أصبحت كثير من المنشآت تستخدم الحاسوب في تشغيل البيانات المحاسبية مما انعكس على كل من المراجعة الداخلية والمراجعة الخارجية ومما لا شك فيه أنه لا يوجد فرق بين مفاهيم المراجعة في حالة الدفاتر والسجلات العادية أو عند
استخدام الحاسوب، كما ستظل معايير المراجعة المتعارف عليها وميثاق السلوك المهني والمسئولية القانونية ومفاهيم تجميع الأدلة كما هي، وبالرغم من ذلك سيوجد تغيير في بعض الطرق التي تلائم تنفيذ المراجعة في نظم التشغيل الإلكتروني.
إن الرقابة الداخلية لتكنولوجيا المعلومات يمكن تقسيمها إلى نوعين هما:-
أولاً: الرقابة العامة General Controls :
حيث تشمل الرقابة العامة أربعة أساليب هي:-
1/- تخطيط المنظمة:-
حيث يجب الفصل بين الواجبات المرتبطة بنظم التشغيل الإلكتروني للبيانات.
2/- التوثيق والفحص:-
يهدف هذا إلى تأكد المراجع من أن المنشأة محل المراجعة تراقب على نحو ملائم كلٍ من برامج الحاسوب والوثائق المرتبطة به، حيث يتم تضمين أنواع الرقابة الأساسية عند تصميم واستخدام النظام.
3/- الرقابة على جهاز الحاسوب:-
حيث يجب إدخال الرقابة على جهاز الحاسوب وذلك بواسطة المُصِّنع حتى يتم الكشف والتقرير عن كافة أنواع الفشل التي يحدثها جهاز الحاسوب.
4/- الرقابة على التوصيل والبرامج وملفات البيانات:-
حيث تعد هذه الأساليب من أساليب الرقابة العامة مهمة لحماية جهاز الحاسوب والسجلات في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات.
تقويم أساليب الرقابة الداخلية:
يقوم مراجعو الحسابات بتقويم فعالية الرقابة العامة قبل تقويم الرقابة على التطبيقات فإذا اتضح أنها لا تتسم بالفعالية سيكون هناك احتمال لوجود تحريف ذا أهمية نسبية في كل تطبيق محاسبي باستخدام الحاسوب.
ثانيًا: أساليب الرقابة على التطبيقات Appliction Control :
تشمل هذه الأساليب الآتي:-
1/- الرقابة على المدخلات:-
تصمم الرقابة على المدخلات بغرض التأكد من أن كافة البيانات التي يتم إدخالها لجهاز الحاسوب صحيحة ومكملة ودقيقة، وتعتبر هذه الرقابة على المدخلات ذات أهمية كبيرة لأن معظم الأخطاء في نظم التشغيل الإلكتروني تنتج عن خطأ إدخال البيانات، ومن أمثلة الرقابة على المدخلات الترخيص الملائم للعمليات والوثائق الملائمة لعمليات التحقق الأساسية.
2/- الرقابة على التشغيل:
حيث يتم تصميم الرقابة على التشغيل للتأكد من أن البيانات التي أدخلت للتشغيل يجري تشغيلها بصورة دقيقة، مع ملاحظة أنه تتم برمجة الحاسوب للقيام بالفحص.
3/- الرقابة على المخرجات:
تهدف الرقابة على المخرجات للتأكد من أن المعلومات التي تم الوصول إليها تتسم بالصحة والدقة والاكتمال، كما يجب أن توزع هذه المخرجات وفقًا للأشخاص المرخص لهم وفقًا لمستوياتهم الوظيفية والإدارية.
أنواع المراجعة في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات:
يمكن تصنيف المراجعة في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات كالآتي:
أولاً: المراجعة حول الحاسوب:
وفقًا لها يقوم المراجع بتتبع مسار المراجعة حتى نقطة دخول البيانات للحاسوب ليعيد متابعتها في شكل تقارير مطبوعة، وذلك استنادًا إلى أنه مادامت البيانات المدخلة للحاسوب صحيحة وأن المخرجات صحيحة ويمكن تتبعها بالعودة إلى المدخلات، فإن عمليات التشغيل وخطوات معالجة البيانات هي صحيحة بالضرورة، ويشترط لهذه الطريقة الآتي:-
1/- أن تكون المستندات المعدة بواسطة المنشأة محل الفحص مكتوبة بلغة عادية.
2/- أن يتم الاحتفاظ بالمستندات الأصلية المؤيدة للعمليات المحاسبية لفترة معقولة.
3/- يجب توفير أساليب حفظ مناسبة للمستندات.
4/- يجب أن تكون المخرجات مفصلة بصورة تمكن المراجع من المتابعة والمطابقة.
مزايا المراجعة حول الحاسوب:-
إن أهم مزايا المراجعة حول الحاسوب تتمثل في الآتي:
1/- بساطة وسهولة خطواتها وانخفاض تكلفة أدائها.
2/- تؤدي بأقل قدر من الإخلال في ترتيب السجلات.
3/- تؤدي من خلال مراجعة بيانات فعلية وليس افتراضية.
4/- يمكن أن تؤدي بالكامل باستخدام الحواسيب المملوكة للعميل.
5/- تتطلب قليل من المهارات والتدريب على الحاسوب.
6/- تتطلب مساعدة بسيطة من المحاسبين ومعالجي البيانات عند العميل.
عيوب المراجعة حول الحاسوب:-
1/- لا تقوم بعمل اختبارات كافية.
2/- تتجاهل وسائل الرقابة على معالجة البيانات.
3/- لا يتم فيها استخدام الحاسوب والذي يُعتبر أداة فعالة في عمل الاختبارات ومعالجة البيانات.
ثانيًا: المراجعة من خلال الحاسوب:
حيث تتبع خطوات المراجعة من خلال الحاسوب مسار المراجعة في مرحلة العمليات الداخلية لتشغيل ومعالجة البيانات وذلك بهدف فحص أساليب الرقابة على معالجة البيانات والتحقق من صحة أدائها محاسبيًا.
إن أساليب المراجعة من خلال الحاسوب متعددة، ولعل أهمها وأكثرها استخدامًا الآتي:-
1/- أسلوب البيانات الاختبارية:-
حيث يقوم المراجع بإدخال بيانات عمليات مالية مع بيانات عمليات مالية للعميل للتأكد من صحة عمليات التشغيل في نظام العميل، ويجب أن تشمل هذه البيانات التي يدخلها المراجع على عمليات مالية شرعية وغير شرعية حتى يتم التأكد من أن برامج الحاسوب لدى العميل ستتعامل على نحو ملائم مع هذه البيانات أم لا.
2/- المحاكاة المتوازية:-
حيث يقوم المراجع بإعداد مجموعة من البرامج التطبيقية التي تحاكي برامج العميل وتشغيل البيانات الفعلية للعميل بواسطة هذه البرامج لتتم بعد ذلك مقارنة النتائج.
3/- الاختبار المتكامل:-
حيث يقوم المراجع بالتأكد من سلامة البيانات المدخلة للحاسوب والتأكد من التشغيل الداخلي للحاسوب وكذلك التأكد من سلامة المخرجات، وذلك بإنشاء مجموعة من الحسابات الوهمية مع إدخال عمليات مصطنعة خلال عمليات معالجة بيانات العميل العادية وفي ذات الوقت الذي يتم فيه تشغيل بيانات العميل، ليقوم المراجع – بفحص النتائج المترتبة على هذه العمليات الوهمية لتقويم مدى نجاح نظام المعلومات المحاسبية الإلكتروني في أداء وظائفه.
مزايا المراجعة من خلال الحاسوب:-
تتمثل أهم مزايا المراجعة من خلال الحاسوب ف الآتي:-
1/- تمكن المراجع من اختبار وسائل الرقابة على النظام الإلكتروني بجانب اختبار إمكانيات برامج الحاسوب في معالجة العمليات المحاسبية.
2/- يؤدي المراجع وظيفته بفعالية أكثر كمدقق لنظم المعلومات المحاسبية مما يجعله يقدم خدمات أفضل لعملائه ولمستخدمي تقريره.
عيوب المراجعة من خلال الحاسوب:-
تتمثل أهم عيوب المراجعة من خلال الحاسوب في الآتي:-
1/- تتطلب حصرًا كبيرًا من المحاسبين ومعالجي البيانات عند العميل.
2/- يجب أن يتمتع المراجع بمهارات عالية ودراية وعلم كافٍ بعمليات الحاسوب والنظم الإلكترونية.
3/- عدم القدرة على اكتشاف بعض مواطن الضعف في النظم المحاسبية الإلكترونية لابد المراجعة من خلال الحاسوب مازالت تغطي نطاقًا محدودًا من نظام المعلومات المحاسبية محل الفحص والمراجعة.
إن المراجعة في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات المحاسبية تستوجب استخدام البيانات المحاسبية تستوجب استخدام المراجع للحاسوب عند أدائه للمراجعة وذلك للآتي:-
1/- يساعد الحاسوب المراجع في أداء المراجعة لأهميته في أداء بعض الخطوات المهمة في المراجعة بجانب توفير الوقت والجهد.
2/- التطور المستمر والمتسارع في نظم المعلومات المحاسبية الإلكترونية.
3/- توافر برامج المراجعة الجاهزة مما يؤدي إلى وفر كبير في استخدام وقت الحاسوب.