إن عملية الشراء ليست هدفا في حد ذاتها بل وسيلة لتحقيق الأهداف التي وجدت من أجلها المنظمة سواء كانت تلك المنظمة إنتاجية أو خدمية فهي وظيفة هامة تحتل مكانة بارزة على الخريطة التنظيمية في أي منظمة وبالتالي يمكن أن نعرف وظيفة الشراء بأنها :
إحدى وظائف المنظمة المسئولة عن توفير احتياجات المنظمة من المواد الأولية ومستلزمات الإنتاج والمستلزمات الخدمية المختلفة وأي متطلبات تحتاجها المنظمة وفقا لسياسة محددة وتخطيط مسبق وبما يخدم جميع الأنشطة في المنظمة ويؤدي إلى تحقيق الأهداف التي وجدت من اجلها وذلك بالكمية والجودة والسعر المناسب وفي الوقت الذي تحتاج إليها المنظمة وذلك بالتنسيق مع الإدارات الأخرى ووفقا للسياسة العامة للمنظمة وبما يمكن المنظمة من احتلال مركز تنافسي مرموق .
إن وظيفة الشراء لها أهمية كبيرة كونها الوظيفة والنشاط المسئول عن توفير احتياجات منظمات الأعمال وقد زادت هذه الأهمية في عصرنا الحديث ويمكن أن نوضح هذه الأهمية من خلال التالي :
1- وظيفة الشراء تحقق قيمة مضافة للمنظمة:
إذا ما تم القيام بوظيفة الشراء بكفاءة فإن ذلك يمكن أن يساهم في تحقيق قيمة مضافة للمنظمة تتساوى إذا لم تزيد عن القيمة المضافة التي تحققها العملية الإنتاجية حيث أن القيمة المضافة بواسطة الإنتاج تتمثل بالفرق بين قيمة المواد الأولية والمستلزمات الإنتاجية في الإنتاج وبين قيمة المنتج النهائي وأي تخفيض تحققه وظيفة الشراء في قيمة المواد الداخلة في الإنتاج سوف يؤدي قيمة مضافة إلى القيمة التي سوف تتحقق من خلال العمليات الإنتاجية وهذا يؤدي إلى ارتفاع قيمة الأرباح .
2- وظيفة الشراء تؤدي إلى تحقيق الأرباح :
إذا تمت عملية الشراء بكفاءة فإنها تؤدي إلى مضاعفة ربح الشراء وذلك من خلال زيادة المبيعات مقابل تخفيض تكاليف الشراء نفسها وهذا يقابله بصورة متساوية ارتفاع في هامش الربح الناتج عن عملية البيع.
3- وظيفة الشراء تؤدي إلى تخفيض التكاليف :
كفاءة وظيفة الشراء تؤدي إلى انخفاض تكلفة الأصول المتمثلة بالفوائد وتكلفة رأس المال من خلال تكلفة الأموال المخصصة لشراء المواد الأولية والبضائع من خلال الشراء بالكمية الاقتصادية المناسبة وبذلك عدم اللجوء إلى الاحتفاظ بالمخزون وتخفيض تكاليف التخزين كما أن توفير المواد ذات جودة عالية تؤدي إلى تخفيض التكاليف .
4 – وظيفة الشراء تساهم في إنتاج السلع والخدمات :
كل منظمة سواء كانت إنتاجية أو خدمية الهدف من وجودها إنتاج سلع أو تقديم خدمات تتلاءم مع رغبات واحتياجات المستهلك النهائي لها ووظيفة الشراء تساهم في إنتاج تلك السلع والخدمات من خلال كافة الاحتياجات بالكميات وبالأسعار المناسبة وبمستوى الجودة المطلوبة وفي الوقت المناسب و من مصدر التوريد المناسب كما أن دور وظيفة الشراء لا يقتصر على توفير المستلزمات فقط بل تتعدى إلى الدراسات والأبحاث التي يتم إجراءها بهدف زيادة الاستفادة من المواد وزيادة إمكانية استعمال الآلات والمعدات في إنتاج السلع وتقديم الخدمات وبما يؤدي إلى تخفيض التكاليف وزيادة الأرباح .