تبسيط لاستخدام المعلومات المحاسبية في في أتخاذ القرارات الادارية ودور نظام ABC في ترشيد القرارات الادارية

 استخدام المعلومات المحاسبية في في أتخاذ القرارات الادارية
ودور نظام ABC في ترشيد القرارات الادارية             

                                                           
2 – 1 استخدام المعلومات المحاسبية في عملية اتخاذ القرارات الادارية
تعد عملية اتخاذ القرارات احدى الوظائف الرئيسية لأدارة المنشأة,وتواجه الادارة العديد من المشاكل تحاول أيجاد الحلول المناسبة لها بعد دراستها وتحليلها وتقييمها جيدا.وعليه يمكن أعتبار عملية اتخاذ القرارات احدى المهام الادارية الصعبة والمعقدة والتي يجب على الادارة ممارستها,وتزداد صعوبة تلك العملية بزيادة البدائل المتاحة للمشكلة التي تواجه المنشأة.وتستخدم المعلومات المحاسبية كالتكاليف والايرادات وغيرها لأتخاذ القرارات الادارية المختلفة ويجب على ادارة المنشأة ان تكون قادرة على تمييز وتحديد التكاليف والايرادات وكافـة المعلومات المحاسبية الملائمة لأتخاذ القرارات.] حسين, 2000, ص, 350[. فعند نشوء مشكلة معينة نحتاج لأتخاذ قرار بشأنها فأنه يتم في البداية تجميع المعلومات الملائمة  والمتعلقة بالمنشأة, ويتم تحليلها وتحديد البدائل المختلفة لحل المشكلة وتقييمها ومن ثم أختيـار   البديل الأفضل من بينها وأتخاذ القرار المناسب بشأنها.] دبيان,1999, ص , 360 [.
ويمكن تحديد الخطوات الآتية اللازمة لأتخاذ القرار المناسب:                                           1- تجميع المعلومات اللازمة والملائمة لأتخاذ القرار المناسب.
2- تحديد البدائل المختلفة وتحديد المنافع المترتبة على تلك البدائل ودراسة التوقعات المحتملة لتلك البدائل .
3- أختيار البديل الأفضل بعد تقييم البدائل المختلفة وقياس المنافع ومقارنتها بالتكاليف المتعلقة بها .              4- تنفيذ القرار بأختيار البديل الأفضل.
5- تقييم الأداء الناتج عن تنفيذ القرار من ناحية الفاعلية والتي هي مقياس لتحقيق الغاية المرجوة والكفاءة والتي تعني مدى الكفاءة في استخدام المدخلات للحصول على المخرجات.( مبارك وآخرون, 2008, ص,  148).                                                                                                                                          2 – 2 الخصائص الواجب توفرها في المعلومات اللازمة لعملية أتخاذ القرارات:هناك خاصيتين يجب توافرهما في المعلومات اللازمة لأتخاذ القرارات هما  خاصيتي الملائمة والثقة ويمكن أيضاح ذلك بالآتي:                                                                              1- الملائمة:يقصد بالملائمة وجود ارتباط منطقي بين المعلومات وبين القرار موضوع التطبيق,حيث ان المعلومات الملائمة هي تلك المعلومات القادرة على أحداث تغيير في اتجاه القرار,وهناك ثلاث مقومات لخاصية الملائمة:
أ- القدرة على التنبوء بالمستقبل:لكي يكون للمعلومات تأثير على عملية أتخاذ القرارات يجب ان تؤدي الى تحسين قدرة متخذي القرارات على التنبوء بالنتائج المتوقعة في المستقبل او ان تؤدي هذه المعلومات  تصحيح
 توقعاته الحالية.
ب- القدرة على التقييم الارتدادي للتنبؤات السابقة:يقصد بها مساعــدة مستخدمي المعلومات في تقييم مدى صحة توقعاته السابقة وبالتالي تقييم نتائج القرارات التي بنيت على هذه التوقعات.                                                                      ج- التزامن:يقصد بالتزامن توفير المعلومات في حينها,لأن المعلومات اذا لم تتوفرعند الحاجة اليها فلن يكون لها تأثير على الحدث او القرار.  
2- الثقة:تشير هذه الخاصية الى امانة المعلومات وأمكانية الاعتماد عليها,وهناك ثلاث مقومات لها:                                                                                      أ- الصدق في التعبير عن الظواهر:ويقصد بالصدق في التعبير وجود درجة عالية من التطابق بين المعلومات وبين الظواهر المراد العبير عنها.
ب- أمكانية التثبت من المعلومات:ويقصد بها ان تتوفر الموضوعية في أي قياس علمي,أي ان النتائج التي يتوصل اليها أي شخص معين بأستخدام اساليب معينة       للقياس والأفصاح يستطيع ان يتوصل اليها شخص اخر مستقــل عن الشخص الاول باستخدام نفس الاساليب.
ج- الحياد:يشير الحياد الى تجنب التحيز الذي قد يمارسه القائم بأعداد وعرض المعلومات, لأن المعلومات التي لا تتوفر فيها هذه المعلومات لا تعتبر امينة ولا يمكن الاعتماد عليها  كأساس لعملية اتخاذ القرارات.(الشيرازي,1990, ص 199).ويجب الاشارة انه من الواجب اخضاع خاصيتي الملائمة والثقة لنوعين من الاختبار هما:
1- اختبار مستوى الاهمية: حيث ان هناك ارتباط وثيق بين الملائمة والأهمية النسبية ذلك لأن المعلومات التي لا ترتبط ارتباط وثيقا بأهداف التقارير المالية لا تعتبر معلومات مهمة وبالتالي ليس هناك ما يدعو للأفصاح عنها,كذلك هناك ارتباط بين الثقة وبين اختيار الأهمية ذلك لأن اخطاء القياس غير المهمة لا تؤثر على أمانة المعلومات وأمكانية الاعتماد عليها.      
2- اختيار التكلفة – العائد: هناك قاعدة عامة تنص على ان المعلومات المحاسبية لا يجب انتاجها وتوزيعها  الا اذا  زادت منفعتها على تكاليفها حكمها في ذلك حكم أي خدمة اقتصادية,الا انه يلزم التنبيه هنا الى الاختلافات الجوهرية بين المعلومات المحاسبية وبين غيرها من السلع والخدمات التي يتم تبادلها في الاسواق, ففي حين ان الخدمات الاقتصادية لا يستفيد منها الا من يتحمل تكاليف انتاجها الا ان الوضع ليس كذلك بالنسبة للمعلومات المحاسبية ذلك لأن اقتصاديات انتاج المعلومات المحاسبية لا تخضع لعوامل العرض السائدة في الاسواق فقي حين تتحمل الوحدة بصورة مباشرة تكاليف انتاج وتوزيع التقارير المالية الا ان المنافع من استخدام هذه التقارير تعود في معظمها على المستخدمين الخارجين.                                                                                                              WiIiam G., 2001 , P5 ]. R.K.Mautz & [          
   2-3 انواع القرارات والمفاضلة بين البدائل: تتطلب عملية اتخاذ القرارات توفــر المعلومات الملائمة التي تساعد على الاختيار مابين البدائل المتاحة لتلك العمليـة,وتتمثل المعلومات الملائمة بالتكاليف الملائمة والأيرادات الملائمة , حيث تشير التكاليف الملائمـة الى التكاليف التي تتغير من بديل لأخر عند عملية اتخاذ القرارات,اما الايردات الملائمة فهي تلك الايرادات التي لها القابلية على التغير من بديل لأخر والتي ترتبط بعدد الوحدات المتوقع بيعها بسعر معين . وهناك العديد من القرارات التي تواجه المنشأة والتي يكون لها عدة بدائل مما يتطلب اختيار القرار المناسب ومن تلك القرارات مايلي:                                  
أ- قرار التصنيع او الشراء:حيث تواجه العديد من المنشآت الصناعية اتخاذ قرارالتصنيع الداخلي او الشراء من الخارج,ويعتمد هذا القرار على عوامل متعلقة بالتكلفة عادة وعوامل اخرى غير كمية مثل مدى الاعتماد على الجهات الخارجية بتزويد المنشأة بما تحتاجه وبشكل منتظم وعند الطلب وعلى عملية الرقابة على جـودة  الاجزاء او المواد المشتراة من الخارج,ويعتبر هذا القرار من القرارات الستراتيجيـة والتي يتطلب اخذها بعناية فائقة بسبب تأثيرها الكبير على نشاط المنشأة.        
 ب- قرار البيع او التصنيع الى حد أبعد:عندما تنتج المنشأة الصناعية منتجاتها فأنـه عادة تمر هذه المنتجات بمراحل مختلفة قبل الوصول الى المرحلة النهائية ليتم طرحها في السوق طبقا لرغبة المستهلكين, وقد يمكن في بعض الحالات بيع المنتجات قبـل الوصول الى المراحل النهائية وفي هذه الحالة تواجه المنشأة اتخاذ قرار البيــع بتلك المرحلة او التصنيع الى حد أبعد كمرحلة متقدمة عن مرحلة البيع او الوصول الى أتمام المنتج بشكله النهائي,ولأتخاذ القرار المناسب لابد من قيام المنشأة بمقارنة الايرادات التفاضلية الناتجة عن التصنيع الى مرحلة ابعد مع التكاليف الأضافية للتصنيع المتعلق بالوصول للمرحلة الأبعد,مثال على ذلك احد المنتجات يتطلب أنتاجه (5) مراحل ويمكن ان يباع بعد أنتهاء المرحلة الرابعة,وفي هذه الحالة تقوم المنشأة بالمفاضلة مابين البيع بعد اكتمال المرحلة الرابعة أو تقوم ببيعه بعد اكتماله بشكل نهائي مراعية في ذلك تكلفة المنتج والايراد المتوقع.
ج- قرار أضافة او التخلص من احد خطوط الانتاج:تعتبر هذه القرارات من اصعب القرارات التي يجب على ادارة المنشأة اتخاذها,حيث ان هناك عدة عوامل كمية ونوعية يجب ان تؤخذ بنظر الاعتبار قبل اتخاذ القرار النهائي بأضافة او التخلص من احد خطوط الانتاج , لأن من شأن تلك القرارات التأثير على صافي الربح, الامر الذي يتطلب عمل التحليل المناسب للتكاليف المتعلقة والملائمة لأتخاذ القرار.
دور نظام (ABC) في ترشيد عملية اتخاذ القرارات:يقوم نظام (ABC) على تخصيص الموارد على الأنشطة وذلك من خلال حصر اوجه النشاط الرئيسية الامر الذي يتطلب تقسيم المنشأة الى مجموعة من الأنشطة الرئيسية,بحيث ان  كل نشاط يصف جانبا مما تؤديه المنشأة من عمليات,ويتم بعد ذلك تحميل تكاليف الأنشطــة على المخرجات من وحدات النشاط سواء كانت سلع او خدمات بأستخدام مسببات التكلفة. ويجب معرفة مسببات الكلفة بهدف ضبط ورقابة التكاليف,لكونها تساعد على تحميل التكاليف بشكل سليم.(البستكي ورمضان, 1998, ص,20).
ان من شأن ذلك التحميل تقسيم النشاط بشكل مفصل الى عدد من الأجزاء وكل جزء يتم تحميله بالتكاليف الخاصة به,وهذا الامر يؤدي الى تحديد مسؤولية كل جزء من النشاط عن التكاليـف التي تحملها والايرادات التي حققها,وبالتالي يؤدي ذلك الى المساعدة في عملية اتخاذ القرارات وذلك لأن عملية اتخاذ القرارات تحتاج بالدرجة الاولى الى معرفة مقدار التكاليف المحملة والايرادات المتحققة لكل نشاط.                                                                      وترتبط عملية اتخاذ القرارات الادارية المتعلقة بنشاط المنشأة بتقارير التكاليف,لكـون تقارير                 التكاليف تشتمل على دراسة للنتائج الفعلية ومقارنتها بالمعيارية وكذلك عرض للنتائج المتوقعـة اذا ماأتخذت قرارات بديلة,وهذا يتحقق من خلال توفير البيانات اللازمة لكل مستـوى اداري بشكل شامل وفي التوقيت المناسب.( جمعة وآخرون, 1999 , ص, 365).
وهكذا نستطيع القول ان من شأن تخصيص التكاليف لكل نشاط على حدة ومعرفة مقدار التكاليف المتحققة من ذلك النشاط المساعدة في تقييم ذلك النشاط بشكل عادل وموضوعي وبالتالي المساعدة في ترشيد عملية اتخاذ القرارات.