لا يخفى على أحد أهمية تحديدالموازنة التقديريةلأي من الهيئات؛ سواء أن كانت لمؤسسة أو لشركة أو لمصنع، ولكن عدم معرفة كيفية تحضيرها هو العائق الأساسي لوضعالموازنة التقديريةبطريقة علمية صحيحة. فهناك عدة طرق لعملالموازنة التقديريةبشكل صحيح ودقيق وسنذكر منها أكثر الطريقتين شيوعًا، وهما
كالتالي:
الطريقة الأولى: طريقة الميزانية البادئة من الصفر (Zero-based budget):
تعتمد هذه الطريقة على وضع كل إدارة مستقلةالموازنة التقديريةالخاصة بها بحرية كاملة دون التقيد بأدائها في خلال الأعوام السابقة حيث تقوم الإدارة المركزية بالشركة بمراجعة كافة الموازنات – التي قامت بوضعها الإدارات – واعتمادها.
تتميز هذه الطريقة بمراعاتها للخطط المستقبلية والتوسعات المخطط لها للأنشطة في خلال العام المالي التالي. بالإضافة إلى ذلك، تتميز بعدم إقرارها بالوضع الحالي للمصاريف مؤديًا إلى ضبط التكلفة عند الحد المقبول دون الاستسلام بمعدله الحالى مما قد يلقى الضوء على المبالغة في قيمة بعض البنود في خلال الأعوام السابقة. بجانب هذه المميزات فلها أيضًا بعض العيوب مثل؛ الصعوبة في تحديد خطة الإنتاج المتوقعة بناءًا على المبيعات المتوقعة وبالتالي تحديد باقى بنودالموازنة التقديريةمن مصاريف ومشتريات قبل بداية العام المالي الجديد بوقتٍ كاف. فقد يؤدى ذلك إلى تحديدالموازنة التقديريةللهيئة قبل بداية العام بوقت بسيط مؤديًا بذلك إلى ضغط غير مقبول في الهيئات كبيرة الحجم.
الطريقة الثانية: الموازنة التراكمية (Incremental budget)
يتم العمل بهذه الطريقة بحيث يتم اعتمادالموازنة التقديريةللعام التالي وذلك بوجود قيم العام الماضى بالإضافة إلى معدل التضخم الذي يتم تحديده لكل بند على حده. فمن مميزات هذه الطريقة؛ سهولة التطبيق ووضوح القيم المضافه.
من ناحيةٍ أخرى، لهذه الطريقة عيب بسيط حيث أن في حالة وجود مصروف متحفظ عليه في العام السابق فيتم التعامل به كما هو – كبند مستقل بذاته – وبالتالي يتم إضافة معدل زيادته مما قد يتسبب في زيادة التكاليف إلى مستويات قد لا تلقى القبول.
هناك العديد من الطرق لحساب الموازنة التقديرية ولكن ما ذكرناه هو الأكثر شيوعًا لذا فإن الأمر سيتطلب برنامج مالى متميز يعمل على الوصول إلى معلومات دقيقه لكل وحده من وحدات التكلفة في الهيئة. وبناءًا على ذلك يتم تقديم الموازنة التقديرية بدقة عالية علاوةً على إمكانية تسجيلها ومقارنتها في أي وقت بالبنود الفعلية.