لا يتم تسجيل أي من العمليات المحاسبية بدون إثباتات, التسجيل المحاسبي دائما مدعم بورقة رسمية أو أكثر, حتى مع استخدام التكنولوجيا والبرامج
المحاسبية فان الأوراق والمستندات ما زالت هي الأصل في إثبات المعاملات, أي أن جميع القيود المحاسبية لها اصل مستندي أو أكثر يمكن الرجوع إليه لإثبات صحة العملية.
تقسم سندات التوثيق إلى مجموعتين:
مجموعة السندات الداخلية: وهي السندات التي يتم إصدارها من المكلف وفق الأعمال التي يقوم بها مثل فاتورة البيع سند القبض والصرف سندات استلام البضاعة شهادة الإرسال وغيرها.
مجموعة السندات الخارجية: وهي السندات التي يحصل عليها المكلف من الأطراف الخارجية التي يتعامل معها مثل شهادة إرسال المورد فاتورة المورد, سند قبض من المورد, سند إيداع بنكي, كشوفات حساب من البنك وغيرها.
يتم تصميم شكل هذه المستندات وفق رغبة المشروع, ومع ذلك فعند تصميم هذه المستندات يجب مراعاة متطلبات تتعلق بتدقيق هذه المستندات, هذه المتطلبات قد تكون لها علاقة بمهنة التدقيق بشكل عام, أو مستمده من قوانين ضريبية مثل ضريبة القيمة المضافة وضريبة الدخل.
يجب حفظ المستندات بطريقة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.