التأكد من أن هذه الضمانات لم يصل بشأنها أية مطالبات حتى تاريخ الاستحقاق وذلك بالرجوع الى يومية الإصدار والتأكد من عدم وجود تأشيرة بطلب المد او الدفع او أية تعليمات أخرى وكذلك الرجوع الى ملف خطاب الضمان.
ب‌- بعد يومين من تاريخ استحقاق كل خطاب يرسل للمستفيدين فيها اخطارات بالإلغاء (نموذج 2 مقاولين) بالموصى عليه وذلك بإجراء وقائى من البنك لئلا يكون طلب المد او الدفع قد وصل الى البنك بالفعل قبل انقضاء اجل الضمان ولكنه وجه خطأ الى فرع أو إدارة أخرى غير الإدارة المختصة.
ج- تحفظ صورة من كل أخطار بملف الضمان الخاص به وأيضا تحفظ صور الاخطارات فى ترتيب زمنى متتابع.
د‌- بعد مضى أسبوع كامل من تاريخ إرسال الأخطار يقوم البنك بإجراء قيود الإلغاء بالرغم من عدم إعادة خطابات الضمان للبنك.
2 – تلغى خطابات الضمان الواردة من المستفيدين فى الحالات التاليــــة :
أ- خطابات الضمان الواردة بعد انتهاء آجالها ودون صدور تجديدات بشأنها او التى صدرت بشأنها تجديدات ووردت مع اصل الضمان :
تلغى دون ما حاجة إلى اى إجراء اضافى.
ب-خطابات الضمان الواردة قبل انتهاء آجالها ودون صدور تجديدات بشأنها :-
يلزم ورود خطاب رسمى من المستفيدين مرفق به اصل خطاب الضمان ينص فيه صراحة على إلغاء خطاب الضمان لانتهاء الغرض منه حتى يمكن إلغاؤه
جـ-خطابات الضمان الواردة قبل انتهاء آجالها والصادر بشأنها تجديدات ووردت مع اصل خطاب الضمان:
يلزم ورود خطاب رسمى من المستفيد مرفق بأصل خطاب الضمان والتجديدات ينص فيه صراحة على إلغاء خطاب الضمان الصادر لصالحه لانتهاء الغرض منه لامكان إلغائه.
د- خطابات الضمان الواردة بعد انتهاء آجالها والصادر بشأنها تجديدات لم ترد كلها او بعضها مع أصل خطاب الضمان:-
تلغى دون حاجة الى إجراء إضافي لانتهاء أجلها وسقوط حق المستفيدين فيها استنادا الى ما تم أخطار المستفيدين به بموجب (نموذج 2 مقاولين) بعد يومين من تاريخ الاستحقاق.
هـ-خطابات الضمان الواردة قبل انتهاء أجلها والصادر بشأنها تجديدات لم ترد كلها او بعضها مع اصل خطاب الضمان:-
يلزم ورود خطاب من المستفيدين ينص فيه صراحة على إلغاء خطاب الضمان لانتهاء الغرض منه ، كما يتـم إرسال خطاب للمستفيدين للمطالبة بالتجديدات الناقصة حتى يمكن استكمال إجراءات إلغاء خطاب الضمان .
3- تلغى خطابات الضمان الواردة من العميل طالب خطاب الضمان كمايلـى:-
أ‌- خطابات الضمان الواردة بعد انتهاء أجلها ودون صدور تجديدات بشأنها او التى صدرت بشأنها تجديدات ووردت مع اصل خطاب الضمان :-
يلزم أن يرد خطاب الضمان رفق طلب محرر من العميل موقعا بإمضائه المتعارف عليه لدى البنك طالبا إلغاؤه، كما يلزم إرسال خطاب الى المستفيدين لإخطارهم بأن خطاب الضمان الغى لانتهاء الغرض منه
ب‌- خطابات الضمان الواردة قبل انتهاء أجلها ودون صدور تجديدات بشأنها :-
يلزم ان يرد خطاب الضمان رفق طلب محرر من العميل موقعا بإمضائه المتعارف عليه لدى البنك طالبا إلغاؤه ، كما يلزم ارسال خطاب الى المستفيدين لموافاة البنك بما يفيد انتهاء الغرض الذى اصدر من اجله خطاب الضمان ولا يلغى خطاب الضمان قبل ورود ما يفيد إلغاء الضمان من المستفيدين.
جـ-خطابات الضمان الواردة قبل انتهاء أجلها والصادر بشأنها تجديدات وردت مع اصل خطاب الضمان :
يلزم ورود اصل خطاب الضمان والتجديدات رفق خطاب من العميل موقع منه طالبا إلغاؤه مع النص صراحة على إلغاء الخطاب لانتهاء الغرض منه ، كما يلزم الاتصال بالمستفيد للحصول منه على خطاب رسمى يفيد انتهاء الغرض الذى اصدر من اجله خطاب الضمان وتجديداته وذلك حتى يمكن اجابة العميل الى طلبه بالإلغاء .
د-خطابات الضمان الواردة بعد انتهاء اجلها والصادر بشأنها تجديدات لم ترد كلها او بعضها مع اصل الضمان:
يلزم ورود الضمان رفق خطاب من العميل يفيد طلبه إلغاء الضمان وتجديداته لانتهاء الغرض منه ، كما يلزم إرسال خطاب للمستفيد لأخطاره بإلغاء خطاب الضمان لانتهاء اجله مع مطالبته بالتجديدات الناقصة لاستكمال ملفات البنك.
هـ-خطابات الضمان الواردة قبل انتهاء أجلها والصادر بشأنها تجديدات لم ترد كلها او بعضها مع اصل الضمان:-
يلزم ان يرد اصل الضمان وتجديداته رفق خطاب من العميل موقعا عليه ينص صراحة على إلغاء الخطاب وتجديداته لانتهاء الغرض منه ، كما يلزم الاتصال بالمستفيد للحصول على خطاب رسمى يفيد إلغاء الضمان لانتهاء الغرض منه مع مطالبته بالتجديدات الناقصة.
ولا يجوز إلغاء خطاب الضمان وتجديداته قبل ورود ما يفيد الإلغاء من المستفيد.
4 – يلغى خطاب الضمان إذا دفع البنك قيمته كليا او جزئيا للمستفيدين بناء على طلبهم اثناء سريان مفعول خطاب الضمان.
ويرجع فى هذا الشأن الى البند ثالثا من هذا الباب الخاص بمصادرة قيمة خطابات الضمان.
5 – يلغى خطاب الضمان الابتدائية قبل انقضاء الأجل والتى يصدر عنها خطابات ضمان نهائية بالشروط التالية:
أ- ان يطلب العميل ذلك صراحة ضمن طلب الإصدار ..
ب-ان يطلع البنك على خطاب رسو العملية للتأكد من أن التأمين النهائى عن نفس العملية الصادر
عنها الضمان الابتدائى.
جـ- أن ينص فى خطاب الضمان النهائى على انه يحل محل بصفة نهائية خطاب الضمان الابتدائى مع ذكر رقمه وتاريخه ومبلغه ، على أن يقوم البنك بإرسال الضمان النهائى للمستفيد عن طريقه رأسا بالموصى عليه
6- يلغى خطاب الضمان الابتدائي إذا انقضت مدة سريان العطاء (تاريخ الارتباط المحدد من العميل) ولم يتم البت فى العطاء وطلب العميل إلغاء الضمان .
7- يلغى خطاب الضمان إذا قام البنك بناء على طلب عميله بإصدار خطاب ضمان بقيمة مخفضة بدلا من الخطاب الأصلى قبل انقضاء الاجل وذلك فى حالة عدم تمكن العميل او البنك من الحصول على موافقة الجهة المستفيدة على تخفيض قيمة خطاب الضمان وإزاء إصرار بعض العملاء على استبدال خطاب الضمان الأصلى بخطاب ضمان جديد بقيمة مخفضة فانه يمكن بناء على طلب العميل وتحت كامل مسئوليته ان يقوم البنك بإصدار خطاب ضمان جديد ينص فيه على انه يحل محل ويلغى بصفة نهائية خطاب الضمان القديم برقم وتاريخ جديدين وبقيمة مخفضة وينص فيه أيضا على ان خطاب الضمان الجديد لا يعتبر سارى المفعول الا بعد ورود خطاب الضمان القديم الى البنك.. ثم يسلم الضمان الجديد للعميل الذى يكلف بإعادة اصل خطاب الضمان القديم ولا يتم الإفراج عن الغطاء المحجوز على ذمة الضمان القديم الا بعد أعادته للبنك لإلغائه.
8- يلغى خطاب الضمان إذا طلب المستفيد تجديد خطاب الضمان لمدة محددة دون ان يقترن طلبه التجديد بطلب السداد وانتهت المدة التى حددها للتجديد دون ان يجدد البنك الخطاب لاى سبب من الأسباب ولم يرد من المستفيد خطاب آخر يطلب التجديد لمدة أخرى او الدفع قبل انتهاء المدة التى طلب تجديد خطاب الضمان إليها.. فان حق المستفيد يسقط فى طلب تجديد خطاب الضمان لاية مدة أخرى او طلب الدفع ويعتبر خطاب الضمان لاغيا بمضى المدة ويلزم إلغاؤه.
وتتخذ إجراءات أخطار الجهة المستفيدة بانتهاء اجل خطاب الضمان وطلب أعادته على النموذج “2 مقاولين” وبعد اسبوع يتم إلغاء الخطاب دفتريا وأخطار المستفيد بإتمام الإلغاء .
9- تلغى خطابات الضمان بالتقادم فى الحالات الآتيـة :-
أ- خطابات الضمان غير محددة المدة والتى تكون قد تم توريد قيمتها نقدا بحساب مودعى تأمينات لعدم وجود حساب جارى للعميل لان الحق الثابت بها ينقضى بمرور خمسة عشر عاما من بدء سريانها أعمالا للقاعدة العامة فى تقادم الالتزامات الثابتة بالكتابة وذلك بشرط الا يكون قد نشأ اثناء تلك المدة ما يعتبر من الناحية القانونية قاطعا او موقفا للتقادم.
اى ان حق الجهة المستفيدة يسقط بمضى 15 سنة على إصدار خطاب الضمان ثم ينشأ حق العميل فى استرداد قيمة الغطاء ولا يسقط حق الأخير الا بعد 15 سنة أخرى وبعد ذلك تتقادم لمصلحة الدولة وبتعين توريد قيمتها لمصلحة الضرائب ويلزم تطبيق القاعدة السابقة على كافة الجهات المستفيدة بما فى ذلك خطابات الضمان الصادرة لصالح إدارة الجوازات والجنسية.
ب- أما بالنسبة لخطابات الضمان محددة المدة والمغطاه نقدا فأن مدة التقادم فيها تبدأ من تاريخ انتهاء الأجل ويتعين توريد التأمين لمصلحة الضرائب بعد انقضاء خمسة عشر عاما من تاريخ استحقاقها ما لم توجد مطالبات من طالب إصدار خطاب الضمان فى شأنها.
جـ- يسقط التزام البنك في خطابات الضمان الصادرة لغرض معين بانتهاء الغرض الصادر من اجله خطاب الضمان مع مراعاة عدم وجود مانع قانونى فى الحالات السابقة.
قيود إلغاء خطابات الضمان بالتقادم
 يلغى القيود النظامية بإجراء قيد عكسى لقيود الإصدار
 يلغى قيد المارج المحجوز على ذمة خطاب الضمان
من حـ/ مودعى تأمينات “باسم العميل”
“قيمة المارج المحجوز على ذمة الضمان”
الى حـ/ أمانات (أموال آجلة للتقادم)
“قيمة المارج المحجوز على ذمة الضمان مع شرح واف بالأشعار”
ملحوظة : يجب أن يتم قبل 31 مارس من كل عام بوقت كاف عمل حصر خطابات الضمان الآيلة للتقادم واتخاذ إجراء إلغائها فور سريان قواعد التقادم عليها وإلا تعرض البنك للغرامات والتعويضات المنصوص عليها بقانون الضرائب.
وتتم خطوات الإلغاء على النحو التالــى:
1- تعد إشعارات وملاحق الإلغاء الخاصة بالقيود النظامية والمالية.
2- إثبات تاريخ الإلغاء فى الخانة المخصصة لذلك بيومية الإصدار مع بيان سبب الإلغاء .
3- شطب بيانات خطابات الضمان الملغاة من أجندة عمولات خطابات الضمان وذلك عن أقرب مدة تالية لتاريخ الإلغاء .
4- رد قيمة التأمين النقدى المحتجز عن الخطابات الملغاة للحسابات الجارية للعملاء او صرفها لهم نقدا إذا لم يكن لهم حسابات جارية وذلك في حالة ما إذا كانت الخطابات مغطاه بالكامل نقدا مع مراعاة خصم ما يكون مستحقا للبنك من عمولات او مصروفات وبعد التحقق من شخصية العملاء.
5- تراجع عملية الإلغاء على دفتر يومية الإصدار وكذلك على أجندة العمولة للتأكد من حذف العمولات الخاصة بالخطابات الملغاه.

الباب الرابع
مراجعة ومتابعة خطابات الضمان
نظرا لان خطابات الضمان التى يصدرها البنك تمثل التزامات مباشرة عليه وواجبة التنفيذ عند أول طلب ولما كان الوفاء بقيمتها احتمال قائم منذ إصدارها فأنه من الضرورى قيام كافة المسئولين :
مراقبين او مراجعى أقسام او رؤساء وحدات حسب مستوى الفرع بمراجعة ومتابعة كافة عمليات إصدار خطابات الضمان وما يتبعها وذلك بخلاف المراجعة والمتابعة التى تقوم بها مراقبات او أقسام المراجعة او وحدات المراجعة بالفرع وتتمركز عمليات المراجعة الداخلية على كل ما يتصل بخطابات الضمان على النحو التالى:
1- مراجعة خطابات الضمان المصدرة على طلبات العملاء والتأكد من مطابقة بيانات خطابات الضمان على طلبات الإصدار مع مراقبة تسلسل أرقام نماذج خطابات الضمان الصادرة من الفرع.
2- مراجعة صحة تدوين بيانات خطابات الضمان بيومية الإصدار وبأجندة الاستحقاقات واجندة العمولة وبوجه ملف خطاب الضمان (44 مقاولين).
3- التأكد من توافر العناصر التى تجعل طلب إصدار خطاب الضمان صالحا” للتنفيذ وهى :
أ‌- وجود اعتماد بحد أقصى أو تصريح يسمح بإصدار الخطاب المطلوب.
ب‌- وجود رصيد بالحساب الجارى للعميل يسمح بقيد المارج والعمولة والدمغة والمصروفات الأخرى.
جـ- التصديق على توقيع العميل على طلب الإصدار .
د- يجب أن تعتمد الإدارة حسب الاختصاص جميع طلبات الإصدار أو المد أو التعديل أو المصادرة قبل التنفيذ.
4- التأكد من عدم وجود اية موانع تحول دون إصدار خطاب الضمان.
5- مراجعة صحة احتساب المارج والعمولة والدمغة مع صحة القيود الخاصة بها وكذلك صحة إجراء القيود النظامية والتأكد من استيفاء الدمغات المستحقة على جميع الأوراق مثل طلب الإصدار وخطاب الضمان وخطابات المد.
6- مراجعة الاخطارات التى ترسل للعملاء متضمنة طلب مد خطابات الضمان او مصادرتها (نموذج 28 مقاولين) فى حالة موافقة الإدارة على ذلك مع الطلبات المقدمه من المستفيدين والتأكد من ان الطلبات واردة فى المواعيد القانونية.
7- مراجعة خطابات المد على طلبات المستفيدين وموافقات العملاء وضامنيهم(اذا لزم الامر ذلك بحسب كل حالة) والتصديق على التوقيعات بخطابات الموافقات مع التأكد من توافر العناصر التى تجعل طلب المد صالحا للتنفيذ كما تراجع بيانات المد على جميع الدفاتر والاجندات وملف خطاب الضمان على غرار ما هو متبع فى عمليات الإصدار .
8- مراجعة عمليات مصادرة وإلغاء خطابات الضمان للتأكد من سلامة التنفيذ.
9- مراجعة جميع المراسلات الصادرة من الوحدة بشأن خطابات الضمان قبل إرسالها الى السكرتارية والتأكد من التصديق على توقيعات العملاء على كافة الأوراق والمستندات او ملفات متعلقة بموضوع المراسلة ووضع ختم وتوقيع المراجع عليها.
10 – مراجعة قيد العمولات التي يتطلب قيدها كل 3 شهور لخطاب الضمان في استحقاقها مستنديا على الإشعارات والملاحق والتأكد من صحة احتسابها ومطابقة المبالغ والبيانات لما هو مثبت بأجندة العمولة الممسوكة بمعرفة المراجعة والإدارة المختصة والتأكد من عدم سقوط اية عمولة مدرجة بالاجندة دون قيدها، كما يجب التأكد من نقل بيانات العمولة الدورية (فى نفس يوم استحقاقها)فى المدة التالية بأجندة العمولة او فى تاريخ استحقاق العمولة فى نهاية الفترة التى يقع فيها تاريخ استحقاق الضمان.
عمليات المتابعة:
1- تتابع خطابات الضمان التى انتهى اجلها ولم ترد بشأنها اية مطالبات وذلك تمهيدا لإلغائها بعد أخطار المستفيدين بذلك (بعد أسبوع على الأقل) وفى هذا السبيل يجب ان تكون اجندة استحقاقات خطابات الضمان تحت نظر الموظف المختص يوميا لحصر الخطابات المنتهية مع وجوب التأكد من أنه لم يسبق وصول اية مطالبات بشأن خطابات الضمان المنتهية وذلك بالرجوع إلى :
أ‌- دفتر يومية الإصدار والتأكد من عدم وجود تأشيرة بذلك.
ب‌- الأوراق المعلقة الخاصة بالمد.
جـ- ملف خطاب الضمان.
2- تتابع يوميا الأعمال المتعلقة بمد خطابات الضمان التى لا يتيسر تنفيذها يوم ورودها بسبب عدم وجود تفويضات سابقة من العملاء بمدها تلقائيا ولم تصل بعد موافقات العملاء بشأنها ويجب التعزيز المستمر والعرض على المدير المختص او مدير الفرع في الحالات التى تستحق العرض للنظر فيما يتبع بشأنها.
3- توافى الإدارة العامة المختصة او إدارات الفروع ببيانات مراكز العملاء المدينين فى آخر كل شهر وفى موعد لا يتجاوز الأسبوع الأول من الشهر التالى على النموذج المخصص لهذا الغرض عن طريق الوحدة المختصة بتسهيلات خطابات الضمان ويشمل البيانات الآتية :
أ‌- قيمة الاعتماد المصرح به للعميل.
ب‌- تاريخ استحقاق الاعتماد.
جـ- نسبة المارج …… %
د – رقم الخطاب ونوعه
هـ- تاريخ إصداره
و – قيمة الخطاب والمارج المحتجز مقابله.
ز- اسم الجهة الصادر لصالحها والغرض الصادر من اجله.
ح- الاستحقاق الأصلى والاستحقاق الحالى.
ط- بيان ما إذا كان الخطاب خاص بعمليات متنازل عن قيمتها للبنك.
وبالنسبة للخطابات التى انتهى مفعولها ولم يتم مد اجلها او أعادتها للفرع ولا تزال معلقة فتوضح الإجراءات التى اتبعها الفرع لكل حالة ورأى الفرع فيها.
“تعليمات خطابات الضمان”
ملحق خاص بالفروع الرئيسية بالقاهرة والإسكندرية والمنطقة الحرة ببور سعيد
أولا: خطابات الضمان التى تصدر بناء على طلب عملاء محليين لصالح مستفيدين بالخارج.
تصدر هذه الخطابات لصالح جهات خارجية وبناء على طلب كبار العملاء المحليين الذين يصرح لهم بتسهيلات خاصة كشركات الاستثمار الكبرى وغيرها من الهيئات والقطاعات التى تتعامل عالميا على نطاق واسع وطبيعة هذه الضمانات انها تغطى التزامات فى اطار مدفوعات جارية/(عمليات منظورة او غير منظورة) عن أغراض مجاز تنفيذها.
ونظرا لما يتطلبه هذا النوع من خطابات الضمان من إجراءات خاصة فان إصدارها يقتصر على فروع البنك الرئيسية بالقاهرة والإسكندرية والمنطقة الحرة ببور سعيد ويمكن لسائر الفروع إذا اقتضى الأمر تكليف الفروع الرئيسية بالقيام بإصدار هذا النوع والأنواع المماثلة بناء على طلب عملائها وبالنيابة عن هذه الفروع
وفيما يلى الإجراءات التى تتخذ عند طلب أحد العملاء إصدار خطاب ضمان :-
1- التأكد من وجود التسهيلات التى تسمح بإصدار هذا النوع من الخطابات وأنها سارية المفعول وتسمح بإصدار الخطاب المطلوب.
2- التأكد من وجود حساب جارى للعميل طالب الإصدار بنفس العملة التى سيصدر الخطاب بها او بإحدى العملات الحرة القابلة للصرف على ان يسمح رصيد هذا الحساب بقيد المارج المقرر والعمولات وسائر المصاريف المستحقة حتى تاريخ انتهاء مفعول خطاب الضمان.
3- التأكد من تنفيذ باقى الشروط الأخرى الواردة بتصريح التسهيلات او موافقة الإدارة بكل دقة خصوصا فيما يتعلق بالضمانات المقدمة كالرهن العقارى او التجارى او تقديم خطابات ضمان لصالح البنك صادرة من المراسلين بالخارج او البنوك(المحلية)او الأجنبية بالداخل كضمان لإصدار البنك لخطاب الضمان المطلوب
4- فى حالة طلب إصدار خطاب ضمان لصالح مستفيد بالخارج حسب نصوص معينة فانه يلزم الحصول على موافقة الإدارة القانونية باعتماد هذا النص من الناحية القانونية.
5- ان يقوم العميل بملء بيانات طلب الإصدار ويضيف الى بياناته بيانات اضافية أخرى لتوضيح ما يلى:
– رقم حساب العميل بالعملة الأجنبية واسم الفرع المفتوح طرفه هذا الحساب.
– نص خطاب الضمان المطلوب وذلك فى حالة ما إذا كان مطلوب إصداره حسب نص او شكل معين ، ويوضح ذلك النص على ظهر طلب الإصدار أو ان يرفقه العميل مع طلب الإصدار .
– توضيح وسيلة الإصدار سواء أكانت بالتلكس او بالبرق أو السويفت او بالبريد.
– توضيح كيفية تسليم خطاب الضمان للمستفيدين بالخارج سواء أكانت بالبريد او باليد عن طريق مراسلنا بالخارج او عن طريق وكيل للعميل بالخارج… الخ.
– تحديد اسم الطرف الذى سيتحمل كافة العمولات والمصاريف التى سوف تستحق لمراسلنا بالخارج هل هو نفس العميل طالب الإصدار أو المستفيد بالخارج.
– تحديد نوع العملة التى سيتم بها إصدار الضمان.
– تحديد نوع العملة المحجوزة على ذمة خطاب الضمان والتى يجب ان تكون من نفس عملة الضمان إذا كانت إحدى العملات الحرة او المعادل لها باى عملة حرة أخرى بأسعار الصرف للتحويلات(بيع) المعلنة من البنك يوم الإصدار بزيادة 10% لتغطية اى فروق فى الأسعار مستقبلا.
– توضيح عما إذا كان المطلوب إصدار خطاب الضمان معتمدا منا او مضافا إليه تعزيز مراسل خارجى (مظهر) او ان يبلغ للمستفيدين بدون أدنى مسئولية على المراسل الخارجى او ان يرسل الى المستفيدين مباشرة بدون توسيط اى مراسل خارجى.
– ان يوضح اسم العميل المضمون فى خطاب الضمان إذا كان الضمان سيصدر باسم شخص آخر إذا كان تصريح الإدارة يسمح بذلك ويراعى ان تكون تعليمات الفرع الرئيسى الى المراسل الخارجى سواء أكانت بالبريد او بالبرق او بالتلكس أو السويفت مطابقة تماما لطلب العميل المحلى ومتمشية مع التعليمات .
6- يجب ان يحصل الفرع الرئيسى من عميله مقدما على تعهد بقبوله تحمل اية فروق تنشأ نتيجة لتغير أسعار الصرف وذلك لمواجهة ما قد يضطر البنك الى الوفاء به من قيمة خطاب الضمان بتحويلها الى الخارج- فى حالة المصادرة- على انه فى حالة ارتفاع السعر يجب زيادة التأمين المحجوز على ذمة خطاب الضمان بمقدار ما يعادل فرق السعر خصما على حساب العميل وذلك فى حالة ما إذا كان التأمين محجوزا بالعملة المصرية(وذلك لا يكون الا بتصريح من الإدارة) او بأى عملة حرة أخرى غير العملة التى سيصدر بها خطاب الضمان.
7- اذا كان خطاب الضمان المطلوب سيصدر بضمان اى نوع من أنواع الضمانات العينية فيرجع فى ذلك الى ما ورد فى الباب الثانى أولا.. البند(2) غطاء خطابات الضمان.
الخطوات التنفيذية:- يتم عمل مذكرة الى إدارة العلاقات الخارجية- مراقبة البحوث والمراسلين موضحا بها كافة بيانات خطاب الضمان لتحديد احد المراسلين بالخارج الذى يمكن إصدار خطاب الضمان عن طريقه .
يقوم الفرع الرئيسى بإصدار تعليماته الى المراسل بالخارج فى البلد الكائن بها المستفيد بالخارج وذلك لإصدار خطاب الضمان المطلوب طبقا لتعليمات عميله- وتختلف خطوات التنفيذ حسب ما إذا كانت هذه التعليمات سترسل الى المراسل الخارجى (برقيا او بالتلكس) عنها إذا ما أرسلت تلك التعليمات بالبريد، او حسب نص معين او حسب النماذج العادية المعمول بها طرفنا او طرف مراسلينا بالخارج- ويتضح هذا الاختلاف فيما يلى :-
أولا: التعليمات البرقية او بالتلكس أو السويفت :
أ‌- فى كافة الأحوال يراعى ان تكون البرقية او التلكس أو السويفت مطابقا للرقم السرى (الشفرة) مع المراسل الخارجى وبمبلغ خطاب الضمان المطلوب إصداره.
ب‌- يجب ان تكون صيغة البرقية او التلكس مختصرة بقدر الإمكان وباللغة المطلوب التعامل بها وتختلف تلك الصيغة تبعا لكل حالة من الحالات التالية كما يلى :-
1- فى حالة عدم طلب العميل إصدار خطاب الضمان حسب نص معين :
– تكون صيغة البرقية أو التلكس أو السويفت كما يلى :
” التاريخ …
اسم المراسل
اسم المدينة
اسم الدولة
الرقم السرى(الشفرة) مبلغ الضمان …
بضمانتنا وتحت كامل مسئوليتنا اصدروا خطاب ضمان ابتدائى/ نهائى/دفعة مقدمة/ بمبلغ… باسم … وعنوانه… لصالح… وعنوانه… عن عمليه… لمدة تنتهى فى … رقمنا الإشاري… نتعهد بدفع اية مطالبات… التعزييز بالبريد قف”
2- فى حالة طلب العميل إصدار خطاب الضمان حسب نص معين :
تكون صيغة البرقية او التلكس أو السويفت كما يلى :
” التاريخ …
اسم المراسل- اسم المدينة- اسم الدولة
الرقم السرى (الشفرة) المبلغ….
بضمانتنا وتحت كامل مسئوليتنا اصدروا خطاب ضمان ابتدائى/نهائى/دفعة مقدمة/ طبقا للنص التالى:
(…. ثم يذكر النص كاملا…)
رقمنا الإشاري… نتعهد بدفع اية مطالبات… التعزيز بالبريد قف”
ملاحظات : بالنسبة لنص خطاب الضمان فانه يكون ثابتا فيما عدا اختلاف تعدد تسمية البنك فى التعهد المصرفى الذى يحويه هذا النص- وعلى سبيل المثال لا الحصر قد تكون هذه الصيغة كما يلى :-
أ‌- “نتعهد نحن البنك الموقع أدناه بأن نضمن…الخ او نتعهد نحن…(اسم المراسل بالخارج وعنوانه بالكامل)… بأن نضمن… الخ”
– وفى هذه الحالة يقتصر دور المراسل على تقديم خطاب الضمان ناقلا نصه على خطابه الذى يحمل اسمه ويوقع عليه بالتوقيعات المعتمدة الى المستفيدين بالخارج.
ب‌- قد تكون الصيغة كما يلى :-
“نتعهد نحن بنك مصر فرع… بأن نضمن…الخ”
– ويقتصر دور المراسل على تقديم خطاب ناقلا نصه على خطابه الذى يحمل اسمه ويضيف لذلك تعزيزه او يظهره بمعرفته الى المستفيدين بالخارج.
وطبقا لذلك فانه يتم التعديل فى نص التلكس او البرقية أو السويفت المرسلة الى المراسل باستبدال كلمة “اصدروا” لتصبح كلمة”ظهروا” او جملة(أضيفوا تعزيزكم) …ويستكمل باقى نص البرقية او التلكس طبقا لما جاء اعلاه بهذا البند.
التعزيز البريدى للبرقية او (التلكس) أو السويفت
يجب ان يقوم الفرع الرئيسى بإرسال تعزيز بالبريد الى المراسل الخارجى فى نفس يوم ارسال البرقية او التلكس او فى اليوم التالى على الأكثر…ويجب ان يشمل التعزيز البريدى ما يلى :-
أ‌- نص البرقية المرسلة او يرفق بخطاب التعزيز صورة من البرقية المرسلة.
ب‌- التعهد المصرفى بنكنا تجاه المراسل بالكامل. ويشمل هذا التعهد على فقرتين حسب النص التالى:-
1- نتعهد بأن ندفع لكم إجمالي قيمة خطاب الضمان او جزء منه- بدون عائد عند اول طلب منكم بدون أية معارضة من جانبنا او اى جانب آخر.
2- ان تعهدنا تجاه بنككم سارى المفعول لمدة خمسة عشر يوما من تاريخ استحقاق خطاب الضمان لتغطية اى من مطالبتكم البريدية بشرط ان- تصدر مطالبتكم بالبريد او بالبرق او بالتلكس أو السويفت فى موعد أقصاه تاريخ استحقاق خطاب الضمان.
ويطلب من مراسلنا بالخارج فى التعزيز بالبريد ان يوافينا بما يلى :-
– صورتين طبق الأصل من خطاب الضمان(صورة ترسل للعميل+ صورة يحتفظ بها فى ملف الضمان)
– رقمه الإشاري .
– بيان بالعمولات والمصاريف المستحقة له عن قيامه بإصدار خطاب الضمان المطلوب او أفادته بان العمولات والمصاريف المستحقة له تحمل على حـ/ المستفيدين طرفه وذلك طبقا لتعليمات العميل.
ملحوظة : إذا تطلبت طبيعة التعامل مع المراسل او طبيعة العملية موضوع الضمان او نوع الضمان ان نوافي بتعهداتنا كاملة فى نفس البرقية او التلكس أو السويفت ولاعتبارات السرعة لإصدار خطاب الضمان المطلوب وتوفيرا للوقت الذى يحتمل ان يضيع فى المراسلات نتيجة عدم اشتمال البرقية او التلكس أو السويفت على النص الكامل للتعهد ، فانه تبعا لهذه الحالة يمكن ان يضاف الى نص البرقية او التلكس أو السويفت تعهدنا بالكامل تجاه المراسل الخارجى والمشار إليه بالبندين(1) ب و (2) ب بالتعزيز البريدى للبرقية او التلكس أو السويفت عالية- مع الإشارة فى نفس البرقية الى انه يمكن للمراسل اعتبار البرقية او التلكس أو السويفت أداة التعامل الأساسية (على أساس ان البرقية او التلكس أو السويفت يحوى اى منهما على كافة البيانات المطلوبة المتعلقة بخطاب الضمان المطلوب بالإضافة الى التعهد الكامل) ومع طلب صورتين من خطاب الضمان وبيان بالعمولات والمصاريف المستحقة له.
ثانيا : التعليمات بالبريد:-
يتم التنفيذ كما فى حالة التعليمات بالبرق او التلكس أو السويفت فيما عدا انه يستبدل التوقيعان الاول والثانى المعتمدان للبنك بدلا من الشفرة.
1- يتعين على الفرع الرئيسى مصدر خطاب الضمان أن يقوم بأخطار إدارة الاتصالات الخارجية(مراقبة البحوث والمراسلين) بفرع المعاملات الدولية بإصدار خطاب الضمان لصالح المستفيد الخارجى موضحا بالأخطار رقم الضمان الإشاري وتاريخ الإصدار وقيمته وموضوعه وتاريخ استحقاقه وتجديداته…الخ.
2- يدرج رقم المراسل بجانب رقم الفرع الرئيسى بالدفاتر طرف وحدة خطابات الضمان وبكافة مراسلاتنا مع المراسل الخارجى.
القيد النظامى والقيود الأخرى :-
– بعد اتخاذ إجراءات قيد خطاب الضمان بدفتر اليومية وكافة الإجراءات المعتادة الأخرى تجرى القيود كما يلى :-
أ‌- القيود النظامية:
من ح/ النظامية (مدينين نظير ضمانات)
إلى ح/ النظامية (ضمانات خارجية)
(وذلك بالقيمة الإجمالية المعادلة لخطاب الضمان بالجنيه المصرى محتسبة على أساس سعر البيع للتحويلات فى تاريخ الإصدار ).
ب‌- يقيد على ح/ العميل بالعملة الأجنبية :
من ح/ جارى العميل (ودائع عملة أجنبية) تحت الطلب
أو سلف عملة أجنبية بضمان عينى
أو سلف عملة أجنبية بدون ضمان عينى
الى مذكورين
ح/ مودعى تأمينات عملة اجنبية
ح/ العمولة(خطابات ضمان داخلية)
ح/ الإيرادات (البريد المحصل)
ح/ الإيرادات (البرقيات المحصلة)
ح/ حسابات تحت التسوية (عهد دمغة مراقبات)
ملحوظة :
1- يتم احتساب عمولة خطابات الضمان بالعملة الأجنبية طبقا لأسعار الخدمات المصرفية .
2- تقيد العمولة والمصاريف الخاصة بالمراسل الخارجى – ان وجدت- طبقا لما ورد بخطابه الذى يخطر الفرع الرئيسى فيه بالتنفيذ.
3- فى كافة الأحوال يصدق على صحة توقيعات المراسل على كافة مراسلاته الى الفرع الرئيسى.
4- فى حالة طلب العميل إصدار خطاب ضمان لصالح مستفيد بالخارج ويشترط فقط إبلاغه للمستفيدين بالخارج بدون ان يطلب اشتراك مراسل خارجى فى الضمان المصدر سواء أكان بالإصدار او إضافة تعزيزه عليه فانه يجب على الفرع الرئيسى ان يقوم بابلاغ خطاب الضمان المصدر عن طريق بنك مصر للمستفيدين بالخارج بالبريد او بالبرق او بالتلكس أو السويفت عن طريق مراسل خارجى بدون أدنى مسئولية على المراسل الخارجى ويذكر ذلك يوضوح بنص الإبلاغ وبدون ان تتضمن صيغة الإبلاغ اية تعهدات لصالح المراسل الخارجى بالنسبة لدفع قيمة خطاب الضمان او المهلة البريدية (15 يوم ) الخ ويلاحظ ان عمولة المراسل الخارجى تكون نظير قيامه بإبلاغ خطاب الضمان بدون أدني مسئولية عليه
وفيما عدا ذلك تتخذ كافة الإجراءات التنفيذية الأخرى السابق الإشارة إليها بالنسبة لإصدار خطابات الضمان لصالح مستفيدين بالخارج.
فى حالة طلب فرع غير رئيسى – بناء على طلب عميلة- إصدار خطاب ضمان لصالح مستفيدين بالخارج عن طريق أحد الفروع الرئيسية تتخذ الإجراءات الآتية :-
أولا : الإجراءات والقيود طرف الفرع الغير رئيسى طالب الإصدار
أ‌- الإجراءات
1- يجب أن يراعى بكل دقة استيفاء ما ورد بالبند(أولا) بالإضافة الى ما يتبعه بالبنود (1) و(2) و (4) و (5) و (6) و (7) السابق الإشارة إليها عن خطابات الضمان التى تصدر بناء على طلب عملاء محليين لصالح مستفيدين بالخارج بملحق تعليمات خطابات الضمان الخاص بالفروع الرئيسية بالقاهرة والإسكندرية والمنطقة الحرة ببور سعيد.
2- استيفاء نموذج طلب إصدار خطاب الضمان طبقاً لقيمة المارج من اصل وصورة موجها الى الفرع الرئيسي الذى سيقوم بإصدار خطاب الضمان المطلوب بناء على طلب الفرع غير الرئيسى طالب الإصدار وشاملا كافة بيانات طلب الإصدار المقدم من عميل الفرع غير الرئيسى.
3- يجب أن يتضمن طلب الإصدار المشار اليه بالبند (2) عالية ما يلـى :
– فى حالة إصدار خطاب الضمان المطلوب مغطى بالكامل او بمارج معين – فيجب التأشير على ظهر الطلب بأنه قد تم حجز المارج المحجوز على ذمة خطاب الضمان من حساب عميل الفرع بالعملة الأجنبية مع إقرار بعدم التصرف فى المبلغ المحجوز بأى حال من الأحوال قبل الرجوع الى الفرع الرئيسى الذى سيقوم بإصدار خطاب الضمان المطلوب.
– رقم الفرع بدفاتره والمعادل لقيمة خطاب الضمان بسعر البيع للتحويلات.
– التوقيع بالتوقيعات المعتمدة لديه.
4- إرسال اصل طلب الإصدار رفق خطاب معتمد الى الفرع الرئيسى المكلف بالإصدار بالبريد او باليد
ب-القيود
عند ارسال اصل طلب الإصدار الى الفرع الرئيسى يكون القيد بسعر البيع للتحويلات المعادل لقيمة خطاب الضمان.
من حـ/ مدينين نظير ضمانات
الى حـ/ مركز وفروع ضمانات
(باسم الفرع الرئيسى)
ثانيا : الإجراءات والقيود طرف الفرع الرئيسى :
أ – الإجراءات :
1- التصديق على صحة توقيعات الفرع غير الرئيسى على خطابه وعلى اصل طلب الإصدار المرفق به فور وروده.
2- اتخاذ كافة الخطوات التنفيذية السابق الإشارة إليها بالنسبة لعملية إصدار خطاب ضمان جارى لصالح مستفيدين بالخارج.
3- إبلاغ الفرع غير الرئيسى بصورة من برقية الإصدار او بصورة من خطاب الضمان المصدر عن طريق الفرع الرئيسى او عن طريق المراسل الخارجى ورقم الفرع الرئيسى بدفاتره ورقم المراسل الخارجى ومبلغ القيد النظامى.
ب- القيود
عند ابلاغ المراسل الخارجى او المستفيد الخارجى بإصدار خطاب الضمان المطلوب يكون القيد النظامى بالمعادل بسعر البيع للتحويل لقيمة خطاب الضمان .
من حـ/ النظامية مركز وفروع ضمانات (باسم الفرع غير الرئيسى طالب إصدار الضمان)
الى حـ/ النظامية ضمانات خارجية
ويكون القيد الحسابى كما يلى :-
(المبلغ بالعملة الأجنبية ) من حـ/ الفرع…(غير الرئيسى طالب الإصدار ) (حساب العميل طرفه بالعملة الأجنبية رقم…)
الى مذكورين
(المبلغ بالعملة الأجنبية ) حـ/ مودعى تأمينات عملة أجنبية
(باسم الفرع غير الرئيسى طالب الإصدار )
حـ/ العمولة على خطابات الضمان المحلية
(نصف العمولة طبقا للتعامل مع الفروع)
حـ/ الإيرادات بريد محصل
حـ/ الإيرادات برقيات محصلة
حـ/ حسابات تحت التسوية عهد دمغة مراقبات
حـ/… اى مصاريف أخرى
جـ- عمولة ومصاريف إصدار خطابات الضمان الخاصة بالمراسل الخارجى
1- عند ورود خطاب المراسل الخارجى بإفادة الفرع الرئيسى بإصداره لخطاب الضمان المطلوب والمرفق به صورتين من خطاب الضمان المصدر بالإضافة الى طلبه تحويل مبلغ العمولات والمصاريف المستحقة له عن الإصدار – تقوم وحدة خطابات الضمان بالفرع الرئيسى بتنفيذ التحويل طبقا لتعليمات المراسل والقيود الحسابية على الوجه التالـى.
2- إذا كان المراسل الخارجى مصدر خطاب الضمان ممسوكا لديه حساب باسم بنك مصر :
أ‌- يرسل خطاب الى المراسل الخارجى بتفويضه بالخصم بدون مصاريف على حساب بنك مصر – طرفه رقــم ….. بمبلغ العمولة والمصاريـــف المستحقة له مع إخطارنا بأصل أشعار الخصم ويشار فى نفس الخطاب الى بيانات خطاب الضمان المصدر متضمنه الرقم الإشاري لخطاب الضمان لكل من المراسل وبنك مصر.
ب‌- القيد الحسابى :
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ الفرع غير الرئيسى (طالب الإصدار )
(حساب العميل طرفه بالعملة الأجنبية رقم …)
الى ح/ المراسل الخارجى / مراسلين بالخارج غطاء عملاء
(طرف فرع المعاملات الدولية)
2- إذا كان المراسل الخارجى مصدر خطاب الضمان ليس ممسوكا لديه حساب باسم بنك مصر- ويرمز له فيما يلى بالرمز (أ) ويطلب التحويل لحسابه طرف مراسل آخر ممسوكا لديه حساب باسم بنك مصر ويرمز له فيما يلى بالرمز (ب) :
أ‌- يرسل خطاب الى المراسل (ب) بتفويضه بالخصم بدون مصاريف على حساب بنك مصر طرفه رقم.. بمبلغ العمولة والمصاريف المستحقة للمراسل (أ) أضافتها لحساب المراسل (أ) مع الأشعار بذلك ويشار فى نفس الخطاب الى بيانات خطاب الضمان متضمنة الرقم الإشاري لكل من المراسل الخارجى (أ) وبنك مصر – ومع إرسال صورة من هذا الخطاب الى المراسل (أ).
ب‌- القيد الحسابى :
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ الفرع…غير الرئيسى (طالب الإصدار )
(حساب العميل طرفه بالعملة الأجنبية رقم…)
(بالعملة الأجنبية ) الى ح/ المراسل الخارجى (ب)
– مراسلين بالخارج غطاء عملاء – طرف فرع المعاملات.
3- إذا كان المراسل الخارجى مصدر خطاب الضمان ليس ممسوكا لديه حساب باسم بنك مصر- ويرمز له فيما بعد بالرمز (أ) ويطلب التحويل بحسابه طرف مراسل آخر ليس ممسوكا لديه حساب باسم بنك مصر ويرمز له فيما بعد بالرمز (ب) :-
أ- يرسل خطاب الى مراسل آخر يكون ممسوكا لديه حساب باسم بنك مصر ويرمز له فيما بعد الرمز (جـ) بتفويضه بالخصم بدون مصاريف على حساب بنك مصر طرفه رقم… / وإضافتها لحساب المراسل (أ) طرف المراسل(ب) مع الأشعار بذلك مع الإشارة الى بيانات خطاب الضمان متضمنة الرقم الإشاري لكل من المراسل الخارجى (أ) وبنك مصر …. ومع إرسال صورة من هذا الخطاب الى المراسل ( أ ) .
ب – القيد الحسابى :
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ الفرع.. وغير الرئيسى (طالب الإصدار )
(حساب العميل طرفه بالعملة الأجنبية رقم…)
(بالعملة الأجنبية )الى ح/ المراسل الخارجى(جـ)
– مراسلين بالخارج غطاء عملاء – طرف فرع المعاملات الدولية.
ملحوظة : تتبع نفس الطرق عند تحويل أى مبالغ بالنسبة لاية مصاريف او عمولات أخرى تستحق للمراسل سواء بالنسبة لتجديد خطاب الضمان او اى إجراء آخر.
ثالثا : إجراءات الضبط الحسابى بين الفرع غير الرئيسى والفرع الرئيسى :
أ – طرف الفرع غير الرئيسى تتخذ الإجراءات الآتية :
1- توافى الإدارة العامة المختصة ببيانات مراكز العملاء المدينين فى آخر كل شهر وفى موعد لا يتجاوز الأسبوع الاول من الشهر التالى على النموذج المخصص لذلك ويشمل البيانات الآتية :
– – قيمة الحد المصرح به للعميل … الاستحقاق / /
– المارج % .
– اسم العملية الصادر عنها الخطاب – اسم الجهة الصادر لصالحها.
– نوع الخطاب (ابتدائى/ نهائى/ دفعة مقدمة)
– اسم الفرع الرئيسى مصدر خطاب الضمان إذا كان الخطاب صادر لصالح مستفيدين بالخارج.
– رقم الخطاب… تاريخ إصداره…
– الاستحقاق الأصلى… الاستحقاق الحالى …
– قيمة الخطاب … المدفوع بمودعى تأمينات.
واية بيانات أخرى لازمة مثل اسم الجهة المتنازل لها عن العملية… استحقاق العملية… الخ
وبالنسبة للخطابات التى انتهى مفعولها ولم يتم مد اجلها او اعادتها للفرع ولا تزال معلقة يوضح الإجراءات التى اتبعها الفرع بالنسبة لكل حالة ورأى الفرع بالنسبة لها.
2- فى 30/6 ، 31/12 من كل عام يرسل الى الفرع الرئيسى المصدر لخطاب الضمان كشف “حساب خطابات الضمان وحساب مودعى تأمينات ضمانات” (نموذج 29 مقاولين) ببيان خطابات الضمان المصدرة والملغاة بالحركة والإجمالي والرصيد المقيد باسم الفرع الرئيسى طرف الفرع غير الرئيسى مستوفيا للتوقيعات المعتمدة لدى الفرع الغير رئيسى رفق نموذج المصادقة “35” مقاولين.
3- استلام كشف الحساب المماثل الذى يرد من الفرع الرئيسى والتصديق على توقيعاته وإرسال المصادقة بالتالى بما يفيد مطابقة الأرصدة المناقضة فى حالة عدم المطابقة وتسوية اية فروق قد تنشأ بعد معرفة أسبابها .
4- اتباع تنفيذ المنشورات التى تصدر من الإدارة العامة للميزانية بشأن أعداد الميزانيات النصف سنوية وتصدير كشوف الحسابات بالنسبة لما جاء بالبندين السابقين واية تعليمات أخرى.
ب- طرف الفرع الرئيسى تتخذ الإجراءات الآتية :
1- فى 30/6 ، 31/12 من كل عام يرسل الى الفرع غير الرئيسى كشف “”حساب خطابات الضمان وحساب مودعى تأمينات ضمانات” نموذج 29 مقاولين – ببيان خطابات الضمان المصدرة الملغاه بالحركة والإجمالي والرصيد المقيدة باسم الفرع غير الرئيسى طرف الفرع الرئيسى وتمثل رصيده ح/ مركز وفروع ضمانات باسم الفرع غير الرئيسى طرف الفرع الرئيسى مستوفيا التوقيعات المعتمدة لدى الفرع الرئيسى رفق نموذج المصادقة “35 مقاولين”.
2- استلام كشف الحساب المماثل الذى يرد من الفرع الغير رئيسى والتصديق على توقيعاته وإرسال المصادقة بالتالى بما يفيد مطابقة الأرصدة والمناقضة فى حالة عدم المطابقة وتسوية اى فروق قد تنشأ بعد معرفة أسبابها.
3- اتباع تنفيذ المنشورات التى تصدر من الإدارة العامة للميزانية بشأن اعداد الميزانيات النصف سنوية وتصدير كشوف الحسابات بالنسبة لما جاء بالبندين السابقين واية تعليمات أخرى.
ثانيا : خطابات الضمان التى تصدر بناء على طلب شركات الاستثمار لصالح بنوك فى الخارج لضمان سداد القروض الممنوحة من تلك البنوك الى هذه الشركات :
تتضمن شروط اتفاقات القروض التى تعقد بين شركات الاستثمار وبين البنوك العالمية ان تقدم الشركة المقترضة خطاب ضمان لصالح البنك مانح القرض يصدر من بنك محلى معتمد لدى البنك العالمى مانح القرض ويضمن شركة الاستثمار المقترضة فى سداد قيمة القرض وعوائده ومصاريفه وتوابعه حتى نهاية السداد بالكامل ويلزم مراعاة الآتى :-
1- نظرا لأن مثل هذه الخطابات ذات طبيعة خاصة تخرجها عن مألوف خطابات الضمان العادية فانه لا يصح ان تستخدم فى إصدارها النماذج العادية المطبوعة بل تستخدم نصوص خاصة تكون عادة واردة فى اتفاقيات القروض المعقودة بين الطرفين ويلزم هنا مراجعة هذه النصوص بكل دقة وعرضها على الإدارة القانونية لاخذ الرأى فيها من الناحية القانونية وذلك تفاديا لما يمكن ان تؤدى اليه هذه النصوص مستقبلا من مشكلات محتملة.
2- أخطار إدارة البحوث والمراسلين بالمركز الرئيسى بإصدار خطاب الضمان لصالح المراسل الخارجى موضحا به رقم الخطاب وتاريخ إصداره وقيمته وموضوعه.
3- يتم احتساب العمولة المستحقة طبقا لأسعار الخدمات المصرفية للبنك.
4- تجرى القيود النظامية كالآتــــى :
– من ح/ نظامية – مدينين نظير ضمانات الى ح/ نظامية – ضمانات خارجية وذلك بالقيمة المعادلة لخطاب الضمان بالجنيه المصرى محسوبة على اساس سعر البيع للتحويلات.
5- بما ان طبيعة هذه الخطابات هى ضمان قروض فأنها فى الغالب تخفض بقيمة ما يتم سداده من هذه القروض وعند طلب تخفيض مثل هذه الخطابات بناء على تعليمات المستفيد او العميل وبعد موافقة البنك الخارجى الصادر لصالحه خطاب الضمان فانه يجب أخطاره ببرقية برقم سرى مطابق تتضمن المبلغ المخفض لسرعة تخفيض الالتزام لان اى تأخير فى إبلاغ البنك المستفيد بالتخفيض بمجرد طلب العميل ربما يعرض البنك لمسئولية ما قد يترتب على هذا التأخير من تأخير الإفراج عن الجزء المقابل للتخفيض من المارج المحتجز وعدم رده لحساب العميل فى الوقت المناسب وما يتبع ذلك من حرمانه مما قد يستحقه من عوائد عن هذا المبلغ بخلاف ما قد ينجم من فروق فى العمولة وذلك فى ظل الحالات الخاصة للتعامل والتى تتميز باحتساب العمولة على أساس فترات زمنية قصيرة قد تكون ثلاثة او ستة شهور على ان يتم تعزيز البرقية بالبريد وبشرط ان يعزز المراسل برقياته.
6- قد تقدم الشركة طالبة إصدار خطاب الضمان لصالح البنك الخارجى ما يغطى التزامها كليا او جزئيا قبل بنك مصر فى شكل خطاب ضمان مقابل يصدر من بنك آخر سواء كان بنكا محليا او مراسلا أجنبيا فى الداخل او الخارج وهنا يلزم مراعاة تنفيذ اية شروط واردة بالضمانات المقابلة لخطابات الضمان بكل دقة وتجرى القيد النظامى الخاص به كالآتـــى:-
من ح/ نظامية – ضمانات مقدمة لنا
الى ح/ نظامية – بنوك ضمانات مقدمة لنا
وذلك بقيمة خطاب الضمان المقدم كتغطية جزئية او كلية حيث يمكن عند تقدير قيمة خطابات الضمان الداخلة فى نسبة السيولة طرح جانب “بنوك ضمانات مقدمة لنا” أسوة بطرح قيمة رصيد حساب مودعى تأمينات ضمانات.
ملحوظة :على الإدارة المعنية سواء كانت إدارة الاستثمار او إدارة المشروعات الاستثمارية او مراقبة اعتمادات خطابات الضمان والتنازلات بالفروع الرئيسية ان تعد مذكرة للعرض على الإدارة ومجلس الإدارة للحصول على الموافقة على إصدار خطاب الضمان المطلوب وتقوم تلك الإدارة بابلاغ الجهة المكلفة بتنفيذ إصدار خطاب الضمان بصورة من موافقة مجلس الإدارة فى هذا الشأن للعمل بموجبها بعد استيفاء الإجراءات التنفيذية اللازمة.
ثالثا: خطابات الضمان التى تصدر بناء على طلب مراسلى البنك بالخارج ولصالح جهات محلية:
يحدث فى بعض العمليات الكبيرة التى تطرحها المصالح الحكومية وما فى حكمها فى مناقصات محدودة أن يتقدم إليها شركات او مصانع او موردون أجانب من خارج جمهورية مصر العربية وبطبيعة الحال فان هؤلاء مطالبون بتقديم خطابات الضمان المصرفية (ابتدائية- نهائية- دفعات مقدمة) تبعا لكل حالة ، ولما كانت المصالح الحكومية والجهات صاحبة الأعمال المطلوب تنفيذها تشترط ان تكون خطابات الضمان المقدمة اليها صادرة من بنك محلى – طبقا للأنظمة والقوانين المعمول بها فى مصر لذا يلجأ الطرف غير المقيم المشترك فى المناقصة او المتعاقد على تنفيذ الأعمال الى البنك الخارجى الذى يتعامل معه فى دولته طالبا منه إصدار خطاب الضمان المطلوب لصالح الجهة المستفيدة فى مصر حيث يقوم البنك الخارجى بدوره بإحدى الوسائل الآتية :-
1- أن يقوم بإصدار خطاب الضمان المطلوب بنفسه وعلى مطبوعاته الخاصة ويرسله الى أحد البنوك المصرية الذى يعتبر مراسلا له طالبا إليه إضفاء الصلاحية على خطاب الضمان لكى يصبح مقبولا من المستفيد المصرى وذلك عن طريق :
تظهير خطابات الضمان to endorse the letter of guarantee
او الاشتراك فى الضمان to join to the letter of guarantee
او إضافة تعزيز لخطاب الضمان to add confirmation to the letter of guarantee
او إضفاء الصيغة القانونية to legalize the letter of guarantee
وجميع المسميات السابقة وان كانت تختلف من حيث التعبير الا أنها تؤدى جميعا الى نتيجة واحدة وهى جعل خطاب الضمان الصادر من البنك الأجنبي مقبولا لدى المستفيد المصرى وذلك بانتقال عبء الالتزام الذى يرتبه الخطاب لصالح المستفيد من البنك الأجنبي الى البنك المحلى فى مصر.
ويقوم المراسل الخارجى بإرسال اصل خطاب الضمان الصادر منه الى البنك المحلى بالبريد رفق خطاب يتضمن التعهد المصرفى المقابل counter- guarantee واية تعهدات او اشتراطات تحدد معالم الالتزامات والحقوق بين البنكين والتى تترتب على إضافة تعزيز بنك مصر على خطاب الضمان وتقديمه للمستفيدين بمصر ويمكن ان تكون تعليمات المراسل بطريق التلكس أو السويفت طالبا إضافة تعزيزنا على خطاب ضمان سوف يصل بالبريد او بواسطة الوكلاء او الممثلون للشركة او الجهة المضمونة فى خطاب الضمان والذين تحدد أسمائهم وعناوينهم بنصوص البرقية.
2-او ان يطلب المراسل من البنك المحلى بمصر إصدار خطاب الضمان المطلوب لصالح المستفيد وتقديمه الى المستفيد مباشرة نيابة عنه وبناء على تعليماته.
مراحل العمل
فى حالة ورود تعليمات المراسل الأجنبي برقيا بالسويفت أو بالتلكس يراعى :-
أ – فى حالة السويفت يتم التأكد من كود الشفرة وارد به S.C ومذيل بذات الحرفين S.C Stat us – .
ب- فى حالة ورودها برقيا يتم التأكد من ان الشفرة الخاصة حامله للرقم السرى الذى تم مراجعته ومطابقته بمعرفة الإدارة المختصة وعليها ختم الإدارة ( روجع الرقم السرى ووجد مطابقاً بمبلغ …. بالأرقام والحروف ) وتذيل بالتوقيع الأول والثانى عن الإدارة .
جـ- تعليمات المراسل البرقية أما ان تكون بطلب إصدار خطاب ضمان محدد نوعه (ابتدائى- نهائى- دفعة مقدمة) ويجب ان تتضمن بوضوح البيانات الرئيسية كاسم الجهة المستفيدة واسم العميل الخارجى المضمون وموضوع الضمان وقيمته وتاريخ انتهاء اجله .. ويطلب إصدار خطاب الضمان وفقا لهذه البيانات على النماذج المعمول بها طرفنا ويفهم ذلك ضمنا إذا لم ينص صراحة عليه بالبرقية.
د- او ان تكون تعليمات المراسل تتضمن طلب إصدار خطاب الضمان بحسب نص معين متفق عليه مسبقا بين العميل الخارجى المتعاقد مع المستفيد المحلى.. ويطلب الى البنك إصدار الخطاب المطلوب حسب هذا النص وهنا يجب مراجعة هذا النص بكل دقة والتأكد من انه لا يخرج عن مألوف خطابات الضمان التى تصدر على نماذج البنك وانه لا يتضمن من الشروط ما يعوق تسيله او ما يمكن ان يزج بالبنك المصدر للخطاب(بنك مصر) فى مشاكل مع أطراف خطاب الضمان.
هـ- أحيانا ما تكون تعليمات المراسل تفيد إصداره خطاب الضمان بمعرفته ولكنه لدواعى الاستعجال يبعث بنص خطاب الضمان كاملا ببرقية ويطلب الى البنك المحلى سرعة إرساله الى المستفيد بعد إضافة تعزيزه عليه وفى هذه الحالة يجب أولا التأكد من الآتى :
1- صحة وسلامه البرقية.
2- مراجعة صيغة الخطاب والتأكد من عدم احتوائه على اى نص او شرط يخرجه عن مألوف خطابات الضمان التى يصدرها البنك او تعوق تسيله.
ثم يتم إبلاغه الى المستفيد بخطاب تتصدره الفقرة التالية باللغة التى سيصدر بها الضمان :
“بناء على تعليمات مراسلنا بنك- بمدينة-بدولة- بموجب برقية بتاريخ- والواردة الينا بتاريخ- برقم-نورد لكم أدناه نص خطاب الضمان الصادر عن طريقة تحت رقم- بتاريخ- لصالحكم… ثم يذكر النص كاملا ثم يضاف تعزيزنا الى هذا النص وتوقيعات البنك المعتمدة محليا اول وثان.
فى حالة ورود تعليمات المراسل كتابة بالبريد يراعى الآتي :
يجب ان تكون تعليمات المراسل الكتابية مذيلة بتوقعين معتمدين أول وثان مطابقة للتوقيعات المحفوظة طرفنا ومؤشر عليها من المسئول عن التصديق على التوقيعات بالإدارة او المراقبة المختصة بما يفيد مطابقة التوقيع وتعليمات المراسل تكون متضمنة إحدى صور الإصدار السابق الإشارة إليها فى التعليمات البرقية وهى:
– إصدار خطاب ضمان محدد نوعه(ابتدائى – نهائى – دفعة مقدمة) على النحو الوارد فى الفقرة (ب) إصدار خطاب ضمان حسب نص معين متفق عليه مسبقا بين العميل الخارجى والمستفيد المحلى على النحو الوارد فى الفقرة (ج).
– طلب اضافة تعزيزنا لخطاب ضمان صادر منه .. على النحو الوارد فى الفقرة (د).
وبصفة عامة وفى جميع الحالات السابقة وسواء كانت التعليمات واردة من المراسل برقيا او بريديا يجب مراعاة الآتى بكل دقة :-
1-أن يكون المراسل الخارجى أحد بنوك الدرجة الأولى المعتمدة من البنك المركزى المصرى بهذا المستوى او الوصف .
2- ان يتضمن طلب إصدار خطاب الضمان- علاوة على البيانات الأساسية اللازمة لإصدار خطاب الضمان- تعهد المراسل الخارجى تجاه البنك بأن يدفع لنا أجمالي قيمة خطاب الضمان عند اول طلب منا بدون اى معارضة من جانبه او من اى جانب آخر او بتعهده تجاه البنك بتعويضه على اية مخاطر او أضرار يتعرض لها نتيجة إصداره او إضافة تعزيزه لخطاب الضمان المطلوب وفى حالة الطلب البرقى يتعين ان تحوى البرقية هذا التعهد بما يفيد الالتزام كأن تذكر عبارة “اصدروا تحت كامل مسئوليتنا.. او اصدروا بالنيابة عنا فى مقابل ضماننا المقابل counter- guarantee او تعويضنا المقابل counter- indeminty على ان يرد التعزيز الكتابى بعد ذلك بالبريد متضمنا ضمانه المراسل والتزامه الكامل قبل البنك.
ويمكن العمل بمثل هذه التعهدات المختصرة فى البرقية وذلك فى اطار حجم الثقة فى المراسل وفقا لسوابق تعامله وطبيعة هذا التعامل والا فيتعين مطالبة المراسل بموافاتنا بالتعهد الكامل برقيا لضمان حق البنك ويمكن حسب طبيعة التعامل مع المراسل ايضا ان يتضمن التعهد الفقرة الخاصة بالتقاضى وهى كالآتى:
” وبغض النظر عن صدور اى حكم قضائى يصدر من اى محكمة لصالح المورد او المتعاقد الخارجى”
3- ان تعهد المراسل الخارجى تجاه البنك يستمر سارى المفعول لمدة خمسة عشر يوما كحد أدنى بعد تاريخ استحقاق خطاب الضمان لتغطية اى مطالبات ترسل فى الميعاد وتصله خلال هذه المدة بالبريد.
4- ان يتضمن التعهد ما يفيد حصول المراسل الخارجى على موافقة السلطات النقدية فى بلده على إصدار خطاب الضمان المطلوب(ان وجدت وحيثما كان ذلك واجبا وطبقا لطبيعة النظم السائدة فى مختلف الدول) .
5- تعهد المراسل تجاهنا بدفع اية عمولات او مصاريف تستحق لنا نتيجة لإصدارنا خطاب الضمان المطلوب حسب طبيعة وسوابق التعامل مع المراسل.
6- يجب الحصول على موافقة الإدارة المختصة بالحصول على التسهيلات الائتمانية لمراسلينا بالخارج بما يسمح بإصدار خطاب الضمان المطلوب(طرف إدارة العلاقات الخارجية بفرع المعاملات الدولية) وفى حالة ما تبين لهذه الإدارة ان المراسل الخارجى- طالب الإصدار – ليس من مراسلى الدرجة الأولى فيلتزم ان توافى الإدارة المذكورة الجهة المنفذة لإصدار خطاب الضمان بما يوضح ذلك كتابة وتطلب من الجهة المنفذة الاتصال بالمراسل لطلب تعزيز تعليماته عن طريق وتحت مسئولية أحد مراسلى الدرجة الأولى فى بلده والذى يجب ان تحدده إدارة البحوث والمراسلين بمذكرتها الى الجهة المنفذة.
7-عند ورود التعزيز الكتابى للبرقية يجب مراجعته مع اصل البرقية والتأكد من وجود التعهدات المطلوبة والا يعاد الاتصال بالمراسل لموافاتنا بهذه التعهدات كاملة.
8-يراعى ان يكون تعهد المراسل لصالحنا (الضمان المقابل) متماثلا مع خطاب الضمان المصدر عن طريقنا من كافة النواحى بما فيها الشروط المسموح بها وان يكون سارى لمدة 15 يوم كحد أدنى بعد تاريخ انتهاء اجل خطاب الضمان الصادر منا.
9- يجب الابتعاد كلية عن ذكر اى شرط من الشروط التى قد تدخل البنك طرفنا فى التعاقد بين المستفيد فى خطاب الضمان والمورد او المتعاقد الخارجى والتى من شأنها ان تعوق الدفع.
على انه يمكن إضافة بعض الشروط التى تتعلق بطبيعة التعامل فى العملية موضوع الضمان والتى يكون الالتزام بتنفيذها واقع على عاتق المستفيد ومن أمثلة هذه الشروط المسموح بها والتى يمكن أضافتها النصوص التالية:
أ‌- لا يسرى مفعول الضمان النهائى الا بعد إعادة اصل خطاب الضمان الابتدائى المقدم عن العملية وجميع تجديداته الى البنك.
ب‌- ان خطاب الضمان النهائى يحل محل ويلغى بصفة نهائية خطاب الضمان الابتدائى السابق إصداره عن طريق البنك او اى بنك اخر او انه يحل محل ويلغى خطاب ضمان نهائى اخر متعلق بنفس العملية موضوع الضمان وبنفس القيمة او بقيمة اقل.
ج-النص فى خطاب ضمان ابتدائى على انه فى حالة عدم تقديم المورد لخطاب ضمان نهائى خلال مدة- بعد رسو العطاء عليه يكون من حق المستفيد مصادرة قيمة خطاب الضمان الابتدائى.
د- يسرى مفعول خطاب الضمان (ابتدائى- نهائى) اعتبارا من تاريخ معين.
هـ- فى حالة عدم رسو العطاء على المورد فان خطاب الضمان الابتدائى يعتبر لاغيا ويلزم اعادته للبنك.
و- لا يسرى مفعول خطاب الضمان النهائى او الدفعة المقدمة الا بعد فتح اعتماد مستندى لصالح المورد لدى بنك معين بالمبلغ حسب التعاقد وبشروط محددة..
او ان ينص فى خطاب الضمان النهائى انه لن يكون سارى المفعول الا بعد ان يصبح الاعتماد المستندى لصالح المورد سارى المفعول Operative
ز- لا يسرى مفعول خطاب ضمان الدفعة المقدمة الا عند استلام المورد الخارجى لقيمة الدفعة.
ط- تخفض قيمة خطاب الضمان الدفعة المقدمة تلقائيا بنسبة ما يتم إنجازه من أعمال او جزئيا بنسبة ما يتم شحنه من بضائع او معدات موضوع الضمان.
ى- يجدد خطاب الضمان تلقائيا إذا طلب المستفيد ذلك خلال الصلاحية وفى جميع الحالات السابقة يجب ان يتم قبول المستفيد لخطاب الضمان حاويا لما قد يكون مشتملا عليه من الشروط الموضحة بعاليه ولا يشترط ان ترد موافقة كتابية منه للبنك المصدر لخطاب الضمان بل ان مجرد استلامه الخطاب وعدم ورود اى اعتراض منه على تلك الشروط يعتبر فى حد ذاته قبولا لخطاب الضمان.. اما فى حالة الاعتراضات فيتم الاتصال برقيا بالمراسل لتعديل هذه الشروط.
ويجب مراعاة ان يضاف فى خطاب الإرفاق الموجه للمستفيدين ان الضمان لا يعتبر سارى المفعول الا بتنفيذ الشروط الواردة به..
8- يجب ان يكون نص تظهيرنا أو إضافة تعزيزاتنا لخطابات الضمان طبقا للصيغة الآتية التى توضع على خطاب الضمان .
(خطاب ضمان : ابتدائى – نهائى- دفعة مقدمة مظهر عن طريقنا تحت رقم ــ/ــ) بعد التحية- يقر بنك مصر فرع ــ أنه ينضم لهذا الضمان فى حدود مبلغ ـ(فقط.. بدون عائد) سارى المفعول حتى ــ بنفس الشروط الواردة به.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام ،،،
بنك مصر فرع
(توقيع أول معتمد/ توقيع ثانى معتمد)
محليا
ملحوظة : حالة خطابات الضمان الابتدائية الحكومية والنهائية الحكومية والدفعة المقدمة الحكومية يضاف قبل توقيعات البنك عبارة :
” وقيمة هذا الخطاب مع ما سبقه من خطابات الضمان الأخرى المعطاه منا (كتأمين ابتدائى- كتأمين نهائى) لا تتعدى الحد الذى قررته وزارة الاقتصاد لبنك مصر.”
9- يقيد خطاب الضمان فى دفتر اليومية المخصص لإصدار خطابات الضمان بناء على تعليمات مراسلينا بالخارج حسب نوعه وتدرج البيانات المعتاده ويضاف إليها اسم رقم المراسل والعميل الخارجى والمعادل لمبلغ الضمان بالعملة الأجنبية والعمولة وسائر البيانات الأخرى.
10- يحرر خطاب الضمان من أصل + العدد الكافى من الصور بحسب كل حالة على النموذج المخصص لكل نوع او يضاف تعزيزنا الى الخطاب الوارد وتستوفى الدمغة المستحقة على الأصل فقط حسب الفئات المقررة وتحتسب العمولة المستحقة طبقا لتعريفة الخدمات المصرفية وتزداد العمولة والمصاريف المحتسبة بواقع 15% بالنسبة لبنوك إيطاليا . وترفق صورتين من خطاب الضمان رفق خطاب الإرفاق المرسل للمراسل (استمارة 50 مقاولين إنجليزي) ويتضمن افادة المراسل بإتمام إصدار الضمان وموافاتنا بالتعهدات الناقصة بالتعزيز البريدى ان وجدت ومطالبته بتحويل العمولات والمصاريف المستحقة للبنك بإضافة قيمتها لحسابنا طرفه او طرف اى بنك آخر له حساب طرفنا او تحويل القيمة لنا عن طريق البنك المركزى بالنسبة لبلاد اتفاقيات الدفع.
11- يمسك لأغراض متابعة العمولات والمصاريف والدمغة المطالب بها المراسلين دفتر خاص _دفتر حصر مطالبات المراسلين) يثبت به بيان العمولات والمصاريف المطلوبة من المراسلين من واقـــع الاستمارة (50 مقاولين) وتتابع تسوية هذه المبالغ اولا بأول تحت اشراف مراجع القسم المختص ويعزز للمراسل فى حالة عدم إضافة القيمة لحسابنا على النموذج 51 مقاولين مرفقا بصورة المطالبة ثم يعاد التعزيز واذا لم ترد القيمة بعد ذلك يعرض الامر على الإدارة المختصة.
12- يمكن للبنك القيام بعملية إبلاغ خطابات ضمان صادرة عن طريق مراسلى الخارج بالسويفت أو التلكس أو برقيا لصالح مستفيد محلى وذلك بدون ادنى مسئولية على البنك اى دون إضافة تعزيز او إصدار ضمان عن طريقنا وفى هذه الحالات يلزم التأكد من :-
أ‌- مطابقة الرقم السرى بالبرقية الواردة من المراسل او مطابقة صحة التوقيعات فى حالة وصول الضمان وتعليمات المراسل بالبريد.
ب‌- تقيد بدفتر يومية خاص يسمى( دفتر يومية ضمانات بدون ادنى مسئولية) ويعطى الرقم الخاص به
ج- ترسل صورة فوتوغرافية من البرقية او من اصل خطاب الضمان رفق خطاب من البنك الى المستفيد ينص فيه صراحة على ان هذا الإبلاغ يتم بناء على تعليمات مراسلنا وبدون ادنى مسئولية علينا مع إيضاح الرقم المعطى للضمان طرفنا ويحتفظ بأصل البرقية او خطاب الضمان بملفه او يحدث العكس بإرسال الأصول والاحتفاظ بالصورة طرفنا إذا ما طلب المراسل والمستفيد ذلك.
د- التحرير للمراسل لإفادته بما اتخذ من خطوات ومطالبته بعمولة الإبلاغ المنصوص عنها بلائحة الخدمات المصرفية.
هـ-يجب إبلاغ مطالبات المستفيدين سواء بالتجديد او الدفع لهذا النوع من الخطابات للمراسلين فى حينها طالما انها وردت خلال سريان مفعولها والا تعرض البنك للمسئولية فى حالة عدم تنفيذ ذلك
ملاحظات هامة :
1- فى حالة ما إذا طلب المراسل الخارجى إصدار خطاب الضمان بالجنيه المصرى فيجب ان يكون تعهده تجاه البنك بأن يدفع لنا أجمالي قيمة خطاب الضمان عند أول طلب منا بدون اية معارضة من جانبه او من اى جانب آخر بالقيمة المعادلة لقيمة خطاب الضمان بالدولار الأمريكي او بأى عملة أخرى قابلة للتحويل محسوبة بسعر الشراء(تحويلات) طبقا للأسعار المعلنة من البنك فى تاريخ طلب المصادرة.
2- يجب ان تكون تواريخ انتهاء اجل خطابات الضمان موضحة بصلب الخطابات باليوم والشهر والسنة ولا يصح إصدار خطابات ضمان ينص بها أنها تظل سارية لحين انتهاء الغرض منها إلا فى أضيق الحدود وبتصريح خاص من الإدارة وذلك بالنظر لما ينشأ عن مثل هذه الخطابات من مشاكل فيما لو فقد اصل خطاب الضمان من الجهة المستفيدة او احتمال قيام نزاع بين المضمون والمستفيد واصرار كل منهم على موقف مغاير بالنسبة لانتهاء او عدم انتهاء الغرض من خطابات الضمان.
3- طبقا لما استقر عليه رأى اللجنة الفنية للبنوك يجب ان تصدر خطابات الضمان الأجنبية بالنص الوارد من المراسل دون حاجة الى ترجمة خشية التحريف او التواء المعنى.
4- تتضمن أحيانا خطابات الضمان فقرة يرى المراسل ان يوردها تحسبا للقوة القاهرة مثل لا يعتبر خطاب الضمان سارى المفعول فى حالة القوة القاهرة) ولا يوجد مانع من الناحية القانونية لإضافة هذا النص مجردا دون الدخول فى التفاصيل وطالما انه سيقبل من المستفيد دون اعتراض منه.
5- يمكن وفقا لتعليمات المراسل- التخابر والاتصال بشخص معين او جهة معينة يحددها المراسل كوكيل او ممثل تجارى او فنى لعملائه فى مصر وذلك بعد تحديد اسمه وعنوانه واية بيانات أخرى كرقم جواز السفر وما الى ذلك وتحدد علاقة البنك بهذا الوكيل او الممثل فى الامور التالية :
أ‌- الرجوع اليه لاستكمال او استيضاح تعليمات المراسل التى تكون ناقصة او غير واضحة مثل :نص خطاب الضمان واسم المستفيد ومبلغ الضمان بحيث لا يتجاوز القيمة التى حددها المراسل او بقيمة أقل.
ب‌- إرسال صورة من خطاب الضمان المصدر الى الوكيل او الممثل او أخطاره تليفونيا او بأى وسيلة أخرى باتمام إصدارالضمان المطلوب.
او تسليمه اصل الضمان- إذا طلب المراسل ذلك- حتى يضمن المراسل تنفيذ باقى الإجراءات الأخرى المتعلقة بالتعاقد موضوع خطاب الضمان على الوجه الأكمل وفى المواعيد المناسبة (كتقديم العروض والعطاءات- فتح الاعتمادات المستندية إيداع خطابات الضمان لدى المستفيدين والتأكد من قبولهم لها وعدم وجود اعتراضات عليها- وجعل الاعتمادات المستندية سارية المفعول- ومتابعة خطابات الضمان وما يطرأ عليها من تجديدات او تعديلات وأعادتها للبنك عند انتهاء الغرض منها) على انه يجب أساسا ان يكون التعامل مع مثل هؤلاء الوكلاء او الممثلين بناء على تعليمات المراسل الكتابية- والتأكد من شخصية الوكيل والحصول منه على باقى تعليمات المراسل او أية معلومات او إيضاحات مطلوبة ويكون ذلك بموجب خطابات رسمية صادرة منه باسم البنك ويحفظ بعد توريده بملف خطاب الضمان وترسل صورة للمراسل لأحاطته علما بها كتعليمات مكملة لتعليماته.
6- يمكن أن ينشئ المراسل الخارجى ترتيبا مصرفيا يتيح للوكيل المحلى لشركة أجنبية ان يطلب هذا الوكيل متى شاء من البنك المحلى إصدار خطابات ضمان نيابة عن المراسل لصالح جهات مستفيدة محلية ضمن أجمالي حد أقصى متفق عليه فى إطار هذا الترتيب وذلك من قبيل توفير الوقت والجهد والمصاريف وتسهيل التعامل.. وفى مثل هذه الأحوال يراعى مراقبة الحد المتفق عليه بصفة دائمة ومستمرة ويشترط أن يكون الضمان المقابل غير محدد المدة وأخطار المراسل الخارجى أولا بأول بكافة طلبات الوكيل وصور من خطابات الضمان المصدرة وجميع ما يتم معه من مكاتبات واتصالات وخلافه.
7- لا يشترط بالضرورة أن تكون الاعتمادات المستندية التى تصدر خطابات الضمان على قوتها (سواء كانت نهائية او دفعات مقدمة) مفتوحة طرف البنك المصدر لخطاب الضمان بل يجوز ان يكون الاعتماد المستندى مفتوحا بواسطة بنك غير البنك المصدر لخطاب الضمان.
8- خطابات الاعتماد : (standby letter of cridet ) طبقا للقوانين فى بعض البلاد مثل الولايات المتحدة الأمريكية لا تسمح بنظام العمل بخطابات الضمان ولكى يتمكن المورد او المتعاقد الخارجى من إصدار خطاب ضمان لصالح جهة مستفيدة بمصر فأنه يطلب من البنك الذى يتعامل معه فى الولايات المتحدة أن يقوم له بهذه الخدمة حيث يقوم البنك الأمريكي بدوره بإرسال تعليمات الى بنك مصر برقيا او بالبريد فى شكل فتح خطاب اعتماد غير قابل للإلغاء Irrevocable letter of Credit يعتبر بمثابة ضمان مقابل لصالح بنك مصر لتغطية إصدارنا لخطاب الضمان المطلوب .. وفى هذه الحالة يشترط ما يلى :
أ‌- أن يكون خطاب الاعتماد مفتوحا لصالحنا.
ب‌- أن يكون تاريخ استحقاقه 15 يوم كحد أدنى بعد تاريخ انتهاء اجل خطاب الضمان الذى سنقوم بإصداره لتغطية المهلة البريدية
ج- عادة ما يكون خطاب الاعتماد مشروطا بدفع قيمته ضد تقديم مستندات يجب ان تصل الى المراسل بالبريد السريع الدولى فى ميعاد غايته تاريخ انتهاء اجل خطاب الاعتماد ومن المستندات التى قد يطلب المراسل تقديمها عند المطالبة بدفع قيمة خطاب الاعتماد على سبيل المثال لا الحصر كالآتي :-
1- سحب Draft (كمبيالة) تسحب على المراسل المصدر لخطاب الاعتماد (نموذج 92 كامبيو) من اصل وعدد من الصور حسب الحاجة- الاصل يرسل للمراسل وربما اصل وصورة وذلك حسب شروط خطاب الاعتماد وصورة لملف الضمانات وصورة لكوبيا العامة وصورة بملف المراسل طرف الأرشيف.
نموذج 92 كامبيو Cairo ……………………………

Name of Correspondent

Sight of this Soie of exchange pay to the honner of :
Bank Misr, Cairo
E sum of :
y………………………………………………………………..
awn under your letter of credit No.
Ted………………………………………. for …………………………..
ume Name of Emporter,
gnature BASQUE MISR

2- تقديم شهادة Statement معتمدة من البنك بالتوقيعات المطابقة بأن الجهة المستفيدة فى خطاب الضمان طلبت دفع قيمته بتاريخ.
3- تقديم شهادة Statement معتمدة من المستفيد فى خطاب الضمان تفيد بأن المورد او المتعاقــد الخارجى قد فشل فى إتمام التزاماته فى العملية موضوع خطاب الضمان.
4- أية مستندات أخرى يطلب تقديمها من البنك او المستفيدين فى خطاب الضمان على انه يجب مراعاة الدقة الكاملة فى تنفيذ مثل هذه العمليات حيث ان اى خطأ او إخلال فى تنفيذ شروط الاعتماد يمكن ان يؤدى الى عدم إمكانية تحصيل قيمة خطاب الضمان المصدر مما قد يعرض البنك لمسئوليات ضخمة لذا يلزم مراعاة اخذ الاحتياطيان الواجبة التى تضمن حقوق البنك والمستفيدين على السواء تجاه المراسل الخارجى ومن أهم هذه الاحتياطيان ما يلى :-
أ – التأكد من أن خطاب الاعتماد الوارد من المراسل الخارجى قد صدر لصالح بنك مصر واذا لم يكن لصالح البنك بل لصالح المستفيد مباشرة فانه يلزم فى هذه الحالة إبلاغه للمستفيد بدون أتدنى مسئولية علينا.
ب- أخذ التعهدات اللازمة على المراسل بأننا فى حالة طلب المستفيد فى خطاب الضمان دفع قيمته او تجديده لمدة أخرى سنقوم بأخطاره بهذا الطلب برقيا بالسويفت أو التلكس وعليه ان يتعهد مسبقا عند طلب الإصدار بأنه سيوافق على التجديد او الدفع وفقا لطلب المستفيد بناء على برقيتنا له حتى لو وصلته المستندات المطلوبة بعد تاريخ استحقاق خطاب الاعتماد.
جـ- فى حالة طلب المستفيد (التجديد او الدفع) او (طلب الدفع فقط) خلال سريان مفعول الضمان يجب مراعاة استيفاء كافة المستندات المطلوبة طبقا لشروط خطاب الاعتماد سواء المقدمة من البنك او المستفيد:
وفى حالة إذا ما وردت هذه المستندات الى البنك من المستفيد ناقصة او لم ترد أصلا فيخطر المستفيد بذلك فورا وتحميله مسئولية عدم استكمال النقص او عدم ورود المستندات خلال فترة سريان الضمان وإفهامه بأن اى إخلال بذلك يسقط حقه فى المطالبة بتجديد خطاب الضمان او دفع قيمته حتى وان وردت مطالبته فى الميعاد القانونى لعدم استيفائها لشروط خطاب الضمان وفى حالة طلب المستفيد التجديد او الدفع او التجديد فقط يخطر المراسل برقيا بطلب المستفيدين التجديد او الدفع وافادته بأننا أرسلنا له بالبريد الجوى المستندات المطلوبة وفقا لشروط خطاب الاعتماد لدفع القيمة فى حالة عدم موافقته على التجديد المطلوب.
وفى كل الأحوال ترسل المستندات رفق الاستمارة 80 كامبيو بالإضافة الى صورة من برقيتنا ويضاف اليها فى حالة التجديد او الدفع او فى حالة التجديد فقط الفقرة الخاصة بالتجديد (أو تجديد خطاب الضمان حتى – وخطاب الاعتماد حتى 15 يوم كحد أدنى بعد التاريخ المطلوب تجديد الضمان اليه) .
أما فى حالة طلب المستفيدين الدفع فقط دون التجديد يخطر المراسل بطلب المستفيدين الدفع وافادته بأننا أرسلنا له المستندات المطلوبة بالبريد الجوى وفقا لشروط خطاب الاعتماد لدفع القيمة .
د – فى حالة ما إذا طلب المراسل إضافة تعزيزنا على خطاب اعتماد صادر عن طريقه لصالح مستفيدين بمصر فيمكن تنفيذ تعليمات المراسل إذا كان خطاب الاعتماد غير مشروط بتقديم مستندات محددة من المستفيد مطالبتنا له بدفع قيمته وان يكون تعهد المراسل بدفع قيمة خطاب الاعتماد عند أول طلب من بنك مصر بناء على طلب المستفيدين اثناء سريان مفعول خطاب الضمان.
أما إذا كان خطاب الاعتماد المطلوب إضافة تعزيزنا عليه مشروط بتقديم المستفيد فيه لمستندات معينة (كمبيالة- شهادة-..الخ) فيجب فى تلك الحالة الاتصال بالمراسل لتعديل خطاب الاعتماد ليصبح لصالح بنك مصر وان يكون بنك مصر هو الملتزم بتقديم الكمبيالة Draft + الشهادة التى تفيد أن المستفيد فى خطاب الضمان قد طلب مصادرته وان يكون المستفيد من خطاب الضمان هو الملتزم بتقديم المستندات الأخرى وعلى ان يقوم بنك مصر بإصدار خطاب الضمان على النماذج المعمول بها طرفه او حسب نص معين يطلبه المراسل لا يخرج عن مألوف خطابات الضمان على انه فى جميع الأحوال يجب ضغط المستندات المطلوبة الى اقل حد ممكن خصوصا المطلوبة من المستفيدين فى خطاب الضمان تفاديا لعدم قيام المستفيد بالتنفيذ او لعدم خبرة المستفيد او إمكانياته لتقديم مثل هذه المستندات.
وان أقل قدر ممكن من هذه المستندات يمكن ان يكون قاصرا على ان يقوم بنك مصر بصفته البنك المصدر لخطاب الضمان بتقديم المستندات التالية عند طلب التجديد او دفع القيمة .
1- الـ Draftكمبيالة (سحب)
2- برقية للمراسل من البنك المصدر لخطاب الضمان أثناء سريان مفعول خطاب الاعتماد بأن المستفيد فى خطاب الضمان قد طلب دفع قيمته أثناء سريان مفعوله.
خطابات ضمان أخرى ذات طبيعة خاصة :
خطابات الضمان التى تصدر لصالح الهيئة العامة للبترول لضمان قيام إحدى الشركات العالمية بأنفاق حد ادنى من المبالغ التى تخصص لأغراض التنقيب عن البترول فى مصر :-
طبقا لسياسة الدولة التى تستهدف تنمية واستغلال مصادر الثروة فى البلاد فأنها تشجع عمليات البحث عن البترول فى مصر بواسطة شركات البترول العالمية المتخصصة فى هذا المجال.
وعندما تتقدم إحدى الشركات للقيام بهذه المهمة فى منطقة تحددها لمجال بحثها فأنها تجرى مفاوضات تؤدى إلى عقد اتفاقية البحث عن البترول وتخول لوزير البترول والثروة المعدنية والهيئة المصرية العامة للبترول التعاقد مع الشركة العالمية باعتبارها مقاولا فى شأن الترخيص لهذه الشركة بأعمال البحث عن البترول وفقا للشروط والخرائط الملحقة بالاتفاقية.
وتعتبر الاتفاقية سارية المفعول من تاريخ توقيعها واهم ما يعنى البنك فى هذه الاتفاقيات هو المبالغ التى تحددها والتى تلتزم الشركة الباحثة بأنفاقها فى مصر كحد أدنى أثناء فترة البحث الأصلية والتى يجب ان يصدر بقيمتها خطاب ضمان يصدر او يعزز من أحد البنوك فى مصر لصالح المؤسسة العامة للبترول ينتهى اجله فى تاريخ معين هو (البحث عن البترول الواردة بالاتفاقية) وقد جرت العادة على ان تشتمل الاتفاقية على الصيغة المطلوبة لخطاب الضمان الذى يصدر لهذا الغرض.

ومن خصائص هذا النوع من خطابات الضمان :
أ‌- أن قيمته تخفض دوريا بمقدار ما تنفقه الشركة بالفعل من مبالغ لأغراض البحث عن البترول خلال هذه المدة.
ب‌- يقوم البنك بإجراء التخفيض بعد استلامه لإقرار كتابى مشترك موقع من كل من الشركة الباحثة والهيئة العامة للبترول.
جـ-يتم التخفيض الدورى للخطابات على نفس النظام الخاص بتخفيض خطابات الدفعة المقدمة التى سيجئ شرحها فيما بعد.
د – يكون للهيئة العامة للبترول أن تطالب البنك بموجب طلب كتابى منها قبل انتهاء سريان مفعول خطاب الضمان بمصادرة خطاب الضمان كالآتــى:-
بالقيمة الكاملة إذا لم تقم الشركة بالوفاء بالتزاماتها بأنفاق المبالغ المتفق عليها بالاتفاقية او تخلى الشركة عن الاتفاقية برمتها.
بقيمة المبلغ الذى لم تنفقه الشركة الأجنبية اى المبلغ المساوى للفرق بين قيمة خطاب الضمان وبين المبلغ الذى أنفقته الشركة بالفعل.
هـ- ينتهى سريان مفعول خطاب الضمان تلقائيا بعد حلول تاريخ انتهاء اجله دون اى مطالبة بشأنه او عندما يصل مجموع مبالغ الاقرارات المعدة بمعرفة كل من الشركة والهيئة مساويا لقيمة خطاب الضمان او يزيد عليه مما يجعل خطاب الضمان بفعل التخفيضات غير ذى قيمة…اى الواقعتين أقرب.
و – يصدر خطاب الضمان بعملة أجنبية قابلة للتحويل متفق عليها صراحة بالاتفاقية.
ز- يصدر الضمان المحلى بناء على تعليمات أحد مراسلى الدرجة الأولى بالخارج يقابله ضمان مقابل يصدر من هذا المراسل او خطاب اعتماد غير قابل للإلغاء (فى حالة إذا كان القانون السارى فى الدولة يحرم إصدار خطابات ضمان كما هو الحال فى الولايات المتحدة الأمريكية).
ط- جميع المبالغ اللازمة للشركة الأجنبية فى مصر ترد من الخارج بإحدى العملات الحرة القابلة للتحويل عن طريق أحد البنوك المحلية وعلى أساس سعر الصرف للتحويلات “الشراء” الذى يعلنه البنك فى اليوم الذى يرد فيه الدفع.
ى- لا يبدأ سريان مفعول خطاب الضمان إلا عند سريان الاتفاقية لذلك يشترط ان ينص فى صلب خطاب الضمان انه لن يكون سارى المفعول إلا إذا تلقى البنك مصدر الخطاب او معززه أخطارا كتابيا مشتركا من المؤسسة المصرية العامة للبترول ومن الشركة الأجنبية يفيد ان الاتفاقية أصبحت سارية المفعول طبقا للنصوص الواردة بها وبالتالى يبدأ سريان مفعول خطاب الضمان.
ك- يجب الحصول على الموافقة المبدئية على إصدار خطاب الضمان من مجلس إدارة البنك بمجرد طلب المراسل الخارجى إصدار خطاب الضمان على ان يشمل العرض مركز المراسل المالى وانه من مراسلى الدرجة الأولى والحصول على هذه المعلومات من إدارة العلاقات الخارجية بفرع المعاملات الدولية.
ل- تتخذ كافة الخطوات التنفيذية الأخرى من تخفيض او قيود.. الخ حسب ما جاء فى البند الثالث الخاص بخطابات الضمان التى يصدر بناء على طلب مراسلى البنك بالخارج ولصالح جهات محلية.
خطابات الضمان التى تصدر من البنك بناء على طلب بنك آخر محلى او بالعكس :
قد يطلب أحد البنوك المحلية من البنك إصدار خطاب ضمان نيابة عنه اما لضمانه او لضمان أحد عملائه لصالح مستفيد محلى او خارجى وذلك فى حالات خاصة كأن يكون الضمان المطلوب إصداره سيقدم فى الخارج فى بلد ليس للبنك الطالب مراسل فيها .. او ان يكون الحد المقرر للبنك لإصدار خطابات الضمان من وزارة المالية قد استنفذ بالكامل.
وقد يحدث العكس فيطلب البنك من أحد البنوك المحلية الأخرى القيام بهذه العملية. او قد يشترك البنك بنصيب فى خطاب ضمان سيصدر عن طريقه او عن طريق بنك آخر محلى بطريق المشاركة فى المخاطر بين البنكين او اكثر.
ويلاحظ أن البنوك المحلية لا تطلب عادة غطاء نقدى وعند إصدارها لخطابات ضمان لحساب او بناء على طلب بنوك محلية أخرى وانما يكتفى بتعهد البنك الطالب بتسديد اية مبالغ قد يقتضى الأمر دفعها للمستفيد وبشرط المعاملة بالمثل.
وتكون القيود النظامية كالآتـى:-
فى الحالة الأولى : إصدار خطاب ضمان منا بناء على طلب بنك محلى:
من ح/ نظامية مدينين نظير ضمانات (بنوك محلية)
الى ح/ نظامية ضمانات (ابتدائى / نهائى/ حكومى/ نهائى أهلى خارجى)
فى الحالة الثانية : طلبنا إصدار خطاب ضمان من بنك أخر محلى :
من ح/ نظامية ضمانات مقدمة لنا نظير ضمانات
الى ح/ نظامية بنوك ضمانات مقدمة لنا
فى الحالة الثالثة : الاشتراك مع بنوك أخرى فى إصدار خطاب ضمان :
من ح/ نظامية – مدينين نظير ضمانات
(بقيمة نصيبنا فى خطاب الضمان)
الى ح / نظامية ضمانات (ابتدائية/ نهائى حكومى/ نهائى اهلى / نهائى خارجى)
(بقيمة نصيبنا فى خطاب الضمان)
خطابات الضمان التى تصدر عن طريق الفرع بناء على طلب فرع آخر
أو خطابات الضمان التى تصدر بناء على طلب الفرع عن طريق فرع آخر
وتنشأ هذه الحالات عندما يكون مفتوحا اعتماد لخطابات الضمان لدى فرع والفرع الآخر يصدر خطابات ضمان على قوته .
أو ان يكون العميل او المستفيد موجودا فى دائرة الفرع المصدر للضمان ويكون القيود بدفاتر الفرع طالب الإصدار :
من ح/ مدينين نظير ضمانات
الى ح/ مركز وفروع ضمانات
(باسم الفرع مصدر الضمان)
بدفاتر الفرع مصدر الضمان :
من ح/ مركز وفروع ضمانات
(باسم الفرع طالب الإصدار )
الى ح/ ضمانات (ابتدائية – نهائية حكومى – خارجية اهلى)
ملحوظة: تقسم العمولة مناصفة بين الفرع مصدر خطاب الضمان والفرع طالب الإصدار .
مد ومصادرة خطابات الضمان الصادرة بناء على طلب مراسلينا بالخارج :
1- يجب ان يتم ابلاغ المراسلين بالبرق سواء بالسويفت أو التلكس بطلبات امتداد او مصادرة خطابات الضمان التى ترد من المستفيدين بالطريقة التى تكفل وصول هذا الإبلاغ الى المراسل فى الوقت المناسب فاذا وردت المطالبة فى وقت قارب فيها سريان مفعول خطاب الضمان على الانتهاء وجب إرسال برقية عاجلة او تلكس اما الإبلاغ بالبريد الجوى الموصى عليه فلابد ان يكون هناك من الوقت المتبقى على تاريخ انتهاء اجل خطاب الضمان ما يمكن – بدرجة كافية- من وصول الأخطار بالمطالبة فى الوقت المناسب وهو حدود المدة البريدية (15 يوم بعد تاريخ انتهاء اجل الخطاب) والتى يقربها المراسل عند طلبه إصدار خطاب الضمان من البنك ويجب ان تصل مطالبتنا الى المراسل الخارجى بالمد مقترنة بدفع القيمة حتى ولو لم تكن مطالبة المستفيد بالمد مقترنة بالدفع وذلك لحفظ حق البنك فى قيمة خطاب الضمان فى حالة عدم موافقة المراسل على التجديد وان تكون مؤرخة بتاريخ غايته تاريخ استحقاق خطاب الضمان ( خصوصا بالنسبة للمراسلين الذى يشترطون لصحة المطالبة ان تكون صادرة بتاريخ غايته تاريخ استحقاق خطاب الضمان) .
2- تراعى التعليمات النقدية عند تنفيذ التجديد او الدفع.
3- بوصول موافقة المراسل على التجديد سواء برقيا او بريديا يتم اتخاذ إجراءات تجديد خطاب الضمان
بإرسال أخطار الامتداد (استمارة 13 مقاولين) الى الجهة المستفيدة بالبريد الموصى عليه.
4- إذا رفض المراسل الموافقة على تجديد خطاب الضمان او الدفع وغالبا ما يكون الرفض مسببا فيجب ان تتم الاتصالات المستمرة مع المستفيد والمراسل ويمكن اللجوء الى وكيل او ممثل المورد او المتعاقد فى مصر للمساهمة بدوره فى الاتصالات وذلك لحين وصول هذه الأطراف الى قرار معين ينفذه البنك سواء بالتجديد او الإلغاء او الدفع كليا او جزئيا وفى هذه الحالة يرسل بنك مصر الاستمارة (10 س ب) للمراسل لاستمرار حفظ حق البنك فى قيمة خطاب الضمان قبل المراسل.
5- إذا كان اصل خطاب الضمان مصدر عن طريق المراسل الخارجى ومضاف اليه تعزيز البنك فانه بالمثل يقوم المراسل بإصدار التجديد أيضا ويتم إضافة التعزيز عليه على غرار ما اتبع فى الإصدار الا إذا فوض المراسل البنك فى إصدار خطاب الامتداد على النموذج المعمول به(13 مقاولين) او حسب ما يفهم ذلك ضمنا عن تعليمات المراسل بالمد بدون النص على ذلك.
6- بالنسبة لتجديد او دفع خطابات الضمان الصادرة عن طريق البنك والمغطاه بخطابات اعتماد (مثل بنوك الولايات المتحدة الأمريكية) فيجب معاملة هذا النوع من الخطابات فى حالة طلب التجديد او الدفع بعناية شديدة ويراعى الآتى :-
أ‌- عند ورود مطالبة الجهة المستفيدة الى البنك أثناء سريان مفعول خطاب الضمان فيجب التأكد من استيفاء كافة المستندات المطلوبة من المستفيدين طبقا لشروط خطاب الضمان واستيفاء كافة ما هو مطلوب منا تقديمه من مستندات طبقا لشروط خطاب الاعتماد المقابل لخطاب الضمان.
ب‌- أخطار المراسل برقيا بطلب الجهة المستفيدة تجديد خطاب الضمان للمدة المطلوبة او دفع قيمته او طلب دفع قيمته منفردا فى حالة طلب المستفيدين المصادرة فقط ويجب ان تتضمن البرقية بالإضافة الى ذلك انه فى حالة عدم موافقة المراسل على التجديد فأننا قد أرسلنا له بالبريد كافة المستندات طبقا لشروط خطاب الاعتماد وخطاب الضمان لدفع القيمة او أننا أرسلنا المستندات المطلوبة بالبريد طبقا لشروط خطاب الاعتماد لدفع القيمة فى حالة المصادرة.
جـ-إرسال كافة المستندات المطلوبة بالبريد الى المراسل رفق النموذج(80 كمبيو)وتشتمل غالبا على:
– الكمبيالة او السحب Draft ” نموذج 92 كمبيو)
– صورة البرقية التى أرسلت له – حسب البند السابق.
– المستندات المطلوب من البنك تقديمها.
– المستندات المطلوب من المستفيد تقديمها.
– اية مستندات أخرى تكون مطلوبة من اى طرف بحسب الحالة.
ويتم إرسال كافة هذه المستندات فى نفس يوم إبلاغ البرقية مع مراعاة وصولها الى المراسل فى الوقت المناسب (حدود المهلة البريدية 15 يوم كحد أدنى من تاريخ انتهاء اجل خطاب الضمان) على الأكثر وان يكون تاريخها غايته تاريخ استحقاق خطاب الضمان (ويرجع الى ذلك بالتفصيل للملحوظة رقم (8) من الملاحظات الهامة من البند الثالث الخاص بخطابات الضمان التى تصدر بناء على تعليمات مراسلى البنك بالخارج ولصالح جهات محلية.
7- إذا وردت مطالبة الجهة المستفيدة بعد تاريخ استحقاق خطاب الضمان يجب على البنك (تبعا لأهمية العملية وحساسية مثل هذه الخطابات وبحسب تقييم الإدارة للموقف) سرعة الإبراق الى المراسل الخارجى بطلب المستفيدين وفى نفس الوقت تخطر الجهة المستفيدة فى نفس اليوم بخطاب موصى عليه بأنه قد تم استلام مطالبتها بعد تاريخ استحقاق خطاب الضمان وبذلك يكون قد سقط حقها فى المطالبة بدفع قيمة خطاب الضمان او تجديده لأية مدة أخرى وان البنك تعاونا منه فقط قد قام بالإبراق لمراسلة بالخارج بطلبها وبدون أدنى مسئولية على البنك فى حالة عدم الاستجابة الى المطالبة بحكم ان الجهة المستفيدة قد سقط حقها فى المطالبة وان هذا الإجراء من جهتنا لا يترتب لها اى حق فى مواجهة البنك وانه فى حالة رفض المراسل الخارجى التجديد او الدفع فانه لا يسع البنك سوى إلغاء خطاب الضمان دون الالتفات الى طلب المستفيدين.
8- إذا وافق المراسل على تجديد خطاب الضمان ولكن لمدة اقل من المدة المطلوب تجديد خطاب الضمان إليها ينفذ التجديد الى المدة الأقل التى وافق عليها المراسل ويرسل خطاب التجديد رفق خطاب موصى عليه يرسل من البنك الى الجهة المستفيدة ويشار فيه الى طلب الجهة المستفيدة التجديد وأننا قد أخطرنا مراسلنا بالخارج بما يفيد ذلك غير ان المراسل لم يوافق الا على التجديد للمدة الاقل وأننا نرفق طى خطاب الإرفاق خطاب التجديد للمدة التى حددها المراسل وعليه فاية مطالبة يجب ان ترد الينا من المستفيد فى موعد غايته تاريخ انتهاء اجل الخطاب المحدد طبقا لموافقة المراسل(المدة الاقل) ويتم إرسال تلكس للمراسل بما يفيد تجديد الضمان للمدة الأقل مع حفظ حق البنك فى المدة المطلوبة او دفع القيمة ولا يلغى خطاب الضمان فى نهاية المدة الأقل وينتظر لحين انتهاء المدة التى طلبتها الجهة المستفيدة إذا لم يرد من الجهة المستفيدة طلب جديد بالتجديد أو الدفع .
9- حالة موافقة المراسل على التجديد الى مدة ازيد من المدة المطلوبة فينفذ التجديد بالمدة الأزيد دون حاجة الى إرسال خطاب للمستفيد رفق خطاب التجديد يوضح هذا المعنى.
10- فى حالة إصرار المراسل على عدم مصادرة خطاب الضمان بالرغم من مطالبتنا القانونية والتعزيزات المستمرة له بذلك يعرض امره على إدارة العلاقــات الخارجية لاتخاذ اللازم بعد عمل الاتصالات الشخصية وفى حالة عدم الوصول الى حل يتم تحويل ملف الضمان الى الإدارة القانونية لاتخاذ اللازم بمعرفتها نحو المراسل للحصول على مطلوب البنك فى قيمة خطاب الضمان.
ملاحظات هامة على مد ومصادرة خطابات الضمان :
1- اذا طلب المستفيد تجديد خطاب الضمان لمدة محددة دون ان يقرن طلب التجديد بطلب الدفع وانتهت المدة التى حددها للتجديد دون ان يجدد البنك الخطاب ولم يرد من المستفيد خطاب أخر بطلب التجديد لمدة أخرى قبل انتهاء المدة التى طلب تجديد خطاب الضمان اليها فان حق المستفيد يسقط فى تجديد خطاب الضمان لأية مدة أخرى او طلب الدفع ويعتبر خطاب الضمان منتهيا يتحتم إلغاؤه وتتخذ إجراءات الأخطار بانتهاء اجل خطاب الضمان (1 مقاولين) ويطالب بإعادته بعد عرض الموضوع على الإدارة.
2- إذا اقترنت مطالبة المستفيد للتجديد بدفع القيمة احتفظ بحقه كاملا تجاه البنك حتى ولو مضت المدة المطلوب تجديد خطاب الضمان إليها دون ان يقوم البنك بالتجديد المطلوب اى انه إذا طالبت الجهة المستفيدة بتجديد خطاب الضمان او دفع قيمته خلال صلاحيته فان حقها يظل قائما تجاه البنك الى ان يتم التجديد للمدة المطلوبة فاذا ما انتهت هذه المدة ولم تطلب التجديد لمدة أخرى فلا يعنى ذلك ان حقها فى قيمة خطاب الضمان قد انتهى بل يظل قائما دون حاجة الى مطالبات لاحقة طالما ان المستفيد قد وجه للبنك مطالبة قانونية وصحيحة فى خلال سريان صلاحية خطاب الضمان مقرونة بطلب دفع القيمة إذا لم يتم تجديده وهو الالتزام الأقوى فى خطاب الضمان ولا يمكن ان تنتهى هذه المطالبة قانونا الا بموافقة المستفيد نفسه بعدوله عنها او بإعادة الخطاب مقرا بانتهاء الغرض منه.
3- بعد استيفاء جميع خطوات المد ومراعاة كافة الاعتبارات الموضحة سابقا يتم تنفيذ الامتداد حسب البنود الموضحة بموضوع امتداد خطابات الضمان المحلية من النواحى المستندية والدفترية ثم ترسل مطالبة الى المراسل بمصاريف البرقيات والتجديد والعمولة التى استحقت موضحا بالمطالبة المذكورة تاريخ الاستحقاق الجديد ويستخدم فى ذلك الاستمارة(13 س. ف) وتقيد بدفتر حصر مطالبات المراسلين وتعزز بعد شهر من تاريخ إرسالها كتعزيز اول ثم بعد شهر من تاريخ التعزيز الاول كتعزيز ثانى (نموذج 51مقاولين) وفى حالة عدم ورود أشعار إضافة المراسل لحساب البنك يعرض الامر على الإدارة المختصة لاتخاذ اللازم تجاه المراسل وذلك حفاظا على إيرادات البنك ومتابعتها بدقة.
تعديل خطابات الضمان الصادرة كطلب مراسلى البنك بالخارج :
1- فى حالة تعديل مبلغ الضمان بالزيادة بناء على طلب المراسل الخارجى يجب ان يقدم المراسل الخارجى تعهدا إضافيا بمبلغ الزيادة اى يجب ورود ضمان مقابل من المراسل الخارجى يغطى التزامه الجديد بالزيادة.
2- فى حالة تخفيض خطابات الضمان الصادرة :
أ‌- اذا طلبت الجهة المستفيد تخفيض خطاب الضمان يتم التخفيض ويخطر المراسل بالتخفيض.
ب‌- اذا كان التخفيض بناء على طلب المراسل يجب قبل إجراء التخفيض الحصول على موافقة الجهة المستفيدة
3- قد تطلب الجهة المستفيدة حذف او إضافة نص معين وفى هذه الحالة يجب اخذ موافقة المراسل على التعديل المطلوب وينفذ التعديل بعد موافقة المراسل بعمل خطاب ملحق بالخطاب الأصلى ويعتبر جزء لا يتجزأ منه وإرساله الى الجهة المستفيدة بالموصى عليه مستوفيا التوقيعات.
وبالعكس قد يطلب المراسل إجراء هذا التعديل وهنا يجب اخذ موافقة الجهة المستفيدة على التعديل المطلوب وينفذ بعد الحصول على موافقتها طبقا لما سبق.
4- تعديل خطابات الضمان بتقصير مدة السريان :
قد يحدث ان يطلب المراسل الخارجى او المورد تقصير مدة خطاب الضمان لتخفيض فترة الالتزام لاى سبب من الأسباب مثل قيام العميل بسرعة تنفيذ التزاماته فى موضوع الضمان او الاتفاق بين العميل والجهة المستفيدة على تنفيذ جزء من العملية موضوع الضمان ووافق الطرفان على ان يقوم طرف أخر باستكمال الجزء الآخر المستبعد. وفى جميع الأحوال لا يجب تقصير مدة خطاب الضمان الا بعد الحصول على موافقة كتابية من الجهة المستفيدة وبعد ذلك يتم عمل ملحق تعديل يوجه الى الجهة المستفيدة تخطر بموجبه بتقصير مدة خطاب الضمان ليصبح حق ــ(التاريخ الجديد لانتهاء الأجل) بدلا من حق (التاريخ السابق) مع النص على ان ملحق التعديل هذا يعتبر جزء لا يتجزأ من خطاب الضمان الأصلى وبناء عليه فان اية مطالبة من المستفيد يجب ان تصل الى البنك حتى التاريخ المعدل ومع بقاء كافة الشروط الأخرى الواردة بصلب الخطاب على ما هى عليه بدون تغيير وتجرى الإجراءات الدفترية المعتادة.
5- تعديل الغرض من خطاب الضمان:
يجب التأكد من ان التعديل المطلوب لا يترتب عليه جعل خطاب الضمان مسحوبا على عملية أخرى لتفادى عدم إصدار خطاب ضمان جديد او الإفلات من عمولة جديدة ويجب ان يتم تعديل الغرض فى أضيق الحدود وبحذر شديد ومعرفة الدوافع الحقيقية التى دعت اليه ويجب ايضا الحصول على موافقة المستفيد كتابة فى حالة طلب المراسل التعديل وبالعكس ويتم عمل ملحق تعديل كالمعتاد فى الحالات السابقة.
إلغاء خطابات الضمان التى تصدر بناء على تعليمات مراسلينا بالخارج لصالح مستفيدين محليين:
1- يلغى خطاب الضمان الصادر عن طريق البنك بناء على تعليمات مراسل بالخارج لصالح جهة مستفيدة محلية إذا كان خطاب الضمان معلقا على شرط كأن ينص فيه على انه سيكون سارى المفعول بعد قيام المستفيد بفتح اعتماد مستندى محدد لصالح المصدر بالخارج فاذا اقر المستفيد بفشله فى فتح الاعتماد المستندى او لم يقر بذلك وحل اجل الضمان دون مطالبة يكون للبنك الحق فى إلغائه .
2- بالنسبة لمصادرة وإلغاء خطابات الضمان الخارجية يرجع الى البندين ثالثا ورابعا بالنسبة لمد وتعديل ومصادرة وإلغاء خطابات الضمان المحلية حيث تطبق نفس المبادئ والأسباب.
3- يجب على الفرع الرئيسى المصدر لخطاب الضمان ان يحصل كتابة من المستفيدين الذين يطالبون بمصادرة جزء او كل قيمة خطاب الضمان- إذا لم يرد ذلك أصلا فى مطالبتهم بالمصادرة- عن كيفية سداد هذه القيمة لهم والعملة المراد السداد بها أهى نفس العملة المصدر بها خطاب الضمان ام المعادل لها بالجنيه المصرى ورقم حسابهم بالعملة الأجنبية أو بالجنيه المصرى واسم البنك المفتوح لديه هذا الحساب الذى يرغبون فى إضافة القيمة له او دفع القيمة لهم بموجب شيك مصرفى يصدر من الفرع الرئيسى المصدر لخطاب الضمان لامرهم بعملة الضمان ام المعادل لها بالحنيه المصرى.
4- فى حالة قيام المراسل الخارجى بتحويل القيمة المطلوبة مصادرتها باى وسيلة سواء بورود أشعار إضافة أو اوامر دفع او تلكس او برقية أو سويفت لحساب بنك مصر المعاملات الدولية او لحساب فرع البنك الرئيسى المصدر لخطاب الضمان او لحساب اى بنك محلى أخر فانه يجب مراعاة اتباع الإجراءات التالية:-
أ – التصديق على صحة توقيعات المراسل الخارجى على أشعار إضافته او أمر دفعه او مطابقة الرقم السرى (الشفرة) للبرقية او التلكس بالمبلغ المحول وفى حالة السويفت يتم التأكد من كود الشفرة وارد به S.C ومذيل بذات الحرفين S.C Stat us .
ب – يجب على الفرع الرئيسى المنفذ الذى وجه اليه المراسل الخارجى أشعار الإضافة او أمر الدفع ان يتأكد من مطابقة المبالغ الواردة بإشعارات الإضافة او أوامر الدفع وفقا لمطالبته للمراسلين بالخارج وأيضا التأكد من صحة أرقام حسابات المراسلين عليها حسب قوائم حسابات المراسلين وتعديلاتها.
جـ- لا يجب على الفرع الرئيسى المنفذ ان يقوم بإجراء القيود الحسابية طبقا لما سيرد ذكره الا من واقع أصول إشعارات الإضافة او أوامر الدفع او بموجب خطاب من الفرع الرئيسى المضافة لحسابه القيمة بالإفادة بأن القيمة مضافة لحساب المراسل الخارجى لديه بدون إجراء قيود طرفه.
د- فى حالة ما إذا قام المراسل الخارجى بإرسال صورة من أشعار الإضافة او صورة من امر الدفع او ورود أخطار منه بإضافة القيمة لحساب اى من الفروع الرئيسية او لحساب اى بنك الى الفرع المنفذ يجب على الفرع المنفذ قبل إجراء القيود الحسابية ان يحرر خطاب الى الفرع الرئيسى او البنك المضافة لحسابه القيمة ويرفق به صورة فوتوغرافية من صورة أشعار الإضافة او من صورة امر الدفع او من أخطار المراسل الخارجى للحصول من الفرع الرئيسى المضاف لديه القيمة على تفويض بالخصم على حسابه او موافاة الفرع المصدر بأشعار الإضافة ويتابع.
هـ- تجرى القيود الحسابية طرف الفرع الرئيسى المنفذ كما يلى :-
أولا – فى حالة ما إذا كان الفرع المنفذ الذى وجه اليه المراسل الخارجى أشعار الإضافة او أمر الدفع هو اى من فرعى القاهر او قصر النيل.
يختلف طرفا القيد تبعا لاختلاف كل من الحالات التاليـــة:-
أ – إذا كان فرع المعاملات الدولية هو الفرع الذى أضاف لحسابه المراسل- الخارجى للقيمة.. يكون القيد كما يلى :-
1- فى حالة رغبة المستفيدين قيد القيمة لحسابهم بالعملة الأجنبية طرف اى فرع من الفروع التى تتعامل بالعملة الأجنبية .
بالعملة الأجنبية من ح/ المراسل الخارجى.
(طرف فرع المعاملات الدولية – مراسلين غطاء)
( بالعملة الأجنبية) الى ح/ فرع…
(حساب المستفيدين طرفه بالعملة الأجنبية / فروع عملة أجنبية)
2- فى حالة رغبة المستفيدين قيد القيمة لحسابهم بالعملة الأجنبية طرف اى بنك محلى.
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ المراسل الخارجى
(طرف فرع المعاملات الدولية/ مراسلين غطاء)
(بالعملة الأجنبية ) الى ح/ البنك المحلى …
(حساب المستفيدين طرفه بالعملة الأجنبية / بنوك محلية عملة أجنبية تحاويل)
3- فى حالة رغبة المستفيدين استخراج شيك مصرفى لامرهم بالعملة الأجنبية …
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ المراسل الخارجى
(طرف فرع المعاملات الدولية/ مراسلين غطاء)
(بالعملة الأجنبية ) إلى ح/ مودعى تأمينات عملة أجنبية.
(باسم المراسل الخارجى – خطابات ضمان)
ثم تقوم وحدة خطابات الضمان بعد إجراء القيد بعمل ما يلى :-
أ‌- تحرير النموذج (7 مراجعة) موجها الى إدارة الكمبيو بطلب استخراج شيك مصرفى بالعملة الأجنبية لامر المستفيدين وتحديد القيمة بالعملة الأجنبية خصما على ح/ مودعى تأمينات عملة أجنبية (باسم المراسل – خطابات ضمان)
ب‌- متابعة استخراج الشيك المصرفى واستلامه وإرساله الى المستفيدين.
4- فى حالة رغبة المستفيدين قيد القيمة لحسابهم بالمعادل بالجنيه المصرى طرف اى فرع.. يكون القيد:
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ المراسل الخارجى
(طرف فرع المعاملات الدولية/ مجمع نقد اجنبى)
(بالمعادل بالجنيه المصرى)
الى ح/ فرع..
(حساب المستفيدين طرفه بالجنيه المصرى)
5- فى حالة رغبة المستفيدين قيد القيمة لحسابهم بالمعادل بالجنيه المصرى طرف اى بنك محلى ….. يكون القيد :-
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ المراسل الخارجى
(طرف فرع المعاملات الدولية/ مجمع نقد اجنبى)
(بالمعادل بالجنيه المصرى) الى ح/ البنك المحلى..
(حساب المستفيدين طرفه بالجنيه المصرى / بنوك محلية)
6- فى حالة رغبة المستفيدين استخراج شيك مصرفى لامرهم بالمعادل للقيمة بالجنيه المصرى….. يكون القيد:-
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ المراسل الخارجى
(طرف فرع المعاملات الدولية/ مجمع نقد اجنبى)
(بالمعادل بالجنيه المصرى) الى ح/ مودعى تأمينات..
(باسم المراسل- خطاب الضمان)
ثم تقوم وحدة خطابات الضمان بعد إجراء القيد بعمل ما يلى :-
أ‌- تحرير النموذج (7 مراجعة) موجها الى وحدة الحسابات الجارية لاستخراج شيك مصرفى بالجنيه المصرى لامر المستفيدين وتحديد المعادل للقيمة بالجنيه المصرى خصما على ح/ مودعى تأمينات (باسم المراسل الخارجى – خطابات ضمان)
ب- متابعة استخراج الشيك واستلامه وإرساله الى المستفيدين .
7 – إذا كان اى من الفروع الرئيسية(مصطفى كامل او طلعت حرب والعطارين بالاسكندرية او المنطقة الحرة ببورسعيد) هو الفرع الذى اضافه لحسابه المراسل الخارجى القيمة.. يكون القيد الآتى:-
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ فرع.. (المضافة لحسابه القيمة) (فروع عملة اجنبية)
الى ح/ يتحدد طبقا لما سبق الإشارة إليه بالبند (أولا) طبقا لرغبات المستفيدين من رقم(1) الى رقم (6) .
ثانيا: فى حالة ما إذا كان الفرع المنفذ الذى وجه إليه المراسل الخارجى أشعار الإضافة او أمر الدفع هو أي من الفروع الرئيسية مصطفى كامل او الإسكندرية او العطارين او المنطقة الحرة ببور سعيد او فرع المعاملات الدولية- يختلف القيد طبقا للحالتين التاليتين :-
1- إذا كان الفرع الرئيسى المنفذ هو نفسه الذى أضاف لحسابه المراسل الخارجى القيمة يكون القيد :
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ المراسل الخارجى (مراسلين غطاء)
(بالعملة الأجنبية ) الى ح/ يتحدد طبقا لما سبق الإشارة اليه بالبند (أولا) حسب رغبات المستفيدين من رقم (1) و (2) و(3)
أو (بالعملة الأجنبية ) من ح/ المراسل الخارجى (مجمع نقد اجنبى)
(بالمعادل بالجنيه المصرى) الى ح/ يتحدد طبقا لما سبق الإشارة إليه بالبند (أولا) حسب رغبات المستفيدين من رقم (4) و (5) و(6)
2- إذا كان الفرع الرئيسى المنفذ ليس هو الفرع الذى أضافه لحسابه المراسل الخارجى القيمة بل تكون الإضافة طرف اى من الفروع الرئيسية الأخرى … يكون القيد :-
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ فرع.. (المضافة لحسابه القيمة) (فروع عملة أجنبية)
(بالعملة الأجنبية ) الى ح/ يتحدد طبقا لما سبق الإشارة إليه بالبند (أولا) حسب رغبات المستفيدين من رقم (1) و (2) و(3)
او(بالمعادل بالجنيه المصرى) الى ح/ يتحدد طبقا لما سبق الإشارة إليه بالبند (أولا) حسب رغبات المستفيدين من رقم (4) و (5) و(6)
ثالثا: فى حالة ورود صورة من أشعار الإضافة او صورة من امر الدفع او أخطار من المراسل الخارجى إلي أي من الفروع الرئيسية بما يفيد بان المراسل الخارجى أضاف القيمة لحساب اى بنك محلى آخر.
قبل القيد يجب على الفرع الرئيسى المنفذ اتخاذ الإجراءات التالية :-
أ – إرسال خطاب الى البنك المحلى مرفقا به صورة فوتوغرافية من صورة أشعار الإضافة او من صورة امر الدفع او من الأخطار ويطلب من البنك المحلى المضافة لحسابه القيمة موافاة الفرع الرئيسى المنفذ اما اشعار اضافة لحسابه او الحصول منه على تفويض بالخصم على حسابه بالعملة الأجنبية .
ب- عندما يرد الى الفرع الرئيسى المنفذ اصل أشعار إضافة البنك المحلى المضافة لديه القيمة او بعد الحصول منه على تفويض بالخصم على حسابه بالعملة الأجنبية .. يكون القيد :-
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ ..(اسم البنك المحلى)
(بنوك محلية عملة أجنبية تحاويل)
(بالعملة الأجنبية ) الى ح/.. يتحدد طبقا لما سبق الإشارة إليه بالبند (أولا) حسب رغبات المستفيدين حسب البنود(1) و (2) و(3)
او(بالمعادل بالجنيه المصرى) الى ح/ يتحدد طبقا لما سبق الإشارة إليه بالبند (أولا) حسب رغبات المستفيدين من رقم (4) و (5) و(6)
رابعا : فى حالة ورود شيك من المراسل الخارجى لامر بنك مصر :-
يجب على وحدة خطابات الضمان بالفرع الرئيسى المنفذ ان تقوم بعمل ما يلى قبل إجراء القيد :-
أ – عمل مذكرة الى وحدة الكامبيو الخارجى(تحصيل) مرفقا بها الشيك لتحصيله وإضافة القيمة اما لحساب مودعى تأمينات عملة أجنبية (اسم المراسل- خطابات ضمان) وذلك فى حالة رغبة المستفيدين تحويل القيمة لهم بالعملة الأجنبية .
– أو لحساب مودعى تأمينات (باسم المراسل- خطابات ضمان) بالمعادل للقيمة بالجنيه المصرى وذلك فى حالة رغبة المستفيدين تحويل القيمة لهم بالمعادل بالجنيه المصرى.
– وعلى ان ينبه على وحدة الكامبيو الخارجى فى صلب المذكرة بموافاة وحدة خطابات الضمان بصورة معتمدة من أشعار القيد فور تحصيل قيمة الشيك.
ب- متابعة تحصيل قيمة الشيك بصفة مستمرة مع وحدة الكامبيو الخارجى.
ج- عند استلام صورة من أشعار القيد من وحده الكامبيو الخارجى تكون القيود الحسابية التى تقوم باجرائها وحدة خطابات الضمان كما يلى :-
(بالعملة الأجنبية ) من ح/ مودعى تأمينات عملة أجنبية
(باسم المراسل – خطابات الضمان)
(بالعملة الأجنبية ) الى ح/..يتحدد طبقا لما سبق الإشارة إليه بالبند (أولا) حسب رغبات المستفيدين حسب البنود(1) و (2) و(3)
او (بالمعادل بالجنيه المصرى) من ح/ مودعى تأمينات
(باسم المراسل – خطابات الضمان)
الى ح/ يتحدد طبقا لما سبق الإشارة إليه بالبند (أولا)حسب رغبات المستفيدين من رقم(4) و (5)و(6)
5- بعد إلغاء خطاب الضمان لاى سبب من الأسباب يخطر المراسل الخارجى بذلك بموجب أخطار إلغاء للمراسلين (نموذج 14 س.ف) ويرفق به اصل خطاب الضمان الصادر عن طريق المراسل الخارجى والمضاف عليه تعزيزنا والمرتد من المستفيدين بعد ختمه وختم تعزيزنا بختم لاغى.
6- يجرى إجراء القيود النظامية فى حالة إلغاء خطاب الضمان كالمعتاد عكس قيود الإصدار ويسدد ذلك فى الدفاتر واجندات العمولة والاستحقاق وأخطار إدارة البحوث والمراسلين طرف فرع المعاملات الدولية بالإلغاء .
7- لا يحفظ ملف الضمان بالأرشيف إذا كانت هناك عمولات ومصاريف مستحقة لم يرد اشعار قيدها لحسابنا من المراسل الخارجى بعد ويتابع التعزيز للمراسل بصفة مستمرة دوريا كل 15 يوم باستخدام النموذج (51 مقاولين) حتى يستجيب المراسل ويتم القيد . وتعرض لان المراسلين الذين لا يحولون قيمة هذه العمولات والمصاريف على الإدارة بعد ثالث تعزيز ب 15 يوم لاتخاذ اللازم نحو المراسل المقصر.
عدم التزام بعض المراسلين بسداد قيمة خطابات الضمان المسيلة لصالح المستفيدين والصادرة بناء على طلباتهم :-
1- يتم أخطار اتحاد البنوك بتوقف اى بنك خارجى عن الوفاء بالتزاماته فى مقابل خطابات الضمان على ان يكون موقف البنك المحلى سليم وان العملية قد تم تقييمها بواسطة الإدارة العليا واستقر الرأى على ان الخطأ من المراسل.
2- التزام البنوك بالإبلاغ عن أسماء المراسلين الذين لا يوفون بالتزاماتهم حتى يمكن للاتحاد العام للبنوك إبلاغ البنوك الزميلة فى حالة استفسارها.
3- فى حالة تعامل بنك لاول مرة فى مجال خطابات الضمان مع احد البنوك الخارجية فإنه يمكن الاستفسار من اتحاد البنوك عن سابق تعاملات هذا المراسل مع البنوك الأخرى.