المحاسبة الإدارية والرقابة الإدارية ودورهم في التخطيط والرقابة

المحاسبة الإدارية والرقابة الإدارية ودورهم في التخطيط والرقابة

التعريف بالمحاسبة الإدارية:
تعتبر من أهم العناصر المكونة لنظام المعلومات الإدارية في المشروع، فهذا النظام يوفر المعلومات المالية والاقتصادية، ويتولى تجميع المعلومات الأخرى المتولدة من نظم المعلومات الفرعية الأخرى في المشروع والمتعلقة بالعمالة، الإنتاج، التسويق، المخزون، البحوث.
والغرض الأساسي من هذه العمليات التي يقوم بها نظام المحاسبة الإدارية، هو إعداد التقارير التي تحتوي على معلومات لازمة للتخطيط والرقابة.
يمكن تعريف المحاسبة الإدارية، على انه نظام للمعلومات يختص بتجميع وتحليل وتبويب وتخزين بيانات أساسية أو معلومات ناتجة من نظم أخرى فرعية للمعلومات في المنشاة لغرض إنتاج معلومات ذات طابع كمي مالية أو غير مالية، تقدم إلى الإدارة العليا لاستخدامها في مجال التخطيط واتخاذ القرارات والرقابة على تنفيذ الخطط.

تقوم المحاسبة الإدارية بثلاث ادوار وهي:

1. توجيه الانتباه للمعلومات المحاسبية المناسبة لوضع الخطط واتخاذ القرار.
2. الحكم على فعالية اتخاذ القرار .
3. المساعدة في حل المشاكل التي تنشا عندما لا تكون النتائج الفعلية مطابقة للنتائج المخططة.

أساليب المحاسبة الإدارية التي تعتمد على تركيز الإدارة الداخلي والخارجي:
التركيز الداخلي للإدارة التركيز الخارجي للإدارة
للمحاسب الإدارية منظور تاريخي، تعد التقارير طبقا للنتائج التاريخية. تحتوي المحاسبة الإدارية على عنصر تقويم النتائج المتوقعة للاستراتيجيات المختلفة.
تركيز المحاسبة الإدارية على الوحدة المحاسبية. تجمع المحاسبة الإدارية المعلومات عن الوحدة المحاسبية في ظل سياق الوحدات الأخرى لنفس القطاع الصناعي.
تركيز المحاسبة الإدارية في إعداد التقارير على فترة زمنية واحدة. تجمع المحاسبة الإدارية الناتج عن فترة زمنية واحدة ولكن ضمن التحليل طويل الأجل.
توجه تقارير المحاسبة الإدارية لموضوع واحد لاتخاذ القرارات. توجه المحاسبة الإدارية الانتباه إلى تبعات ونماذج اتخاذ القرارات.
توجه المحاسبة الإدارية الانتباه إلى النتائج الصناعية او الخدمية للنشاط الخاص بشركة معينة. توجيه المحاسبة الإدارية الانتباه إلى المنافسة المتعلقة بنشاط الصناعة او الخدمات.
أنواع المعلومات التي ينتجها نظام المحاسبة الإدارية:
يمكن تصنيف المعلومات التي ينتجها نظام المحاسبة الإدارية في المشروع إلى الأنواع التالية:
• معلومات تخطيطية .
• معلومات للرقابة التشغيلية.
• معلومات للرقابة الإدارية.
• معلومات للرقابة المالية.
أولا:المعلومات التخطيطية:
يسهم نظام المحاسبة الإدارية في المنشاة في إنتاج معلومات ضرورية للنواحي التالية:
أ?- تخطيط أهداف الشركة.
ب?- تقدير الطلب على منتجات الشركة.
ت?- تخطيط الحصول على الموارد والطاقات الإنتاجية اللازمة لغرض الوفاء بالطلب المتوقع على منتجات الشركة.
(ا) معلومات لوضع الأهداف:
إن عملية أو تحديد أهداف الشركة، كذلك السياسات التي سوف تتبع لغرض تحقيق هذه الأهداف، تسمى (التخطيط الاستراتيجي). تتطلب هذه العملية نوعين من المعلومات:
الأولى معلومات خارجية، تتعلق بالمتغيرات البيئية المتوقعة من حيث القوانين والمتطلبات التي تفرض على المنشاة، الثانية معلومات داخلية تكشف نواحي القوة والضعف في المنشاة.
التخطيط الاستراتيجي مسمى لعملية تنفيذ الأهداف بعيدة المدى للتنظيم، ويتحقق التخطيط الاستراتيجي في أي تنظيم على مرحلتين هما:
1. تحديد المنتجات الواجب إنتاجها أو الخدمات الواجب تقديمها.
2. تحديد النشاط التسويقي و/أو الإنتاجي المطلوبة لتقديم السلع أو الخدمات للمستفيدين، تتفرع من التخطيط الاستراتيجي مجموعة من الاستراتيجيات الفرعية تسمى سياسات التنظيم، تسمى عملية التخطيط الاستراتيجي بعملية وضع السياساتsetting policy product strategy.

(ب)معلومات عن الطلب على منتجات المنشاة:
يسهم نظام المحاسبة الإدارية مع نظام المعلومات التسويقية في التعرف على وتقييم المحددات الرئيسية للطلب أو العوامل تؤثر على مستقبل منتجات المنشاة.

(ج)معلومات عن الإمكانيات الإنتاجية المتاحة:
تستلزم عملية تخطيط الإنتاج ضرورة توافر معلومات عن عناصر الإنتاج المختلفة من حيث ماهو موجود منها حاليا لدى المنشاة، ومصادر الحصول على كميات إضافية منها، وهل يوجد حد أقصى لهذه الكميات. ولهذا فمن الضروري أن يقدم نظام المحاسبة الإدارية تقارير تتضمن معلومات عن:
o الموارد الإنتاجية الثابتة.
o الموارد الجارية.
o الموارد المالية المختلفة.
(د)معلومات لإعداد الموازنات التخطيطية:
على ضوء الأهداف الاستراتيجية التي حددتها الإدارة، تقديرات الطلب على منتجات الشركة، تقوم الإدارة العليا باتخاذ القرار الخاص بتحديد التشكيلة المثلي من المنتجات التي تعرضها للبيع، بحيث تتحقق الأهداف المنشودة.
ويتم ترجمة الأهداف وقرارات الإنتاج والمبيعات إلى صورة تشغيلية، تتضمن التفاصيل المختلفة من حيث نوع العمل المطلوب تنفيذه، الكمية، درجة الجودة، التوقيت.
يقوم نظام المحاسبة الإدارية في المنشاة بإنتاج المعلومات اللازمة لإعداد الموازنات التالية:
1. موازنة المبيعات.
2. موازنة الإنتاج.
3. موازنة التكاليف.
4. موازنة المصروفات البيعية والإدارية.
5. موازنة نفقات البحوث و الابتكارات.
6. موازنة الأرباح.
7. الموازنة الاستثمارية.
8. الموازنة النقدية.
ثانيا:المعلومات اللازمة للرقابة التشغيلية:
يتم بعد وضع الخطط التشغيلية إصدار التعليمات إلى المستويات الإدارية التنفيذية للقيام بالمهام المحددة في هذه الخطط.
ثالثا:المعلومات اللازمة للرقابة الإدارية:
إن الهدف من الرقابة الإدارية هو تقييم الأداء الإداري على مستوى المنشاة كلها، وعلى مستوى مراكز المسؤولية(المديرين التنفيذيين)، ذلك في نهاية كل فترة تشغيلية، يتطلب ذلك قياس الأداء الفعلي ومقارنته مع الأداء المخطط، وقياس مدى النجاح في تحقيق الأهداف الموضوعية لكل مركز من مراكز المسئولية في المنشاة.
تقارير الأداء للرقاة الإدارية يتم إعدادها على فترات دورية منتظمة على عكس تقارير الرقابة التشغيلية فهي تقارير فورية، يمكن إن يسهم نظام المحاسبة الإدارية في عملية الأداء الإداري بإعداد ورفع التقارير اللازمة لهذا الغرض إلى الإدارة العليا في المنشاة، تسمى هذه التقارير بـ(تقارير الأداء الإداري).

المحاسبة الإدارية ووظائف الإدارة:

كما سبق وذكرنا، فإن المحاسبة الإدارية تساعد الإدارة في مجال التخطيط و الرقابة واتخاذ القرارات، ومن المعروف أن التخطيط يتضمن تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها، ووسائل تحقيق تلك الأهداف. فالإدارة لا تحدد فقط ما هو مطلوب تحقيقه خلال الفترة القادمة، بل يجب أيضا أن تحدد كيفية تحقيق هذه الغايات، وذلك لكل مستوى إداري بالمنشاة. فإدارة المشروع تقوم بوضع الأهداف العامة، وهي أهداف طويلة الأجل يطلق عليها الأهداف أو الخطط الاستراتيجية والتي تحدد الإطار العام للأنشطة المختلفة. وبناء على هذه الأهداف العامة يتم وضع خطط تنفيذية لتحقيق هذه الأهداف طويلة الأجل. وهذه الخطط التنفيذية تغطي فتره زمنية قصيرة، تبلغ في العادات سنة كاملة، وتتضمن تفصيلات كاملة لما هو مطلوب تحقيقه في كل مستوى إداري. ويعتمد نجاح الخطة العامة للمنشأة على نجاح الخطط الفرعية التنفيذية لكل قسم أو قطاع، ويجب أن يكون هناك تنسيق كامل بين الخطط الفرعية والخطة العامة للمنشأة. ويقع على المحاسب الإداري عبء توفير البيانات والمعلومات التي تساعد الإدارة في تحقيق فعالية التخطيط. والأداة التي يستخدمها المحاسب الإداري لمساعدة الإدارة في تحقيق فعالية التخطيط تتمثل في الموازنات التقديرية budgets فالموازنات الرئيسية master budget ، والتي تتضمن الموازنات التشغيلية ، تمد الإدارة بيانات شاملة عن الخطط التشغيلية للعمليات الخاصة بالمبيعات و المشتريات و التمويل ، كما أن موازنات الإنفاق الاستثماري capital budgeting تمد الإدارة بالمعلومات التي تساعدها في تخطيط الإنفاق الاستثماري طويل الأجل والخاص بشراء و إحلال الأصول طويلة الأجل . بعد تحديد الأهداف المرغوبة ووضع الخطط لتحقيق هذه الأهداف، تقوم المستويات الإدارية المختلفة بتنفيذ هذه الخطط، ويقع على الإدارة عبء متابعة تنفيذ هذه الخطط للتأكيد من أنها تنفذ وفقا لما هو متوقع لضمان تحقيق الأهداف. وهذا ما يعرف باسم الرقابة control على تنفيذ الخطط التي تم وضعها مقدما . وفي حقيقة الأمر تتضمن عملية الرقابة أربع خطوات:
1) تنفيذ الخطط التي وضعت مقدما.
2) متابعة تنفيذ تلك الخطط.
3) تحديد المهام التي يجب القيام بها.
4) القيام بأي أعمال تصحيحية لضمان تنفيذ الخطط وتحقيق أهدافها.
يتمثل دور المحاسب الإداري في مجال الرقابة عن طريق مد الإدارة بتقارير الأداء performance reports والتي تعكس نتائج التشغيل، ومقارنة النتائج الفعلية مع الخطط الموضوعة مقدما، تحديد أي اختلافات (انحرافات) بينها.
من المبادئ الهامة المرتبطة بعملية المراقبة مبدأ الإدارة باستثناءman agement exception .
تجدر الإشارة أن الانحرافات بين الأداء الفعلي والأداء المخطط قد تكون ملائمة أو غير ملائمة، هذا لا يعني أننا نقوم بمراجعة الانحرافات غير الملائمة فقط، على أساس إن الانحرافات الملائمة تكون في صالح المنشاة (أو القسم). فالانحرافات الملائمة الجوهرية تتطلب درجة من الاهتمام تعادل الانحرافات غير الملائمة الجوهرية، فقد تكشف مراجعة الانحرافات الملائمة عن وجود بعض المزايا أو الأساليب التي يمكن أن تستخدم لتحسين الأداء، تخفيض التكاليف التي لم تؤخذ في الاعتبار عند وضع الخطط، مما يتطلب ضرورة تعديل الخطط مستقبلا للأخذ في الاعتبار تلك المعلومات التي أظهرها تحليل ومراجعة الانحرافات الملائمة.

______________________________

المراجع:
1. المحاسبة الإدارية-د.عصام العربيد.
2. المحاسبة الإدارية ونماذج بحوث العمليات في اتخاذ القرارات –د.إسماعيل جمعة.
3. المحاسبة الإدارية-Ray H. Garrison .
4. المحاسبة الإدارية المتقدمة-د.علي أبو الحسن
شكر وتقدير للاستاذ محمد فخر