تبسيط المحاسبة الإدارية والرقابة الإدارية ودورهم في التخطيط والرقابة

المحاسبة الإدارية والرقابة الإدارية ودورهم في التخطيط والرقابة

التعريف بالمحاسبة الإدارية:

تعتبر من أهم العناصر المكونة لنظام المعلومات الإدارية في المشروع، فهذا النظام يوفر المعلومات المالية والاقتصادية، ويتولى تجميع المعلومات الأخرى المتولدة من نظم المعلومات الفرعية الأخرى في المشروع والمتعلقة بالعمالة، الإنتاج، التسويق، المخزون، البحوث.
والغرض الأساسي من هذه العمليات التي يقوم بها نظام المحاسبة الإدارية، هو إعداد التقارير التي تحتوي على معلومات لازمة للتخطيط والرقابة.
يمكن تعريف المحاسبة الإدارية، على انه نظام للمعلومات يختص بتجميع وتحليل وتبويب وتخزين بيانات أساسية أو معلومات ناتجة من نظم أخرى فرعية للمعلومات في المنشاة لغرض إنتاج معلومات ذات طابع كمي مالية أو غير مالية، تقدم إلى الإدارة العليا لاستخدامها في مجال التخطيط واتخاذ القرارات والرقابة على تنفيذ الخطط.

تقوم المحاسبة الإدارية بثلاث ادوار وهي:

1. توجيه الانتباه للمعلومات المحاسبية المناسبة لوضع الخطط واتخاذ القرار.
2. الحكم على فعالية اتخاذ القرار .
3. المساعدة في حل المشاكل التي تنشا عندما لا تكون النتائج الفعلية مطابقة للنتائج المخططة.

أساليب المحاسبة الإدارية التي تعتمد على تركيز الإدارة الداخلي والخارجي:

للمحاسبة الإدارية منظور تاريخي، تعد التقارير طبقا للنتائج التاريخية. تحتوي المحاسبة الإدارية على عنصر تقويم النتائج المتوقعة للاستراتيجيات المختلفة.
تركيز المحاسبة الإدارية على الوحدة المحاسبية. تجمع المحاسبة الإدارية المعلومات عن الوحدة المحاسبية في ظل سياق الوحدات الأخرى لنفس القطاع الصناعي.
تركيز المحاسبة الإدارية في إعداد التقارير على فترة زمنية واحدة. تجمع المحاسبة الإدارية الناتج عن فترة زمنية واحدة ولكن ضمن التحليل طويل الأجل.
توجه تقارير المحاسبة الإدارية لموضوع واحد لاتخاذ القرارات. توجه المحاسبة الإدارية الانتباه إلى تبعات ونماذج اتخاذ القرارات.
توجه المحاسبة الإدارية الانتباه إلى النتائج الصناعية او الخدمية للنشاط الخاص بشركة معينة. توجيه المحاسبة الإدارية الانتباه إلى المنافسة المتعلقة بنشاط الصناعة او الخدمات.

أنواع المعلومات التي ينتجها نظام المحاسبة الإدارية:

يمكن تصنيف المعلومات التي ينتجها نظام المحاسبة الإدارية في المشروع إلى الأنواع التالية:
• معلومات تخطيطية .
• معلومات للرقابة التشغيلية.
• معلومات للرقابة الإدارية.

أولا:المعلومات التخطيطية:

يسهم نظام المحاسبة الإدارية في المنشاة في إنتاج معلومات ضرورية للنواحي التالية:
أ?- تخطيط أهداف الشركة.
ب?- تقدير الطلب على منتجات الشركة.
ت?- تخطيط الحصول على الموارد والطاقات الإنتاجية اللازمة لغرض الوفاء بالطلب المتوقع على منتجات الشركة.

(ا) معلومات لوضع الأهداف:
إن عملية أو تحديد أهداف الشركة، كذلك السياسات التي سوف تتبع لغرض تحقيق هذه الأهداف، تسمى (التخطيط الاستراتيجي). تتطلب هذه العملية نوعين من المعلومات:
الأولى معلومات خارجية، تتعلق بالمتغيرات البيئية المتوقعة من حيث القوانين والمتطلبات التي تفرض على المنشاة، الثانية معلومات داخلية تكشف نواحي القوة والضعف في المنشاة.
التخطيط الاستراتيجي مسمى لعملية تنفيذ الأهداف بعيدة المدى للتنظيم، ويتحقق التخطيط الاستراتيجي في أي تنظيم على مرحلتين هما:
1. تحديد المنتجات الواجب إنتاجها أو الخدمات الواجب تقديمها.
2. تحديد النشاط التسويقي و/أو الإنتاجي المطلوبة لتقديم السلع أو الخدمات للمستفيدين، تتفرع من التخطيط الاستراتيجي مجموعة من الاستراتيجيات الفرعية تسمى سياسات التنظيم، تسمى عملية التخطيط الاستراتيجي بعملية وضع السياساتsetting policy product strategy.

(ب)معلومات عن الطلب على منتجات المنشاة:
يسهم نظام المحاسبة الإدارية مع نظام المعلومات التسويقية في التعرف على وتقييم المحددات الرئيسية للطلب أو العوامل تؤثر على مستقبل منتجات المنشاة.

(ج)معلومات عن الإمكانيات الإنتاجية المتاحة:
تستلزم عملية تخطيط الإنتاج ضرورة توافر معلومات عن عناصر الإنتاج المختلفة من حيث ماهو موجود منها حاليا لدى المنشاة، ومصادر الحصول على كميات إضافية منها، وهل يوجد حد أقصى لهذه الكميات. ولهذا فمن الضروري أن يقدم نظام المحاسبة الإدارية تقارير تتضمن معلومات عن:
o الموارد الإنتاجية الثابتة.
o الموارد الجارية.
o الموارد المالية المختلفة.
(د)معلومات لإعداد الموازنات التخطيطية:
على ضوء الأهداف الاستراتيجية التي حددتها الإدارة، تقديرات الطلب على منتجات الشركة، تقوم الإدارة العليا باتخاذ القرار الخاص بتحديد التشكيلة المثلي من المنتجات التي تعرضها للبيع، بحيث تتحقق الأهداف المنشودة.
ويتم ترجمة الأهداف وقرارات الإنتاج والمبيعات إلى صورة تشغيلية، تتضمن التفاصيل المختلفة من حيث نوع العمل المطلوب تنفيذه، الكمية، درجة الجودة، التوقيت.
يقوم نظام المحاسبة الإدارية في المنشاة بإنتاج المعلومات اللازمة لإعداد الموازنات التالية:
1. موازنة المبيعات.
2. موازنة الإنتاج.
3. موازنة التكاليف.
4. موازنة المصروفات البيعية والإدارية.
5. موازنة نفقات البحوث و الابتكارات.
6. موازنة الأرباح.
7. الموازنة الاستثمارية.
8. الموازنة النقدية.

ثانيا:المعلومات اللازمة للرقابة التشغيلية:

يتم بعد وضع الخطط التشغيلية إصدار التعليمات إلى المستويات الإدارية التنفيذية للقيام بالمهام المحددة في هذه الخطط.

ثالثا:المعلومات اللازمة للرقابة الإدارية:

إن الهدف من الرقابة الإدارية هو تقييم الأداء الإداري على مستوى المنشاة كلها، وعلى مستوى مراكز المسؤولية(المديرين التنفيذيين)، ذلك في نهاية كل فترة تشغيلية، يتطلب ذلك قياس الأداء الفعلي ومقارنته مع الأداء المخطط، وقياس مدى النجاح في تحقيق الأهداف الموضوعية لكل مركز من مراكز المسئولية في المنشاة.
تقارير الأداء للرقاة الإدارية يتم إعدادها على فترات دورية منتظمة على عكس تقارير الرقابة التشغيلية فهي تقارير فورية، يمكن إن يسهم نظام المحاسبة الإدارية في عملية الأداء الإداري بإعداد ورفع التقارير اللازمة لهذا الغرض إلى الإدارة العليا في المنشاة، تسمى هذه التقارير بـ(تقارير الأداء الإداري).

ملاحظة : سبق ان نشرت هذا الموضوع بمنتدي المحاسبين العرب
______________________________

المراجع:
1. المحاسبة الإدارية-د.عصام العربيد.
2. المحاسبة الإدارية ونماذج بحوث العمليات في اتخاذ القرارات –د.إسماعيل جمعة.
3. المحاسبة الإدارية-Ray H. Garrison .
4. المحاسبة الإدارية المتقدمة-د.علي أبو الحسن