المحاسبة الإدارية في مجال الرقابة وتقييم الأداء

إن مضمون الرقابة هو متابعة تنفيذ الخطوات اللازمة لتحقيق أهداف المشروع والتأكد من أن الخطط  تنفذ وفقا لما هو محدد من قبل ، ويعتمد

في ذلك على المعايير التي تستخدم كعلاقات لاختبار النتائج الفعلية والتأكد من انجاز الأفراد  القائمين بالتنفيذ الفعلي حسب الخطة المرسومة . وتستلزم الرقابة وضوح الأهداف والخطط وتوافر وسائل الاتصال الفعالة كأساس لحسن فهم الأهداف والخطط الرئيسية للمشروع .
 
أنواع الرقابة :
1- من حيث وقت إجراء الرقابة :
      أ- رقابة في التخطيط : للتأكد من أن المعلومات المعتمد عليها في وضع الخطة سليمة وأنها
         أعدت وفق إجراءات صحيحة  ومتابعة البيانات لإجراء التصحيحات ومتابعة الخطة .
     ب- الرقابة قبل التنفيذ : التأكد من تصحيح الأخطاء السابقة ( مواطن الإسراف أو الخلل )
         قبل البدء في التنفيذ للمرحلة التالية .
     ج- الرقابة خلال التنفيذ : وتشمل متابعة الأداء الفعلي .
      د- الرقابة بعد التنفيذ : مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط واتخاذ الإجراء اللازم للتصحيح
         وتحديد الانحرافات ومسبباته والمسؤولية عن حدوث الخطأ .
 
2- من حيث الجهة التي تؤدي الرقابة :
    أ- رقابة داخلية : تمارسها  الإدارة بمستوياتها المختلفة وتهدف إلى تحسين أداء الوحدة
         وحماية أصولها ، وتشمل كل أنواع الرقابة من ضبط داخلي  أو مراجعة داخلية .
    ب- رقابة خارجية : أي من خارج الجهاز العامل داخل المشروع وتهدف إلى ضمان وتأكيد
         سلامة التصرفات المالية وأن القوائم والحسابات الختامية سليمة ، وأن الأساليب
         المستخدمة في المشروع تحقق أهداف المنشأة .
         ( يوجد تكامل وترابط بين الرقابة الداخلية والرقابة الخارجية )
 
3- من حيث طبيعة الرقابة :
    أ- رقابة إدارية : ويتم من خلالها تقييم أداء الإدارة ومدى تطبيقها للوائح والأنظمة وسلامة
       عملية اتخاذ القرارات ( تقييم الوظائف ) .
   ب- رقابة مالية : يقصد بها التأكد من أن الأموال يتم استخدامها طبقا للأهداف المحددة مسبقا ،
         بمعنى أن الاحتياجات المالية وفرت في الوقت المناسب ، ومن المصدر المناسب ،
         وبالشروط المحددة .
   ج- رقابة شاملة : وتشتمل على 1- رقابة مالية ، 2- ورقابة إدارية ، 3- رقابة الكفاءة والفعالية
          يقصد بالكفاءة : الاستغلال الأمثل للموارد ( أقل تكلفة ، أكثر إنتاجية ، أقل وقت )
          يقصد بالفعالية : مدى تحقيق الأهداف المخططة
                    ( وهي أفضل أنواع الرقابة  )
 
دور المحاسب الإداري في الرقابة :
·        توفير المعلومات  التي تساعد الإدارة في القيام بوظيفة الرقابة .
·        تحديد المقاييس والمعايير المستخدمة في الرقابة .
·        الرقابة على  أداء العاملين .
·        تحديد طرق تقييم الأداء وتصحيح الإنحرافات .
 
و يثار هنا تساؤل : هل الرقابة هي تقييم الأداء ؟
 يوجد تشابه كبير بين كل من الرقابة وتقييم الأداء . فالرقابة تبدأ مع عملية تخطيط الأهداف المرجو تحقيقها. وتسير مع التنفيذ لمتابعة الأحداث الفعلية ومقارنتها  بالمخطط مقدما ، وتمكن من اكتشاف الانحرافات التي تحدث أثناء التنفيذ ( وقد تتخذ إجراءات  مصححة خلال التنفيذ )
أما تقييم الأداء فيهتم بتحليل الانحرافات التي حدثت ومعرفة مسبباته وتحديد المسئول عنها ، وعليه يعتبر تقييم الأداء أكثر شمولا من الرقابة ، حيث أنه يسير في نفس اتجاه الرقابة ثم يزيد عنها في عملية تحليل النتائج ، بل أن الرقابة ذاتها تعد مرحلة من مراحل تقييم الأداء .
 
أدوات المحاسبة الإدارية  في الرقابة :
1-    الموازنات التخطيطية
2-    تكاليف معيارية
3-    النسب المالية
4-    محاسبة المسؤولية
5-    نظم المعلومات
 
الرقابة باستخدام النسب المالية :
تعتبر من أقدم وسائل التحليل والرقابة لدراسة المركز الائتماني للمنشأة والحكم على نتائج أعمالها  وسلامة مركزها المالي من خلال التناسب بين أنواع الأصول والخصوم ، وبين الإيرادات والمصروفات . ويتم مقارنة النسب المالية للمنشأة مع النسب المثالية على مستوى الصناعة أو النشاط ، أو بالنسب المالية للمنشآت الأخرى .
 
وتوجد عدة أنواع من النسب المالية من أهمها :
1-    نسب السيولة         2- نسب الربحية         3- نسب المقدرة على سدادا الديون
 
محاسبة المسؤولية :
محاسبة المسؤولية لها أصل قديم فقد جاء ذكرها في القرآن الكريم ( .. من يعمل مثقال ذرة خيرا يره ، ومن يعمل مثقال ذرة شرا يره )
وحديث الرسول صلى الله عليه وسلم ” كلكم راع وكلكم مسئول عن رعيته “
 
 وفي العصر الحديث ظهرت فكرة محاسبة المسؤولية نتيجة لزيادة وكبر حجم الوحدات الاقتصادية وظهور مشكلة تناقص الكفاءة الإدارية والحاجة إلى إحكام الرقابة ، وقد قدم علم الإدارة فكرة اللامركزية في السلطة ، والتي انسحبت إلى المسؤولية  عن حل تلك المشاكل .  مما دعى المحاسبة إلى أن تواكب هذا التطور من خلال فكرة محاسبة المسؤولية والتي تعتبر من أدوات المحاسبة الإدارية في مجال مساعدة الإدارة على الرقابة وتقييم الأداء .
 
تعريف محاسبة المسؤولية :
هي نظام علمي شامل يربط فيما بين التنظيم الإداري  والنظام المحاسبي من خلال تقسيم المشروع إلى مراكز مسؤولية تساعد في ربط الأداء بالأشخاص المسئولين عن هذا الأداء ، وذلك من خلال نظام متكامل من التقارير يعتمد على تطبيق مبدأ الرقابة بالاستثناء ، بما يساعد في عمليات التخطيط والتنظيم والرقابة وتقييم الأداء.
 
 
 
مقومات محاسبة المسؤولية :
1-    تقسيم المنشأة إلى مراكز مسؤولية .
2-    تجميع عناصر التكاليف والإيرادات الخاضعة للرقابة  حسب مراكز المسؤولية .
3-    إعداد تقارير رقابية لمراكز المسؤولية المختلفة تبين نتائج الأداء الفعلية مقارنا بما كان مستهدفا .