لقد أطلق الباحثون في ميدان أنظمة المعلومات مصطلحات مختلفة على نظام المعلومات الإداري, مثل: ” نظام معالجة المعلومات”, أو “نظام معالجة
البيانات”, أو “إدارة موارد المعلومات” أو بكل اختصار “نظام المعلومات”. و لكن هذه المصطلحات برغم اختلاف تسمياتها إلا أنه تتقارب في مفاهيمها و معانيه, بل و تكاد تتطابق عند بعض المؤلفين, و هذا ما يمكن التماسه من خلال التعاريف التالية:
• نظام المعلومات هو مجموعة من الإجراءات التي يتم من خلالها تجميع (أو استرجاع), تشغيل, تخزين, و نشر المعلومات بغرض دعم صنع القرار و تحقيق الرقابة في المنظمة.
• نظام المعلومات عبارة عن تجمع للأفراد, أدوات و معدات تشغيل البيانات, ووسائل الإدخال والإخراج, و معدلات الإتصال, و ذلك لإمداد الإدارة و العاملين من خارج الهيئة الإدارية بالمعلومات الدقيقة و الشاملة المرتبطة باحتياجات هذه الفئات, و في التوقيت المناسب لتخطيط و تشغيل و مراقبة عمليات المنظمة.
• نظام المعلومات هو النظام الذي يستخدم الأفراد و إجراءات التشغيل, و نظم المعالجة المختلفة لتجميع و تشغيل البيانات و توزيع المعلومات في المنشأة حيث احتياجات المستفيدين.
• نظم المعلومات الإدارية هي نوع من أنواع أنظمة المعلومات المصممة لتزويد إدارتي المنظمة بالمعلومات اللازمة للتخطيط و التنظيم و الرقابة على نشاط المنظمة, أو لمساعدتهم على اتخاذ القرارات.
• نظم المعلومات الإدارية هي النظم الرسمية و غير الرسمية التي تمدّ الإدارة بمعلومات سابقة وحالية و تنبيهه في صورة شفوية أو مكتوبة أو مرئية للعمليات الداخلية للمؤسسة الدقيقة والواضحة, و في إطار الوقت المناسب لمساعدتهم على إنجاز العمل, و الإدارة و اتخاذ القرارات.
إن تحليل التعاريف السابقة، يمكن أن نستخلص أن نظام المعلومات الإداري يمكن أن يكون نظاماً رسميا يجمع و يوزع المعلومات وفق برامج و قنوات محددة (الاجتماعات الرسمية, الخطابات…), أو نظاماً غير رسمي يجمع و يوزع المعلومات عبر قنوات غير رسمية (مثل الاتصال الشخصي غير الرسمي…).
كما يجب أن تكون هناك أهداف يسعى نظام المعلومات الإداري إلى تحقيقا, و ذلك باستعمال وسائل يدوية (القلم و الورق) أو آلية (الحاسوب و ملحقاته), أو أنظمة تحليل و برمجيات حديثة, وهذه الأهداف تتمثل أساسا في مساعدة الإداريين في أداء أعمالهم (مثل المراقبة, المتابعة, والتنسيق…), و مساعدة المديرين في اتخاذ قراراتهم.
