هناك عدة مفاهيم للجودة ، فالبعض يحددها بجودة تصميم المواد والمستلزمات ومدى مطابقتها للمواصفات المحددة وجودة أدائها والبعض الأخر يحددها بأنها الدرجة التي يشبع بها منتج معين حاجات مستهلك هذا المنتج في حدود اقتصادية معينة .
والجودة تعتبر مقياس عام لكل خصائص ومواصفات الصنف المتعددة ، وتعتبر المواد العنصر الأساسي في جودة المنتج ( سلعة أو خدمة ) ولذلك يجب تحديد مواصفاتها ومستوياتها تحديداَ دقيقاَ لأن المبالغة قد تؤدي إلى تحميل تكاليف شراء أكثر من اللازم .
ومفهوم الجودة من وجهة نظر إدارة المشتريات أنها عبارة عن الجودة الملائمة للغرض من استخدام المادة أو الصنف أو هي درجة كلائمة المادة أو الصنف للقيام بالوظيفة التي اشتريت من أجلها وبناءَ على ذلك فإن على إدارة المشتريات أن توازن بين اعتبارين اعتبار فني واعتبار اقتصادي ، فالاعتبار الأول يرتبط بتركيب المنتج الداخلي من الناحية الكيميائية والطبيعية والشكلية والتي على أساسها يتم تقرير مدى صلاحية المادة وملائمتها للغرض الذي اشتريت من أجله ، أما الاعتبار الثاني فيرتبط بتكلفة المادة أو الصنف ومدى توفرها أي تخفيض تكلفة شرائها مع الأخذ بعين الاعتبار أن لا يكون ذلك على حساب الجودة وأداء المادة المشتراه .
إن تحديد درجة الجودة المطلوبة في المواد والأصناف المطلوب شراءها ذات أهمية بالغة يجب على المنظمة حسمها قبل القيام بتحديد كمية احتياجاتها من المواد والمستلزمات الإنتاجية والخدمية الأخرى المطلوبة وذلك لأن درجة الجودة المحددة هي الأداة التي على ضوئها يتم تحيد مواصفات المواد والمستلزمات المطلوب شرائها وتضمين أمر التوريد بذلك وعلى أساسها يتم فحص وتحليل الأصناف المطلوبة عند ورودها ومطابقتها للمواصفات المتفق عليها مع الموردين ، كما أن تحديد مستوى الجودة يسهل مهمة الموردين والمشترين والفاحصين للمواد والمستلزمات والمستخدمين لها .
مواصفات الجودة
إن تحديد المواصفات المكونة للجودة تختلف من مادة إلى أخرى وقد تختلف لنفس المادة من وقت إلى أخر كما يتوقف ذلك على نوع الاستخدام للمادة ومع ذلك فإنه يمكن الاعتماد على بعض الصفات والخصائص العامة التي يمكن الاسترشاد بها عند تحديد مستوى الجودة وذلك كما يلي :
أ – بالنسبة للمواد الخام والأجزاء فإن أهم الصفات أو الخصائص :
1- الخصائص الطبيعية أو الكيماوية 2- التشابه في الشكل والقياس والتركيب
3- الخصائص المتعلقة بالمظهر العام مثل الحجم والوزن واللون ودرجة التفضيل والاستحسان
4- سهول الاستخدام
5- توفير البساطة في العمليات الإنتاجية
6- تسهيل عملية توزيع السلعة المنتجة من حيث أثرها على الشكل والمظهر ووزن السلعة .
ب – بالنسبة لمهام التشغيل والصيانة فإن أهم الصفات أو الخصائص :
1- المنفعة من الاستخدام
2- التشابه
3- سهولة الاستخدام
4- الكفاءة
5- الوفرة في التكاليف
6- قوة الاحتمال
جـ – بالنسبة للآلات والمعدات فإن أهم الصفات أو الخصائص :
1- القدرة الإنتاجية
2- المرونة في الاستخدام
3- الاقتصاد والتوفير في التشغيل والصيانة
4- درجة الاحتمال
5- التعمير
6- كفاءة الأداء
7- التوفير في العمل والوقت
وعملية تحديد مستوى جودة المواد والمستلزمات تتأثر بمجموعة من العوامل من أهمها :
أ – التكلفة :
تكلفة المواد والمستلزمات تعتبر من أهم العوامل المؤثرة في تحديد مستوى الجودة المناسبة للشراء وذلك من خلال المقارنة بين التكلفة والصلاحية الطبيعية وعلى إدارة المشتريات أن تعمل من أجل الحصول على المواد والمستلزمات بمواصفات وخصائص مناسبة وبكلفة أقل وذلك من خلال تعديل بعض مواصفات المنتج دون ان يؤثر ذلك على مستوى الجودة وعلى كفاءة المنتج النهائية .
ب – مدى توفر المواد والمستلزمات :
إن توفر المواد والمستلزمات المطلوبة بالمواصفات المطلوبة يلعب دوراَ هاماَ في تحديد الجودة المناسبة ، فقد تقوم إحدى الإدارات بطلب مواد أو مستلزمات بمواصفات وخصائص معينة ولكن لا يكون بالإمكان توفرها بسبب وزنها أو نقصها أو أنها قد تتواجد ولكن بمواصفات وخصائص أقل ولذلك فإن إدارة المشتريات تطلب من الإدارة الطالبة للمواد أو المستلزمات أن تعيد النظر في المواصفات والخصائص المطلوبة .
جـ – مدى توفر المواد والمستلزمات البديلة :
قد تتوفر مواد أو مستلزمات بديلة لتلك المطلوبة من الإدارات الطالبة لها ذات مواصفات أعلى منها وبأسعار اقل الأمر الذي يؤثر في تحديد الجودة المناسبة للشراء ويجعل إدارة المشتريات تطلب من تلك الإدارات وتنصحها بعدم الإصرار على مواصفات معينة للمواد أو المستلزمات طالما بالإمكان توفير نفس المواد وبمواصفات أفضل وبسعر أقل .
د – التنميط :
إذا كان في المنظمة أكثر من إدارة أو قسم تستخدم مواد أو مستلزمات بنفس المواصفات والخصائص فإن على إدارة المشتريات إقناع مسئولي هذه الإدارات أو الأقسام بضرورة تنميط أو توحيد مواصفات تلك المادة المستخدمة الأمر الذي يؤدي إلى سهولة مستوى الجودة المناسبة ذات التكلفة المعقولة .
هـ – اقتراح الموردين :
في كثير من الأحوال يقدم الموردين بعض الاقتراحات المتعلقة بالمواد أو المستلزمات ذات المواصفات والخصائص المعينة وفي بعض الأحوال قد تقوم إدارة المشتريات بالطلب من الموردين موافاتها بمواد ذات مواصفات محددة ولكنها غالية الثمن ويقوم الموردون بتقديم مواد بمواصفات قد تكون أكثر جودة وأحسن كفاءة وبسعر أقل الأمر الذي يجعل إدارة المشتريات تعيد النظر في المواصفات المطلوبة وبالتالي تحديد مستوى الجودة وكلفة الحصول عليها .
طرق توصيف الجودة
بعد أن تتم تحديد جودة للمواد المطلوب شراءها لا بد من القيام بتحديد مواصفاتها حتى يستطيع المورد أن يفهمها ويقوم بالتوريد على أساسها والمقصود بتوصيف الجودة القيام بشرح تفصيلي بكل الخصائص التي يجب أن يعرفها البائع أو المورد للمواد أو المستلزمات المطلوب شراءها وذلك كتابة بحيث يكون الوصف واضحاَ ومفهوماَ بدقة لكل الموردين وليس لمورد معين بذاته ، كما أن انعدام الدقة في وضع مواصفات المواد المطلوب شراءها قد يوقع كل من المورد والمنظمة في مشاكل عديدة مثل استلام مواد غير مطابقة للمواصفات أو التأخير في استلامها وإعادتها إلى المورد نظرا لعدم مطابقتها للمواصفات وما يترتب على ذلك من نفقات إضافية وقد يؤدي الأمر إلى تعطل العمل في بالمنظمة .
وهناك عدة أهداف تتحقق في عملية توصيف الجودة من أهمها :
1- جعل المورد يعرف بدقة ما تطلبه المنظمة من المواد والمستلزمات .
2- تساعد على تدوين الأصناف المطلوب شراءها في أوامر التوريد .
3- تساعد على القيام بالفحص والاختبارات اللازمة للمواد والمستلزمات المشتراه بسهولة ويسر وذلك من خلال مقارنتها مع التوصيف المحدد لها في أوامر التوريد .
4- توصيف الجودة يجب أن يعكس مستوى جودة المنتج النهائي من السلع والخدمات .
ويتم توصيف الجودة للمواد والمستلزمات المطلوب شراءها بعدة طرق من أهمها ما يلي :
أ – التوصيف بالعلامات التجارية :
هناك اختلاف بين منظمات الأعمال بالنسبة لتوصيف جودة المواد والمستلزمات الأخرى التي تقوم بشرائها بالاعتماد على العلامات التجارية ، فالبعض منها تعتمد على ذلك كثيراَ والبعض الأخر قليلا ما تعتمد عليها وهذا يعود إلى الاختلافات بين الأصناف التي يتم شرائها من جهة ومن جهة أخرى يرجع ذلك إلى نوع وظيفة المنظمات نفسها .
والاعتماد على العلامات التجارية يرجع إلى أن المورد يحرص على شهرته وعلى استمرارية الاحتفاظ بمستوى الجودة الموجودة في الصنف الذي يتاجر به من المواد أو المستلزمات الأخرى في حين أن منظمات الأعمال عند شرائها للمواد والمستلزمات المطلوبة تعتمد على الصنف ذو الاسم أو العلامة التجارية ودرجة رضاه عنها .
وهناك حالات عديدة تجعل المنظمات تتبع طريقة التوصيات بالعلامات التجارية منها :
*في حالة كون خواص وتركيب المادة أو المستلزمات الأخرى المطلوب شرائها غير معروفة أو سرية .
*في حالة ما تكون طريقة صنع أو تركيب المادة معروفة عن طريق العلامة التجارية فقط .
*في حالة ما يكون هناك صعوبة في تحديد المواصفات نتيجة لصعوبة العمليات الصناعية للمادة عند المورد ونقص الكفاءات القادرة على التوصيف عند المشتري .
*في حالة الشراء البسيط أو بكميات قليلة .
* في حالة شراء الآلات والمعدات المشهورة بعلامات تجارية معينة .
ويعاب على هذا التوصيف أن الاعتماد عليها قد يؤدي إلى حرمان المنظمة من فرص التعامل مع مصادر التوريد المتعددة وإلى إهمال بعض الجوانب المتعلقة بالجودة المناسبة مع احتمال توقف المورد الوحيد للسلعة ذات العلامة التجارية عن التوريد .
ب – التوصيف بتحديد المواصفات :
تستخدم هذه الطريقة في توصيف المواد والمستلزمات الأخرى من خلال وضع توصيف دقيق وكامل للمادة المطلوب شرائها بما يضمن وصولها إلى المورد بشكل محدد ودقيق عبر أمر التوريد ، والتوصيف قد يكون بتحديد حالة الصنف والاشتراطات المطلوب توافرها فيه لكي يتناسب مع الاحتياج الفعلي له من قبل المنظمة أو قد يكون الشكل والمقياس وبقية المواصفات الأخرى ، ومن أهم مميزات هذه الطريقة أنها تدل على فهم كامل للاحتياجات من المواد والمستلزمات الأخرى وتساعد على القيام بعملية الفحص بدقة بناء على المواصفات المحددة في أمر التوريد كما أنها تتيح الفرصة للتعامل مع عدد كبير من الموردين ، كذلك فإنها تجنب الخلافات بين المنظمة والمورد .أما أهم عيوب هذه الطريقة فتتمثل في أن تكاليفها غالية في حالة كون الكميات المطلوب شرائها قليلة وفي حالة فحص المواد عند توريدها للتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة إضافة إلى المغالاة في تحديد المواصفات قد يؤدي إلى زيادة تكلفة الشراء وإلى صعوبة حصولها لدى الموردين المحليين .
جـ – التوصيف عن طريق الرتب :
تستخدم هذه الطريقة في توصيف المواد والمستلزمات الأخرى النمطية والمتجانسة من حيث الشكل والحجم والمقاس والجودة ….إلخ ، بحيث يتم وضعها في رتب معينة مثل القطن الذي يصنف إلى درجة أولى ودرجة ثانية ودرجة ثالثة أو طويل التيلة والمتوسطة التيلة وقصير التيلة ، حيث يتم تجديد الرتب بواسطة الدولة أو الغرف التجارية الصناعية ويشترط لنجاح هذه الطريقة أن تتوافر رتب محددة تحديداَ دقيقاَ لكل رتبة على أساس مقاييس ثابتة وأن يتم الالتزام بها من قبل المنتجين والموردين لها .
د – التوصيف بتحديد الخصائص :
تستخدم هذه الطريقة في حالة توصيف المواد والمستلزمات الأخرى المطلوب شرائها والتي تحتوى على خواص طبيعية تتمثل بالمتانة والقوة والمرونة ودرجة الاحتمال وقابلية الشد والمط …إلخ كالمنسوجات والمواد والمستلزمات التي تحتوي على خواص كيماوية مثل الحبر الذي يجب أن تتوفر خصائص معينة في تركيبته الكيماوية بحيث يتلاءم مع نوع الورق المستخدم ، وكالخامات المعدنية والبلاستيكية ، ومواد الدهان المختلفة والشحوم والزيوت . فالتحليل الكيماوي هو الذي يحدد الصفات المطلوب شراءها من مواد أو مستلزمات والتي تميز الصنف ومكوناته وخصائصه .
هـ – التوصيف عن طريق الأداء :
تستخدم هذه الطريقة لوصف جودة المواد والمستلزمات الأخرى حيث يتم وصف المادة من خلال تحديد الأداء الذي تؤديه أو الوظيفة التي يجب أن تؤديها المادة المطلوب شرائها وهي تتميز بأنها سهلة الإعداد والتحضير والتأكد من إمكانية الحصول على الأداء المطلوب من المادة بشكل دقيق ، ويعاب عليها انه قد يتم استخدامها بشكل غير سليم وبالتالي اختيار الموردين على أساس غير سليم .
و – التوصيف عن طريق العينات :
تستخدم هذه الطريقة إما عن طريق عينة يقدمها المشتري الى المورد ويطلب منه أن يوفر له المواد أو المستلزمات وفقا لها أو أن يقوم المشتري بطلب عينات من المواد والمستلزمات المطلوب شرائها من المورد ويتم فحصها واختيارها للتأكد من مواصفاتها وسلامتها لاحتياجاته وأحيانا فإن الموردين هم الذي يقومون بعملية عرض عينات عن ما لديهم من مواد ومستلزمات على المشترين للاختيار من بينها ما يناسب احتياجاتهم ، وتعتبر هذه الطريقة من أسهل الطرق بالنسبة للمشتري الذي لا يريد الدخول في مشاكل تتعلق بتحديد المواصفات المطلوبة حيث أن المنظمات تلجأ إلى هذه الطريقة في حالة عدم قدرتها على وضع مواصفات دقيقة للمواد المطلوبة وعند عدم رغبتها في مشاكل تحديد المواصفات وفي حالة كون الشراء غير متكرر وفي حالة اعتماد العطاءات في الشراء .