كل ما تحتاجه عن المخازن

القوانين و اللوائح المنظمة للمخازن
1- لائحة المخازن و تعديلاتها

تعد لائحة المخازن من أهم اللوائح الحكومية لأنها تنظم العمل بمخازن الحكومة من ناحية الإدارة و الحسابات و التمويل و الشراء و الصرف و إرجاع الأصناف و بيعها و أفقدها أو تلفها و الجرد بأنواعه و الدفاتر المستخدمة ثم التفتيش علي المخازن
2- القانون رقم 89 لسنة 1998 و لائحته التنفيذية و تعديلاتها بشأن المناقصات و المزايدات في وحدات الجهاز الإداري للدولة من وزارات و مصالح و أجهزة لها موازنات خاصة ، و علي وحدات الإدارة المحلية و علي الهيئات العامة خدمية كانت أو اقتصادية .
3- اللائحة المالية للموازنة و الحسابات
و تتناول الدفاتر و الأوراق ذات القيمة من ناحية طبيعتها و طلبها و كيفية استعمالها و ارتجاعها و فقدها
4- الكتب الدورية
و التي تصدر عن الهيئة العامة للخدمات الحكومية بكافة إدارتها و وزارتها المالية التي تختص بتعديل لائحة المخازن وهي المرجع في تفسيرها و كيفية تطبيقها .
5- قانون 127 لسنة 81 المعدل بالقانون 139 لسنة 2006 بشأن المحاسبة الحكومية.

أنواع المخازن
1- مخازن رئيسية :
المخزن الرئيسي هو الذي يقوم بصفة عامة ، بتسليم وصرف جميع الأصناف التي تمت إجراءات شرائها بمعرفة إدارة المشتريات و هو الذي يمد المخازن الإقليمية أو الفرعية التابعة له .
2- مخازن إقليمية
هو الذي يمد بأصناف ترسل إليه من المخزن الرئيسي أو بالأصناف التي ترد إليه من المتعهدين مباشرة و التي تم شرائها بمعرفة إدارة المشتريات وهو يقوم بتموين المخازن الفرعية التابعة له .
3- مخازن فرعية :
المخزن الفرعي هو الذي يمد بأصناف ترسل إليه من المخزن الرئيسي أو من الإقليمي

مشتملات المخازن

تشتمل المخازن علي ثلاث أصناف هي :-
1- الأصناف المستديمة :
وهي التي من طبيعتها ألا تفي بالاستعمال الفوري و يجب قيدها عند صرفها عهدة مستلمها ، ثم تعاد إلي المخازن بعد أن تصبح غير صالحة للاستعمال أو يستغني عنها أو تحول إلي صنف مستديم أخر وذلك مثل (التخت – السبورة – الملبوسات – أدوات المعامل ……إلخ)
2- الأصناف المعدة للاستهلاك (الأصناف الاستهلاكية )
وهي الأصناف التي تفي في الاستعمال أي بمجرد استعمالها مرة واحدة ، و لا تتخلف عنها بقايا من نوعها و ذلك مثل (البويات – الزيوت – الأدوات الطبية – الأدوات الكتابية من ورق و خلافه)
3- الأصناف الغير صالحة للاستعمال (الكهنة)
وهي الأصناف التي تقرر لجنة فحص الأصناف أنها تالفة و غير صالحة للاستعمال و لا يمكن إصلاحها و هي تنقسم إلي الآتي ( حديد خردة – نحاس خردة – ملابس أو أقمشة كهنة – أخشاب كسر – جلود تالفة )
و جميع هذه الأصناف ناتجة عن الاستهلاك الصنف الأول وهي الأصناف المستديمة بعد استعمالها المدة القانونية المقررة لكل صنف مستديم على حدة

واجبات و مسئوليات مدير المدرسة و أمين التوريدات

أولاً : – واجبات مدير المدرسة

أعمال المخازن أو التوريدات من الأعمال التي تقع مسئوليتها علي مدير المدرسة لذلك يجب أن:-
1- يطلع علي واجبات مدير المخازن لكي يقوم بدوره لان مخزن المدرسة تابع لإشرافه الشخصي
2- يجب علي مدير المدرسة أن يقوم بتنفيذ جميع اللوائح و التعليمات المتعلقة لشئون المخازن من ضبط حساباتها و تنظيم أعمال الشراء و تسليم و حفظ و صرف جميع الأصناف
3- ملاحظة أعمال أمين التوريد لإنجاز الأعمال بسرعة و دقة

ثانيا : واجبات أمين التوريدات

1) مسئول شخصيا عن الأصناف التي في عهدته و عن حفظها و الاعتناء بها و عن صحة وزنها و عددها و مقاسها و نوعها و عن نظافتها و صيانتها من كل ما من شأنه أن يتلفها
2) العناية التامة عند تسليم و صرف الأصناف
3) صرف الكتب المدرسية للطلبة بموجب كشو ف توزيع وإرسال هذه الكشوف للإدارة لاعتماده صرف الأصناف التي تحتاجها المدرسة من المخازن وحفظها بالمدرسة
4) القيد بدفاتر 112 ع0ح ودفاتر 118ع0ح
5) توزيع العهد الفرعي علي العاملين بالمدرسة
6) إعداد حركة الدفاتر المالية شهري
7) التوقيع علي استمارات الجرد بما يفيد صحة الأرصدة المقيدة بدفتر العهدة
8) مسك حساب طوابع البريد الحكومية
9) قيد الشهادات الدراسية واستمارات النجاح وصرفها لأصحابها وتوريد قيمتها
10) الاشتراك في لجان الاستهلاك

النماذج المستخدمة فى المخازن و متى تستخدم

نموذج 1 مخازن يستخدم في إضافة الأصناف الواردة للمخازن او للمدرسة بعد ورود الصنف مباشرة

نموذج 2 مخازن حكومية يستخدم في طلب وصرف الأصناف من المخازن عند الحاجة إلي الأصناف

نموذج 3 مخازن حكومية يستخدم لقيد جميع الصناف الموجودة بالمدرسة صنف صنف (لكل صنف صفحة) من بداية نشأة المدرسة وهي دفاتر العهدة

نموذج 4 مخازن حكومية و هي دفتر شطب يطابق 3 مخازن ويوجد بالمخازن الرئيسية فقط مستمر

نموذج 5 مخازن يستخدم لقيد إجمالي إذون الصرف والإضافة لكل مخزن مستمر

نموذج 6 مخازن يوضح الأرصدة الدفترية للأصناف والموجودة منها فعلاً مستمر

نموذج 7 مخازن يستخدم في كشف الزيادة والعجز وبيان سببة عند الجرد

نموذج 8 مخازن طلب إرتجاع الأصناف عند إرتجاع أصناف المخزن

نموذج 9 مخازن طلب خصم الأصناف عند تلف أو فقد صنف من العهدة

نموذج 10 مخازن كشف العهدة الشخصية لقيد الاصناف الموجودة بعهدة كل عامل عند الجرد

نموذج 11 مخازن كشف الإحتياجات السنوية لبيان جميع الاصناف المطلوبة سنوياً في بداية كل عام

نموذج 12 مخازن محضر لجنة الفحص وهو في غاية الأهمية عند ورود الأصناف من المورد ين

نموذج 13 مخازن كشف إجراءات بيع أصناف عند بيع رواكد أو مخلفات

إجراءات القيد المخزنية

كيفية القيد بالدفاتر

1- يقيد أمين التوريدات الأصناف الواردة أو المنصرفة من المخزن في دفتر عهد المخزن ( نموذج 3 مخازن أول بأول
2- يبين مقدار الباقي من العهدة من كل صنف عند كل عملية من عمليات الوارد و المنصرف
3- يتأكد من مطابقة الصنف فعلاً للموجود بالمخزن

الإجراءات المخزنية بشأن التبرعات العينية

1- تشكل لجنة بمعرفة المدرسة لمعرفة موقف المدرسة بالموافقة علي قبول التبرع
2- بشرط أن يكون من ضمن اللجنة عضو فني لفحص الأصناف الواردة علي سبيل التبرع
3- تحديد المواصفات الفنية و القيمة المالية لها .
4- تكليف أمين التوريدات بإضافاتها مخزنياً و تحفظ بملف التبرعات بالمدرسة

إجراءات التخلص من الرواكد

1- تشكيل لجنة برئاسة مدير المدرسة وبعضوية بعض المدرسين علي أن يكون أحدهم مدرس النشاط المختص و كذلك أمين توريدات المدرسة ، وذلك لفحص الأصناف التالفة
2- تحديد مدي إمكانية إصلاحها من عدمه و كذلك تحديد كيفية تلف هذه الأصناف
3- إعداد تقرير بحالة الأصناف وإمكانية إصلاحها من عدمه
4- عرض التقرير علي التوجيه المالي والإداري والفني لإبداء الرأي
5- اعتماد التقرير من الجهات المختصة
6- خصم الأصناف المستهلكة
7- إرسال نسخة من التقرير إلي مراقبة لعهد بالإدارة
8- التصرف في الأصناف وفقا لتوصيات اللجنة

إجراءات بيع الأصناف

1- إخطار الإدارة التعليمية التابع لها المدرسة بكمية الأصناف الموجودة بالمدرسة
2- البيع بالمزاد العلني بعد أخذ الموافقة من السلطة المختصة
3- البيع بالطرق المباشرة و ذلك في حالة تعذر استخدام البيع بالمزاد العلني
4- تضاف قيمة الأصناف المبيعة إلي الإيرادات العامة للدولة و ذلك بتوريد ثمنها علي قسيمة 33 ع.ح إلي خزانة المصلحة .

قائمة بالأخطاء الشائعة في المخازن

– قيد بعض الأصناف المستديمة كأصناف استهلاكية و بالعكس
– استهلاك بعض الأصناف قبل مضي المدة القانونية لاستهلاكها
– عدم التصرف في الرواكد و بقائها في المدرسة مدة طويلة
– وجود أصناف زائدة عن الحاجة أو مستغني عنها بطل استخدمها في المدارس
– عدم اعتماد أذون الصرف و ختمها بخاتم المدرسة عند تحريرها
– تهاون أمين التوريدات في استلام الأصناف مما يؤدي إلي الاستلام بالنقص أو الزيادة أو أستلام صنف بدلا من صنف
– الكشط أو الشطب بالدفاتر المخزنية أو المالية
– إرجاء قيد الأصناف المنصرفة أو الواردة من و إلي المخزن إلي اليوم التالي
– عدم قيد قيمة الأصناف المنصرفة بإذن الصرف
– عدم إرسال صورة إذن الإضافة إلي قسم حسابات المخازن بالإدارة أو المديرية طبقاً للتعليمات بعد الصرف مباشرة
– استلام دفاتر مالية أو مخزنيه من المخازن بدون التأكد من سلامتها و سلامة عدد أوراقها مما يؤدي ذلك إلي إمكانية استلام دفاتر مالية بها عيوب توقع المستلم في مخالفات مالية بها عيوب توقع المستلم في مخالفات مالية تحال إلي النيابة الإدارية
– استعمال الدفاتر ذات القيمة مدة تزيد علي (4)شهور
– تلحيق دفتر مالي بدفتر أخر في التحصيل
– عدم إرسال كشوف الجرد إلي مراقبة العهد بالمخازن بعد انتهاء الجرد مباشرة
– عدم إجراء الجرد الفعلي لعهد و أثاث المدرسة في 30/6
– إجراء الجرد جرداً صورياً لا فعلياً
– عدم قيام عامل المسئول عن استلام الدفاتر بحصر الأعداد المسلمة إليه و مطابقته مع العدد الموضح بخانة المنصرف في إذن الصرف (نموذج “2”مخازن حكومية ) و عدم تتابع الأرقام المسلسلة بالدفتر للتأكد من أنها كاملة و ليس بها خطأ
– عدم إثبات أرقام الدفاتر المنصرفة علي أصل إذن الصرف و صورة و إذن الإضافة و دفتر عهدة المخزن (نموذج 3 مخازن حكومية )
– عدم استعمال الكربون ذو الوجهين في تحرير قسائم التحصيل
– عدم ختم الدفاتر بخاتم شعار الجمهورية