الرقابة الداخلية على المقبوضات من العملاء

تقسيم الواجبات والفصل بين الواجبات المحاسبية والوظائف الأخرى هو أحد الأركان الأساسية لأي نظام جيد للرقابة الداخلية. وتنطبق هذه القاعدة على المقبوضات من العملاء ، فالشخص الذي يمسك السجلات النقدية يجب ألا يكون لـه أي

علاقة بدفتر أستاذ المدينين . فإذا لم يتحقق ذلك الفصل في الواجبات فإن ذلك يعطي للموظف الذي يقوم بكلتا الوظيفتين فرصاً غير محدودة للتلاعب في السجلات بهدف تغطية أي اختلاسات من المقبوضات النقدية بجعل حساب العميل دائناً حتى لا يطالب هذا العميل مرة أخرى بسداد ما عليه وينكشف الاختلاس.

وفي كثير من المنشآت الصناعية ومنشآت البيع بالجملة تتكون المقبوضات النقدية بصفة رئيسة من الشيكات التي ترد من العملاء بطريق البريد , فهنا يقوم أحد الموظفين بإعداد كشف بالشيكات الواردة من عدة نسخ ، النسخة الأولى يوقع عليها الصراف ويحتفظ بها الشخص الذي قام بفتح البريد الوارد ، أما النسخة الثانية ومعها الشيكات فتسلم للصراف ليقوم بالقيد منها في جانب المقبوضات في دفتر النقدية ، أما النسخة الثالثة فترسل إلى إدارة الحسابات ليتم القيد منها في حسابات العملاء في دفتر الأستاذ المساعد.

ويقوم الصراف في نهاية كل يوم بإيداع مقبوضات اليوم في البنك بالكامل. ولتحقيق الرقابة على الصراف تتم مقارنة كشف إدارة الحسابات مع القيود التي عملت في دفتر النقدية ومع حوافظ الإيداع في البنك , وتعمل مذكرة التسوية بواسطة شخص مستقل خلاف الصراف , ويقوم موظف آخر في إدارة الحسابات بتحرير إيصالات عن جميع المبالغ الواردة من دفاتر إيصالات مطبوعة بأرقام مسلسلة , ويحتفظ بدفاتر الإيصالات غير المستعملة في مكان أمين بعيداً عن أيدي الموظفين.

وفي بعض البلاد تقوم بعض الشركات التي تتلقى مبالغ كثيرة بالبريد باستخدام صندوق بريد بإسم بنك المنشأة . ويقوم البنك باستلام البريد الوارد من هذا الصندوق البريدي عدة مرات يومياً وقيد هذه الشيكات لحساب المنشأة لديه ثم يرسل إلى المنشأة قائمة بهذه المبالغ. وتستخدم المنشأة هذه القائمة للقيد منها في حسابات العملاء في دفتر أستاذ المدينين. وهذا يريح الشركة من عناء العمل المحاسبي المرتبط بهذه المقبوضات ويقلل من فرص تلاعب موظفي المشروع فيها.