تلجأ معظم المنشأت في الوقت الحاضر إلى الاحتفاظ بأموالها في البنوك نظرا للخدمات المصرفية التي تؤديها البنوك لعملائها وأيضاَ إلى المخاطر التي قد تتعرض لها المنشأة نتيجة حفظ أموالها في الخزينة من خطر السرقة أو الاختلاس أو غيره ، وبالتالي فإن المنشأة تقوم بفتح حساب جاري لها في البنك يكون لها الحرية في الإيداع والسحب وقتما تشاء وفق إجراءات معينة ، كما تحتفظ المنشأة بحساب خاص بالبنك لديها وفي نهاية كل فترة مالية يتم الجرد لأرصدة النقدية في البنك عن طريق المطابقة بين حساب البنك الظاهر في دفاتر المنشأة وبين رصيد حساب المنشأة في دفاتر البنك وعادة ترسل البنوك كشف حساب للمنشأة
توضح فيه العمليات التي قامت بها المنشأة من إيداع وسحب من حسابها
طرف البنك خلال فترة مالية محدده ويلاحظ أن الرصيدين يكونان متعاكسين بمعنى أن رصيد حساب البنك في دفاتر المنشاة يكون مدينا بينما يكون رصيد حساب المنشأة في دفاتر البنك والخاص بالمنشأة دائناَ .
وفي نهاية الفترة المالية وعند إجراء المطابقة بين كشف حساب البنك وحساب البنك بدفاتر الأستاذ قد يتطابق الرصيدين وغالباَ ما يختلفان للأسباب التالية :
1- قيد فوائد لصالح المنشأة .
2- قيد فوائد على حساب المنشأة .
3- قيد مصروفات بنكية .
4- إيداعات من العملاء ولم يصل بها إشعار من البنك .
5- الشيكات المرفوضة والتي لم تثبت في دفاتر المنشأة نتيجة عدم وصول إشعارات من البنك بها .
6- وجود مبالغ مسجلة في حساب البنك بدفاتر المنشأة وغير مسجلة في كشف حساب البنك ومن أمثلتها :-
شيكات مسحوبة على البنك لصالح الموردين ومقيدة في دفاتر المنشأة ولم تقدم للبنك بعد لصرفها حتى نهاية السنة .
شيكات مرسلة للبنك للتحصيل ولم يحصلها البنك حتى نهاية السنة وتكون هذه المبالغ مقيدة في حساب البنك بدفاتر المنشأة .
ولكل هذه الأسباب او بعضها فإنه من الضروري إعداد مذكرة لتسوية حساب البنك ، ولتسوية حساب البنك في دفاتر المنشأة مع كشف حساب البنك فإنه يجب إعداد مذكرة التسوية للتأكد من صحة الرصيد الموجود بالبنك وذلك على الأقل في نهاية الفترة المالية وعند إعداد الحسابات الختامية وقائمة المركز المالي ,
ويلاحظ أن العمليات المتعلقة بالبنك والمقيدة في دفاتر المنشاة ولكنها غير مقيدة في كشف حساب البنك فإنها لا تمثل مشكلة ولا تتطلب قيود محاسبية وذلك لأنها مقيدة فعلاَ أما العمليات غير المقيدة في دفاتر المنشأة والمقيدة في كشف حساب البنك فإن الأمر يتطلب ضرورة إجراء قيود محاسبية لإثباتها وذلك قبل إقفال الحسابات وقبل إعداد مذكرة التسوية .
وفيما يلي نموذج لمذكرة تسوية البنك :
*** رصيد البنك طبقاَ لكشف الحساب الوارد من البنك + إيداعات لم تثبت في كشف الحساب
*** شيكات مودعة في البنك ولم تحصل
*** نقدية
*** شيكات واردة
*** مصاريف لم تقيد
***
*** الإجمالي
( – ) مبالغ مسحوبة ولم تثبت في كشف الحساب
*** شيكات مسحوبة ولم تقدم للصرف
*** فوائد مدينة ولم تقيد
***
*** الرصيد المطابق لحساب البنك في الدفاتر
مثال : فيما يلي العمليات المالية المقيدة في كشف حساب البنك بتاريخ 31/12/2008 وغير مقيدة بدفاتر المنشأة حتى تاريخه وهي :
1- في 25 /12 100 درهم مصاريف تحويل
2- في 26/12 150 درهم عملات مدينه
3- في 26/12 50 درهم مصاريف تلكس
4- في 27/12 300 درهم عمولات دائنة
5- في 28/12 500 درهم فوائد وديعة لأجل
المطلوب : إثبات العمليات كما هو واضح ومثبتة في كشف حساب البنك وغير مثبتة في دفاتر المنشأة .
الحل :
يجب إثبات هذه العمليات في دفاتر المنشأة بقيود يومية ويتضح أن بعض هذه العمليات تمثل أطرافا دائنة ويمثل حساب البنك الطرف المدين وبعض هذه العمليات تمثل الطرف المدين وحساب البنك يمثل الطرف الدائن
800 من ح البنك
800 إلى مذكورين
300 ح العمولات الدائنة
500 ح فوائد ودائع لأجل
إثبات العمليات التي لم تثبت في حساب البنك
300 من مذكورين
100 ح مصاريف تحويل
150 ح عمولات مدينة
50 ح مصاريف تلكس
300 الى ح البنك
إثبات العمليات التي لم تثبت في حساب البنك
مثال : ظهر رصيد حساب البنك في دفاتر المنشأة في 31 /12/2007 ( 85000 درهم ) وظهر رصيد حساب البنك في كشف حساب البنك ( 105000 درهم ) وبمطابقة رصيد حساب البنك في دفاتر المنشأة مع رصيد حساب البنك طبقاَ لكشف البنك تبين الأتي :
1- شيكات مسحوبة من البنك ولم تقدم للصرف حتى تاريخه :
رقم الشيك / المبلغ / المستفيد
34567 / 20000 / خالد طاهر
45623 / 30000 / نبيل الحبابي
34562 / 35000 / أصيل الطويلي
2- شيكات مودعة في البنك للتحصيل ولم تظهر بكشف الحساب حتى تاريخه :
رقم الشيك / المبلغ / المسحوب عليه
45432 / 12000 / بنك دبي
76543 / 13000 / بنك دبي
87654 /15000 / بنك دبي
98765 / 25000 / بنك دبي
المطلوب : إعداد مذكرة تسوية لحساب البنك بتاريخ 31/12/2007
الحل :
مذكرة تسوية حساب البنك بتاريخ 31/12/2007
105000 رصيد البنك من كشف ح البنك + إيداعات لم تثبت
12000 شيك رقم 45432
13000 شيك رقم 76543
15000 شيك رقم 87654
25000 شيك رقم 98765
65000
170000
( -) مسحوبات لم تثبت
20000 ش 34567
30000 ش 45623
35000 ش 34562
85000
85000 الرصيد المطابق لحساب البنك بالدفاتر
ويمكن إعداد المذكرة بابتداء رصيد البنك بدفاتر المنشأة كالأتي :
مذكرة التسوية لحساب البنك في 31/12/2007
85000 رصيد البنك في دفاتر المنشأة
65000 (-) إيداعات لم تثبت
20000
85000 + مسحوبات لم تثبت
105000 رصيد البنك طبقا لكشف الحساب