تعريف بالدفاتر والسجلات المساعدة

التعريف بالدفاتر ( السجلات المساعدة):
1- اليوميات المساعدة:

اليوميات المساعدة هى عبارة عن دفاتر يومية مستقلة يخصص كل دفتر لإثبات مجموعة من العمليات المتجانسة التى يكثر تكرارها ويستدعى ذلك تخصيص يومية لها، كما أن النشاط التجارى يتحقق بعمليات البيع والشراء وهذه العمليات هى العمليات المتكررة فى النشاط التجارى والتى تستلزم تخصيص دفاتر نوعية لها (دفاتر يوميات مساعد). والشراء إما يكون نقداً أو آجلاً، وكذلك  البيع. وتأسيساً على ذلك فإن الدفاتر المساعدة الرئيسية هى:
أ- دفاتر يوميات متعلقة بالعمليات الآجلة وهى:
– يومية المشتريات الآجلة.
– يومية مردودات المشتريات.
– يومية المبيعات الآجلة.
– يومية مردودات المبيعات.

ب- دفاتر يومية متعلقة بالعمليات النقدية وهى:
– يومية المدفوعات.
– يومية المقبوضات.

2- دفاتر الأستاذ المساعدة.
وأهم هذه الدفاتر هو دفتر استاذ مساعد المدينين الذى يتم تخصيصه للحسابات الشخصية للمدينين. ويخصص لكل مدين حساب خاص مستقل، وترحل إليه العمليات ذات العلاقة بهذا المدين والتى سبق وأن اثبتت فى دفتر اليومية ذى العلاقة، ويكون الترحيل من اليومية أول بأول.
كما أن هناك دفترا مساعداً آخر هو دفتر استاذ مساعد الدائنين الذى يتم تخصيصه للحسابات الشخصية للدائنين . ويخصص لكل دائن حساب مستقل ترحل إلية العمليات ذات العلاقة بهذا الدائن، والتى سبق وأن اثبتت فى دفتر اليومية ذى العلاقة، ويكون الترحيل من اليومية أولا بأول.

مبررات استخدام الدفاتر المساعدة:
– كبر حجم المنشأة مما تعزر إثبات كل عملياتها فى دفتر يومية واحد.
– تعدد العمليات وتكرارها.
3- إمكانية تقسيم العمل ومن ثم إمكانية الرقابة على كل السجلات.