أخطاء شائعة في المخازن

إن التزام جميع العاملين في المخازن بالتعليمات وعدم تجاوزها يضمن حسن سير عملية التخزين بما يحقق الأهداف المرجوة ويسهم في تيسير عملية الإنتاج وتخفيض التكاليف وخاصة مع وجود نظام رقابة فعال. لكن الحياة العملية تحفل بكثير من الأخطاء التي تعكس تهاون وتقصير بعض العاملين. ومن الأخطاء الشائعة في المخازن:

 

أ- إهمال في التسجيل وفي الدورة المستندية: حيث لا يتم استخدام المستندات والوثائق الضرورية أثناء عملية الاستلام والتسليم. ومن مظاهر هذا الإهمال:

 

– عدم اعتماد أذونات الصرف وختمها عند تحريرها.

 

– قيد بعض الأصناف الدائمة كأصناف استهلاكية وبالعكس.

 

– عدم إرسال صورة إذن الإضافة إلى قسم حسابات المخازن طبقًا للتعليمات بعد الصرف مباشرة.

 

– استلام دفاتر أو سجلات دون التأكد من سلامتها وسلامة عدد أوراقها مما قد يوقع المستلم في مخالفات مالية ترتب عليه مسئوليات وتطاله بسببها عقوبات مختلفة.

 

– الكشط أو الشطب بالدفاتر المخزنية أو المالية.

 

– عدم قيد قيمة الأصناف المنصرفة بإذن الصرف.

 

– إرجاء قيد الأصناف المنصرفة أو الواردة من وإلى المخزن إلى اليوم التالي.

 

ب- أخطاء مادية في التعامل مع محتويات المخزن وإدارتها: ومن هذه الأخطاء:

 

– استهلاك بعض الأصناف قبل مضي المدة القانونية لاستهلاكها.

 

– سوء التخزين.

 

– التخريج خارج النظام المخزني (خارج المخازن المعتمدة).

 

– التخزين بشكل يجعل عملية الجرد تتم بصعوبة مما يجعل بيانات الجرد خاطئة.

 

ت- أخطاء استلام وتسليم: حيث يؤدي التهاون في استلام الأصناف إلى الاستلام بالنقص أو الزيادة أو استلام صنف بدلًا من صنف.

 

ث- أخطاء في إدارة المخزون: ومن هذه الأخطاء:

 

– الإهمال في تقدير الاحتياجات.

 

– طول زمن التقدم (Lead Time) (الزمن اللازم لتوفير البند).

 

زمن التقدم

 

هو الزمن من وقت طلب الصنف إلى حين استلامه ووضعه في المخازن.

 

يؤدي طول زمن التقدم إلى ظهور كثير من الصعوبات. فعندما يكون تسعة أشهر مثلًا فإنه يجب علينا أن نطلب المواد قبل الحاجة إليها بتسعة أشعر وهذا أمر بالغ الصعوبة. ماذا لو كان زمن التقدم هو شهر واحد؟ إنه من اليسير أن نطلب المواد التي نحتاجها بعد شهر واحد.

 

إن صعوبة تقدير الاحتياجات ينتج عنها طلب مواد لا حاجة لها وعدم طلب مواد يظهر لها حاجة بعد عدة أشهر.

 

– الاستهانة بإدارة المخزون وتوفير المواد.

 

– ضعف التعاون بين الإدارات المختلفة.

 

– عدم توافر المواد الضرورية مما يؤدي إلى توقف الإنتاج وعدم رضا العملاء.

 

– زيادة المخزون الهالك أو الذي لا قيمة له.

 

– وجود أصناف زائدة عن الحاجة أو مستغنى عنها وبطل استخدامها.

 

– عدم التصرف في المواد الراكدة وبقاؤها في المخزن لمدة طويلة.

 

ج- أخطاء في الفحص الفني للمواد عند استلامها: مما يتسبب في مشاكل كثيرة عند الاستخدام مثل توقف الإنتاج أو شكاوي العملاء.

 

ح- أخطاء في التوصيف والتبويب والترميز: ويمكن أن تبرز بعدة أشكال منها:

 

– سوء توصيف البنود. (خطأ إملائي- اختصار التوصيف- عدم وجود توصيف- تكرار التوصيف- دمج عدة بنود كبند واحد).

 

– سوء تثبيت البطاقة التي تحمل رقم البند مما يتسبب في سقوطها ووضعها على بند آخر.

 

– عدم مراعاة شروط تخزين البند مما يتسبب في هلاكه أو تلفه بشكل يمنع استخدامه أو بيعه.

 

خ- قصور في نظام معلومات المخازن.

 

د- القصور في أخلاقيات العمل.

 

نشاط Activity:

 

نظم مع ثلاثة من زملائك في الصف جدولًا يبين الآتي:

 

1- المشاكل المحتملة في المخازن.

 

2- الحلول التي تقترحها لعلاجها.

 

حالة عملية:

 

يملك (فراس) مصنعًا للصناعات الدوائية، كما يوجد لديه مخزن يعمل فيه ابن عمه (أحمد) كأمين مخزن. ولم يجد حاجة لتعيين محاسب مواد لاعتقاده أن مستوى عمله لا يستحق ذلك. وبسبب ثقته بأحمد كانت عمليات الاستلام والتسليم تتم بالاتصال الهاتفي فقط أو عن طريق إرسال أوراق صغيرة له مع سائقه الذي بدوره يقون بنقل المواد بين المنع والمخزن.

 

وبعد (3) سنوات توقع فراس بخبرته زيادة حجم مبيعاته أكثر فأكثر في العام القادم فقام باستيراد كمية كبيرة من المواد الأولية لتلبية الزيادة المتوقعة على الطلب. كان الجو ماطرًا لكن (فراس) كان أيضًا على عجلة من أمره فنصب مجموعة خيام واخرج محتويات المخزن القديم وبني مخزنًا جديدًا ثم وضع فيه محتويات المخزن القديم كافو. وعهد لأخيه (عدنان) بالقيام بمحاسبة المواد. وبسبب الثقة الكبيرة بين (فراس) والبقية كان يكلفهم بجرد المخزن ويكتفي بتزويده بالنتائج.

 

ونتيجة للخسارة المتوالية قرر (فراس) جود كامل المخازن بنفسه بالتعاون مع بعض الخبراء في المواد والأدوية لكنه فوجئ بالآتي:

 

1- تلف كثير من المواد الأولية في المخازن. 2- فقدان الكثير من المواد.

 

3- سوء تصنيع الأدوية. 4- ضخامة المخزون لبعض المواد.

 

5- ارتفاع في تكلفة الإنتاج. 6- تقلص كبير في عدد الزبائن.

 

7- كثرة الحوادث في المخازن (تسمم، حريق..)

 

وبعد عام واحد أفلس (فراس)، وصفيت أملاكه. في حين تمكن البقية من الهرب.

 

والمطلوب: دراسة الحالة السابقة مبينًا في ضوء ما درسته الآتي:

 

1- ما هي نقاط الخلل في إدارة المخازن في هذه الحالة؟ ومن المسئول عنها؟.

 

2- لو كنت في مكان (فراس)، ما الذي كنت ستفعله لتفادي هذه المشاكل؟.

 

3- بالتعاون مع مدرسك، قارن نتائج ما توصلت إليه مع نتائج زملائك، ونظم جدولًا تبين فيه مجمل نقاط الخلل والحلول المقترحة.