تعريف العلاقات العامة :
هي العمل على إيجاد صلات قوية إيجابية وتفاهم متبادل بين الأفراد والإدارة وبين الأفراد وبعضهم البعض داخل المؤسسة من جهة ، وبين المؤسسة والجماعات الأخرى خارجها التي تسعى المؤسسة للحصول على ثقتها من جهة أخرى ، بهدف إحداث سمعة طيبة وعلاقة مستمرة
• أهداف العلاقات العامة
• وظائف العلاقات العامة
• أنشطة العلاقات العامة
أهداف العلاقات العامة
بناء على التعريف السابق يمكن أن نستنبط الغاية الرئيسية لإنشاء إدارة للعلاقات العامة في المؤسسة وهي :
"إحداث سمعة طيبة وعلاقة مستمرة بين الأفراد وبين الإدارة والأفراد ببعضهم البعض داخل المؤسسة وبين المؤسسة والجامعات الأخرى خارجها التي تسعى المؤسسة للحصول على ثقتها ."
ترجع أهمية إحداث سمعة طيبة وعلاقات مستمرة إلى المورد العالي على المؤسسة فهي :
1- تضمن وجود الولاء لها بين الأفراد داخل المؤسسة .
2- إيجاد التعاون الكامل بين الأفراد داخل المؤسسة وبين الإدارة .
3- إيجاد التعاون الكامل بين المؤسسة والجامعات الأخرى خارجها .
4- إيجاد الثقة في المؤسسة لدى الأفراد داخل المؤسسة وخارجها .
5- الحصول على التأييد والمساندة من الأفراد داخل المؤسسة وخارجها .
6- تكوين اتجاه إيجابي نحو المؤسسة في المجتمع الخارجي ، ونجو إدارة المؤسسة في داخلها .
7- اتساع نشاط المؤسسة ونموها وتقدمها .
8- الاستفادة من خبرات فدارت العلاقات العامة في المؤسسات الأخرى المماثلة
كل إدارة من إدارات المؤسسة العامة للبريد لها أهداف تسعى لتحقيقها , وتظهر أهداف إدارة العلاقات العامة من الدور الذي تقوم به العلاقات العامة في المجال الإداري بمعنى أن إدارة العلاقات العامة تهدف إلى إيجاد وخلق التفاهم المتبادل بين المؤسسة وجمهورها , وكذلك إقامة سمعة طيبة لها في أوساط العمل , والمحافظة على استمرار الاتصالات فيما بينهم , مع التصدي لأي محاولة للنيل من هذه العلاقة أو السمعة أو الاتصالات. وبشكل عام فإنه يراعى في تحديد أهداف إدارة العلاقات العامة
أن تكون :
• محددة وواضحة وصريحة ومفهومة
• واقعية وعملية من حيث قابليتها للتحقيق وإمكانية التنفيذ
• مرتبطة بأهداف المؤسسة ككل
الأهداف الأساسية للعلاقات العامة في جميع المؤسسات :
• تقديم المؤسسة إلى الجمهور من حيث أهدافها وسياساتها وجهودها الإنتاجية أو الخدمات التي تقدمها إلى جماهيرها
• تقديم تفسير للإدارة عن الاتجاهات والآراء الخاصة بالجماهير عن المؤسسة
• كسب رضاء أو موافقة الجمهور عن أنشطة المؤسسة ،وخدماتها ومنتجاتها
• إرشاد الإدارة في اتخاذ القرارات ورسم السياسات الصحيحة
ويمكن إبراز الأهداف التي تسعى إدارة العلاقات العامة إلى تحقيقها بشكل مفصل كما يلي:
• دعم الصلة مع أجهزة الإعلام
• العمل على كسب تأييد الرأي العام وثقته بإمداده بالمعلومات الصحيحة والحقائق عن مشروعات المؤسسة العامة للبريد وخدماتها
• تكوين صورة طيبة ومركز ممتاز للمؤسسة لدى الجمهور الخارجي
• الإعلام عن أهداف المؤسسة وأوجه نشاطها
• نشر الوعي بأهمية الخدمات التي تقدمها المؤسسة
• نشر الوعي بما يتعلق بنشاط المؤسسة على المستوى الوطني
• كسب ثقة الجمهور الخارجي وتعاونه
• ربط العاملين بعلاقات وطيدة وإيجاد روح التفاهم بينهم
• دعم العلاقة بين المؤسسة والأجهزة الأخرى
• دعم العلاقات الإنسانية بين جموع العاملين بالمؤسسة
• نشر الوعي داخل المؤسسة
• دعم التعاون المثمر بين العاملين والإدارة
• إيجاد درجة عالية من الترابط بين إدارات المؤسسة
• تنمية المستوى الثقافي والاجتماعي للعاملين بالمؤسسة
• رفع الروح المعنوية للعاملين وتلبية مطالبهم
وظائف العلاقات العامة:
لتحقيق الأهداف السابقة لإدارة العلاقات العامة فإن ذلك يتطلب القيام بالعديد من الوظائف التي يمكن إجمالها فيما يلي :
• تعريف الجمهور بالمؤسسة لأحاطته علما بأهدافها وسياستها , وتقديم السلعة أو الخدمة التي تنتجها بلغة سهلة بسيطة , وإعلامه بأي تغيير في سياسات المؤسسة بغية إدراك الجمهور لها وخلق فرص التعاون بينهم وبين المؤسسة
• مساعدة الجمهور على تكوين رأيه وذلك بتزويده بكافة المعلومات ليكون رأيه مبنيا على أساس من الواقع والحقائق
• التأكد من أن جميع المعلومات والأخبار التي تقدم للجمهور صحيحة وسليمة من
• حيث الشكل والموضوع
• إيصال أفكار الجمهور وآرائهم واتجاهاتهم إلى الإدارة العليا في المؤسسة وذلك كي تعيد النظر في سياستها بما يحقق أهداف الجمهور وأهدافها معا , وتقديم صورة صادقة وحقيقية عن أفكار الجمهور واتجاهاته نحو سياسة المؤسسة
• متابعة اقتراحات الجمهور وملاحظاتهم حول ما يتعلق بالمؤسسة وخدماتها
• تشجيع روح الانتماء لدى العاملين في المؤسسة وزيادة ولائهم , عن طريق النظر في شكواهم ومعاونتهم في تحقيق تطلعاتهم وتلبية رغباتهم الثقافية أو الاقتصادية أو النفسية كي تخلق منهم سفراء لها ناطقين باسمها مخلصين لأهدافها في مجتمعاتهم
• مساعدة وتشجيع الاتصال بين المستويات الإدارية داخل المؤسسة
• التأكد من أن أهداف المؤسسة وأعمالها تلقى الاهتمام والقبول الكافي من فئات الجمهور المختلفة
• العمل كمنسق بين الإدارات المختلفة داخل المؤسسة لتحقيق الانسجام بين بعضها البعض وبينها وبين الجمهور الخارجي
• تأمين التواصل بين المؤسسة والمؤسسات الأخرى سواء تلك التي تمارس نفس النشاط أو التي تعيش في بيئتها عن طريق تبادل النشرات والمطبوعات وكافة وسائل الاتصال
• المحافظة على قيم المجتمع وتقاليده وعاداته بما يحقق علاقات جيدة بين المؤسسة ومجتمعها الخارجي
• إتباع أسلوب البحث العلمي وإجراء الدراسات والأبحاث في حل مشاكل العلاقات العامة دون الاعتماد على التخمين والحدس والتعميم
أنشطة العلاقات العامة
للقيام بالوظائف السابقة وتحقيق الأهداف المرجوة فان على إدارة العلاقات العامة القيام بالأنشطة والأعمال والتي تتركز في معظمها في الجوانب الإعلامية والاتصالية باعتبارها النشاط الرئيسي للعلاقات العامة والمتمثلة فيما يلي:
• القيام بدور المركز الإعلامي الرئيسي للمؤسسة وقناة الاتصال الرسمية بين المؤسسة وجماهيرها
• تزويد الجمهور من خلال وسائل الإعلام المناسبة بالحقائق والآراء بما يجعله على دراية ومعرفة بسياسات المؤسسة آخر ما وصل إليه من تطور في خدماته الحديثة
• جمع المعلومات عن مدى التغير في اتجاهات الجمهور نحو سياسات وأعمال المؤسسة
• تخطيط وإدارة البرامج الإعلامية الخاصة بالمؤسسة
ويمكن تحديد أوجه النشاطات التي تمارسها إدارات العلاقات العامة كما يلي :
النشاط الرئيسي
النشاط الفرعي
أنشطة اتصالية عامة
استقبال الوفود
تنظيم الزيارات
تنظيم الاتصال بالهيئات والمؤسسات والأجهزة الأخرى
أعمال التسهيلات (جوازات سفر , تأشيرات , حجز , تخليص , خدمات , تعقيب)
الرد على الاستفسارات
المشاركة في الاحتفالات العامة
تقديم الهدايا
النشاط الإعلامي الداخلي والخارجي
الاشتراك في المعارض
إصدار مجلات ومطبوعات وكتيبات ونشرات داخلية
إصدار مجلات ومطبوعات ونشرات وكتيبات للتوزيع الخارجي
إعداد الندوات والمؤتمرات
إقامة المعارض (محلية أو دولية)
تنظيم المحاضرات
القيام بالحملات الإعلامية
الرد على ما ينشر في الصحف والمجلات
النشاط الاجتماعي
إقامة الحفلات
القيام بنشاط اجتماعي عام
تنظيم الرحلات
تقديم الإعانات المالية
النشاط الرياضي
إقامة الأنشطة الرياضية
__________________
لا الـــــــــــه إلا الله