نظرا لأن خدمات المراجعة الداخلية تنتهي إلى ملاحظات ونتائج ومقترحات وتوصيات بأفعال معينة ويتم ذكر ذلك كله فى تقرير المراجعة الداخلية ولكن لايتوقف دور ادارة المراجعة الداخلية الى هذا الحد بل يجب متابعة ماتم ذكره فى هذه التقارير وعليه فإن المعايير المهنية تتطلب متابعة تقرير الملاحظات مع الإدارة المعنية.
وقد تضمن معيار المتابعة النقاط الأساسية التالية:
1- يجب على المراجعين الداخليين القيام بالمتابعة للتأكد من اتخاذ الإجراء المناسب المترتب على نتائج المراجعة التي تم التقرير عنها . ويجب على المراجعين الداخليين التأكد من أن الإجراء التصحيحي الذي تم اتخاذه يحقق النتائج المرغوب فيها، أو أن الإدارة قد قررت تحمل مخاطر عدم اتخاذ إجراء تصحيحي لما أظهرته نتائج المراجعة التي تم التقرير عنها.
2- يجب تحديد المسئولية عن المتابعة في دليل المراجعة الداخلية المعتمد.
3- قد تكون بعض النتائج التي تم التقرير عنها من الأهمية بحيث تستدعي اتخاذ إجراء فور ي من جانب الإدارة. ويجب مراقبة هذه الظروف من قبل المراجعين الداخليين حتى يتم تصحيحها نظرًا للأثر الذي قد تتركه على المنشأة.
4- يجب على المراجعين الداخليين التأكد من أن الإجراءات التي تم اتخاذها بشأن نتائج المراجعة تعالج الأمور ذات العلاقة.
وتتم عمليات المتابعة عادة باتباع الآتى:
1- تعيين مسئول محدد داخل وحدة المراجعة الداخلية يكون مسئولا عن عمليات المتابعة والتواصل مع الإدارات المعنية ، ويكون حلقة الاتصال بين فريق العمل والإدارات الأخرى.
2- يجب أن يكون مسئول الاتصال على دراية وفهم لكل الملاحظات الواردة بالتقرير.
3- يجب أن يتولى الشخص المسئول رفع التقرير بعد اعتماده من إدارة المراجعة الداخلية إلى الإدارة المعنية فى المواعيد المحددة.
4- يفضل أن يقوم المسئول بعقد اجتماع بعد فترة من تسليم التقرير مع المسئولين فى الإدارة المعنية لمناقشة الملاحظات الواردة بالتقرير.
5- يجب أن تعطى الإدارة الوقت الكافى (خمسة عشر يوما على الأكثر) للرد على تقرير المراجعة الداخلية.
6- يجب أن يكون الرد كتابى وموثق من حيث تسليمه لإدارة المراجعة الداخلية وتاريخ التسليم.
7- يرسل رد الإدارة إلى رئيس فريق العمل الذى يقوم بدراسة ردود الإدارة.
8- يجب أن يناقش رئيس فريق المراجعة ردود الإدارة مع مدير المراجعة الداخلية وتقرير ما يتعلق بشأنها.
9- إذا كان هناك أمور تتطلب ضرورة التعقيب على رد الإدارة فإنه يجب اتباع نفس قنوات الاتصال بشأنها.
استخلاص النتائج النهائية
تتم مناقشة ردود الإدارة فى ضوء التقرير المرسل إليها ، وتتم المناقشة على مستوى فريق العمل ومدير المراجعة الداخلية توطئة لاستخلاص النتائج.
وقد تسفر مناقشة ردود الإدارة عن أى مما يلى:
1- إيضاح ما يفيد تنفيذ توصية المراجعة الداخلية بشكل تفصيلى ، وهنا يجب على المراجع الداخلى أن يتحقق بأساليب المراجعة من جدية الإدارة فى هذا الصدد.
2- تطبيق بديل معين ومقبول يلائم طبيعة العمليات أو طبيعة الإدارة ، وفى هذه الحالة يتعين على المراجع الداخلى أن يقيم مدى قبول البديل الذى طبقته الإدارة.
3- تقديم مبررات معينة توضح عدم إمكانية تطبيق البديل المطروح من جانب الإدارة ، وهنا على المراجعة الداخلية أن تناقش الأسباب والمبررات مع الإدارة المعنية والتحفظ فى حالة عدم قبول مبررات الإدارة.
4- إيضاحات تشير إلى تمسك الإدارة أو تبرر تم من عمل أو تشرح أن العمل قد تم بطريقة صحيحة ، وفي هذه الحالة يتعين على المراجعة الداخلية أن تراجع المستندات والوثائق من أوراق العمل لتقرير رفع الملاحظة إلى المستويات العليا.
في ضوء الخطوات الموضحة أعلاه فإن على إدارة المراجعة الداخلية مراجعة النتائج التى تم التوصل إليها توطئة لكتابة التقرير. وتمر هذه العملية بالإجراءات الآتية:
1- مراجعة الملاحظات فى ضوء النتائج التى أسفرت عنها المتابعة والردود.
2- استبعاد الملاحظات التى تقرر استبعادها بناءً على ردود الإدارة المعنية.
3- تلخيص الملاحظات النهائية التى لم تستوفيها الإدارة المعنية.
4- إعادة النظر فى المخاطر المترتبة على الملاحظات المتبقية.
5- إرفاق ردود الإدارة بشأن الملاحظات التى سوف يتم التقرير عنها.
6- كتابة التقرير.
– استكمال التوثيق
نظرا لأن الملاحظات التى لم تستوفى من جانب الإدارة سوف يتم التقرير عنها للمستويات الإدارية العليا ، فإنه يجب على المراجعة الداخلية استكمال التوثيق اللازم لتأييد التقرير. هذه المرحلة تعتبر مهمة لأن تقارير المراجعة الداخلية يفترض أنه سوف يتخذ بشأنها إجراءات إدارية قد تمتد لمساءلة المسئولين عن الإدارات المعنية.
الوثائق المطلوبة فى هذه الحالة.
1- الأدلة الميدانية المؤيدة للملاحظات التى تم التوصل إليها من خلال عمليات المراجعة.
2- القواعد والإجراءات التى تم التجاوز عنها أو تطبيقها بصورة خاطئة من جانب الإدارة المعنية.
3- وثيقة تعكس المخاطر المرتبطة بالملاحظة وذلك بالنظر إلى الآثار المالية وغير المالية المترتبة عليها.
4- نسخة من تقرير الملاحظات المرحلى المرسل إلى الإدارة المعنية.
5- وثيقة تعبر عن مناقشة الملاحظات مع الإدارة المعنية.
6- الرد الكتابى للإدارة المعنية ووثيقة تعبر عن متابعة هذه الردود ومناقشتها مع الإدارة المعنية.
وختاما اعزائى قد نكون استطردنا فى كيفية متابعة تقارير المراجعة الداخلية بما فيها من ملاحظات وتوصيات لسببين :
اولاهما ان الكثيرين يعتقدون ان المراجعة الداخلية امر سهل وبسيط ومماسبق يتضح سطحية من قال بذلك.
وثانيهما : ان نضع الاسس والتفاصيل للمشتغلين بمهنة المراجعة الداخلية لمعرفة ان متابعة التقارير لها من الاهمية الكبرى لتحقيق اهداف المراجعة ولا يتسنى ذلك الا بمتابعة التقارير .
مع دعواتى للمهتمين والمشتغلين بالمراجعة بالتوفيق والاستفادة لتحقق الهدف المأمول منها ..
د . جمال شحات