تعرف إجراءات الشراء بأنها الخطوات التفصيلية الرتيبة التي يتبعها المنفذون أثناء ممارسة الأعمال المتكررة أو هي الوسيلة التي يمكن من خلالها تبين المراحل التي يجب إتباعها بشكل متسلسل ومتلاحق زمنياَ وبالصورة التي تجعل العاملين يمارسون الأعمال الروتينية الموكلة إليهم دون التفكير المسبق في كل مرة
وتنبع أهمية تحديد الإجراءات من كونها الأداة التي تساعد على توحيد طرق العمل وتحقق التكامل والإتقان في أدائه وترشد المنفذين أثناء ممارستهم لأعمالهم وتخفف من الجهود الذهنية وتمكن من إحكام الرقابة وقياس الأداء والإسراع في الإنجاز في حالة الإجراءات المبسطة وتجنب العمل من الفوضى .
وحتى تحقق إجراءات الشراء أهدافها بفاعلية لا بد من أن تتصف : بالبساطة والمرونة والثبات النسبي وعدم التعقيد وأن تكون هادفة ومتكاملة ومتسلسلة بصورة منطقية وأن لا تتعارض مع السياسات والأهداف والأنظمة والقوانين السائدة وأن تحدد كل عملية بدقة من حيث تسميتها والزمن اللازم لإنجازها و من يقوم بها ….الخ
وعادة ما تمارس المنظمة مجموعة من الإجراءات ( الخطوات التفصيلية ) أثناء القيام بعملية الشراء تبدأ باستقبال الطلبات والتأكد من وجود الحاجة وتنتهي باستلام الأصناف وفحصها وتسليمها إلى إدارة المخازن ، وعلى الرغم من أن هذه الإجراءات قد تختلف من منظمة إلى أخرى نتيجة لاختلاف النظم التي تتبعها كل منظمة أو المصدر المتعامل معه ( محلي ، أجنبي ) إلا أن هذه الإجراءات لا تخرج عن بعض أو كل الإجراءات الأتيه :
1- استقبال الطلبات وتحديد الحاجة :
تتولى إدارة المشتريات في أول عمل تنفيذي لها استقبال الطلبات من إدارة المخازن أو من الإدارات التي تنشأ الحاجة فيها للأصناف المطلوب شراؤها عن طريق نموذج خاص بذلك وتمثل طلبات إدارة المخازن التي تعد على ضوء خطة الاحتياجات السنوية ومستوى التخزين المعمول به الأساس الذي تعتمد عليه إدارة الشراء في تحديد الحاجة للشراء في حالة إتباع نظام الإنتاج للسوق وتبني سياسة الشراء للتخزين وفي حالة ما تكون الأصناف المطلوبة من المواد التي يتكرر شراؤها والتي سبق استخدامها وتخزينها أما في حالة ما تكون الأصناف جديدة أو نظام الإنتاج المتبع هو حسب الطلب فإن طلبات الإدارات المستخدمة للصنف تكون هي الأساس الذي يعتمد عليه في تحديد الحاجة للشراء.
ونظراَ لأن النموذج الذي تعده الجهة الطالبة سواء التي تنشأ فيها الحاجة للصنف أو في إدارة المخازن يمثل الأساس الذي يعتمد عليه أثناء تحديد الحاجة وبالتالي يجب ان يتضمن بيانات كافية عن الصنف المطلوب مثل اسم الصنف ومواصفاته والكمية المطلوبة والوحدة المستخدمة والتاريخ الذي يجب أن يتم فيه التسليم إلى الجهة الطالبة ….الخ هذا بالإضافة إلى بعض المعلومات الأخرى التي يجب أن يتضمنها الطلب المقدم من إدارة المخازن مثل معلومات عن مصادر التوريد والأسعار السابقة للصنف وحد إعادة الطلب باعتبار أن هذه الطلبات تتعلق بالأصناف التي يتكرر شراؤها وأن هذه المعلومات ضرورية لمتخذ قرار الشراء .
وبعد أن تستلم الطلبات يتم فحصها والتأكد من صحة ووضوح البيانات الواردة فيها ومن عدم توفر هذه الأصناف في المخازن في حالة ورود الطلبات إلى الإدارة المستخدمة أو عدم وجود بديل للصنف وعلى ضوء ذلك تحدد الحاجة المطلوبة ويتم إقرارها .
2- تحديد طريقة الشراء :
نظراَ لتعدد أساليب الشراء والآثار الناتجة عن إتباع أسلوب دون أخر على العملية الشرائية والعائد منها فإنه لا بد من تحديد الطريقة المناسبة وإقرارها قبل اختيار المصدر وتعتمد عملية اختيار إحدى الطرق المتاحة – سواء أكانت طريق المناقصة بأنواعها المختلفة أم الممارسة أم الشراء المباشر – على مجموعة من العوامل منها حجم ونوع الأصناف المطلوب شراؤها واللوائح والقوانين التي تنظم عملية الشراء ، مبلغ الشراء ، والوقت المحدد لتوفير الصنف حيث تؤثر هذه العوامل في تفضيل طريقة دون أخرى فإذا ما تم إقرار الطريقة تبدأ عملية الاتصال بالموردين لاستيفاء بعض المعلومات اللازمة للقيام بعملية اختيار المصدر المناسب .
3- تحديد واختيار مصدر الشراء :
إن تعدد مصادر الشراء وتباينها وخاصة بالنسبة للسلع التي لا تتصف بالندرة أو الاحتكار تتطلب من إدارة الشراء القيام بالاتصال بمصادر الشراء المختلفة إما من خلال الإعلان كما هو الحال في حالة المناقصة أو من خلال المراسلة كما هو الحال في حالة الممارسة وجمع المعلومات المتعلقة بشروطهم وأسعارهم ومستوى جودة منتجاتهم والتسهيلات التي يقدمونها لعملائهم ودراستها أو التفاوض معهم والوصول إلى اتفاق وذلك في ضوء الطريقة المحددة لعملية الشراء في المنظمة ، كما إنه يتوجب على هذه الإدارة في حالة القيام بعملية المفاضلة بين المصادر التي سبق التعامل معها والرجوع إلى المعلومات المتوفرة في سجلات المنشأة والتي تم جمعها من خلال الكتالوجات والإعلانات والمندوبين والمتعلقة بسمعة المورد في السوق وقدرته على الوفاء بالتزاماته والأصناف المتوفرة لديه وغيرها من المعلومات التي تساعد على حسن المفاضلة بين الموردين واختيار انسبهم .
4- إصدار أمر التوريد أو التعاقد :
يعتبر أمر التوريد بمثابة اتفاق مكتوب بين المنظمة والمورد الذي تم اختياره ولا يتم إصداره في حالة إتباع طريقة المناقصة إلا بعد استكمال الخطوات المتعلقة بالإعلان وفتح المظاريف والبت في العطاءات وبعد أن يتم فتح الاعتماد في حالة الشراء من الخارج ويجب أن يتضمن أمر التوريد البيانات الأساسية مثل اسم وعنوان المورد واسم الصنف ومواصفاته والكمية المطلوبة ووحدات العدد أو القياس والسعر المتفق عليه وتاريخ وصول الطلبية وشروط الشحن وشروط الدفع وطريقته ….إلخ وعادة ما يعد أمر الشراء من أصل وست صور يسلم الأصل وصورة للمورد ويحتفظ بصورة في ملف إدارة المشتريات وصورة في ملف قسم الشحن وترسل صورة إلى الإدارة المالية وصورة إلى القسم الطالب وأخرى إلى قسم المتابعة .
5- المتابعة :
تهدف هذه الخطوة إلى ضمان إتمام عملية التوريد وفقا للعقد المتفق عليه وتجنيب المنظمة من المخاطر التي قد تحدث نتيجة لحدوث أخطاء أثناء التنفيذ وتتم عملية المتابعة من خلال الاتصال بالمورد بالوسائل المختلفة وتذكيره بمواعيد التسليم وحثه على الالتزام بما ورد بالعقد ثم التأكد من مدى سلامة تنفيذ كل مرحلة من عملية الشراء وفقا لما ورد بالعقد ، فالمتابعة تمكن من منع التأخير أو الحد منه وتلافي آثاره وتساعد على اكتشاف أي أخطاء قد تحدث في مواصفات أو حجم الأصناف المطلوبة أو أي إخلال في شروط التغليف أو الشحن والنقل وغيرها من الأمور المحددة بالعقد والذي يجب أن يفي بها المورد ثم تعمل على إبلاغ ذلك إلى الجهات المعنية لمعالجة الأمر قبل استفحاله ولا بد أن تتوفر لدى الجهة المسئولة عن المتابعة جميع البيانات التفصيلية عن الأصناف التي تم التعاقد بشأنها وبنود العقد وشروطه وذلك حتى تتمكن من القيام بمهمتها على أحسن وجه .
6- الفحص والاستلام :
يقصد بالفحص اختبار ومراجعة المفردات المشتراه لتقرير مطابقتها لحدود الجودة الموصوفة ومن ثم قبولها أو عدم مطابقتها لحدود الجودة الموصوفة بالعقد ومن ثم رفضها وعادةَ ما يقوم القسم المختص بعملية الفحص على مرحلتين المرحلة الأولى تقتصر عملية الفحص على الجوانب الظاهرية فقط حيث يتم التأكد من العدد والنوع والوزن ومن عدم وجود أي تلف أو كسر ظاهري وذلك حتى يمكن إخلاء مسئولية الناقل ، وبعد تدوين الكمية التي وصلت وزمن وصولها وأي تلف أو كسر او نقص للمواد في المحضر الذي يعد أثناء الاستلام من الناقل وفي المرحلة الثانية تتم عملية الفحص الحقيقية للطلبية وذلك بصورة تفصيلية حيث يتم التعرف على المواصفات المتاحة ومطابقتها بالمواصفات المحددة بالعقد والمتفق عليها مع المورد ، وعملية الفحص قد تتم لجميع الوحدات في حالة المفردات الهامة أو عندما تكون المفردات قليلة وقد يقتصر الفحص على عينة من الكمية وهذا ما يحدث عندما تزداد الكمية المشتراه ويصبح الفحص الكلي مكلفا وغير ممكن ، ويشترط في حالة الفحص الجزئي ( بالعينة ) أن يتبع الأسلوب العلمي في اختيار العينة بحيث تختار مفردات العينة بطريقة عشوائية وأن تحدد حجم العينة وتحدد شروط تنفيذ أسلوب العينة وتتم عملية الفحص إما داخل المنشأة بعد وصول المواد وهذا ما يفضل إتباعه عندما يكون الشراء محلياَ أو في مقر المورد قبل الاستلام وهذا يتبع عادةَ عندما يكون الشراء من الخارج حتى تتجنب المنشأة تكليف إعادة المواد في حالة عدم تطابقها مع المواصفات المحددة ويقوم بعملية الفحص فنيون مع المعنيين من بعض الإدارات في المنشأة أو قد تسند هذه العملية إلى هيئة متخصصة وذلك عندما يكون الفحص معقداَ أو مكلفاَ أو يستلزم الاستعانة بأجهزة ومعدات لا تتوفر لدى المنشأة المستوردة وتعتبر هذه الخطوة من أهم خطوات الشراء اللازم القيام بها لأنه لا يمكن بدونها القيام بعملية الرقابة الداخلية التي تجنب المنشأة الكثير من المشاكل التي قد تحدث في ظل عدم وجود فحص للمواد المشتراه .
وبعد أن تتم عملية الفحص يعد تقرير م قبل القسم المختص أو اللجنة يتضمن نتائج الفحص والملاحظات والتوصيات والأسباب التي أدت إلى ظهور النتائج التي تضمنها بالإضافة إلى بعض البيانات الأخرى المتعلقة بالطلبية مثل رقم الطلب وتاريخه ورقم قائمة الشراء وتاريخها واسم المورد وتاريخ الشحن ووسيلة النقل ومحتويات الطلبية وكمية النقص أو التلف فيها …..إلخ ويعد هذا التقرير من أصل وعدة نسخ ترسل الى الإدارات المختصة ومن ضمنها إدارة المشتريات وعلى ضوء هذا التقرير يتم قبول الطبية أو رفضها ، فإذا كانت نتائج التقرير مؤكدة ومتطابقة مع ما يتضمنه أمر التوريد فإنه يتم قبول الطلبية وإرسالها الى المخازن أما إذا كانت نتائج الفحص مخالفاَ لما يتضمنه أمر التوريد فإن الأمر يأخذ عدة وجوه منها :
*رد المفردات المخالفة للمواصفات الى المورد لاستبدالها مع تحميله التكاليف .
*إلغاء الصفقة وإعادة الطلبية الى المورد وإخطاره بالأسباب التي دعت إلى إلغاء الطلبية ثم مطالبته بتحمل تكليف النقل والاستلام والفحص ….إلخ
*قبول الجزء المطابق ورفض الجزء المخالف .
*التفاوض مع المورد بشأن الجزء التالف إذا كان بالإمكان استخدام هذه الأصناف مع أنها غير متطابقة مع المواصفات .
ومن الجدير بالذكر بأن هناك إجراءات أخرى يتم إتباعها في بعض الحالات والتي تتبع في حالات أخرى فمثلاَ في حالة الشراء من المصادر الأجنبية لا بد أن يتم فتح اعتماد قبل أن تتخذ خطوة إصدار الأمر وفتح الاعتماد هو عبارة عن تعهد من أحد البنوك المعتمدة يضمن للمورد بأن يدفع له مبلغ المال المتفق عليه في غضون مدة محددة مقابل قيام المستفيد بتنفيذ شروط وتعليمات معينة تتعلق بالأصناف المطلوب توريدها .